住房公積金檔案特點(diǎn)分析及管理研究

王蕾

（吉林市住房公積金管理中心檔案室，吉林吉林 132000）

0.引言

住房公積金制度在全國(guó)推行至今，對(duì)社會(huì)穩(wěn)定作出了重要的貢獻(xiàn)。住房公積金存檔是經(jīng)辦機(jī)關(guān)在受理住房公積金服務(wù)活動(dòng)過(guò)程中的事實(shí)記載，內(nèi)容主要包括了個(gè)人住房補(bǔ)貼的繳存、支取和個(gè)人住房公積金貸款管理等方面。它是指繳存單元和工作人員在房屋補(bǔ)貼的賬號(hào)設(shè)置、繳存、支取、利用、變動(dòng)、注銷等服務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的資料，有參考使用價(jià)值。它是國(guó)家從事住房公積金監(jiān)督管理的主要職責(zé)機(jī)關(guān)、經(jīng)辦機(jī)關(guān)，以及對(duì)繳存單位進(jìn)行監(jiān)督管理的重要基礎(chǔ)。由此可見(jiàn)，住房公積金檔案管理工作意義重大。

1.住房公積金檔案特點(diǎn)分析及管理研究概述

1.1 住房公積金檔案特點(diǎn)分析

1.1.1 采集廣泛

設(shè)立公積金檔案制度的機(jī)關(guān)、環(huán)節(jié)眾多，有國(guó)家住房公積金管理中心、辦公室。有各金融機(jī)構(gòu)，如商業(yè)銀行、擔(dān)保企業(yè)、財(cái)產(chǎn)公證處等。還有繳存工作單位、繳存員工都是對(duì)住房公積金歸檔收集環(huán)節(jié)的重要貢獻(xiàn)者。

1.1.2 內(nèi)容多元

住房公積金服務(wù)，主要有為單位個(gè)人開(kāi)設(shè)帳戶、支付、賬戶轉(zhuǎn)移合并、支取、信息更新、對(duì)帳查詢、個(gè)人住房貸款管理等內(nèi)容。在住房公積金業(yè)務(wù)和管理流程上，由于行業(yè)劃分的差異，形成的住房公積金檔案信息也呈現(xiàn)出多樣性。

1.1.3 留轉(zhuǎn)規(guī)范

住房公積金的柜臺(tái)服務(wù)均需要向有關(guān)單位以及當(dāng)事人提交各種材料，由承辦機(jī)關(guān)初審合格后，辦理具體服務(wù)，與此同時(shí)保存紙質(zhì)材料，在通過(guò)幾道流程之后建立并歸檔。

1.1.4 周期性

主要反映在個(gè)人住房貸款方面，貸款從審查、辦理、協(xié)議、貸款、信息調(diào)整、提前部分償還到最后全額償還，整個(gè)流程要經(jīng)過(guò)10幾或20幾年。期間會(huì)繼續(xù)補(bǔ)充有效的歸檔材料，在歸還后還要形成規(guī)定的材料。而檔案建立時(shí)間也就是貸款的期限。

1.1.5 針對(duì)性

對(duì)于住房公積金檔案查詢非常規(guī)范，通常只是繳存職工本人、公安機(jī)關(guān)、公積金監(jiān)督機(jī)構(gòu)等享有相應(yīng)的查詢權(quán)力，而其他個(gè)人和機(jī)構(gòu)沒(méi)有權(quán)力對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢。住房公積金投資規(guī)模龐大，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)損失必須消除。它的支付、運(yùn)用都有嚴(yán)密的監(jiān)督程序，對(duì)住房公積金經(jīng)營(yíng)的監(jiān)督、審核都必須憑當(dāng)時(shí)受理的經(jīng)營(yíng)發(fā)票來(lái)判斷。建立的住房公積金檔案信息系統(tǒng)不僅為公積金管理中心自己的經(jīng)營(yíng)進(jìn)行服務(wù)，而且也為所有繳存單位或個(gè)人進(jìn)行檔案查詢。所以每一家繳存單位、職工都是住房公積金檔案信息系統(tǒng)的用戶。

