企業(yè)推行5S現(xiàn)場管理的步驟方法與保障機(jī)制
——以煙草商業(yè)企業(yè)為例

王永利 任明波 房 力 田 軍 王 軼 趙海剛

（山東淄博煙草有限公司，山東 淄博 255000）

5S現(xiàn)場管理，又稱為“五常法則”或“五常法”。是通過規(guī)范現(xiàn)場、現(xiàn)物，營造一目了然的工作環(huán)境，培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣，其最終目的是提升工作人員的品質(zhì)。

對于當(dāng)今煙草商業(yè)企業(yè)來說，要想通過質(zhì)量、效率、動力三大變革，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，就要提高企業(yè)的現(xiàn)場管理水平。因?yàn)楝F(xiàn)場管理水平的高低，不僅直接影響企業(yè)的管理水平，而且對解決辦公環(huán)境凌亂無序、工作作風(fēng)慵懶散拖、工作效能無謂浪費(fèi)、工作落實(shí)“失調(diào)梗阻”等問題均起到卓有成效的作用。

一、煙草商業(yè)企業(yè)推行5S現(xiàn)場管理的目標(biāo)和意義

5S現(xiàn)場管理作為一種精益工具，體現(xiàn)了對“物、事、人”要素管理的集合，是以“消除浪費(fèi)、提高效率、持續(xù)改善”為目標(biāo)，通過格物理事，促進(jìn)人的行為習(xí)慣和能力持續(xù)改善。物的管理是基礎(chǔ)，事的管理是核心，人的管理是根本，5S現(xiàn)場管理的推進(jìn)過程，是一個“由物的形象化，向事的規(guī)范化，進(jìn)而促進(jìn)人的習(xí)慣化和活性化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展質(zhì)量持續(xù)提升”的過程；因此，推行5S現(xiàn)場管理的目標(biāo)是通過“以規(guī)格物、以物理事、以事育人、以人興企”的5S現(xiàn)場管理推進(jìn)模式，形成“人人都是管理主體”的責(zé)任意識和“事事都有提升空間”的行為習(xí)慣，著力構(gòu)建物的規(guī)矩、事的規(guī)矩、逐步形成人的規(guī)矩，推動形成企業(yè)發(fā)展的規(guī)矩。

推行5S現(xiàn)場管理，具有三個方面的重要意義。

（一）厚植“全員精益”的發(fā)展?jié)摿?/h3>

5S現(xiàn)場管理核心在于“讓職工從被管理者轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碚摺?，切?shí)營造“人人積極參與、事事遵守標(biāo)準(zhǔn)、崗崗改善創(chuàng)新、共謀轉(zhuǎn)型升級”的濃厚氛圍。

（二）釋放“全過程精益”的發(fā)展紅利

直接從現(xiàn)時、現(xiàn)場、現(xiàn)物抓起，通過整理、整頓、清掃、清潔，在短時間內(nèi)改善管理粗放等問題，切口小、成本低、見效快，干部職工獲得感強(qiáng)，能夠激發(fā)“想干、愿干”的積極性，逐步養(yǎng)成“持續(xù)干、善于干”的行為習(xí)慣。

（三）深化“全方位精益”的發(fā)展規(guī)矩

以現(xiàn)場管理為抓手，通過構(gòu)建物的規(guī)矩、事的規(guī)矩，逐步形成人的規(guī)矩，從而進(jìn)一步提升企業(yè)發(fā)展的規(guī)矩，這既是破解基層基礎(chǔ)薄弱問題的一劑良方，更是打造風(fēng)清氣正、干事創(chuàng)業(yè)良好政治生態(tài)的必然選擇。

二、煙草商業(yè)企業(yè)推行5S現(xiàn)場管理的步驟、方法及要點(diǎn)

（一）推行5S現(xiàn)場管理的步驟及常用的現(xiàn)場

5S現(xiàn)場管理工作的推行步驟，遵循“問題導(dǎo)向、改善改變、實(shí)用好用、長遠(yuǎn)發(fā)展”4個原則，立足“計劃、實(shí)施、檢查、改善”PDCA循環(huán)4個階段，實(shí)施明確目標(biāo)、制定計劃、宣貫培訓(xùn)、推進(jìn)實(shí)施、檢查評價、總結(jié)提煉、循環(huán)改進(jìn)7個步驟。

