大數(shù)據(jù)背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

田 園

（曲靖職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，大數(shù)據(jù)正在引領(lǐng)各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，賦予這些行業(yè)以新的機(jī)遇、資源和發(fā)展契機(jī)。而在這樣一個(gè)全新的時(shí)期，大數(shù)據(jù)同樣有助于變革會(huì)計(jì)檔案管理工作，促使其走上數(shù)字化轉(zhuǎn)型的“道路”。值得一提的是，“大數(shù)據(jù)”本身就是一把不折不扣的“雙刃劍”，其對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，有價(jià)值、也存在隱患和問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景闡釋

大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，給人們的傳統(tǒng)觀念和思想認(rèn)知帶來(lái)了巨大的沖擊。對(duì)于很多企業(yè)經(jīng)營(yíng)者而言，大數(shù)據(jù)成為其進(jìn)一步了解市場(chǎng)方向和受眾需求的媒介，并習(xí)慣于通過(guò)大數(shù)據(jù)對(duì)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和運(yùn)營(yíng)目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。從企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理工作的角度來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)促使會(huì)計(jì)檔案管理所使用的方法和工具、具體的執(zhí)行程序都處于不斷更新的狀態(tài)中，不過(guò)其雖然優(yōu)化了檔案管理的方式和思路，但相應(yīng)的也帶來(lái)了一定的問(wèn)題和瓶頸，如果不采取有力的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，很有可能制約會(huì)計(jì)檔案的管理水平和效率。換言之，在大數(shù)據(jù)不斷得到推廣、應(yīng)用以及普及的當(dāng)下，會(huì)計(jì)檔案管理工作雖然可以依托其進(jìn)一步走向數(shù)字化、現(xiàn)代化和科技化，豐富管理的手段和實(shí)踐路徑，但也有諸多的細(xì)節(jié)需要予以把握和關(guān)注，這些整合在一起就構(gòu)成了大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的特殊背景。

（一）會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念

從概念的角度來(lái)說(shuō)，狹義的會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化意味著將過(guò)往紙質(zhì)化的檔案以及電子檔案全部進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理；廣義的會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化則是指對(duì)傳統(tǒng)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化與升級(jí)，這也是目前國(guó)內(nèi)檔案管理的突破口以及發(fā)展方向。

（二）會(huì)計(jì)檔案電子化的社會(huì)趨勢(shì)

從2019年4月開(kāi)始，國(guó)家稅務(wù)局以及檔案局、財(cái)政部聯(lián)合開(kāi)展試點(diǎn)工作，針對(duì)電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)入賬、電子檔案歸集管理等進(jìn)行了初步的嘗試。在長(zhǎng)達(dá)兩年的嘗試當(dāng)中，過(guò)去相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)一直以普通載體形式存在的檔案資源，慢慢轉(zhuǎn)向數(shù)字載體，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案之間的邊界越來(lái)越模糊，不僅是趨勢(shì)，也是必然的走向。

二、大數(shù)據(jù)的主要特征及大數(shù)據(jù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性

（一）大數(shù)據(jù)的主要特征

宏觀范圍來(lái)看，大數(shù)據(jù)的基本特征表現(xiàn)在三個(gè)方面：

首先，大數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)處理，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性；與此同時(shí)，由于大數(shù)據(jù)本身是從多樣化的媒介及海量的資源中所呈現(xiàn)和捕獲的，所以其對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的反映更加全面。

其次，龐大的數(shù)據(jù)量給相關(guān)使用者帶來(lái)巨大的使用負(fù)擔(dān)，而且隨著時(shí)間的推移，媒介融合以及信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)的范圍、幅度以及數(shù)量還有繼續(xù)增長(zhǎng)的趨勢(shì)，某種意義上給企業(yè)內(nèi)部實(shí)際使用和分析這些數(shù)據(jù)的工作人員帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。

最后，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)的應(yīng)用涉及數(shù)據(jù)類(lèi)型的轉(zhuǎn)變，而傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式以電子表格為主，所以其也被稱之為結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。但是伴隨大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及和應(yīng)用，各種不同形式的數(shù)據(jù)開(kāi)始出現(xiàn)在人們的視野當(dāng)中，直接為管理和存儲(chǔ)人員的工作帶來(lái)壓力和挑戰(zhàn)。

