國(guó)家開放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)研究

文/廣州市番禺區(qū)廣播電視大學(xué) 江少梅

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全過程記載，最真實(shí)、直觀地反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的思想品德、學(xué)習(xí)成績(jī)、專業(yè)能力、綜合素質(zhì)等各方面的優(yōu)缺點(diǎn)，對(duì)學(xué)生日后的工作生活、就業(yè)晉升等有著重要的作用，是用人單位評(píng)聘的重要文件，是個(gè)人信息的重要“名片”，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理十分必要。另外，學(xué)籍檔案管理是教務(wù)管理工作的重要組成部分，對(duì)教學(xué)質(zhì)量的提升、加強(qiáng)學(xué)生管理等有重要的參考和指導(dǎo)意義。

《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》（研究報(bào)告）指出：“檔案信息化是指在檔案領(lǐng)域應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程數(shù)字化，形成計(jì)算機(jī)可識(shí)別、可處理的檔案信息資源，通過檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理和檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用”。

一、國(guó)開學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

國(guó)家開放大學(xué)（下稱“國(guó)開”）的教務(wù)管理工作采用總部、分部（省校）、地方學(xué)院（分校）、學(xué)習(xí)中心（教學(xué)點(diǎn)）的多地分層管理模式，實(shí)行開放式教育，學(xué)歷教育的學(xué)制為兩年制，從學(xué)生入學(xué)注冊(cè)起學(xué)籍8年內(nèi)有效，最短學(xué)習(xí)年限為2.5年，學(xué)籍檔案的保存和管理時(shí)間比普通高校要長(zhǎng)，學(xué)籍檔案管理工作量大。

學(xué)籍檔案主要分為以紙質(zhì)為載體的檔案材料和教務(wù)管理系統(tǒng)中以數(shù)字化形式為載體的電子檔案材料。紙質(zhì)材料主要包括學(xué)生入學(xué)報(bào)名登記表、畢業(yè)生成績(jī)單、畢業(yè)生登記表等原始材料，原始紙質(zhì)材料供學(xué)生畢業(yè)時(shí)轉(zhuǎn)遞或領(lǐng)?。划厴I(yè)生花名冊(cè)及成績(jī)冊(cè)、學(xué)位花名冊(cè)及成績(jī)冊(cè)等材料，則由分部或地方學(xué)院存檔。教務(wù)管理系統(tǒng)中電子檔案材料主要包括學(xué)生基本情況、教學(xué)計(jì)劃、課程注冊(cè)數(shù)據(jù)、報(bào)考數(shù)據(jù)、考試成績(jī)以及學(xué)籍異動(dòng)等數(shù)據(jù)，主要應(yīng)用于日常教務(wù)管理工作，是查詢、檢查、審核學(xué)生畢業(yè)資格的重要依據(jù)。

二、國(guó)開學(xué)籍檔案管理存在的問題

（一）管理機(jī)制方面。學(xué)籍檔案缺乏規(guī)范化、科學(xué)化的管理機(jī)制。國(guó)開的教務(wù)管理工作采用多地分層管理模式，自上而下，檔案資料收集與整理具有分散性，涉及人員較多。學(xué)籍檔案涉及的內(nèi)容廣泛，涵蓋整個(gè)學(xué)習(xí)過程，缺乏完善的學(xué)籍檔案管理機(jī)制，學(xué)籍檔案資料的數(shù)據(jù)錄入缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式要求，造成紙質(zhì)檔案歸檔不全的情況，學(xué)生信息資料無(wú)法補(bǔ)齊，降低學(xué)籍檔案的質(zhì)量及檔案利用率。