包括并不限于以下四類現(xiàn)場。

1.辦公現(xiàn)場：市、縣、站三級辦公現(xiàn)場。

2.作業(yè)現(xiàn)場：煙葉收購現(xiàn)場和卷煙物流作業(yè)現(xiàn)場。

3.服務(wù)現(xiàn)場：零售終端服務(wù)現(xiàn)場。

4.管理現(xiàn)場：以流程、標(biāo)準(zhǔn)化等為管理方式的生產(chǎn)經(jīng)營活動現(xiàn)場。

（二）推行5S現(xiàn)場管理的方法

首先，試點(diǎn)先行。以煙草商業(yè)企業(yè)機(jī)關(guān)部門為試點(diǎn)，集中力量建設(shè)5S現(xiàn)場管理示范樣板，通過“先機(jī)關(guān)、后基層”兩步走的推進(jìn)路徑，邊建設(shè)、邊總結(jié)、邊推廣，發(fā)揮試點(diǎn)先行的突破、示范和帶動作用，向全員著重講清5S現(xiàn)場管理的重要意義、目標(biāo)任務(wù)和工作部署，推進(jìn)5S現(xiàn)場管理進(jìn)機(jī)關(guān)、進(jìn)基層、進(jìn)零售終端。

其次，分類推進(jìn)。統(tǒng)籌5S現(xiàn)場管理“人、事、物”等要素，處理好“取與舍、多與少、左與右、優(yōu)與劣、常與長”五個關(guān)系，充分識別和管理現(xiàn)場要素，區(qū)分客戶層、執(zhí)行層、管理層、領(lǐng)導(dǎo)層四個層級管理對象，分類建設(shè)辦公、生產(chǎn)、服務(wù)三個管理現(xiàn)場。

最后，融合延伸。以消除“企業(yè)管理七大浪費(fèi)”為切入點(diǎn)，通過組織全員查找浪費(fèi)點(diǎn)、收集改善提案、崗位創(chuàng)新對壘等活動，找準(zhǔn)5S現(xiàn)場管理與流程優(yōu)化、精益改善和崗位創(chuàng)新的契合點(diǎn)、切入點(diǎn)，不斷提升管理效能，推動5S管理見行見效。

（三）推行5S現(xiàn)場管理的要點(diǎn)

1.整理：區(qū)分要與不要的物品，現(xiàn)場只保留必需的物品

（1）要點(diǎn)：把要與不要的物分開，再將不需要物加以處理，實(shí)現(xiàn)三個目的：改善和增加作業(yè)面積；現(xiàn)場無障礙，提高工作效率；減少物的庫存量，節(jié)約倉儲成本。

（2）整理常用精益工具：5why、因果圖、排列圖等。

（3）提示點(diǎn)：物的區(qū)分與識別。實(shí)行“四位五性”檢查，即對地面、墻壁、桌柜、懸掛四個區(qū)位的可見現(xiàn)場與不可見現(xiàn)場，從物品的安全性、實(shí)用性、規(guī)范性、紀(jì)律性、效益性五個方面，區(qū)分識別要與不要的物品。做到清退不需要物品、精簡常用物品、嚴(yán)管個人物品；在區(qū)分“要與不要”的過程中，把導(dǎo)致“要”或“不要”的原因或癥結(jié)找出來，進(jìn)行浪費(fèi)點(diǎn)識別區(qū)分，并明確提出，為解決重復(fù)發(fā)生的問題奠定基礎(chǔ)。

2.整頓：將整理后的物品分區(qū)分類，科學(xué)布局、明確標(biāo)識、取用便捷

（1）要點(diǎn)：把需要的物進(jìn)行定點(diǎn)、定量、定容，實(shí)現(xiàn)三個目的：確保以最快的速度取得所需物品；在保障安全的前提下，以最高效和最簡潔的標(biāo)準(zhǔn)或流程下完成作業(yè)；消除因物品無序放置和管理責(zé)任不明，導(dǎo)致的差錯和事故。

