新時(shí)代如何做好企業(yè)文書工作

文/中交鐵道設(shè)計(jì)研究總院有限公司 李蕓

公文即公務(wù)文書，是指各級黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體和企事業(yè)單位在開展工作、管理政務(wù)中，按照特定的形式，經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，具有傳達(dá)政策法令、指導(dǎo)工作等重要作用。文書工作是企業(yè)工作中不可缺少的組成部分，起到了上傳下達(dá)的重要作用，企業(yè)文書也是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的重要助手。新時(shí)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展讓文書工作更加便捷，但也改變了原有的工作模式，使文書工作面臨新的挑戰(zhàn)。企業(yè)管理人員應(yīng)該更加重視這項(xiàng)工作，提高文書工作水平，采取一定的措施來面對挑戰(zhàn)。

一、文書工作在企業(yè)發(fā)展中的重要性

（一）對企業(yè)管理者發(fā)揮著參謀與助手的重要作用。文書每天要接收上級傳達(dá)的文件、本級印發(fā)的文件、下級上報(bào)的文件以及外單位的往來文件，在處理文件的過程中，能夠了解到企業(yè)方方面面的信息，文書需要對各類文件進(jìn)行歸納整理，便于領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)調(diào)閱，為企業(yè)管理者提供決策依據(jù)。文書還需要對重大的會(huì)議和活動(dòng)進(jìn)行記錄，作為企業(yè)重要的管理文件。公文不僅包含著企業(yè)管理者需要傳遞的信息及安排的工作，同時(shí)也代表著企業(yè)的形象，反映了公司內(nèi)部管理是否有序，因此文書有責(zé)任按照規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)對企業(yè)印發(fā)的公文嚴(yán)格進(jìn)行審核，保證公文用詞準(zhǔn)確、內(nèi)容科學(xué)有效，避免信息傳達(dá)失誤或工作布置出錯(cuò)。

（二）是聯(lián)結(jié)企業(yè)內(nèi)外、上下關(guān)系的橋梁和紐帶。在企業(yè)中，管理制度、會(huì)議精神、工作要求、通報(bào)表彰、請示報(bào)告等都以公文為載體，在上下級和部門之間進(jìn)行流通；文書需要將文件精神、決策信息傳達(dá)至相關(guān)部門，并進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保政令暢通，在一定情況下還需要按照領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)行督辦，保證各項(xiàng)工作能夠有序開展和完成。企業(yè)之間需要利用函件等正式的公文進(jìn)行溝通和問題反饋，同時(shí)作為企業(yè)之間協(xié)商的依據(jù)，文書成為了公司與外部企業(yè)之間溝通的渠道。因此，文書工作推動(dòng)著企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對生產(chǎn)經(jīng)營起到了正向促進(jìn)作用。

（三）是檔案管理工作的基礎(chǔ)。在文書工作中產(chǎn)生的對企業(yè)具有較強(qiáng)參考價(jià)值、原始記錄性比較強(qiáng)的文件，按照一定要求進(jìn)行處理后就會(huì)轉(zhuǎn)化為檔案。檔案記錄了企業(yè)的歷史發(fā)展淵源，關(guān)乎著企業(yè)今后的發(fā)展方向，并需要按照檔案管理要求進(jìn)行保存。檔案的前端工作就是文書管理工作，兩者之間分為兩個(gè)不同的流程，又有效地銜接在一起。要想保證檔案的質(zhì)量，就需要做好公文的收集與整理，這就要求文書工作人員樹立較強(qiáng)的責(zé)任心，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，做好日常的文書管理工作，防止文件的丟失和泄露，并協(xié)助檔案管理工作人員完成檔案組卷工作。因此，文書工作的水平直接影響著企業(yè)檔案管理工作的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性。

二、文書工作面臨的機(jī)遇

（一）提高辦公效率。計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，早已使文書從紙筆摘錄的繁瑣工作中得以解脫。在信息化飛速發(fā)展的今天，同聲轉(zhuǎn)換等高科技軟硬件技術(shù)也日趨成熟，文字的編輯工作越來越省時(shí)省力，會(huì)議記錄也不再拘泥于文字形式，錄音、影像等都能夠用來作為會(huì)議資料存儲(chǔ)的載體，并且能夠更加精準(zhǔn)地記錄會(huì)議內(nèi)容，既提高了效率，也避免了資源的浪費(fèi)。