（二）管理方式和手段方面。管理方式落后、利用率低下。目前，國(guó)開學(xué)籍檔案管理工作仍以“保存”為主要的思維模式，紙質(zhì)材料沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，通過人工錄入數(shù)據(jù)，歸檔、傳遞、檢查、保密等流程執(zhí)行不嚴(yán)格，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、遺失材料和泄密等問題，工作效率低下，資源利用率不高，無(wú)法滿足當(dāng)前信息化環(huán)境下使用者的需求；紙質(zhì)檔案的保存和管理是學(xué)校的一項(xiàng)重要難題，面對(duì)海量的紙質(zhì)學(xué)籍檔案，學(xué)校需要騰出越來(lái)越多的空間來(lái)存放。隨著多次的調(diào)取、查閱，紙質(zhì)檔案還會(huì)出現(xiàn)磨損、老化甚至缺失等情況，要保護(hù)紙質(zhì)檔案，對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍檔案實(shí)行數(shù)字化管理，構(gòu)建學(xué)籍檔案整合利用信息化平臺(tái)刻不容緩。國(guó)開教務(wù)管理系統(tǒng)中的電子材料只包含近年的學(xué)生數(shù)據(jù)，往屆學(xué)生的信息只能通過紙質(zhì)材料協(xié)助查閱，如紙質(zhì)材料缺失，則難以核實(shí)學(xué)生信息，大大增加了學(xué)籍檔案管理人員工作的難度；而且電子檔案材料僅作學(xué)校內(nèi)部使用，常被用于學(xué)生信息的查詢、審核、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等，沒有生成個(gè)人的電子檔案，學(xué)生本人無(wú)法下載打印有效的個(gè)人電子檔案，只能通過學(xué)校管理部門獲悉查詢結(jié)果，檔案利用率不高。

（三）管理人員方面。各級(jí)學(xué)校的檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，管理人員數(shù)量較少，檔案意識(shí)不強(qiáng)，普遍認(rèn)為學(xué)籍檔案管理工作就是簡(jiǎn)單地收藏和保存檔案，有需要時(shí)才調(diào)用學(xué)籍檔案，或進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作；管理工作容易受到人為因素影響，檔案管理安全性無(wú)法保障；檔案管理人員更迭，相關(guān)工作也會(huì)受到影響。

（四）管理平臺(tái)方面。當(dāng)前，國(guó)家開放大學(xué)的管理平臺(tái)分為面向課程管理和面向教務(wù)管理兩類型平臺(tái)，面對(duì)全國(guó)海量的數(shù)據(jù)，服務(wù)器承受著巨大的壓力，平臺(tái)也一直在不斷地完善之中。如果新建專門的學(xué)籍檔案信息化管理平臺(tái)，必須投入大量的資金和人力資源。作為一所綜合性的大學(xué)，在有限的資源下，學(xué)?？隙ㄒ獙⒋蟛糠仲Y源投放在學(xué)校教學(xué)和學(xué)校管理之中，學(xué)籍檔案信息化管理平臺(tái)在短時(shí)間內(nèi)難以建立起來(lái)。

三、學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的必要性與可行性

（一）學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的必要性。學(xué)籍檔案的重要性已不言而喻，在信息化社會(huì)日益發(fā)展的情況下，學(xué)籍檔案信息化需求大大增加，無(wú)論是學(xué)生個(gè)人、學(xué)校的管理部門還是就業(yè)單位等等，都有著強(qiáng)烈的需求。如何滿足社會(huì)化的需要，是目前學(xué)校迫切面對(duì)的問題。學(xué)籍檔案的利用不只是簡(jiǎn)單地保管、調(diào)用，如何提高學(xué)籍檔案的利用率，各大高校必須將其提上議事日程，學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)建設(shè)迫在眉睫。

（二）學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的可行性。結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)和最新的軟硬件技術(shù)手段，將海量的學(xué)籍檔案信息加以整合和利用，使用紙質(zhì)材料檔案與電子檔案雙向管理通道，建立學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)優(yōu)化檔案信息管理。

1.紙質(zhì)檔案的歸檔與管理。作為原始資料的紙質(zhì)檔案材料，是所有電子數(shù)據(jù)的源泉，是學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的根本，學(xué)籍部門應(yīng)建立相應(yīng)機(jī)制，對(duì)紙質(zhì)檔案材料分門別類按重要性設(shè)置保存期限，減少存放空間，同時(shí)又能保存重要資料。