（2）整頓常用精益工具：目視化管理、行跡管理、定點(diǎn)攝影法等。

（3）提示點(diǎn)：物品擺放要有固定的地點(diǎn)和區(qū)域，以便于尋找，消除因混放而造成的差錯；物品擺放地點(diǎn)要科學(xué)合理。例如，根據(jù)物品使用的頻率，經(jīng)常使用的東西應(yīng)放得近些（如放在作業(yè)區(qū)內(nèi)），偶爾使用或不常使用的東西則應(yīng)放得遠(yuǎn)些；物品擺放目視化，使定量裝載的物品做到過目知數(shù)，擺放不同物品的區(qū)域采用不同的色彩和標(biāo)記加以區(qū)別；對整理過程中的問題癥結(jié)和浪費(fèi)點(diǎn)，按照崗位（部門）職能，劃分責(zé)任歸屬，實(shí)施責(zé)任“定位”。

3.清掃：打掃干凈并保持整潔有序，查找問題原因并加以解決，保持良好狀態(tài)

（1）要點(diǎn)：建立清掃責(zé)任區(qū)，人人參與，責(zé)任到人；實(shí)時對現(xiàn)場環(huán)境進(jìn)行清掃，并保持到位；對在清掃過程中發(fā)現(xiàn)的問題，查找癥結(jié)，運(yùn)用精益方法，及時排除隱患，清除障礙。

（2）清掃常用精益工具：PDCA循環(huán)、5W1H等。

（3）提示點(diǎn)：正確選擇清掃工具，明確安全操作要求。明確無雜物、無灰塵、無污漬“三無標(biāo)準(zhǔn)”和清掃周期頻率，落實(shí)“自查、互查、巡查”工作機(jī)制，做到現(xiàn)場管理“在崗與不在崗一個樣”。清掃為了改善，準(zhǔn)確選擇精益管理方法或工具，消除問題癥結(jié)和浪費(fèi)點(diǎn)（如利用ECRS解決流程不暢的問題，利用目視化管理消除檢索效率低的浪費(fèi)，利用標(biāo)準(zhǔn)化管理解決員工操作不統(tǒng)一的問題等）。

4.清潔：將整理、整頓、清掃實(shí)施的做法制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，持久推進(jìn)，維持其成果

（1）要點(diǎn)：對改善過程以標(biāo)準(zhǔn)、流程、制度等形式固化下來，并加以推廣應(yīng)用，防止問題反復(fù)發(fā)生。

（2）清潔常用精益工具：流程管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理等。

（3）提示點(diǎn)：關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)的制定，不能搞“一刀切”，一定要讓員工本人參與，有充分的發(fā)言權(quán)，東西怎樣放置最順手，自己研究一個標(biāo)準(zhǔn)，研究好之后固化下來。充分尊重使用者本人的意見，標(biāo)準(zhǔn)制定過程就是自我管理過程。標(biāo)準(zhǔn)的完善實(shí)施動態(tài)管理，將精益改善或崗位創(chuàng)新成果及時納入制度、標(biāo)準(zhǔn)的固化環(huán)節(jié)。注重引進(jìn)轉(zhuǎn)化成果的檢驗(yàn)，提高制度及標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)用性和操作性。

5.素養(yǎng)：按章操作、依規(guī)行事，養(yǎng)成持續(xù)改善的良好習(xí)慣

（1）要點(diǎn)：讓員工能通過實(shí)踐5S管理，轉(zhuǎn)變思維方式，形成規(guī)矩意識，改善行為習(xí)慣，提升工作能力，是5S現(xiàn)場管理活動的根本所在。

（2）素養(yǎng)常用精益工具：改善提案、合理化建議等。

（3）提示點(diǎn)：素養(yǎng)體現(xiàn)在思維方式和行為習(xí)慣的轉(zhuǎn)變，員工由標(biāo)準(zhǔn)的參與者，到規(guī)矩的遵守者，再到管理的改善者，實(shí)現(xiàn)了員工從思想的認(rèn)同到行動的自覺，形成“人人都是管理主體”的責(zé)任意識和“事事都有提升空間”的行為習(xí)慣。素養(yǎng)的督促與評價，通過硬考核是不行的。5S現(xiàn)場管理，沒有前置的、大量的工作，單純的強(qiáng)制性考核則會適得其反。5S現(xiàn)場管理是可以考核的，必要的激勵措施可以有，但必須建立在職工心服口服的基礎(chǔ)上。

