論信息時代如何做好行政事業(yè)單位會計風險防控

張東輝 沈陽市鐵西區(qū)疾病預防控制中心

引言

會計信息化是指利用信息化技術(shù)首先對會計數(shù)據(jù)進行收集，其次對收集的信息數(shù)據(jù)進行嚴格篩選，最后在對相關(guān)數(shù)據(jù)信息進行有效歸納匯總，形成對單位有用的信息，為單位管理者進行決策提供科學數(shù)據(jù)支撐。

信息化時代下，傳統(tǒng)的會計工作模式面對當前的市場情形會面臨諸多風險。行政事業(yè)單位會計工作領(lǐng)域應積極進行創(chuàng)新、變革，提高會計工作質(zhì)量和會計工作效率，提升行政事業(yè)單位整體工作質(zhì)量和工作效率，增強社會公共服務(wù)管理工作質(zhì)量。但任何事物都有兩面性，信息技術(shù)的應用不僅給各行各業(yè)帶來了機遇，也會由于信息技術(shù)的應用而帶來一定的風險。因此，行政事業(yè)單位應積極應用各種技術(shù)手段，提出有針對性的措施有效規(guī)避各種會計風險，充分利用信息技術(shù)手段，確保行政事業(yè)單位實現(xiàn)長遠發(fā)展。

一、會計信息化對于行政事業(yè)單位的意義

信息技術(shù)與會計工作進行全面結(jié)合，相關(guān)會計工作人員應順應時代發(fā)展，及時調(diào)整原有的知識結(jié)構(gòu)，提升行政事業(yè)單位綜合業(yè)務(wù)能力，確保單位內(nèi)部各部門之間實現(xiàn)資源共享、提升工作效率以及單位決策能力，避免出現(xiàn)財務(wù)風險。

（一）提高了會計工作效率

信息時代背景下，信息化技術(shù)已經(jīng)涉及各行各業(yè)。行政事業(yè)單位采用原有傳統(tǒng)的會計工作模式已經(jīng)無法適應當前時代發(fā)展需求。行政事業(yè)單位會計工作利用信息技術(shù)可以有效提升會計數(shù)據(jù)分析和決策能力，提高單位內(nèi)部管理水平，有利于行政事業(yè)單位更好地履行政府職能，為單位管理進行決策提供科學的數(shù)據(jù)保障。同時，行政事業(yè)單位會計工作利用信息技術(shù)可以極大程度地解放勞動力，減輕了會計相關(guān)工作人員的工作負擔，會計相關(guān)工作人員無須再進行數(shù)據(jù)的重復錄入工作，促進會計相關(guān)工作人員可以更加方便準確地對相關(guān)會計數(shù)據(jù)登記、生成和查詢，確保會計相關(guān)工作人員可以有更多精力參與到單位會計數(shù)據(jù)分析和決策以及單位日常管理工作中。

（二）提高了會計信息質(zhì)量

行政事業(yè)單位會計工作利用會計信息技術(shù)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，避免由于人為因素造成的數(shù)據(jù)處理錯誤，提高單位會計信息的準確性。行政事業(yè)單位利用信息技術(shù)可以在財務(wù)信息系統(tǒng)中科學合理設(shè)置會計管理安全權(quán)限，避免造成會計信息數(shù)據(jù)錯誤，提高單位會計信息的可靠性和真實性。同時，行政事業(yè)單位會計工作利用信息技術(shù)可以將財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行有效對接和融合，確保單位會計信息數(shù)據(jù)來源渠道更加多元，確保單位會計信息質(zhì)量更高，提高了會計信息的相關(guān)性和可比性。