對于文書及公文的發(fā)起人來說，傳統(tǒng)模式的文件流轉(zhuǎn)和傳閱是最耗時(shí)的，紙質(zhì)轉(zhuǎn)簽單需要按照流程依次尋找相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行意見的簽署，降低流轉(zhuǎn)效率。隨著信息化技術(shù)在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，許多企業(yè)擁有公文管理系統(tǒng)，部分信息化程度高的企業(yè)還建立了穿透式管理的一體化公文系統(tǒng)，相關(guān)辦理人員可以實(shí)時(shí)關(guān)注文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)及領(lǐng)導(dǎo)批示意見，電腦端和手機(jī)端還可以互通互聯(lián)，使文件審批和傳閱打破了時(shí)空和時(shí)間的束縛，大大提高了辦公效率。

（二）方便資料存儲(chǔ)。傳統(tǒng)模式下，企業(yè)公文和資料大多以紙張的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，隨著企業(yè)成立的時(shí)間延長，積累的公文所占用的空間逐漸增加，且紙張容易受到損壞，非常不利于公文的留存?，F(xiàn)在則多以電子文件的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅存儲(chǔ)的渠道較多，還不易丟失；手寫筆記以及領(lǐng)導(dǎo)的批示文件也可以通過拍照、掃描進(jìn)行二次保存。近年來，文書可能還會(huì)受限于電腦和硬盤的存儲(chǔ)空間，如今信息技術(shù)的飛速發(fā)展使電子產(chǎn)品的存儲(chǔ)空間越來越大，文書工作所產(chǎn)生的文件、音頻、視頻等文件都能有效保存。公文管理系統(tǒng)還能夠通過大數(shù)據(jù)分析對文件質(zhì)量、流轉(zhuǎn)速度、文件類型等進(jìn)行分類和統(tǒng)計(jì)，從而提升整個(gè)文件流轉(zhuǎn)及辦理過程的效率和質(zhì)量。

（三）加速文件檢索。企業(yè)每天要生成和接收大量的公文，各部門需要以某些文件為依據(jù)進(jìn)行工作部署，員工需要了解與自身相關(guān)的文件要求，這都會(huì)涉及文件的搜索和查閱。如果采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式，工作人員需要在大量的紙質(zhì)資料中進(jìn)行翻閱；在計(jì)算機(jī)應(yīng)用的初期，采用電腦文檔存儲(chǔ)，也需要根據(jù)日期、臺賬等查看多個(gè)文件夾。這些方式都會(huì)耗費(fèi)大量的精力，有時(shí)還會(huì)無功而返。如今通過信息化公文管理系統(tǒng)，可以通過關(guān)鍵詞、部門、人員等多個(gè)字段來達(dá)到精準(zhǔn)搜索，相似的文件也可通過時(shí)間排序作為區(qū)分，極大程度節(jié)省了文件檢索時(shí)間。各部門還可以通過字段的搜索下載公文臺賬，甚至可以批量下載公文，為部門的工作梳理提供了方便。

（四）實(shí)現(xiàn)信息共享。對于企業(yè)來說，利用傳統(tǒng)方式來傳遞公文信息所消耗的時(shí)間成本是極大的，文書需要將公文打印出來依次傳閱，異地子公司和人員還需要進(jìn)行郵寄，管理成本較高、時(shí)效性差。現(xiàn)如今，公文自印發(fā)之日起即可傳達(dá)至每一位基層員工，其他文件也可通過郵箱、云盤、企業(yè)微信等多種方式實(shí)現(xiàn)共享，企業(yè)員工接收到的信息能夠保證真實(shí)可靠，也更加完整。同時(shí)，文書工作所產(chǎn)生的公文可以按照管理要求直接轉(zhuǎn)至檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無縫對接，甚至可以按照預(yù)定進(jìn)行分類保存，從而減輕了檔案管理工作負(fù)擔(dān)，保證了檔案資料的完整性。

三、文書工作存在的挑戰(zhàn)

