中藥飲片企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在的問題及對策探討

信召洋

（天津中新藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司，天津 300193）

應(yīng)收賬款是企業(yè)經(jīng)營過程中因銷售產(chǎn)品、提供服務(wù)所產(chǎn)生的賒銷款，是企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表中重要的流動資產(chǎn)。中藥飲片企業(yè)經(jīng)營模式可以概括為：自上游供應(yīng)商采購中藥材后，經(jīng)過加工炮制具有一定形狀、規(guī)格的制成品，銷往下游經(jīng)銷商或者醫(yī)院、連鎖藥店等終端客戶的中藥飲片流通過程。由于下游醫(yī)療機構(gòu)受“兩票制”和“藥品零加成”等政策影響，效益同政策實施前相比明顯下降，處于產(chǎn)業(yè)鏈弱勢地位的中藥飲片企業(yè)不得不接受回款期限延長的結(jié)果。同時，由于中藥材供應(yīng)商以農(nóng)戶居多，采購中需要大量現(xiàn)款作為保障，資金壓力進(jìn)一步增加，應(yīng)收賬款管理的好壞直接決定了企業(yè)是否可以健康持續(xù)發(fā)展。

一、中藥飲片企業(yè)加強應(yīng)收賬款管理的意義

（一）可以提升市場競爭力

良好的應(yīng)收賬款管理可以提升企業(yè)的市場競爭力。加強應(yīng)收賬款管理可以減少壞賬發(fā)生的可能性，從而增加企業(yè)的利潤，推動企業(yè)保持更好的現(xiàn)金流和提高可支配資金額度，用于新工藝、新技術(shù)的研發(fā)和改進(jìn)，使產(chǎn)品在市場中具有獨特優(yōu)勢，增強議價能力并提高客戶黏性，有利于控制賒銷客戶數(shù)量，減少應(yīng)收賬款壞賬風(fēng)險。同時，也可用于對上游供應(yīng)商進(jìn)行收購，使企業(yè)采購中藥材的質(zhì)量和成本保持相對穩(wěn)定，中藥飲片質(zhì)量和價格的穩(wěn)定有利于企業(yè)提高市場占有率。

（二）可以提升貨款資金使用效率

加強應(yīng)收賬款管理可以使相關(guān)人員增強主人翁意識，進(jìn)而提升貨款資金使用效率。業(yè)務(wù)人員根據(jù)掌握的客戶信息對應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤管理，提高應(yīng)收賬款催收的效率。財務(wù)人員根據(jù)客戶應(yīng)收賬款的金額、賬齡和預(yù)期信用損失風(fēng)險等信息對應(yīng)收賬款計提壞賬準(zhǔn)備，同時提供專業(yè)建議對應(yīng)收賬款加以利用，采用靈活正確的方法提升應(yīng)收賬款利用效率。例如，通過應(yīng)收賬款保理業(yè)務(wù)可以縮短其變現(xiàn)時間，將變現(xiàn)資金用于對企業(yè)發(fā)展有益的投資或者融資項目，以追求更高的資金使用效率。

（三）可以降低企業(yè)財務(wù)風(fēng)險

首先，加強應(yīng)收賬款管理可以提高企業(yè)對應(yīng)收賬款風(fēng)險的重視程度，避免企業(yè)出現(xiàn)報表利潤不斷攀升，但營運資金周轉(zhuǎn)困難的窘境。通過應(yīng)收賬款合理有效的管理，能夠降低應(yīng)收賬款金額，其所占企業(yè)資產(chǎn)總額的比例隨之下降，對企業(yè)資金鏈的威脅也隨之減弱，使企業(yè)資金鏈運轉(zhuǎn)保持良好狀態(tài)。其次，利潤表中的利潤總額主要以營業(yè)收入為上限，加強應(yīng)收賬款管理可以有效消除企業(yè)利潤虛增，使報表客觀、真實地反映企業(yè)一段期間內(nèi)的經(jīng)營情況。最后，財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員通過定期或不定期對賬、與客戶發(fā)函對賬等，可以有效提高應(yīng)收賬款的賬實相符率。企業(yè)要將應(yīng)收賬款相關(guān)證據(jù)鏈保存完整，對賬差異及時解決，避免出現(xiàn)陳年舊賬。業(yè)務(wù)人員了解到客戶最新資信情況的變化，需要及時申請調(diào)整其銷售政策，并將此信息與財務(wù)人員共享，確保企業(yè)以最小的壞賬損失為代價保障貨款安全，降低財務(wù)風(fēng)險。

