國(guó)企辦公室管理的重要性和管理水平提升途徑探究

夏爽

（中國(guó)石油天然氣股份有限公司天然氣銷(xiāo)售天津分公司，天津 300457）

一、前言

在國(guó)有企業(yè)中，辦公室管理發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)溝通等關(guān)鍵作用，對(duì)維護(hù)企業(yè)穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)有非常重要的作用。因此，通過(guò)分析國(guó)企辦公室管理的重要性，明確其在國(guó)企經(jīng)營(yíng)中的地位，同時(shí)探索出一些提升辦公室管理水平的途徑，更好地彰顯其價(jià)值，對(duì)推動(dòng)國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展經(jīng)營(yíng)具有非常重要的意義。

二、國(guó)企辦公室管理的重要性

在國(guó)有企業(yè)中，辦公室管理工作發(fā)揮著非常重要的作用。一方面，加強(qiáng)辦公室管理工作，能夠使企業(yè)順利對(duì)外開(kāi)展溝通交流工作。國(guó)企基于自身的經(jīng)營(yíng)需要，會(huì)對(duì)外展開(kāi)合作，同時(shí)與環(huán)保、質(zhì)檢等部門(mén)交流。上述工作的開(kāi)展都離不開(kāi)辦公室管理的支持，從而確保國(guó)企對(duì)外保持良好的合作關(guān)系。另一方面，加強(qiáng)辦公室管理工作，能夠使企業(yè)對(duì)內(nèi)開(kāi)展各種問(wèn)題分析與調(diào)研，助力企業(yè)作出科學(xué)合理的決策。不僅如此，國(guó)企辦公室管理還具有組織協(xié)調(diào)作用，能使企業(yè)各部門(mén)之間的關(guān)系更加緊密。同時(shí)，在企業(yè)執(zhí)行相關(guān)經(jīng)營(yíng)措施的過(guò)程中，辦公室管理能夠發(fā)揮監(jiān)督功能，檢查相關(guān)措施執(zhí)行的效果［1］?？偠灾?，辦公室管理在國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)中非常重要，必須認(rèn)識(shí)到當(dāng)前實(shí)際管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，積極探索國(guó)企辦公室管理的優(yōu)化途徑，助力國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。

三、國(guó)企辦公室管理現(xiàn)狀

（一）服務(wù)意識(shí)薄弱

在國(guó)有企業(yè)中，辦公室管理人員承擔(dān)著非常重要的服務(wù)保障職責(zé)。因此，在實(shí)際開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，其必須具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)弱不僅關(guān)系著管理工作質(zhì)量的高低，還從能側(cè)面體現(xiàn)管理人員的工作態(tài)度、工作熱情等，會(huì)對(duì)服務(wù)保障工作的開(kāi)展產(chǎn)生直接影響。然而，當(dāng)前國(guó)企辦公室管理人員的服務(wù)意識(shí)仍有待增強(qiáng)，管理工作開(kāi)展積極性不高，沒(méi)有為企業(yè)各部門(mén)生產(chǎn)提供良好的服務(wù)保障，協(xié)調(diào)作用發(fā)揮不足，最終限制了辦公室管理水平的提升。

（二）信息化水平落后

信息化時(shí)代，各種先進(jìn)信息技術(shù)不斷涌現(xiàn)，為國(guó)企辦公室管理帶來(lái)了巨大的發(fā)展機(jī)遇。然而，部分國(guó)企尚未抓住這一機(jī)遇，在辦公室管理工作方面依然以人力為主，未引入先進(jìn)信息技術(shù)及信息設(shè)備系統(tǒng)，導(dǎo)致實(shí)際管理效率低下，經(jīng)常出現(xiàn)信息傳遞不及時(shí)、溝通過(guò)程不順暢等問(wèn)題，難以在各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)信息共享，不利于管理水平提升。另外，當(dāng)前一些辦公室管理人員的信息化水平有待進(jìn)一步提升，難以適應(yīng)國(guó)企自動(dòng)化辦公要求，相關(guān)信息化管理措施落實(shí)不到位，同樣給辦公室管理水平的提升帶來(lái)了阻礙。

