基于精益思想的科技項目申報流程優(yōu)化研究

王昕，田越，羅嘉茵，林曉桐

（佛山科學技術(shù)學院經(jīng)濟管理學院，廣東 佛山 528000）

1 研究背景和意義

1.1 研究背景

伴隨著知識經(jīng)濟時代的快速發(fā)展，企業(yè)開始愈發(fā)倚重科技創(chuàng)新，政府也愿意為企業(yè)提供多種形式的支持，但我國中小型高新企業(yè)大部分由于缺乏科研申報相關(guān)經(jīng)驗、專業(yè)創(chuàng)新人才嚴重匱乏以及對科技政策的理解有偏差等一系列原因使得申報以失敗告終。因此，越來越多優(yōu)秀的中小型高新企業(yè)更傾向于尋找求助具有專業(yè)資質(zhì)的咨詢評估機構(gòu)來參與申報地方政府和各種企業(yè)科技研發(fā)創(chuàng)新支持資金計劃以及高科技企業(yè)資質(zhì)申請認定[1]。然而，咨詢機構(gòu)在輔導企業(yè)科技項目申報時也面臨著企業(yè)材料零散不齊全、交付周期難以預估、通過率不高等影響服務質(zhì)量的困難[2]。因此，采用科學的方法對咨詢機構(gòu)的申報服務流程進行優(yōu)化，減少服務過程中的資源浪費，實現(xiàn)項目申報的通過率最大化，是企業(yè)在激烈的市場競爭中取得勝利的重要手段。

早期針對科技項目申報的研究主要集中于申報管理系統(tǒng)的設(shè)計和實施，涉及中小企業(yè)申報的研究很少。而隨著制度的不斷完善、對企業(yè)扶持力度的不斷加強以及申報過程的規(guī)范，許多優(yōu)秀的中小企業(yè)開始參與其中，以期為企業(yè)的發(fā)展注入動力。隨著我國服務業(yè)升級，高端服務業(yè)蓬勃發(fā)展，服務流程的設(shè)計與執(zhí)行成了服務型企業(yè)的競爭力所在，當下，我國服務型企業(yè)服務流程的設(shè)計和實施都存在較大的改進空間。如何進行服務流程設(shè)計、什么樣的流程才能創(chuàng)造高效率成為高端服務業(yè)關(guān)注的話題。齊二石和劉洪偉通過對比中國與美國、日本等發(fā)達國家的企業(yè)運營，發(fā)現(xiàn)不同企業(yè)的運營模式是在一定的條件下根據(jù)核心要素融合凝結(jié)出來的，而這些核心要素中有共性的是自然科學和工藝技術(shù)，差異則在于社會學和管理能力[3]。張金娟等在精益思想的基礎(chǔ)上，優(yōu)化了某俱樂部的服務流程，通過對比優(yōu)化前后的效果，認為精益思想能夠幫助業(yè)務流程優(yōu)化突破傳統(tǒng)管理理論局限，幫助企業(yè)減少浪費、增加價值[4]。藺大明采用精益六西格瑪思想優(yōu)化了醫(yī)院門診服務流程，經(jīng)過兩組數(shù)據(jù)對比發(fā)現(xiàn)優(yōu)化后的流程在門診資源配置、患者滿意度上均取得了明顯的進步[5]。精益思想起步于20世紀80年代的日本豐田生產(chǎn)方式，技術(shù)核心概念是消除浪費，創(chuàng)造價值，不僅可以大大降低工廠低效生產(chǎn)勞動率，還能確保企業(yè)獲得在國際競爭的市場角逐中真正的優(yōu)勢。但精益思想在我國的研究與應用集中于優(yōu)化企業(yè)生產(chǎn)端及物流系統(tǒng)，在服務流程中的應用并不多見。因此，本研究旨在探索精益思想在科技申報流程優(yōu)化中的應用，幫助科技申報人員掌握精益思想，從而優(yōu)化申報流程，提高申報效率。