1.1.6 時(shí)效性

在經(jīng)辦住房公積金相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)必須按時(shí)將有關(guān)信息、資料等進(jìn)行存檔。雖然住房公積金的管理工作具有很大的及時(shí)性，但假如在一定的時(shí)期不能及時(shí)做好信息歸檔，那將會(huì)大幅增加將來(lái)的管理工作難度。比如，職工如需要受理房屋信貸，當(dāng)受理了相應(yīng)的服務(wù)之后，由于經(jīng)辦者不能立即對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，亦即在信息系統(tǒng)內(nèi)無(wú)法表明職工已受理了該服務(wù)，職工在以后進(jìn)行公積金項(xiàng)目申辦時(shí)就必須重新填報(bào)相應(yīng)信息系統(tǒng)，申辦該服務(wù)，這樣就對(duì)職工的服務(wù)申辦形成了負(fù)面的影響。要求經(jīng)辦人員在商業(yè)銀行職工住房貸款公積金申辦中注意服務(wù)申辦的及時(shí)性，能夠現(xiàn)辦現(xiàn)存。

1.1.7 復(fù)雜性

住房公積金的經(jīng)辦機(jī)關(guān)、繳存單位、對(duì)應(yīng)主管機(jī)關(guān)的繳存人員等均是住房公積金文件的構(gòu)成內(nèi)容。同時(shí)，上述部門中一般也包括了其他的公證部門、承辦機(jī)構(gòu)、商業(yè)銀行等，所以結(jié)構(gòu)也相當(dāng)繁雜。由于當(dāng)前的住房公積金檔案制度通常包括3個(gè)類型：歸集、支取和償還貸款，而各類業(yè)務(wù)檔案制度中又具有其他各個(gè)階段的分類，使得住房公積金的檔案管理內(nèi)涵也相當(dāng)豐富。

1.2 住房公積金檔案管理的意義

住房公積金歸檔材料是中國(guó)住房公積金管理局在業(yè)務(wù)管理工作中，由于住房公積金業(yè)務(wù)的進(jìn)行而形成的歸檔材料。同時(shí)，也由于業(yè)務(wù)的形成、進(jìn)展而更加健全，其內(nèi)涵也不斷豐富，材料總量進(jìn)一步擴(kuò)大。它是中國(guó)住房公積金系統(tǒng)所有服務(wù)管理工作的基石，是各職能管理機(jī)構(gòu)、承辦機(jī)關(guān)開(kāi)展服務(wù)管理工作的基礎(chǔ)。它保存著承辦者、當(dāng)事人進(jìn)行的歷史文化資源，同時(shí)兼具原始性和法制性的作用[1]。當(dāng)經(jīng)辦人變動(dòng)、當(dāng)事人記憶不清晰、貸款人管理出現(xiàn)嚴(yán)重違規(guī)或者有關(guān)部門組織人員查詢問(wèn)題時(shí)，各方當(dāng)事人都能夠以檔案為依據(jù)，及時(shí)做出適當(dāng)?shù)奶幹茫瑥亩鴮⒎?wù)管理規(guī)范化、合法化，使經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)減至最低限度。

住房公積金檔案管理的規(guī)范化，直接確定著住房公積金服務(wù)管理工作的服務(wù)質(zhì)量。住房公積金檔案管理工作是對(duì)繳存單位和工作人員切身利益的保障工作，并擔(dān)負(fù)為住房公積金管理機(jī)構(gòu)正常工作服務(wù)。住房公積金優(yōu)惠政策如何切實(shí)促進(jìn)廣大人民群眾利益，提高住房條件，切實(shí)解決人民房屋狀況問(wèn)題，是關(guān)系到國(guó)計(jì)民生的大事，是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的關(guān)鍵部分。