（三）管理制度較粗放

當(dāng)下一些國(guó)企的辦公室管理，在制度層面依然存在管理粗放問(wèn)題。例如，在公文制度層面，沒(méi)有基于不同部門(mén)、不同業(yè)務(wù)條線，劃分好權(quán)力邊界，導(dǎo)致在制定管理政策及發(fā)布公文時(shí)，缺乏相關(guān)的制度指引，工作開(kāi)展混亂，限制了辦公室管理作用的發(fā)揮。又如，在審批制度層面，辦公室是國(guó)企業(yè)務(wù)審批關(guān)鍵閘口部門(mén)，在組織審批及審核把關(guān)方面發(fā)揮著重要的管理作用，但并沒(méi)有從制度層面出發(fā)，基于不同業(yè)務(wù)審批流程、審批人員等，作出詳細(xì)的制度規(guī)定，從而影響了審批流程的順利執(zhí)行，容易產(chǎn)生審批失誤，不利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展。再如，在會(huì)議制度層面，辦公室需要精心布置會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，組織會(huì)議工作順利開(kāi)展。但由于缺乏具體的制度管理細(xì)則，很容易出現(xiàn)會(huì)議組織混亂、會(huì)議延時(shí)等問(wèn)題，難以彰顯辦公室管理的價(jià)值。

（四）管理職責(zé)不清

在國(guó)有企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，辦公室扮演著管家角色，不可或缺。在實(shí)際管理過(guò)程中，辦公室管理人員需要做好不同部門(mén)的分工等工作，明確自身的管理職責(zé)，助力國(guó)企經(jīng)營(yíng)穩(wěn)定順利發(fā)展［2］。然而，當(dāng)前辦公室管理工作中，依然存在管理職責(zé)不清的問(wèn)題，單個(gè)事項(xiàng)存在多頭管理的情況，影響了項(xiàng)目推進(jìn)效率。同時(shí)，在實(shí)際管理過(guò)程中，缺乏管理主責(zé)人員，導(dǎo)致工作游離于企業(yè)辦公室管理之外，最終阻礙了企業(yè)辦公室管理工作的開(kāi)展。

（五）管理考核不完善

在國(guó)有企業(yè)中，管理考核也是辦公室管理工作中非常重要的內(nèi)容，在考核形式上，以綜合管理考核為主，并且最終的考核結(jié)果主要由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)、成員互評(píng)得出［3］。上述管理考核方式雖然具有一定的管理效果，但由于考核本身不完善，主要表現(xiàn)為缺乏量化的考核指標(biāo)、考核評(píng)價(jià)受主觀影響較大等，不利于保證考核的公平性。當(dāng)前一些國(guó)企辦公室在考核工作開(kāi)展方面，未建立完善的管理考核評(píng)價(jià)體系，沒(méi)有針對(duì)考核管理工作的開(kāi)展，提出明確的要求，在一定程度上影響了考核激勵(lì)作用的發(fā)揮。對(duì)考核結(jié)果缺乏深度利用，沒(méi)有進(jìn)行總結(jié)反思，以提升辦公室管理能力和管理效率，最終對(duì)國(guó)企辦公室管理水平的提升產(chǎn)生了不利影響。

四、提升國(guó)企辦公室管理水平的措施

（一）增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)

服務(wù)保障職能是國(guó)企辦公室管理的一項(xiàng)重大職能。隨著國(guó)企的不斷經(jīng)營(yíng)發(fā)展，企業(yè)管理規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)內(nèi)容日益復(fù)雜，辦公室管理人員的管理任務(wù)越來(lái)越重，管理重要性也日益凸顯。這就要求相關(guān)管理人員增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，端正工作態(tài)度，積極推動(dòng)相關(guān)管理工作開(kāi)展。一方面，管理人員要認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)。另一方面，企業(yè)要通過(guò)開(kāi)展創(chuàng)新實(shí)踐活動(dòng)，加強(qiáng)宣傳教育工作，營(yíng)造良好的管理工作環(huán)境，以增強(qiáng)國(guó)企辦公室管理人員的服務(wù)意識(shí)。例如，國(guó)企可以開(kāi)展黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)，針對(duì)教育實(shí)踐活動(dòng)的開(kāi)展做好動(dòng)員和部署工作。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)對(duì)辦公室管理人員做好教育工作，加強(qiáng)監(jiān)督引領(lǐng)，完善相應(yīng)的制度。通過(guò)明確的制度，有效規(guī)范和約束每位管理人員的言行，增強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)，推動(dòng)教育實(shí)踐活動(dòng)落實(shí)，助力辦公室管理作用和價(jià)值得到更好的彰顯。