1.2 研究意義

利用精益思想來分析各種工作生產(chǎn)流程，將分析的落腳點放在如何提高顧客價值創(chuàng)造力上，能夠獲得服務流程優(yōu)化、效率提高和業(yè)績水平的持續(xù)改善，在精益思想的基礎(chǔ)上實現(xiàn)服務流程效率優(yōu)化的方法則是將零散的、有局限的服務或活動流程按其本身能夠提供的價值，有效地整合起來，避免浪費。將這種精益思想運用到各個具體規(guī)模的生產(chǎn)性服務業(yè)企業(yè)生產(chǎn)中并進行系統(tǒng)研究，不僅可以幫助該企業(yè)增加企業(yè)效益增強競爭力，還能對其他的服務業(yè)企業(yè)起到借鑒作用，具有較高的研究意義和實踐意義。

2 研究內(nèi)容與方法

2.1 研究內(nèi)容

本文調(diào)查了專業(yè)咨詢機構(gòu)的工作總結(jié)，發(fā)現(xiàn)他們在服務流程中普遍存在的問題后借鑒精益思想，采用魚骨分析方法、ASME 流程分析法等經(jīng)典優(yōu)化方法，對專業(yè)咨詢機構(gòu)的服務流程進行優(yōu)化，并將優(yōu)化后的流程應用于實際的服務中，對比優(yōu)化前后的效果。主要進行了以下幾個方面的研究：首先，掌握咨詢機構(gòu)以往的申報服務流程，分析以往的申報流程存在的問題；其次，用精益思想，對申報中的關(guān)鍵流程進行設(shè)計與實施；最后，對申報流程的優(yōu)化效果進行對比，證明優(yōu)化合理性。

2.2 ASME 流程分析方法

價值增加是指在工作中對顧客而言具有價值的步驟，這些步驟也是贏得客戶的關(guān)鍵。將對客戶有幫助的步驟表示為增值步驟，沒有幫助的命名為非增值步驟，通過此方法，可以清楚地看出在一項具體工作中哪些屬于非增值活動，哪些屬于增值活動。為了優(yōu)化流程，我們需要盡量減少非增值活動。

3 優(yōu)化申報流程的方法與實施步驟

以往，咨詢機構(gòu)在接到訂單后即開始組建項目組，對接客戶，再對客戶進行資質(zhì)分析后制定針對不同客戶的培育方案，隨后按照方案準備相關(guān)材料后即可開始申報。這樣的流程也是大多數(shù)咨詢機構(gòu)的工作模板，簡單易執(zhí)行，但容易造成新舊訂單堆積，處理節(jié)奏紊亂；申報模板同質(zhì)化嚴重；客戶提供資料零散，溝通缺乏即時性等問題，因此需要針對申報流程進行優(yōu)化。

3.1 優(yōu)化流程的確定

在申報評估中，企業(yè)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力是專家評審最看重的部分，而影響企業(yè)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力評估的主要是4 項指標：知識產(chǎn)權(quán)、科技成果轉(zhuǎn)化能力、研究開發(fā)組織管理水平、企業(yè)成長性。其中各個指標下又有不同影響因素，研究發(fā)現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)指標下涉及的子指標是企業(yè)運營發(fā)展過程中積累下來的，由行業(yè)、國家承認的硬性條件，很難在短時間內(nèi)得到突破；企業(yè)成長性的評估是由企業(yè)過去的凈資產(chǎn)增長額、銷售收入增長率決定，涉及企業(yè)的財務會計狀況，是客觀事實不可捏造；科技成果轉(zhuǎn)化能力和研究開發(fā)組織管理水平兩項指標是企業(yè)在運營管理時對技術(shù)的利用、投資以及為研究開發(fā)組織發(fā)展訂立的規(guī)則制度。有些企業(yè)在實際運營管理中已經(jīng)達到了此項評估的要求，但由于流程不規(guī)范、缺少訂立文件，在申報中被專家認定不符合申報條件，被給予較低分數(shù)。而這正是咨詢機構(gòu)存在的價值，咨詢機構(gòu)能夠針對性地為企業(yè)提供財務、管理以及成果轉(zhuǎn)化等方面的服務，增加證明材料在時間、知識產(chǎn)權(quán)、企業(yè)營銷收入的邏輯性，提高科技成果轉(zhuǎn)化能力和研究開發(fā)組織管理水平兩項指標的得分，從而幫助企業(yè)成功申報。