（二）大數(shù)據(jù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的作用和影響

大數(shù)據(jù)的發(fā)展以及應(yīng)用，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作產(chǎn)生了重要的意義和影響，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

1.進(jìn)一步提高了會(huì)計(jì)檔案管理的效率

對(duì)于企業(yè)管理、財(cái)務(wù)管理等一系列工作而言，效率是競(jìng)爭(zhēng)力的重要體現(xiàn)，大數(shù)據(jù)背景下的會(huì)計(jì)檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)、順應(yīng)時(shí)代要求，依托互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，進(jìn)而提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理效率和實(shí)力，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

2.推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化進(jìn)程

鑒于國(guó)家積極推行的會(huì)計(jì)檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”活動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案管理工作被提出新的要求。如從2016年1月1日開(kāi)始正式實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中就明確指出“單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案”，從立法的角度保障了會(huì)計(jì)檔案管理的信息化進(jìn)程。而且《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》還提出，單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)檔案資料可以通過(guò)電子形式保存，進(jìn)一步為會(huì)計(jì)檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)提供了方向和指引。

三、大數(shù)據(jù)在會(huì)計(jì)檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)與各行業(yè)的融合已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作推進(jìn)的過(guò)程中，大數(shù)據(jù)與之的融合主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）深入分析大數(shù)據(jù)并對(duì)其進(jìn)行加工處理

在大數(shù)據(jù)的引導(dǎo)和帶動(dòng)下，會(huì)計(jì)檔案管理工作為了提高管理效率，必須對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的發(fā)掘和分析，進(jìn)而確保企業(yè)在后續(xù)運(yùn)營(yíng)管理的過(guò)程中，能夠更好地利用數(shù)據(jù)開(kāi)展決策。大數(shù)據(jù)的存在能夠幫助企業(yè)在進(jìn)行管理決策的過(guò)程中，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的策劃依據(jù)，讓企業(yè)在實(shí)際開(kāi)啟決策的過(guò)程中既有發(fā)展和盈利的空間，也有參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的資本。

（二）對(duì)大數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和應(yīng)用

對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，信息和數(shù)據(jù)的價(jià)值就是幫助企業(yè)及時(shí)獲取更為有利的處理依據(jù)和應(yīng)對(duì)指南，通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)展開(kāi)應(yīng)用分析，可以為檔案管理工作提供更為有力的平臺(tái)。

在實(shí)際進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析的過(guò)程中，為了切實(shí)提高信息的統(tǒng)計(jì)效率，需要對(duì)其進(jìn)行合理的設(shè)置，進(jìn)而提高信息統(tǒng)計(jì)的效率。具體需要根據(jù)數(shù)據(jù)的不同類(lèi)型展開(kāi)針對(duì)性的分析與統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案信息的處理，在節(jié)約時(shí)間、壓縮和控制成本的同時(shí)，減少會(huì)計(jì)檔案管理的失誤。

（三）采集大數(shù)據(jù)信息

通常情況下，針對(duì)大數(shù)據(jù)的采集必然繞不開(kāi)各個(gè)企業(yè)、各個(gè)渠道、各個(gè)路徑的數(shù)據(jù)傳輸和共享。在實(shí)際從事會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中，只有獲取系統(tǒng)且完整的會(huì)計(jì)信息，才能確保檔案管理工作的系統(tǒng)性、正確性以及完善性。

在企業(yè)發(fā)展和建設(shè)的過(guò)程中，將大數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行組合，企業(yè)最終獲取的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息會(huì)更加系統(tǒng)、更為完整，而且通過(guò)及時(shí)整合這些數(shù)據(jù)和信息，最終得出的結(jié)論對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作會(huì)產(chǎn)生更為有效的影響。當(dāng)然在實(shí)際采集和接收數(shù)據(jù)的過(guò)程中，相關(guān)人員必須采取不同的手段和方式接收數(shù)據(jù)，目的在于快速收集和處理信息，提高對(duì)其的利用率，也為會(huì)計(jì)檔案管理工作提供更為完善和系統(tǒng)的數(shù)據(jù)參考，提供支持。