2.住房公積金檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

2.1 檔案信息收集環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

文檔信息采集，主要有對(duì)網(wǎng)絡(luò)電子文檔和紙張文檔的信息電子化采集。在此流程中，紙質(zhì)文檔的載體、空間和形式均發(fā)生了一定程度的變化，載體易于變化，空間易于被隨意縮小或拓展，形式容易任意被變化，這些均對(duì)文檔的原始性和真實(shí)性都造成了干擾。而且，隨著文檔信息量的爆炸式增加，以及紙質(zhì)文檔類型繁雜、規(guī)模龐大的數(shù)字化處理，歸檔保管上的困難可想而知，信息在保存流程中也極容易存在漏收或誤收的問(wèn)題，從無(wú)形中增加了安全風(fēng)險(xiǎn)[2]。

2.2 檔案管理機(jī)制有待完善

現(xiàn)在中國(guó)的住房公積金檔案管理還沒(méi)有相對(duì)完善的管理規(guī)定規(guī)范和機(jī)制，而且各個(gè)地方也并未對(duì)住房公積金內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一，不少地方的住房公積金管理制度也并未主動(dòng)借鑒其他地方的管理制度，所以在跨地區(qū)的管理中操作性并不強(qiáng)。住房公積金檔案管理制度作為一個(gè)比較全新的內(nèi)容，由于能夠掌握的管理經(jīng)驗(yàn)并不多，從而所構(gòu)建出的檔案管理制度并沒(méi)有系統(tǒng)性、統(tǒng)一性和全方位，也沒(méi)有對(duì)公積金的管理工作形成較強(qiáng)的制約。

2.3 檔案管理隊(duì)伍有待建設(shè)

在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，許多文書資料由各個(gè)組織部門而來(lái)，各個(gè)部門之間負(fù)責(zé)各自的內(nèi)容，導(dǎo)致業(yè)務(wù)無(wú)法高效銜接，導(dǎo)致有關(guān)文檔無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。由于對(duì)住房公積金檔案無(wú)法進(jìn)行合理的管理利用，導(dǎo)致資料大量浪費(fèi)。同時(shí)，由于管理住房公積金檔案管理工作的人員大多是臨時(shí)安置的，不少工作人員都沒(méi)有檔案保管的經(jīng)歷、知識(shí)和技巧，尤其是由于他們的計(jì)算機(jī)操作能力欠缺，且缺乏與住房公積金檔案有關(guān)的專業(yè)知識(shí)。

3.住房公積金檔案管理策略

3.1 規(guī)范歸檔程序強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)

公積金管理行政中心要根據(jù)《住房公積金管理?xiàng)l例》等相關(guān)規(guī)章制度，建立符合本單位具體情況的檔案保管執(zhí)行規(guī)定，用管理制度來(lái)規(guī)范檔案存檔的管理工作。健全檔案管理的保密工作規(guī)章制度、管理者崗位責(zé)任制、出入庫(kù)管理記錄制等規(guī)定，努力做到有規(guī)可依，以確保檔案信息的正確、完整、安全。嚴(yán)格落實(shí)檔案相關(guān)程序。在歸檔之前，歸檔部門必須及時(shí)對(duì)資料予以再次核對(duì)，以確保歸檔信息的完整性。由檔案管理人員按照業(yè)務(wù)種類和產(chǎn)生的具體日期對(duì)資料按序編碼，并及時(shí)立卷及裝訂成冊(cè)計(jì)歸檔管理。當(dāng)年的檔案，在裝訂成冊(cè)及立卷工作結(jié)束后可由歸檔人員臨時(shí)保存，到期以后交由檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管。移送到檔案管理機(jī)構(gòu)的文檔，須保留卷冊(cè)原有密封，特別情況下需要通過(guò)拆封方式予以重新整理。各機(jī)構(gòu)均應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案管理崗，各機(jī)構(gòu)與檔案管理工作人員須密切配合，檔案必須實(shí)行科學(xué)的分類管理、高效的保護(hù)和利用、全面的安全風(fēng)險(xiǎn)管理[3]。同時(shí)，設(shè)立考評(píng)激勵(lì)機(jī)制和懲罰激勵(lì)機(jī)制，以充分調(diào)動(dòng)檔案部門保管人員工作的積極性，以推動(dòng)檔案保存工作順利發(fā)展。