3.2 優(yōu)化申報流程的具體實施方案

3.2.1 預評估的開展及采取措施

開展預評估有助于咨詢機構(gòu)梳理了解不同企業(yè)的情況，幫助咨詢機構(gòu)在短時間內(nèi)迅速掌握客戶的基本情況，從而幫助申報條件亟待優(yōu)化的企業(yè)抓取重點，避免了大量人力物力的浪費，也為后續(xù)的申報作出了鋪墊。當企業(yè)預評估得分大于等于70.01，定義該企業(yè)為安全企業(yè)，此類安全企業(yè)正常申報，反之即是危險企業(yè)，應該將此企業(yè)向上級匯報情況，由上級領(lǐng)導判斷是否推遲到下一年申報或由上級提醒企業(yè)能否優(yōu)化專利或制度管理，提高自身的申報通過率。

3.2.2 申報材料撰寫模板的選擇

為了避免申報的撰寫材料同質(zhì)化，一些咨詢公司會根據(jù)不同的企業(yè)規(guī)模和類型制定不同的撰寫模板，這樣可以凸顯不同企業(yè)的特色，同時也避免了抄襲。模板的選擇方法如下：

根據(jù)企業(yè)的年收入分類，當企業(yè)連續(xù)3年年收入平均大于2 000 萬元時認為是大型企業(yè)，反之就是中小型企業(yè)。確定企業(yè)規(guī)模后再聚焦企業(yè)的行業(yè)所屬類型，往往可以分為制造業(yè)、信息業(yè)兩種類型。最后根據(jù)不同的類別選擇不同的既定模板，這樣的優(yōu)化是為了解決以往申報中存在的不論企業(yè)規(guī)模、行業(yè)類型，都選擇固定的一個模板所導致的同質(zhì)化嚴重問題。

3.2.3 申報材料的獲取

咨詢機構(gòu)在輔助高新企業(yè)申報項目前，非常重要的一步是收集項目申報需要的材料。以往材料獲取方式往往存在企業(yè)準備時間不足，材料遺漏；企業(yè)參與度不高影響效率和滿意度；浪費人力物力、阻礙申報進度等問題，本研究采用了精益思想，對申報資料獲取的流程進行了優(yōu)化重組：

首先，咨詢機構(gòu)總結(jié)一份最基礎(chǔ)的材料清單，在項目前期發(fā)給申報企業(yè)準備。其次，咨詢機構(gòu)針對申報企業(yè)的特性制定第二階段要收取的材料清單，咨詢機構(gòu)收取申報企業(yè)的基礎(chǔ)材料，并發(fā)送第二階段收取材料清單，雙方就材料問題進行溝通解決，之后咨詢機構(gòu)整理申報企業(yè)的基礎(chǔ)材料，檢查是否有需要補充的材料。在前面的步驟基礎(chǔ)上咨詢機構(gòu)收取第二階段材料，并告知企業(yè)需要補充的材料。最后，檢查資料的完整性，收取補充材料。

