論現(xiàn)代酒店企業(yè)財務內部控制體系構建

鄭學富

（杭州明豪國際酒店管理有限公司，浙江 杭州 310051）

一、引言

近幾年，我國經(jīng)濟高速發(fā)展，為酒店業(yè)的發(fā)展提供了良好的機會。為抵御經(jīng)濟全球化造成的沖擊，酒店業(yè)必須快速摸清市場發(fā)展規(guī)律，轉變管理觀念，建立科學的現(xiàn)代化管理體系與營銷模式，實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標。

二、酒店業(yè)內部控制相關概述

（一）酒店業(yè)內部控制概念

酒店業(yè)通過自我調節(jié)、自我約束、自我保障進行內部控制，這種管理機制貫穿企業(yè)各類活動，可以將其視為衡量現(xiàn)代企業(yè)管理水平的標志。在日常管理中，酒店業(yè)基于內部控制體系，可以提供良好的服務與產(chǎn)品，獲得顧客青睞。

內部控制成為現(xiàn)代企業(yè)管理內部經(jīng)濟活動的有效方法，可以檢查各類經(jīng)濟活動運行情況，收集各類活動開展信息，檢查信息的可靠性、真實性，并將活動數(shù)據(jù)作為協(xié)調各經(jīng)營部門管理工作的主要憑據(jù)，有效控制資源耗損量，促進酒店經(jīng)營管理工作高效開展，給酒店帶來利潤。

在開展經(jīng)營活動的過程中，酒店必須關注資金的使用情況，通過內部經(jīng)營控制，保證酒店投資者的權益不受損害，確保企業(yè)資產(chǎn)不會出現(xiàn)問題，達到規(guī)避經(jīng)營風險的目的［1］。在實施內部經(jīng)營管理的過程中，酒店要采取科學的管控手段，整合酒店內部資源，優(yōu)化配置，便于酒店開展各類活動，為客戶提供良好的服務，帶動客流量增加，為企業(yè)帶來更多收益。

（二）酒店內部控制內容

內部會計控制工作較多，經(jīng)過多方面論證，內部會計控制主要監(jiān)控財務人員，同時要將控制范圍輻射到會計工作的相關人員，確定工作主體后實施有效控制。內部會計不僅要對固定資產(chǎn)、存貨等有形資產(chǎn)進行控制，還會關注成本費用、貨幣資金的運行情況，采用有效的方式進行管理。根據(jù)我國會計控制規(guī)范要求，要對實物資產(chǎn)、貨幣、資金、工程項目、對外投資、付款、采購、銷售、籌資、收款等業(yè)務制定控制規(guī)范。酒店在內部控制過程中要明確會計控制的主要任務，調整工作方式，監(jiān)督經(jīng)濟業(yè)務的運行情況，及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務存在的風險，提出有效的控制方法。

審計是酒店內部控制的重要工作，酒類的領用是否遵循“以瓶換瓶”原則、是否有二級庫管理的規(guī)定和記錄、庫房存貨是否按照先進先出的原則管理（尤其是有保質期的存貨）等是審計必須重點關注的內容。酒店在內部控制方面應該在明確關鍵要點的基礎上，完成賬務、庫房、存貨等方面的任務。

三、現(xiàn)代酒店內部控制現(xiàn)狀

目前，我國經(jīng)濟社會高速發(fā)展，酒店業(yè)發(fā)生了較大變化，大部分酒店為了增強自身的行業(yè)競爭力，都在轉變傳統(tǒng)粗放式的管理方法，關注內部控制，對財務會計進行監(jiān)督與調整，增強對財務工作的掌控能力。

然而，酒店在構建內部管理體系、實施內部管理方面存在不少問題，如缺乏健全的內部控制機制、缺乏內部控制意識、無法有效監(jiān)督與控制各類制度等。在這種情況下，酒店難以通過財務監(jiān)督將內部控制的作用發(fā)揮出來，容易出現(xiàn)攜款外逃、挪用公款等經(jīng)濟犯罪行為。酒店在市場經(jīng)營中沒有建立健全內部控制體系，在經(jīng)濟業(yè)務中存在不足。例如，酒店在收入支出監(jiān)督控制方面，無法及時、準確地保證餐飲部收入與客房部收入，這不僅會對酒店經(jīng)濟活動的開展造成一定的沖擊，還會損害企業(yè)的經(jīng)濟效益。在費用支出方面，經(jīng)常出現(xiàn)物品損耗等情況，此類消耗是可以避免的，但是由于酒店內部控制制度不完善，所以無法規(guī)避此類問題，沒有找到責任主體，也沒有落實懲罰機制，無法規(guī)范相關人員的行為，難以強化相關主體的責任意識［2］。在此情況下，可能出現(xiàn)資金方面的問題。