（二）提升管理信息化水平

國(guó)有企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)抓住互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代帶來(lái)的發(fā)展機(jī)遇，不斷提升辦公室管理信息化水平，從而節(jié)約更多的管理成本，提高管理效率。在這一過(guò)程中，可以引入辦公室OA管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，還可以加強(qiáng)辦公室基礎(chǔ)信息設(shè)施建設(shè)，搭建統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)，從而將企業(yè)各部門(mén)整合到同一平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)信息共享，使辦公室管理更加規(guī)范［4］。除此之外，辦公室管理人員應(yīng)強(qiáng)化信息化意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，提升信息化水平，更好地適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的要求。除了加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，還應(yīng)加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作，提高管理人員的信息素養(yǎng)。加強(qiáng)有關(guān)信息技術(shù)和自動(dòng)化軟件等相關(guān)技能的教育培訓(xùn)工作，使管理人員掌握更多的信息技術(shù)知識(shí)，提升其信息化水平，使其能熟練操作現(xiàn)有的辦公室管理信息化軟件與系統(tǒng)，充分把握辦公室信息化管理的要點(diǎn)，從而有效提升辦公室信息化管理水平。

（三）制定精細(xì)的管理制度

國(guó)企現(xiàn)有的辦公室管理工作應(yīng)從制度層面出發(fā)，進(jìn)一步細(xì)化制度內(nèi)容，規(guī)范各項(xiàng)管理工作的開(kāi)展，并保障各項(xiàng)管理工作業(yè)務(wù)內(nèi)容有法可依，如此才能有效提升國(guó)企辦公室管理水平，確保相應(yīng)的管理措施得到有效落實(shí)。

在具體實(shí)施方面，首先，應(yīng)從公文制度出發(fā)，圍繞公文發(fā)布、擬定、備案等相關(guān)工作內(nèi)容，從制度上明確相關(guān)的權(quán)責(zé)界限，防止出現(xiàn)問(wèn)題后發(fā)生推諉扯皮現(xiàn)象。與此同時(shí)，要圍繞國(guó)有企業(yè)不同業(yè)務(wù)部門(mén)和管理?xiàng)l線，加強(qiáng)邊界管理工作，通過(guò)細(xì)化相關(guān)制度、明確部門(mén)職責(zé)，避免發(fā)生越級(jí)管理現(xiàn)象。為更好地落實(shí)上述內(nèi)容，辦公室應(yīng)結(jié)合國(guó)企經(jīng)營(yíng)實(shí)際，制定《公文發(fā)布與審批管理規(guī)范》《公文管理實(shí)施細(xì)則》等制度文件，要求相關(guān)部門(mén)嚴(yán)格按照上述制度規(guī)范執(zhí)行，彰顯出辦公室管理的價(jià)值。

其次，應(yīng)從審批管理制度層面出發(fā)，圍繞不同部門(mén)、人員，明確不同主體的審批權(quán)限，從制度上優(yōu)化審批流程，提高審批效率，保證審批合理準(zhǔn)確。為保證上述措施得到有效落實(shí)，辦公室應(yīng)結(jié)合國(guó)企實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求，完成《審批流程操作指引》《特殊業(yè)務(wù)審批操作規(guī)范》等制度內(nèi)容的制定，從而為審批工作的開(kāi)展提供良好的指導(dǎo)，避免出現(xiàn)審批失誤的問(wèn)題。

最后，應(yīng)聚焦會(huì)議制度，為了有效發(fā)揮辦公室在會(huì)議管理方面的價(jià)值，要加強(qiáng)制度細(xì)化建設(shè)，提升會(huì)議的準(zhǔn)時(shí)性、有效性?？梢酝ㄟ^(guò)制定《會(huì)議申報(bào)管理規(guī)范》《會(huì)議應(yīng)急處理辦法》等相關(guān)制度，要求部門(mén)嚴(yán)格按照制度要求，在召開(kāi)會(huì)議前申報(bào)，接受統(tǒng)一管理，從而使辦公室更好地開(kāi)展會(huì)議組織工作，提升會(huì)議的穩(wěn)定性與時(shí)效性。

（四）明確管理職責(zé)

在國(guó)有企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，辦公室管理工作的開(kāi)展應(yīng)立足于企業(yè)內(nèi)部和部門(mén)內(nèi)部，明確相關(guān)權(quán)責(zé)，從而推動(dòng)企業(yè)整體穩(wěn)定順利經(jīng)營(yíng)。