優(yōu)化后的申報材料獲取流程看起來步驟多，實際上嚴謹有序，不僅給雙方都預留了充足的工作時間，還增加了企業(yè)的參與度，最高限度地保證了材料的完整性。

4 申報流程優(yōu)化效果對比分析

為了解決優(yōu)化前申報流程中的問題，本研究使用精益思想將流程優(yōu)化，首先在流程中增加了對客戶的預評估，使得流程具有更強的針對性，有助于凸顯不同企業(yè)的特色；其次在收集材料清單環(huán)節(jié)增加了不同批次的材料清單整理，既能夠提高申報材料的專業(yè)度，又能增強客戶的參與度；最后優(yōu)化后的流程目標不僅僅是結(jié)項，還延伸出了續(xù)簽和其他的業(yè)務合作，體現(xiàn)出咨詢機構(gòu)的前瞻性。

4.1 優(yōu)化前后的流程效果分析

在預評估、模板選擇、資料獲取這3 個環(huán)節(jié)優(yōu)化完畢后，本研究采用ASME 標準對關(guān)鍵流程進行測量和分析，檢驗流程的優(yōu)化。

根據(jù)表1 可知，以往的申報流程包括指派工單、項目組組建、對接客戶、資質(zhì)分析、出具培育方案、申報與確認、項目進度跟蹤、立項與確認、半年報與結(jié)項9 步，其中增值活動占據(jù)5 個步驟，非增值占據(jù)4 個，可見增值步驟占比約55.56%，非增值占比約44.44%，并且客戶能夠參與的步驟僅僅只有對接、立項與確認兩個環(huán)節(jié)，參與度僅僅為22%。整體流程簡單，但客戶參與度不高、每個環(huán)節(jié)的針對性較差。帶來的后果便是申報材料無法凸顯客戶特色，很多環(huán)節(jié)的執(zhí)行都只是囫圇吞棗，且增加了每個環(huán)節(jié)的溝通時間，不利于提高通過率和客戶滿意度。

表1 優(yōu)化前的申報流程

在對問題進行分析之后，基于精益思想，本研究提出了優(yōu)化建議，優(yōu)化后的流程增加了預評估、整理首批材料清單、收集資料、收取補充材料4 個步驟，雖然步驟增加，但本質(zhì)是將優(yōu)化前同質(zhì)化嚴重的步驟拆分為針對性更強的環(huán)節(jié)，根據(jù)研究者的工作經(jīng)歷，在實際工作中這些步驟并沒有增加額外的工作時間，因為環(huán)節(jié)更具有針對性，所以大大節(jié)約了時間。優(yōu)化后的步驟中增值活動占了11 個，非增值活動則是3 個，占比分別為78.5%、21.4%，與優(yōu)化前相比，增值活動占比提升了大約23%。客戶能夠參與的環(huán)節(jié)也增加到了7 個，客戶參與度提高了32%。

4.2 經(jīng)濟效益

在實際引用精益思想進行流程優(yōu)化后，研究者申報的通過率從2018年的47.31%提升到2020年的76.63%，2021年的申報通過率再創(chuàng)新高，達到了84.61%，客戶滿意度達到了80%，說明引用精益思想對科技項目的申報通過率和客戶滿意度是有大幅度改善的。

5 結(jié)語

本研究將精益思想應用在專業(yè)咨詢機構(gòu)協(xié)助高新企業(yè)項目申報中，梳理了以往的申報流程存在的問題，針對這些問題在流程中增加預評估環(huán)節(jié)，診斷不同企業(yè)存在的問題，為企業(yè)開展定向輔導，再根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和類型選擇不同的申報書模板，有效避免了申報模板同質(zhì)化。在收集材料的環(huán)節(jié)，從優(yōu)化前的列出大清單后全部交給客戶解決，發(fā)展到現(xiàn)在根據(jù)不同的進度開展對應階段的材料收集，既能夠增強材料的指向性，又能提高客戶的參與度。這樣的優(yōu)化流程使得申報通過率大幅提高，同時客戶參與度也在不斷增長，在提升客戶滿意度方面取得了顯著的效用，因此本研究的優(yōu)化流程對于咨詢機構(gòu)具有一定的啟發(fā)意義。