三、煙草商業(yè)企業(yè)推行5S現(xiàn)場管理常見的問題

（一）思想認(rèn)識問題

“圖省事、圖方便、怎么舒服怎么來”是絕大部分員工日常工作生活的行為習(xí)慣。推進(jìn)5S現(xiàn)場管理過程中，員工的思想認(rèn)識可能存在不夠到位的問題。首先，認(rèn)識不到5S現(xiàn)場管理是一種科學(xué)系統(tǒng)的管理方法，將其等同于“打掃衛(wèi)生”，甚至與日常工作對立起來，當(dāng)成工作負(fù)擔(dān)，嫌麻煩、應(yīng)付了事；其次，認(rèn)識不到“員工既是被管理者，也是管理者”，標(biāo)準(zhǔn)被動執(zhí)行，推一推動一動，不推不動，積極性、自覺性不高；最后，認(rèn)識不到素養(yǎng)是現(xiàn)場管理的最終落腳點(diǎn)，只停留在整理、整頓、清掃的淺層次，沒有從機(jī)制層面固化形成良好習(xí)慣，導(dǎo)致現(xiàn)場管理流于形式、浮于表面。

（二）領(lǐng)導(dǎo)作用發(fā)揮問題

領(lǐng)導(dǎo)干部在5S現(xiàn)場管理中要發(fā)揮決定性作用，要擔(dān)當(dāng)起以下四種角色。首先，要當(dāng)好“老師”。領(lǐng)導(dǎo)干部首先必須把5S現(xiàn)場管理弄清吃透，再用最樸素的語言教給員工。只有一把手吃透了，才能真正重視起來，這項(xiàng)工作才能更好推進(jìn)下去。其次，要當(dāng)好“策劃者”。領(lǐng)導(dǎo)要帶頭做好5S現(xiàn)場管理的頂層設(shè)計工作，結(jié)合本單位實(shí)際，精心策劃實(shí)施方案，明確推進(jìn)5S現(xiàn)場管理的方法、步驟、路徑和目標(biāo)，把復(fù)雜留給設(shè)計，把簡單留給操作；再次，當(dāng)好“組織者”。5S現(xiàn)場管理涉及全員、全過程、全方位，從方案策劃到標(biāo)準(zhǔn)制定，從推進(jìn)實(shí)施到效果評價，主要領(lǐng)導(dǎo)要帶頭講好現(xiàn)場管理“第一課”，在內(nèi)部協(xié)調(diào)、形成合力方面發(fā)揮作用，通過開展“大家學(xué)、大家談”等活動，切實(shí)解決影響5S現(xiàn)場管理的“慣性、惰性和不確定性”思維；最后，要當(dāng)好“把關(guān)者”。領(lǐng)導(dǎo)干部要帶頭參加5S現(xiàn)場管理實(shí)施過程，充分發(fā)揮自身豐富的業(yè)務(wù)和管理經(jīng)驗(yàn)，把好推進(jìn)質(zhì)量關(guān)。

（三）全員參與問題

推行5S現(xiàn)場管理的意義在于“人創(chuàng)造環(huán)境、環(huán)境改變?nèi)恕?，核心在于“讓員工從被管理者轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碚摺薄Ｗ鳛?S現(xiàn)場管理的實(shí)施主體和責(zé)任主體，只有充分發(fā)揮每名員工的主觀能動性，讓每名員工親自參與，親自設(shè)計、親自驗(yàn)證，才能保障標(biāo)準(zhǔn)制定的可行性、實(shí)效性和持久性，切實(shí)營造“人人積極參與、事事遵守標(biāo)準(zhǔn)、崗崗改善創(chuàng)新、共謀轉(zhuǎn)型升級”的濃厚氛圍。