應(yīng)以不同部門(mén)的業(yè)務(wù)差異、業(yè)績(jī)目標(biāo)為依據(jù)，明確不同部門(mén)的管理責(zé)任邊界，避免出現(xiàn)越界管理行為。如果某項(xiàng)業(yè)務(wù)需要國(guó)企多個(gè)部門(mén)協(xié)同配合管理，則應(yīng)明確牽頭部門(mén)及承擔(dān)主要責(zé)任的部門(mén)，其他部門(mén)積極履行配合職責(zé)，使國(guó)企各個(gè)部門(mén)緊密配合，共同推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)工作開(kāi)展，避免出現(xiàn)管理交叉問(wèn)題，同時(shí)降低內(nèi)部溝通成本。新興的業(yè)務(wù)在企業(yè)管理方面通常是一片空白，可以結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際情況，明確業(yè)務(wù)開(kāi)展的組織管理架構(gòu)，以此為依據(jù)，明確承擔(dān)主要責(zé)任的部門(mén)及審批部門(mén)，初步完善管理制度規(guī)范，為業(yè)務(wù)開(kāi)展提供良好的指導(dǎo)。后續(xù)還可以結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展情況，優(yōu)化管理制度，細(xì)化管理職責(zé)，從而確保新興業(yè)務(wù)在國(guó)企經(jīng)營(yíng)中穩(wěn)定順利開(kāi)展。另外，在明確部門(mén)相關(guān)職責(zé)時(shí)，需要圍繞辦公室團(tuán)隊(duì)進(jìn)行科學(xué)合理的分工。要針對(duì)不同崗位的人員，劃分管理邊界，明確其職責(zé)，在職責(zé)范圍內(nèi)優(yōu)化與完善相應(yīng)的管理細(xì)節(jié)，提升管理水平。針對(duì)需要分工協(xié)作的業(yè)務(wù)工作，辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮帶頭作用，敢于承擔(dān)責(zé)任，做好崗位員工組織安排工作，明確不同崗位職責(zé)，充分發(fā)揮跨專(zhuān)業(yè)、多崗位的團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)，助力相應(yīng)業(yè)務(wù)工作穩(wěn)定順利開(kāi)展。

（五）完善管理考核過(guò)程

為提升國(guó)企辦公室管理水平，應(yīng)完善管理考核過(guò)程，可從以下幾方面入手。

首先，優(yōu)化考核形式。例如，在做好辦公室管理定性考核的基礎(chǔ)上，融入一些定量考核內(nèi)容，結(jié)合辦公室管理實(shí)際情況，做好一些考核指標(biāo)的量化工作，并完成量化指標(biāo)的設(shè)置，將其納入辦公室管理考核評(píng)價(jià)體系，完善相應(yīng)的評(píng)價(jià)體系。以審批管理為例，除了明確審批目錄和流程，還可以在此基礎(chǔ)上加入審批事項(xiàng)統(tǒng)計(jì)管理內(nèi)容，然后設(shè)置考核量化指標(biāo)，如審批業(yè)務(wù)數(shù)量、審批人員的參與效率、審批失誤出現(xiàn)頻率等，從而提升審批管理量化考核的比例，使審批管理考核更加客觀公正。

其次，在制定考核指標(biāo)時(shí)，應(yīng)充分考慮國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，堅(jiān)持以管理結(jié)果為導(dǎo)向，提高管理效率，圍繞整個(gè)管理過(guò)程，對(duì)其中的重點(diǎn)、要點(diǎn)進(jìn)行審視，并以此為依據(jù)，做好針對(duì)性量化指標(biāo)設(shè)置，然后進(jìn)行考核，從而提升辦公室管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平［5-7］。

最后，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公室管理考核結(jié)果的利用，通過(guò)對(duì)考核結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱藏的辦公室管理問(wèn)題，找出出現(xiàn)問(wèn)題的原因，解決相應(yīng)的管理問(wèn)題，使國(guó)企辦公室管理水平持續(xù)穩(wěn)定提升。

五、結(jié)語(yǔ)

國(guó)企辦公室管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜、系統(tǒng)的工作。開(kāi)展該項(xiàng)管理工作，應(yīng)明確其重要性，認(rèn)識(shí)到其中的管理價(jià)值，從而提高對(duì)辦公室管理的重視程度。與此同時(shí)，還應(yīng)認(rèn)識(shí)到辦公室管理存在的問(wèn)題，采用有效的解決方法，助力國(guó)企辦公室管理價(jià)值得到更好的彰顯，推動(dòng)國(guó)企順利穩(wěn)定發(fā)展。