（一）公文的保密工作存在問題。當(dāng)今社會(huì)，很多事情越來越透明化，文書記錄的手段和途徑也越來越多，電子文件共享的方式多、速度快，使企業(yè)內(nèi)部各類工作秘密極其容易泄露，導(dǎo)致管理成本增高，對管理者的能力要求也更高。電子文件的存儲(chǔ)方式同樣也存在泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，如果存儲(chǔ)文件的電腦、硬盤出現(xiàn)損壞，會(huì)對企業(yè)造成極大的損失；如果文件保存在云盤或數(shù)據(jù)庫，一旦被不法分子利用網(wǎng)絡(luò)手段進(jìn)行入侵，企業(yè)將遭受巨大的影響，甚至?xí)B累到上下級企業(yè)及兄弟單位。目前，部分企業(yè)的保密制度還有待完善，執(zhí)行力度有待加強(qiáng)，一些重要管理部門的文書保密意識淡薄，通過各種途徑隨意傳播企業(yè)內(nèi)部文件，造成內(nèi)部信息的肆意公開，企業(yè)對泄密人員也沒有采取有效的措施。長此以往，將對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成不良后果，輕則導(dǎo)致重要文件泄漏，重則導(dǎo)致企業(yè)管理脫軌。

（二）信息化程度有待提高。在信息化手段推廣的過程中，企業(yè)中往往采用傳統(tǒng)的文書模式與信息化管理并行的方式開展工作；由于企業(yè)的信息化程度參差不齊，部分企業(yè)無法通過線上的方式直接進(jìn)行文件傳輸，需要通過其他途徑下載后二次操作，反而增加了文件流轉(zhuǎn)的工作量；還有些高層管理者對電子文件法律效力存疑，要求紙質(zhì)版文件和電子版文件一起進(jìn)行歸納整理。以上這些情況不僅使文書信息化管理工作形同虛設(shè)，還會(huì)大大增加文書人員的工作量。

（三）文書工作人員的能力有待提高。文書工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，尤其隨著信息化程度的不斷加深，辦公節(jié)奏加快，工作模式的逐漸優(yōu)化，企業(yè)對文書工作質(zhì)量有了新的要求，文書人員也面臨全新挑戰(zhàn)。隨著信息化水平的提升，文書工作基本已實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化，但許多文書缺少信息化的管理理念和思維方式，對公文軟件缺少全面的認(rèn)知和探究，僅被動(dòng)、機(jī)械地通過信息化軟件完成收文、發(fā)文和流轉(zhuǎn)，個(gè)人能力和業(yè)務(wù)水平?jīng)]有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。此外，企業(yè)對文書工作重視不夠，缺少專業(yè)的培訓(xùn)，很多文書對制度文件沒有深刻的認(rèn)知，對工作軟件操作不熟悉，導(dǎo)致流程上頻繁出錯(cuò)，影響工作的推進(jìn)，有時(shí)候還會(huì)對工作的開展起到負(fù)面作用，甚至給企業(yè)帶來不必要的麻煩。在人員流動(dòng)性強(qiáng)的時(shí)代，文書崗位的更替也會(huì)對文書工作造成不同程度的影響，文書工作人員需要一個(gè)長期的了解、學(xué)習(xí)及適應(yīng)階段，才能熟練掌握各項(xiàng)辦公軟件和專業(yè)軟件，為企業(yè)的健康發(fā)展出力。

四、迎接文書工作新挑戰(zhàn)的若干措施

（一）增強(qiáng)意識，做好保密工作。作為文書，要認(rèn)識到保密工作的重要性，克服麻痹思想，增強(qiáng)政治責(zé)任心，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，切實(shí)做好文書管理的安全和保密工作。在新時(shí)代發(fā)展時(shí)期，要認(rèn)識到保守企業(yè)秘密安全的重要性，在充分利用信息化手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高工作效率的同時(shí)，還要提高防范意識，增強(qiáng)軟硬件的防護(hù)能力，防范商業(yè)秘密外泄的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)槲臅ぷ鞯奶厥庑?，在日常工作中接觸領(lǐng)導(dǎo)層、管理層的機(jī)會(huì)較多，有可能得知關(guān)于企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的核心信息，作為文書要時(shí)刻謹(jǐn)記保密守則，堅(jiān)決做到不聽、不看、不說。如果在文件收發(fā)的過程中涉及國家秘密，更要小心謹(jǐn)慎，嚴(yán)格按照規(guī)范流程做好涉密文件的管理工作，杜絕一切泄密風(fēng)險(xiǎn)。