（三）實現(xiàn)了信息資源共享

行政事業(yè)單位會計工作利用信息化技術(shù)，將單位內(nèi)部各部門數(shù)據(jù)通過信息平臺進行直接采集，確保各部門相關(guān)數(shù)據(jù)實現(xiàn)信息共享，單位內(nèi)部各部門間不再是信息孤島，避免因信息不對導致單位管理者決策失誤。例如，行政事業(yè)單位在采購固定資產(chǎn)時，單位可以利用信息化技術(shù)搭建電子采購平臺，拓寬固定資產(chǎn)采購渠道。并實現(xiàn)對供應商的跟蹤管理，完善供應商信息庫。通過建立供應商信息庫可以對所要采購的物資性能、價格等信息進行準確統(tǒng)計、科學分析，實現(xiàn)對采購物資質(zhì)量進行嚴格控制，避免給單位造成經(jīng)濟損失。

二、信息時代行政事業(yè)單位會計風險現(xiàn)狀

作者本次設(shè)計了一些調(diào)研問題，制作了調(diào)研問卷，并在相關(guān)業(yè)務(wù)學習群以及相關(guān)單位工作群發(fā)放調(diào)查問卷。根據(jù)調(diào)研問卷反饋情況看，部分行政事業(yè)單位會計風險防控情況不容樂觀。

（一）對于會計信息化認知存在偏差，導致存在會計風險

部分行政事業(yè)單位會計相關(guān)工作者以及部分管理者對于會計信息化認識不夠充分，認為會計信息化建設(shè)就是會計電算化。事實上，會計信息化與會計電算化是完全不同的理念。二者產(chǎn)生的時代背景不同，會計信息化產(chǎn)生于信息時代，本質(zhì)上是對會計模型進行重新整合，會計電算化強調(diào)的主要是單機處理會計信息。與會計電算化最大的區(qū)別便是，會計信息化的重要意義是體現(xiàn)在決策層面，但部分行政事業(yè)單位由于會計相關(guān)工作設(shè)備相對來說比較落后，不利于單位進行開展信息化工作。例如，行政事業(yè)單位如果實現(xiàn)有效地會計信息化，其公務(wù)卡使用便可以實現(xiàn)信息資源共享，其公務(wù)卡可以與銀行、POS機間搭起有效銜接，從而提高公務(wù)卡使用效率。但由于部分行政事業(yè)單位管理者對于會計信息化認知存在偏差，不利于單位會計信息化建設(shè)。

（二）會計信息系統(tǒng)與其他部門信息系統(tǒng)缺乏聯(lián)動

通過調(diào)研顯示，有25%的單位會計信息系統(tǒng)與其他部門信息系統(tǒng)還沒建立聯(lián)動機制，28%的單位信息聯(lián)動機制無法順暢地運行，這就說明大部分行政事業(yè)單位信息聯(lián)動機制構(gòu)建不完善。實際工作中，業(yè)務(wù)部門在執(zhí)行預算時沒有與財務(wù)部門進行及時溝通。單位內(nèi)部資產(chǎn)使用部門與財務(wù)部門沒有定期對資產(chǎn)明細進行嚴格核對，這樣就會造成行政事業(yè)單位出現(xiàn)賬實不符的現(xiàn)象。

（三）會計內(nèi)控“防火墻”不完善

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多數(shù)行政事業(yè)單位已搭建起了會計信息風險防控系統(tǒng)，但會計風險防控“防火墻”尚未完全搭建完成。數(shù)據(jù)顯示，單位會計風險防控流程建立方面為48.5%，完善率不是太理想。47.8%的單位沒有明確界定會計相關(guān)工作崗位職責設(shè)置、工作權(quán)限與授權(quán)管理等方面，部分行政事業(yè)單位表示由于單位內(nèi)部相關(guān)工作人員較少，無法針對相關(guān)工作崗位安排專門的工作人員，因此無法按照相關(guān)規(guī)定對會計風險防控崗位職責進行明確。

三、信息時代做好行政事業(yè)單位會計風險防控的措施

（一）提升會計信息化認識

新《政府會計制度》的全面落實，行政事業(yè)單位會計工作應做到公開、透明。信息時代下，行政事業(yè)單位應轉(zhuǎn)變思想觀念，認識到信息時代下會計工作特點，確保單位會計工作更加科學有效。同時，行政事業(yè)單位還應對會計信息系統(tǒng)進行科學規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)，確保單位財務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息相互影響與相互融合，進而形成協(xié)同工作的局面，提高行政事業(yè)單位風險防范意識與風險防控能力。