（四）可以減少企業(yè)運營成本

如果一般催款手段效果不佳，那么企業(yè)將會采取法律手段作為最終催款方式，但通常效果也不盡如人意。由于法律訴訟程序通常要經(jīng)過起訴、受理、調(diào)查取證、開庭審理、判決和執(zhí)行等多個環(huán)節(jié)，一般需要很長時間才能履行到最后一步，其間企業(yè)需要投入大量人力、物力和財力。即便法院判決結(jié)果為勝訴，但由于客戶往往已經(jīng)處于資不抵債狀態(tài)，最終執(zhí)行過程中收回貨款的可能性非常小。企業(yè)通過加強應(yīng)收賬款管理可以有效減少應(yīng)收賬款金額，避免被迫投入大量的人力、物力和財力去催收逾期應(yīng)收賬款，減少企業(yè)運營成本。

二、中藥飲片企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在的主要問題

（一）企業(yè)內(nèi)部控制和相關(guān)制度不健全

多數(shù)中藥飲片企業(yè)未設(shè)置專有部門用于管理客戶信用，一般由銷售部兼管，這就出現(xiàn)“既是運動員又是裁判員”的內(nèi)控缺失現(xiàn)象。例如，客戶已超出賒銷額度，為完成業(yè)績?nèi)岳^續(xù)供貨的情況。企業(yè)沒有建立科學(xué)合理的信用政策，習(xí)慣以口頭了解或經(jīng)驗主義作為客戶資信判斷手段，沒有進(jìn)行專業(yè)化的資信調(diào)查評估，容易出現(xiàn)對客戶信用信息了解不全面的情況下給予信用政策，容易導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)壞賬損失風(fēng)險。企業(yè)的信用管理制度不健全，對于涉及應(yīng)收賬款管理的各部門職責(zé)分工不明確，統(tǒng)籌協(xié)作配合不順暢。再如，財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員未建立應(yīng)收賬款定期分析溝通機制，僅在客戶出現(xiàn)款項無法收回時才緊急溝通并安排相關(guān)人員催收，將企業(yè)置于比較被動的狀態(tài)，未能事前預(yù)警，及時采取措施規(guī)避風(fēng)險。

（二）企業(yè)合同管理不規(guī)范

應(yīng)收賬款作為合同債權(quán)的一種類型，企業(yè)在承接每項業(yè)務(wù)前應(yīng)與客戶簽訂合同，明確買賣雙方的權(quán)利和義務(wù)，以合同條款來保障雙方的合法權(quán)益。但在實際工作中銷售合同訂立不嚴(yán)謹(jǐn)，存在先發(fā)貨后補合同的現(xiàn)象，相關(guān)人員未定期追蹤合同履行情況，企業(yè)送貨單，驗收回執(zhí)、往來函件以及合同變更或補充協(xié)議等應(yīng)收賬款債權(quán)證明性質(zhì)的資料未妥善保管，合同審批、用印及歸檔工作未嚴(yán)格管理，未建立合同臺賬等問題，容易使合同履行發(fā)生爭議，導(dǎo)致應(yīng)收賬款收回困難。