（二）規(guī)范制度，梳理公文模板。一是完善制度規(guī)范，這是做好管理工作的前提。文書人員要關(guān)注國家黨政機(jī)關(guān)及上級單位對公文的規(guī)范要求，并結(jié)合本級企業(yè)情況對制度進(jìn)行優(yōu)化完善或提出合理化建議，促進(jìn)工作順利開展。二是落實(shí)制度，這是做好工作的保障。文書人員要嚴(yán)格遵守制度中規(guī)定的公文格式要求，按照流程規(guī)范化管理文件；企業(yè)也可制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，促使公司各級人員正視文書工作的重要性，激勵(lì)文書在日常工作中更加認(rèn)真、細(xì)致。三是梳理模板，這將為文書工作錦上添花。文書工作負(fù)責(zé)人應(yīng)該記錄公文中容易出錯(cuò)的地方，梳理企業(yè)經(jīng)常用到的發(fā)文類型，將易錯(cuò)點(diǎn)和常用發(fā)文形成模板，方便文書日常參考使用；如果部分文書崗位更替，文書模板也能使新文書盡快適應(yīng)新角色。

（三）加強(qiáng)文書工作信息化程度。很多管理者已經(jīng)看到了大力推廣信息化、數(shù)字化對企業(yè)帶來的優(yōu)勢，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該更加重視文書管理的信息化建設(shè)工作，將文書管理軟件貫穿全公司，并與檔案、人資、財(cái)務(wù)、經(jīng)營等系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，全方位提升企業(yè)的工作效率。開發(fā)人員在大力推廣信息化的過程中，也要同步解決信息的安全及可靠性管理問題。作為文書，要努力學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代化管理技能，對電子文檔進(jìn)行科學(xué)管理，積極應(yīng)對法律效力等問題的挑戰(zhàn)。

（四）加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。文書需要具備較高的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，企業(yè)要重視對文書人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，全方位提升文書的素質(zhì)和工作能力。一是加強(qiáng)思想教育培訓(xùn)，不斷提高政治理論水平，增強(qiáng)辨別是非的能力，時(shí)刻保持清醒的頭腦、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及強(qiáng)烈的責(zé)任心，及時(shí)、準(zhǔn)確地處理好各類文件。二是加強(qiáng)寫作培訓(xùn)，牢記公文的格式要求、用詞規(guī)范等等，提高文件質(zhì)量；文書也要關(guān)注國家大事，掌握企業(yè)動(dòng)態(tài)，使公文表述更加準(zhǔn)確。三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅要解讀文書相關(guān)的工作制度文件，加深對業(yè)務(wù)和流程的理解，同時(shí)也要強(qiáng)化對辦公系統(tǒng)的培訓(xùn)，培養(yǎng)信息化管理理念，將二者有機(jī)結(jié)合，并在實(shí)踐中進(jìn)行探究，切實(shí)提高公文處理能力。四是加強(qiáng)保密培訓(xùn)，熟悉國安保密、商業(yè)秘密、工作秘密等保密要求，認(rèn)識泄密所帶來的危害與處罰，了解常見的泄密途徑，增強(qiáng)文書人員的保密意識和安全意識。

五、結(jié)語

綜上所述，信息化的發(fā)展將先進(jìn)的技術(shù)帶入到文書管理工作中，提高了文書工作的效率和質(zhì)量，但同樣也使企業(yè)面臨一系列挑戰(zhàn)。企業(yè)管理人員應(yīng)該積極面對信息化所帶來的變革，增強(qiáng)企業(yè)信息的安全性，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。文書工作在企業(yè)管理中至關(guān)重要，企業(yè)文書更要把握機(jī)遇，借助新時(shí)代發(fā)展的優(yōu)勢，充分利用信息化手段，增強(qiáng)自身的信息化管理理念，不斷優(yōu)化文書管理工作。