三、大數(shù)據(jù)背景下，會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

會(huì)計(jì)檔案管理工作本身也是企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理以及會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，在大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)的當(dāng)下，其面臨著新的發(fā)展方向以及技術(shù)突破口，但相應(yīng)的，也表現(xiàn)出過(guò)往沒(méi)有被人發(fā)覺(jué)的問(wèn)題，具體如下：

（一）會(huì)計(jì)檔案管理人員存在問(wèn)題

會(huì)計(jì)檔案工作的最終執(zhí)行者是“人”，但無(wú)論檔案管理工作如何走向數(shù)字化，都不可能完全取代“人”的作用和價(jià)值。大數(shù)據(jù)的飛速發(fā)展以及應(yīng)用普及，雖然為會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化提供了豐富且有效的手段，但是也有部分工作人員因?yàn)閷?duì)大數(shù)據(jù)不夠了解、掌握不夠熟練，以至于對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作疲于應(yīng)對(duì)，導(dǎo)致最終影響到企業(yè)財(cái)務(wù)管理的效率和水平，出現(xiàn)嚴(yán)重漏洞和失誤。

（二）會(huì)計(jì)檔案工作存在嚴(yán)重的泄密風(fēng)險(xiǎn)

大數(shù)據(jù)具有的共享性特征，促使其在介入會(huì)計(jì)檔案管理工作的過(guò)程中，很容易遭受黑客攻擊，而存在泄密的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。但是如果這些資料發(fā)生信息泄露，為不法分子所竊取，企業(yè)本身所面臨的損失將難以估量。

因此，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)究竟該如何利用這一技術(shù)為會(huì)計(jì)檔案管理工作服務(wù)，同時(shí)避免信息泄露，給企業(yè)帶來(lái)隱患和損失，成為一個(gè)非常重要的話題。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理制度已經(jīng)嚴(yán)重落后于大數(shù)據(jù)的發(fā)展訴求

在大數(shù)據(jù)技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，會(huì)計(jì)檔案管理如果依然沿用傳統(tǒng)的、落后的，背離這個(gè)時(shí)代潮流的方法，顯然會(huì)影響企業(yè)內(nèi)部管理工作的順利推進(jìn)。一方面，會(huì)計(jì)檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)資料沒(méi)有充分借助大數(shù)據(jù)、也沒(méi)有充分發(fā)揮其具有的功能和優(yōu)勢(shì)，以至于企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案歸檔嚴(yán)重滯后，發(fā)生嚴(yán)重的數(shù)據(jù)丟失情況；另一方面,因?yàn)闆](méi)有及時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行備份,導(dǎo)致在嚴(yán)重依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和空間的基礎(chǔ)上,一旦出現(xiàn)技術(shù)問(wèn)題,已經(jīng)丟失的資料很難被找回,已經(jīng)泄露的信息很難被根除。

四、大數(shù)據(jù)背景下，會(huì)計(jì)檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化措施

針對(duì)前文所提及的，大數(shù)據(jù)時(shí)代會(huì)計(jì)檔案工作尚存一些問(wèn)題以及不足，筆者認(rèn)為需要從三個(gè)角度做出優(yōu)化和改進(jìn)：

（一）進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和綜合水平

大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)要想借大數(shù)據(jù)之便，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和綜合水平，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的升級(jí)和轉(zhuǎn)型，可以從這樣兩個(gè)角度著手：一方面，會(huì)計(jì)檔案管理人員必須抱有認(rèn)真學(xué)習(xí)的態(tài)度和積極心理，主動(dòng)了解和應(yīng)用大數(shù)據(jù)，尋找具有針對(duì)性的學(xué)習(xí)辦法，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及綜合技能，進(jìn)而更好地為會(huì)計(jì)檔案管理工作提供服務(wù)與支持；另一方面，為了讓企業(yè)內(nèi)部實(shí)際負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理的工作人員能夠更為積極地應(yīng)對(duì)和使用大數(shù)據(jù)，企業(yè)內(nèi)部需要開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，既確保培訓(xùn)人員能夠接受大數(shù)據(jù)所賦予的新內(nèi)容、新內(nèi)涵，也要考慮將其和企業(yè)發(fā)展的實(shí)際特點(diǎn)進(jìn)行組合，進(jìn)而生成更加具有檔案管理特色的數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用體系，確保相關(guān)人員對(duì)于大數(shù)據(jù)的使用能夠做到游刃有余。