四、煙草商業(yè)企業(yè)持續(xù)提升5S現(xiàn)場管理工作成效的保障機(jī)制

通過推行5S現(xiàn)場管理，推動現(xiàn)場由“雜亂無序”向“井然有序”轉(zhuǎn)變，員工由“被動執(zhí)行”向“自發(fā)自覺”轉(zhuǎn)變，管理由“深耕一域”向“融入全局”轉(zhuǎn)變，如何保持并持續(xù)提升工作成效，切實(shí)營造“人人都是管理主體，事事都有提升空間”的管理氛圍，需要重點(diǎn)做到四個保障機(jī)制。

（一）健全標(biāo)準(zhǔn)流程，強(qiáng)化規(guī)范保障

堅持“以運(yùn)行反推標(biāo)準(zhǔn)”，強(qiáng)化PDCA驅(qū)動，與制度建設(shè)、流程優(yōu)化深度融合，完善5S現(xiàn)場管理的制度體系、標(biāo)準(zhǔn)體系和流程（SOP）體系，明確標(biāo)準(zhǔn)要求，壓實(shí)管理要點(diǎn)，確保5S現(xiàn)場管理實(shí)施過程有章可循、有據(jù)可依。

（二）健全管理診斷機(jī)制，強(qiáng)化責(zé)任保障

堅持過程與結(jié)果并重，對5S現(xiàn)場管理實(shí)施末端評價，嚴(yán)格加減分雙向激勵，切實(shí)做到“干好干壞不一樣”。建立市縣站季度巡檢機(jī)制，配合實(shí)施《清掃檢視記錄表》《現(xiàn)場管理巡檢表》《問題整改記錄表》等清單，推動自我診斷、自我改進(jìn)、自我提升。

（三）健全成果轉(zhuǎn)化機(jī)制，強(qiáng)化應(yīng)用保障

以5S現(xiàn)場管理創(chuàng)新成果轉(zhuǎn)化為重點(diǎn)，突出成果應(yīng)用檢驗(yàn)，可以提取現(xiàn)狀改善率、員工熟知率、應(yīng)用覆蓋率、計劃完成率等KPI指標(biāo)進(jìn)行評價，增設(shè)“成果轉(zhuǎn)化應(yīng)用獎”，切實(shí)解決各類成果“創(chuàng)而不用”、成果轉(zhuǎn)化不實(shí)不細(xì)等問題。

（四）健全員工激勵機(jī)制，強(qiáng)化動力保障

在推進(jìn)5S現(xiàn)場管理過程中，圍繞消除浪費(fèi)、提升效率，同步開展改善提案征集、合理化建議征集、浪費(fèi)點(diǎn)查找等活動，定期評選最佳改善提案、最佳改善案例、流程優(yōu)化案例并進(jìn)行表彰獎勵，對各類改善創(chuàng)新成果，可采用冠名工作法等形式進(jìn)行命名，不斷提升員工個人的獲得感和成就感，激勵員工主動發(fā)現(xiàn)問題、消除浪費(fèi)的自覺性和持續(xù)性。

五、結(jié)語

5S現(xiàn)場管理，道阻且長，行則將至。在推進(jìn)過程中，要抓好5S現(xiàn)場管理，統(tǒng)一思想是前提；要不斷深化對5S現(xiàn)場管理的認(rèn)識，凝聚全員共識，形成推進(jìn)自覺；全員參與是基礎(chǔ)，牢固樹立“人人都是管理主體”的理念，引導(dǎo)干部職工從“要我管理”向“我要管理”轉(zhuǎn)變，不斷釋放“我的崗位我負(fù)責(zé)、我的現(xiàn)場我管好”的動能；推動融合是關(guān)鍵，要堅持“事事都有提升空間”，推動5S理念向流程優(yōu)化、崗位創(chuàng)新等領(lǐng)域延伸，并體現(xiàn)在隊(duì)伍素養(yǎng)的新氣象、干事創(chuàng)業(yè)的新成效上；長效機(jī)制是保障，要建立健全制度體系、標(biāo)準(zhǔn)體系、流程體系，推動現(xiàn)場管理走向深入，不斷取得更多可推廣、可復(fù)制的成果，向更高標(biāo)準(zhǔn)、更高水平邁進(jìn)。