3.2 構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制

住房公積金對(duì)應(yīng)機(jī)構(gòu)必須要通過(guò)自己的現(xiàn)實(shí)狀況，對(duì)住房公積金檔案保管的制度進(jìn)行完善，以了解住房公積金檔案保管流程中涉及的管理、存檔、處理、查閱等事務(wù)，從而使得檔案管理人員可以更準(zhǔn)確、高效地對(duì)檔案進(jìn)行管理，并以此保證了住房公積金信息的準(zhǔn)確性和有效性，使住房公積金檔案規(guī)范且標(biāo)準(zhǔn)化，滿足了檔案保管的需求。由此可見(jiàn)，住房公積金檔案保管制度是建立社會(huì)主義和諧社會(huì)、化解住房公積金利率問(wèn)題、完善住房保障體系的重要基石，不僅是對(duì)機(jī)構(gòu)檔案管理的內(nèi)容。相應(yīng)的，住房公積金管理部門必須有效實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的管理任務(wù)和責(zé)任目標(biāo)，將其融入公共積累的考核制度內(nèi)，以便于有效化解檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，并建立與信用貸款制度相應(yīng)的責(zé)任激勵(lì)機(jī)制。

3.3 推進(jìn)檔案信息的結(jié)構(gòu)化

大數(shù)據(jù)管理背景下，信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它能夠更好地保證檔案數(shù)據(jù)安全，提升檔案管理工作效率。因此針對(duì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析繁雜、容量大、發(fā)展快速的形勢(shì)，進(jìn)一步提高檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理的穩(wěn)定性是十分必要的。在具體管理工作中，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的結(jié)構(gòu)化處理是一個(gè)基礎(chǔ)工作，經(jīng)過(guò)結(jié)構(gòu)化處理后的檔案數(shù)據(jù)管理可以對(duì)檔案信息統(tǒng)計(jì)的分類與利用有極大的促進(jìn)作用，更有利于對(duì)檔案信息統(tǒng)計(jì)的有效管理與保密。一旦發(fā)現(xiàn)非法數(shù)據(jù)信息侵犯，在第一時(shí)間內(nèi)就可以辨別出來(lái)[4]。在進(jìn)行了檔案信息統(tǒng)計(jì)的結(jié)構(gòu)化處理以后，數(shù)據(jù)管理也被進(jìn)一步規(guī)范化，可以極大提升檔案管理的安全性。

3.4 推進(jìn)檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)化

與傳統(tǒng)的檔案保管方式相比，現(xiàn)代檔案保管發(fā)展空間很大，但對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的安全保護(hù)也并非一勞永逸的事。在大數(shù)據(jù)管理背景下的檔案保管工作雖然以新的形態(tài)存在，但制度的建設(shè)和健全還趕不上時(shí)代快速發(fā)展的腳步，如果檔案保管的效果達(dá)不到應(yīng)有的預(yù)期，檔案安全也就無(wú)法完全保障。于是，檔案安全管理體系的建立健全就變成了檔案管理工作發(fā)展的一項(xiàng)重點(diǎn)。在整個(gè)檔案管理工作流程中，檔案信息安全準(zhǔn)入機(jī)制及其監(jiān)管都是最需要優(yōu)先考慮的方面，并以體制為準(zhǔn)則、以機(jī)制為標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施了嚴(yán)格的分級(jí)管理。

3.5 不斷創(chuàng)新業(yè)務(wù)職責(zé)技術(shù)