（二）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)背景下，會(huì)計(jì)檔案的保密力度

在大數(shù)據(jù)背景下，包括互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算以及計(jì)算機(jī)等都可以用于會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，所以加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密力度十分關(guān)鍵。身為“雙刃劍”的大數(shù)據(jù)其不僅要發(fā)展自身之“便”，更要規(guī)避其“不便”。

首先，會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)有必要制定相應(yīng)的保密制度，促使相關(guān)工作人員的保密行為能夠有章可循、有據(jù)可依；

其次，企業(yè)相關(guān)部門(mén)必須加大對(duì)檔案管理人員的保密意識(shí)培養(yǎng)，通過(guò)構(gòu)建清晰的保密責(zé)任制，落實(shí)相應(yīng)的權(quán)責(zé)及獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于因?yàn)楣ぷ魇д`導(dǎo)致的信息泄露、資料丟失，企業(yè)有義務(wù)追究相關(guān)責(zé)任；

最后，會(huì)計(jì)檔案管理人員必須態(tài)度端正，擁有較高的保密意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)。這意味著企業(yè)在進(jìn)行檔案管理人員的選拔時(shí)，不僅需要考慮其專(zhuān)業(yè)方面的能力，也要考慮其品質(zhì)道德和責(zé)任方面的要素，確保其不僅有能力承擔(dān)工作，更有能力保護(hù)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息。

（三）完善并持續(xù)貫徹會(huì)計(jì)檔案管理的制度

完善并持續(xù)貫徹會(huì)計(jì)檔案管理的制度需要從以下三個(gè)角度著手改進(jìn)，同時(shí)要將這些內(nèi)容補(bǔ)充到現(xiàn)有的檔案管理制度當(dāng)中。

首先，企業(yè)在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)資料的備份處理，防止網(wǎng)絡(luò)故障發(fā)生時(shí)，出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、泄漏等情況。關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的數(shù)字化備份以及實(shí)體化存儲(chǔ)，需要填寫(xiě)到現(xiàn)有的檔案管理制度當(dāng)中，作為補(bǔ)充和完善。

其次，在企業(yè)已經(jīng)制定了嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制的情況下，必須出臺(tái)嚴(yán)格的貫徹落實(shí)機(jī)制，不能“紙上談兵”。同時(shí)針對(duì)實(shí)際負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理的人員以及部門(mén)，有必要構(gòu)建相應(yīng)的考核指標(biāo)，落實(shí)績(jī)效管理和考核制度，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)。

最后，大數(shù)據(jù)背景下，會(huì)計(jì)檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善相應(yīng)的制度，不能固步自封、停滯不前，要充分結(jié)合大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，規(guī)避數(shù)據(jù)資料以及檔案資源遺失的可能性。換言之，企業(yè)需要將強(qiáng)化大數(shù)據(jù)應(yīng)用以及系統(tǒng)維護(hù)的相關(guān)內(nèi)容落實(shí)到制度建設(shè)和內(nèi)容體系當(dāng)中，提高企業(yè)內(nèi)部工作人員對(duì)其的關(guān)注和重視程度。

五、結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案管理工作本身對(duì)企業(yè)發(fā)展會(huì)產(chǎn)生至關(guān)重要的影響，而在大數(shù)據(jù)背景下，會(huì)計(jì)檔案管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。但是從宏觀范圍來(lái)看，會(huì)計(jì)檔案管理終歸還是借助大數(shù)據(jù)邁向了數(shù)字化之路，在幫助企業(yè)呈現(xiàn)更為廣闊的發(fā)展前景同時(shí)，也為廣大從業(yè)者帶來(lái)了新的思考和審視。要積極關(guān)注大數(shù)據(jù)背景下會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的問(wèn)題和不足，采取針對(duì)性的措施予以調(diào)整和改進(jìn)，進(jìn)而提升大數(shù)據(jù)的使用效果。