大部分酒店不具備完善的內部控制制度，沒有隨著工作的開展落實好職責分離的管理機制。在物料采購過程中，沒有在采購招標、價格較準、商品入庫、貨款結算等環(huán)節(jié)設置專職監(jiān)管人員，無法對資金進行有效的監(jiān)督與控制，在人為操作下出現(xiàn)問題，這不僅不利于經(jīng)濟活動的開展，還會損害企業(yè)的經(jīng)濟利益和信譽。

四、現(xiàn)代酒店內部控制建設對策

（一）收入內部控制建設

經(jīng)營過程中，酒店收入很高，為防止資金收入出現(xiàn)問題，需要對收入活動進行有效控制，及時發(fā)現(xiàn)酒店財務入賬存在的問題?？头坎颗c餐飲部是酒店收入的主體部分，為加大酒店收入控制力度，要對相關部門加強內部控制，通過科學的管控方式，提高酒店收入工作的控制水平。

1.客房部收入

對酒店客房部收入進行控制，要明確該部門資金收入高的事實，因此應該根據(jù)客房部收入建立內部控制制度，對該部門收入進行有效的控制與管理。同時要基于工作流程對各環(huán)節(jié)進行有效管控，在客人入住酒店后，要準確、及時地登記客人的信息，確認客人的身份信息，防止后期出現(xiàn)逃款情況，無法及時有效地追逃客戶欠款，對酒店造成經(jīng)濟損失。詳細記錄客戶的身份信息，也便于公安部查詢資料并備案。要做好充足的準備，明確客戶在酒店入住環(huán)節(jié)的消費情況，有效控制預收保證金。在客人入住酒店時，預先收取部分保證金，如果客人欠款離店，就能減少酒店的損失，使用保證金抵扣客戶欠款［3］。

酒店收取保證金可以在一定程度上抵消客戶在入住酒店階段的各類消費，減輕酒店在資金方面的壓力?？蛻羧胱【频旰髸a(chǎn)生消費，可為客人開設賬戶并選擇開設方式，將客戶入住酒店階段的消費納入對應賬戶。采用電子入賬的方式進行收入管理，在整個過程中建立手工賬簿應對突發(fā)狀況，保證信息內容的可靠性、安全性。在收入內部控制管理階段，為增強收入控制的可靠性，要圍繞酒店的直接控制需求，建立職責分類制度，明確接待人員與收銀人員的工作職責，保證兩者職責分離，提升資金收入控制的合理性，避免在資金收入環(huán)節(jié)出現(xiàn)違規(guī)操作。在決策環(huán)節(jié)實施內部控制，要按照科學的流程開展工作，客戶必須完成結賬操作才能離開酒店。在客戶提出離店要求后，要進行實質性的結算，確認客戶的賬號與身份，并為企業(yè)打出消費賬單，客戶在確認消費單據(jù)后簽名，隨后酒店將款項轉入酒店賬戶［4］。

2.餐飲部收入

在收入內部控制方面，酒店要了解收入情況，酒店餐廳點菜小票與領位記錄卡要由專人負責，服務人員應該做好登記與保管。編號應該按照順序，由餐廳專員回收相關票據(jù)，將其交給財務部門。財務部門收到上繳小票后，要及時進行銷號處理，結合人員統(tǒng)計上繳小票，全面細致地核對上繳小票，查看收銀聯(lián)項目與廚房是否一致。在結合人員核對發(fā)票、銷售清單、收銀員的信息時，要檢查客戶費用情況。通過檢查小票的各類信息，及時發(fā)現(xiàn)是否存在客戶費用錯收的情況。酒店要核對發(fā)票與餐廳領位記錄，其中領位記錄記載著酒店當天就餐、客人數(shù)量與酒店上座率，核對餐廳領位記錄，防止出現(xiàn)走單等不良情況。酒店餐廳在對收入實施內部控制的過程中，要關注餐廳優(yōu)惠折扣，加大對該項工作的審核力度，保證優(yōu)惠折扣。如果存在違規(guī)情況，要追究當事人并將該事件記錄下來。

（二）支出內部控制建設

酒店要為各項費用支出設定審批制度與支出標準，部門費用、辦公費支出、差旅費支出、物料用品領用、各層級主管審批權限均須設置具體標準，便于工作人員在確定酒店費用支出程序后，有效控制各項活動支出，防止出現(xiàn)資金無用損耗的問題。在費用內部控制方面，要由部門開展核算工作，將部門績效與考核指標相關內容聯(lián)系起來，確定費用界定方法，協(xié)調酒店對資金的使用需求與規(guī)模，提升費用界定方法的合理性和科學性。在現(xiàn)代酒店物料用品管理方面，要設置物料用品庫，提高物資管理水平。各部門可以到總倉領用物品，財務人員要記錄各部門的領用情況，同時將其記錄在部門費用中，提升對各類費用資金記錄的準確性，存儲相關信息，便于后期部門開展考核工作。