由單一的管理型向使用型轉(zhuǎn)化，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)。服務(wù)主體技術(shù)創(chuàng)新。由關(guān)閉型向公開(kāi)型轉(zhuǎn)化，將單一的公共服務(wù)對(duì)象轉(zhuǎn)為面向整個(gè)社會(huì)，成為“公眾”媒介，實(shí)行社會(huì)性公共服務(wù)。公共服務(wù)方法技術(shù)創(chuàng)新。由實(shí)物型向信息型轉(zhuǎn)化，把建立檔案文檔實(shí)物，轉(zhuǎn)為提取加工后的“精品”信息內(nèi)容深層研發(fā)，多層次使用。服務(wù)手段技術(shù)創(chuàng)新。由手工型向科技型轉(zhuǎn)化，把人工分門別類、梳理、編目等管理工作，用智慧型開(kāi)發(fā)工具進(jìn)行分門別類、編目、搜索、組卷、存貯，使用一條龍業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)條件的不斷創(chuàng)新。由落后型向超前型轉(zhuǎn)化，培育檔案管理超前意識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代的科技方法和技術(shù)手段提升檔案歸檔層次和管理水平。

3.6 提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

住房公積金檔案保管工作有著很大的專業(yè)性，住房公積金檔案管理人員工作為住房公積金檔案管理的主體工作，其專業(yè)文化素養(yǎng)的高低影響著檔案管理的水平。所以，國(guó)家檔案管理機(jī)關(guān)根據(jù)新趨勢(shì)、新特點(diǎn)、新任務(wù)，對(duì)培育精通業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理、外文、法制宣傳等的復(fù)合型技術(shù)創(chuàng)新人員，十分有必要。

首先，要培養(yǎng)優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)。中國(guó)檔案工作事業(yè)的發(fā)展對(duì)檔案工作者職業(yè)道德素養(yǎng)提出了較高的要求。職工必須擁有較高的思想政治理論修養(yǎng)，形成了科學(xué)合理的世界觀、人生觀、價(jià)值理念;要擁有熱衷檔案事業(yè)，甘于無(wú)私奉獻(xiàn)的職業(yè)奉獻(xiàn)精神；擁有較強(qiáng)的工作事業(yè)心和責(zé)任感。其次，是養(yǎng)成良好的綜合素質(zhì)能力。公積金檔案管理工作既是一個(gè)行業(yè)性工作，也是一個(gè)管理服務(wù)型的崗位[5]。這就需要負(fù)責(zé)歸檔服務(wù)水平質(zhì)量管理工作的專門檔案工作人員既要有扎扎務(wù)實(shí)的行業(yè)功底，也要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)水平能力。最后，還需要培育好工作人員的社會(huì)公共服務(wù)能力。住房公積金檔案的業(yè)務(wù)使用針對(duì)性強(qiáng)，服務(wù)政策性強(qiáng)，用于公積金檔案管理工作者要時(shí)時(shí)牢記服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民的理念，真正地把“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”視為崗位的思想出發(fā)點(diǎn)與歸宿，積極培育更加完善的業(yè)務(wù)管理技術(shù)手段，進(jìn)一步正確認(rèn)識(shí)好檔案管理工作和檔案利用之間的相互關(guān)系，將工作重心由管理轉(zhuǎn)到提高檔案使用的服務(wù)水平上，進(jìn)一步理解廣大繳存職工的實(shí)際需要，端正自己的工作態(tài)度，提升服務(wù)質(zhì)量，更準(zhǔn)確高效地為繳存職工提供最有價(jià)值的檔案信息[6]。

4.結(jié)語(yǔ)

住房公積金事業(yè)直接關(guān)系著全體繳存職工的切身利益，因此健全住房公積金檔案管理制度可以更高效地發(fā)揮檔案真實(shí)價(jià)值，有效防止公積金違法違規(guī)行為，確保公積金的安全性，保護(hù)繳存職工的權(quán)益，推動(dòng)住房公積金事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。