2.學(xué)籍檔案信息化建設(shè)平臺(tái)。（1）國(guó)家開放大學(xué)內(nèi)部學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)建設(shè)。對(duì)于國(guó)家開放大學(xué)的分層管理模式，必須有完善的信息管理平臺(tái)，才能在各級(jí)學(xué)校推行學(xué)籍檔案信息化建設(shè)。而信息化平臺(tái)的建立，既需要強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、管理軟件及硬件支持、運(yùn)行和維護(hù)的支持服務(wù)，還需要投入大量的資金和人力資源，當(dāng)前的情況下，單靠分部或地方學(xué)院，難以實(shí)現(xiàn)國(guó)開全系統(tǒng)的學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，否則只能在小范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)部分學(xué)籍檔案信息化。只有國(guó)開總部建立學(xué)籍檔案信息化建設(shè)平臺(tái)，才能實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，提高資源的利用率。（2）國(guó)開與外部信息化平臺(tái)鏈接。當(dāng)前能與全國(guó)高校提供鏈接的平臺(tái)主要是中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（下稱學(xué)信網(wǎng)），可以查詢學(xué)生的學(xué)籍信息及學(xué)歷信息，但信息單一，沒有學(xué)生成績(jī)、學(xué)籍異動(dòng)等其他情況，還經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“無(wú)法顯示照片、數(shù)據(jù)鏈接錯(cuò)誤”等問題。要在學(xué)信網(wǎng)上完善這些信息，平臺(tái)的支持服務(wù)非常重要，學(xué)信網(wǎng)平臺(tái)暫時(shí)無(wú)法支撐全國(guó)高校海量的內(nèi)容。

如若由政府統(tǒng)籌重新建設(shè)針對(duì)高校的學(xué)籍檔案管理平臺(tái)，制定標(biāo)準(zhǔn)化的接口，連接各高校的學(xué)籍檔案信息庫(kù)，可以解決高校資源不足的問題，檔案資源利用率將會(huì)大大提升。

四、學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)建設(shè)

（一）平臺(tái)建設(shè)方向。國(guó)家開放大學(xué)學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作刻不容緩。如何高效、準(zhǔn)確地將文字、圖片變成有效的數(shù)字化信息，建立全國(guó)統(tǒng)一的管理平臺(tái)，提供快捷有效、安全性強(qiáng)的遠(yuǎn)程查詢、驗(yàn)證服務(wù)，是國(guó)開學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作研究的重點(diǎn)。當(dāng)前缺乏內(nèi)外部公共平臺(tái)、國(guó)開總部未統(tǒng)一部署的情況下，建議分步走：小范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)部分學(xué)籍檔案信息化，然后逐步擴(kuò)大使用范圍。小范圍可以從地方學(xué)院開始試點(diǎn)，逐步完善并推廣至學(xué)校分部。

（二）平臺(tái)建設(shè)步驟。平臺(tái)建設(shè)步驟并非幾句簡(jiǎn)單的話就能概括。在缺乏開發(fā)人員的情況下，可以考慮使用公司外包的形式建立學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，但要注意學(xué)籍檔案的安全性。使用掃描儀等設(shè)備將以前的學(xué)籍檔案材料掃描歸檔、將數(shù)據(jù)導(dǎo)入學(xué)籍管理系統(tǒng)中，再結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享、更新等；根據(jù)使用者的不同，設(shè)置不同權(quán)限，讓管理者能夠編輯數(shù)據(jù)庫(kù)，讓學(xué)生可以查詢、下載自己的檔案材料，提高工作效率和檔案的利用率，活化檔案。

五、結(jié)語(yǔ)

學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作不可能一蹴而就，而等待的結(jié)果永遠(yuǎn)只能是原地踏步，只有各級(jí)單位重視，邁出第一步，才會(huì)有完成的可能。即使全國(guó)公共平臺(tái)不建設(shè)，國(guó)開總部不推廣，各級(jí)地方學(xué)院也不能默默等待上級(jí)的安排，必須群策群力、共同推進(jìn)學(xué)籍檔案管理建設(shè)，才能使學(xué)籍管理工作走上規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化的軌道。