（三）企業(yè)應(yīng)收賬款管理風(fēng)險防范意識不強

目前，中藥飲片處于買方市場，行業(yè)競爭比較激烈，企業(yè)在客戶選擇方面的能力相對欠缺，往往擴大銷售額是建立在客戶違約的風(fēng)險之上。應(yīng)收賬款管理主要內(nèi)容是針對客戶信用等級審批、賒銷額度設(shè)定和回款期限追蹤，在合作初期洽談時企業(yè)常常以銷售額作為主要參考指標(biāo)，對于客戶資信情況和風(fēng)險防范意識相對薄弱。從企業(yè)生命周期角度來看，企業(yè)經(jīng)歷初創(chuàng)期至成長期再到成熟期，對于應(yīng)收賬款管理的重視程度和風(fēng)險防范意識隨業(yè)務(wù)量的增長呈現(xiàn)下降趨勢。由于賒銷方式下的各項業(yè)務(wù)資金流和實物流不能同步，企業(yè)發(fā)出貨物時根據(jù)新收入準(zhǔn)則滿足“五步法”即可確認(rèn)收入增加利潤，而此項業(yè)務(wù)現(xiàn)金流量尚未流入企業(yè)，同時還需上繳該業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的稅金，使現(xiàn)金流量提前流出企業(yè)，導(dǎo)致企業(yè)大量流動資金被占用，內(nèi)部資金無法正常流動，容易觸發(fā)企業(yè)資金鏈斷裂的風(fēng)險。由于企業(yè)對相關(guān)客戶的信用情況了解不及時、不透徹和不全面，容易產(chǎn)生壞賬損失，導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)流失風(fēng)險。在實際運營過程中，很多業(yè)務(wù)員鑒于一些人情關(guān)系等因素，對老客戶給予較長期限的信用政策，無法及時催收到期應(yīng)收賬款，影響正常的應(yīng)收賬款管理，使企業(yè)發(fā)展面臨更大的危機。

（四）業(yè)務(wù)人員考核體系不完善

目前，中藥飲片企業(yè)主要考核產(chǎn)值收入，業(yè)務(wù)人員考核體系也主要與銷售額完成情況掛鉤，銷售額越高，工資越高。對于貨款回收工作沒有同銷售部或者業(yè)務(wù)人員的直接利益相聯(lián)系，例如沒有把應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)、一年以上新增應(yīng)收賬款金額、超過合同回款期限應(yīng)收賬款金額和新增壞賬損失納入考核體系中。在一定程度上沒有公平公正考核，單一考核指標(biāo)對業(yè)務(wù)人員約束性較差。

（五）應(yīng)收賬款管理不精細(xì)

首先，應(yīng)收賬款部分客戶財務(wù)賬面金額與業(yè)務(wù)部門統(tǒng)計臺賬的金額存在對賬不相符的情況，主要原因是由于財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門、客戶沒有形成定期對賬機制，造成企業(yè)債權(quán)資產(chǎn)賬實不符；其次，應(yīng)收賬款回款核銷時未與債權(quán)確認(rèn)時的發(fā)票一一對應(yīng)，往往按照先進(jìn)先出原則進(jìn)行核銷，導(dǎo)致應(yīng)收賬款賬齡分析不能客觀、真實和全面地反映逾期應(yīng)收賬款，不利于企業(yè)對逾期貨款及時采取有效措施；最后，企業(yè)仍然簡單使用傳統(tǒng)賬齡比例法計提壞賬準(zhǔn)備，沒有依據(jù)新金融工具準(zhǔn)則要求采用遷徙率模型計算預(yù)期信用損失率計提壞賬準(zhǔn)備。