付款會計控制要提升對付款方式的重視度，選擇職責分離的方法，防止財務會計出現(xiàn)私相授受的情況。對采購與付款等工作，要選擇職責分離的控制方法，商品、物品、原材料等酒店必需品由銷售部門或使用部門提出申請，經(jīng)酒店管理層審批后，采購部門按照單據(jù)進行購置。付款執(zhí)行人與付款審批人承擔各自的工作，其中一方不能處理對方的工作。酒店在控制支出時，不能由一人同時處理供貨商尋找、價格詢問、價格審批、收取貨物等業(yè)務。酒店采購人員在采購商品時，不能同時負責商品驗收工作，酒店付款工與審核付款不能由一人負責，酒店付賬與收賬也不能由一人負責。

酒店要建立系統(tǒng)的授權審批制度，借助該制度控制采購與付款活動。在審批制度設置方面，酒店使用部門要根據(jù)銷售情況或顧客訂單，確定使用授權。企業(yè)一般在資金支出方面，確定要求并進行特別授權，允許特定人員提出采購合同，經(jīng)專業(yè)人員審批，保證合同不存在疑問。采購款項支付必須經(jīng)過審批，在授權人員細致、全面的檢查下，保證采購款項沒有問題，減少支付環(huán)節(jié)存在的風險。在應付賬款管理方面，酒店要針對在勞務或商品方面產(chǎn)生的負債等問題采取一系列解決措施，因為此類情況不僅會影響應付賬款余額的準確性，還會導致無法精準預估酒店負債，對酒店購貨業(yè)務產(chǎn)生一定的影響。因此，要在應付賬款管理中進行動態(tài)監(jiān)督與及時記錄，保證各類賬款信息充足，準確記錄酒店購貨業(yè)務相關信息，及時登記入賬，提升信息的準確性，便于應付賬款管理工作的開展，提升資金運用的合理

性［5］。

（三）采購內部控制建設

隨著物品采購活動的開展，為保證資金得到合理運用，要對該流程進行強有力的控制。在采購內部控制建設方面，要根據(jù)酒店采購內容，編制采購計劃，收集各部門歷史消耗數(shù)據(jù)，統(tǒng)計各方面數(shù)據(jù)，進行深入分析。在數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析階段，要考慮不同時段對采購工作的影響，依據(jù)酒店在不同時段的實際情況編制采購計劃。

倉儲部門與采購部要相互溝通，讓采購部了解所需采購各項物品的種類與數(shù)量，包括三家比價、供應商資質、產(chǎn)品規(guī)格及質量的調查等，然后開展審批工作。在采購單得到批準后，采購部要快速聯(lián)系供貨商，在雙方確定合同內容后簽訂合同，將合同交給酒店總經(jīng)理審核批復。在合同通過后復印多份，將其送給倉儲部門、財務部門、物資使用部門，每個部門都要保留一份。如果物資需求部門提出的物品在采購環(huán)節(jié)存在購置困難，則要快速與物資需求部門聯(lián)系，選擇替代物。對采購的物品，在入庫前要進行驗收，倉儲部門應該派遣監(jiān)督員，按照訂貨合同驗收物品的數(shù)量、規(guī)格，在物品驗收后填寫入庫登記單。在付款管理過程中，財務部門要全面、細致地審核入庫單與合同，確保相關內容無誤后，才可以核銷貨款。

酒店在建設內部控制體系時，要完善內部辦公系統(tǒng)，為各部門建立良性溝通平臺。酒店管理者要掌握各部門在業(yè)務方面的關系，在辦公系統(tǒng)中增設信息共享模塊，便于各部門在平臺上掌握活動運行情況，及時與各部門溝通工作信息，提前布置工作內容，避免因工作掌握不充分出現(xiàn)手忙腳亂的情況。例如，倉儲部門與物資消耗部門在確定采購單時，使用辦公平臺協(xié)商單據(jù)中的項目，在兩者確定各事項后給出明確的采購單，在此基礎上開展采購工作。提出采購單后，將其呈報給評審部門。在評審部門審批后，按照采購單購置相關物品。在采購活動中，結合平臺數(shù)據(jù)，對采購活動進行動態(tài)監(jiān)測，防止工作運轉階段出現(xiàn)問題［6］。

五、結語

隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代酒店要采用先進的管理方法，提升收支活動的可靠性，避免出現(xiàn)資產(chǎn)流失的情況。酒店要在現(xiàn)代管理與經(jīng)營理念下，調整管理模式，關注內部控制工作，學習先進單位實施內部控制的方式?；诰频曜陨砬闆r與收支控制需求進行合理調整，采用符合酒店實際情況的內部控制方法。酒店內部控制涉及的領域眾多，在財務內部控制體系建設環(huán)節(jié)，要基于酒店實際情況分析酒店內部控制特點，編制符合酒店情況的制度，對各類工作進行有效控制，避免對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。