三、中藥飲片企業(yè)加強應(yīng)收賬款管理的對策

（一）建立健全內(nèi)部控制措施和相關(guān)制度

健全有效的企業(yè)內(nèi)部控制和完善的相關(guān)制度是避免企業(yè)財產(chǎn)損失最好的方法之一。堅持制度管人，依據(jù)制度行事。由于中藥飲片企業(yè)的特殊性，企業(yè)有必要設(shè)立專門的一個信用管理部門。例如，銷售管理部專職負(fù)責(zé)客戶信用管理工作，該部門具有一定的獨立性，與銷售部和財務(wù)部形成相互牽制、相互制約和相互監(jiān)督的關(guān)系。企業(yè)非常有必要建立完善的《客戶信用管理制度》，以降低應(yīng)收賬款損失風(fēng)險。從客戶建立檔案到賒銷額度設(shè)置，必須嚴(yán)格依據(jù)制度執(zhí)行公司內(nèi)部審批流程，非經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，信息無效，對于后期調(diào)整賒銷額度也應(yīng)按照制度要求履行審批或者備案手續(xù)。對于超出賒銷額度及期限的客戶，制度中應(yīng)明示公司管理系統(tǒng)將鎖定不予發(fā)貨，業(yè)務(wù)人員向客戶進(jìn)行催款并通知客戶將停止供貨，直至貨款控制在規(guī)定的賒銷額度及期限內(nèi)方可恢復(fù)供貨。

（二）加強合同的規(guī)范化管理，妥善保存相關(guān)檔案

合同是企業(yè)享有應(yīng)收賬款債權(quán)有利且有效的法律依據(jù)。在銷售合同訂立過程中，企業(yè)法律服務(wù)部門、質(zhì)量部門和財務(wù)部門應(yīng)對合同中的合作主體、質(zhì)量條款、驗收條款、付款條款、違約條款、管轄條款和送達(dá)條款等逐一根據(jù)企業(yè)實際情況進(jìn)行商擬確認(rèn)，應(yīng)對不同客戶根據(jù)采購情況設(shè)置相應(yīng)條款，不能一概而論地采用相同條款，避免出現(xiàn)合同爭議。應(yīng)收賬款發(fā)生和形成要及時歸檔保存有效、完整的銷售交易憑證，例如：經(jīng)過授權(quán)審批的合同、信用政策和客戶簽收回執(zhí)等資料。銷售管理部應(yīng)定期與財務(wù)部門、銷售部門和客戶做好對賬工作，保證對賬的準(zhǔn)確性，出現(xiàn)對賬差異要深入分析，及時解決，對賬完成后雙方在往來函件中簽字蓋章確認(rèn)，定期歸檔，妥善保存，進(jìn)一步保障企業(yè)的利益。

（三）加強應(yīng)收賬款日常管理，提高風(fēng)險防范意識

企業(yè)管理層、業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員都應(yīng)充分認(rèn)識到應(yīng)收賬款無法收回對企業(yè)運營的風(fēng)險和不利影響，對于客戶選擇、賒銷額度設(shè)置和客戶回款等各環(huán)節(jié)應(yīng)進(jìn)行動態(tài)信用管理。企業(yè)在經(jīng)營過程中應(yīng)充分調(diào)研客戶的資信情況，根據(jù)客戶的償債可能性、償債能力、注冊資本及財務(wù)狀況、抵押物變現(xiàn)價值和所處市場環(huán)境五個要素引入“5C”評價法，同時獲取銀行評定等級，納稅信用等級和經(jīng)審計后的財務(wù)報告作為建立科學(xué)合理信用政策的依據(jù)。業(yè)務(wù)人員應(yīng)隨時偵查客戶信用變化，在客戶出現(xiàn)不能按期回款時，銷售管理部應(yīng)及時提出預(yù)警并采取有效手段來降低風(fēng)險，例如，在客戶仍有賒銷額度的情況下暫停對其發(fā)貨。對于超過信用期的應(yīng)收賬款，銷售管理部要逐筆核實原因，落實責(zé)任到人，由相關(guān)人員制定具體催收方案，企業(yè)管理層給予明確處理意見。

（四）完善內(nèi)部激勵及約束機制

企業(yè)應(yīng)糾正銷售人員薪酬僅與銷售額掛鉤的錯誤做法，要將應(yīng)收賬款管理目標(biāo)納入業(yè)務(wù)人員的績效考核中，特別是應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)、一年以上新增應(yīng)收賬款金額、超過合同回款期限金額和壞賬金額等指標(biāo)，以督促業(yè)務(wù)人員控制賒銷額度，提高風(fēng)險防范意識和重視程度，降低企業(yè)應(yīng)收賬款壞賬損失風(fēng)險。對于應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)考核，可以選擇考核年度的偶數(shù)月份期末應(yīng)收賬款原值作為計算應(yīng)收賬款平均金額的基數(shù)，客觀真實地反映應(yīng)收賬款管理情況，例如，超過指標(biāo)天數(shù)無年終獎勵。超過一年以上新增應(yīng)收賬款和壞賬金額如有發(fā)生，無年終獎勵并按照新增金額根據(jù)欠款時間和同期中國人民銀行貸款利率計算利息，由業(yè)務(wù)人員承擔(dān)。超過合同回款期限金額，按照超期時間設(shè)置級次和獎懲比例，可以按如下方案進(jìn)行考核：應(yīng)收賬款超期1-3個月，超期應(yīng)收賬款每月按1%扣罰；應(yīng)收賬款超期4-6個月，超期應(yīng)收賬款每月按2%扣罰；應(yīng)收賬款超期7-9個月，超期應(yīng)收賬款每月按3%扣罰；應(yīng)收賬款超期10-12個月，超期應(yīng)收賬款每月按4%扣罰，直至貨款清回為止。

（五）加強財務(wù)精細(xì)化管理

首先，財務(wù)部門要準(zhǔn)確記錄應(yīng)收賬款相關(guān)賬務(wù)處理，避免出現(xiàn)應(yīng)收賬款確認(rèn)和回款核銷串戶錯賬的發(fā)生。財務(wù)部門內(nèi)部每月結(jié)賬前要先進(jìn)行總賬與明細(xì)賬、明細(xì)賬與客戶輔助明細(xì)賬核對的自我對賬工作，同時形成與銷售管理部和賒銷客戶定期對賬機制。至少每個月結(jié)賬后都要與銷售管理部核對應(yīng)收賬款金額是否準(zhǔn)確，核對無誤后雙方部門相關(guān)責(zé)任人簽字并蓋章確認(rèn)；至少每個季度財務(wù)部門都要主動發(fā)起對客戶應(yīng)收賬款函證，對于季度末應(yīng)收賬款余額為零且本年度有業(yè)務(wù)往來的客戶也要列入發(fā)函確認(rèn)對象。財務(wù)部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門緊密聯(lián)系，不能使管理脫節(jié)，避免賬目混亂相互扯皮，責(zé)任劃分不明確。其次，財務(wù)部門應(yīng)詳細(xì)記錄每筆貨款的收回情況，回款核銷應(yīng)與確認(rèn)應(yīng)收賬款時的發(fā)票金額一一對應(yīng)，不能按照先進(jìn)先出原則核銷，在此基礎(chǔ)上對應(yīng)收賬款賬齡明細(xì)進(jìn)行分析。一般來講，超過賒銷信用期的時間越短，企業(yè)采取積極催款措施收回的可能性越大，發(fā)生壞賬損失的可能性越小，反之亦然。財務(wù)部門應(yīng)在每月結(jié)賬后向銷售管理部提供一份《應(yīng)收賬款賬齡分析表》，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員簽字確認(rèn)并經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批后報送企業(yè)管理層，以便企業(yè)管理層及時了解應(yīng)收賬款最新情況，有利于對逾期應(yīng)收賬款收回及時做出決策。最后，企業(yè)對于應(yīng)收賬款管理在事前盡調(diào)、事中控制和事后分析工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)優(yōu)化壞賬準(zhǔn)備金計提方法，通過定期對應(yīng)收賬款全面分析，按照新金融工具準(zhǔn)則由“已發(fā)生損失法”轉(zhuǎn)變?yōu)椤邦A(yù)期損失法”，根據(jù)逾期天數(shù)的歷史數(shù)據(jù)計算賬齡遷徙率和預(yù)期信用損失率，進(jìn)而計提壞賬準(zhǔn)備金，根據(jù)謹(jǐn)慎性原則將壞賬風(fēng)險納入業(yè)務(wù)發(fā)生年度，避免壞賬發(fā)生時對利潤產(chǎn)生較大波動。