（二）加強信息系統(tǒng)安全建設(shè)

信息時代下，行政事業(yè)單位應加強信息系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)對會計信息系統(tǒng)的優(yōu)化升級，提高會計信息系統(tǒng)的安全層級。這樣才能確保行政事業(yè)單位避免出現(xiàn)安全風險，提高會計相關(guān)信息的安全效能。首先，行政事業(yè)單位應采取信息系統(tǒng)安全保障措施，采用安全等級較高的防護手段和技術(shù)。例如，采用權(quán)限管理以及信息備份技術(shù)等，確?？梢詫τ谛畔⑾到y(tǒng)進行全面防護，避免行政事業(yè)單位出現(xiàn)會計信息泄露、被竊取以及丟失的情況。同時，行政事業(yè)單位還應定期檢查優(yōu)化相關(guān)安全防護技術(shù)，對于存在的系統(tǒng)漏洞進行完善，確保會計信息系統(tǒng)更加安全可靠。其次，行政事業(yè)單位還應根據(jù)自身會計管理需求，對崗位設(shè)置以及組織結(jié)構(gòu)進行重新調(diào)整，并定期或不定期對財務(wù)數(shù)據(jù)信息進行核查、檢驗，確保會計相關(guān)信息更加準確可靠。最后，行政事業(yè)單位還可以在對信息系統(tǒng)進行設(shè)計時加入數(shù)據(jù)異常反饋程序，從而提高財務(wù)信息質(zhì)量。如果會計相關(guān)工作人員在填寫數(shù)據(jù)時出現(xiàn)失誤，系統(tǒng)可以進行自動識別，并進行及時提醒，確保會計相關(guān)數(shù)據(jù)更加規(guī)范準確。

（三）加強內(nèi)部控制

信息時代下，行政事業(yè)單位應加強內(nèi)部控制制度建設(shè)。在執(zhí)行內(nèi)部控制制度過程中應堅持嚴格執(zhí)行不相容崗位相分離原則，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，對訪問等級進行嚴格劃分，避免不相容崗位人員進行越級訪問。同時，行政事業(yè)單位還應及時更新檔案管理制度，并充分結(jié)合電子與紙質(zhì)檔案管理，確保行政事業(yè)單位會計信息更加安全。同時，行政事業(yè)單位還應將會計數(shù)據(jù)風險控制預算、成本費用、固定資產(chǎn)等進行緊密聯(lián)系，并對全流程數(shù)據(jù)進行有效監(jiān)控。這樣就可以保證行政事業(yè)單位可以對歷史數(shù)據(jù)進行有效整理、歸納，從而對歷史數(shù)據(jù)進行科學分析，并成為參考信息，如果發(fā)現(xiàn)異常信息，可立即啟動數(shù)據(jù)收集與回報功能，從而避免發(fā)生財務(wù)風險。

（四）構(gòu)建完善的風險防控體系

行政事業(yè)單位應構(gòu)建完善的風險預警系統(tǒng)，并根據(jù)自身會計信息化工作情況，并將風險控制納入預算管理、固定資產(chǎn)購置管理、成本控制等工作體系中。同時，行政事業(yè)單位可以根據(jù)歷史數(shù)據(jù)編制風險控制標準，嚴格監(jiān)控會計信息化操作關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并對會計信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行及時掌握，避免發(fā)生會計信息化風險，從而提高行政事業(yè)單位會計信息化系統(tǒng)的安全水平。此外，行政事業(yè)單位還應對會計信息風險防控方向進行明確，對會計信息化風險進行有效防范。

四、案例

某市體檢中心為市衛(wèi)生局下屬單位，屬行政事業(yè)單位類型，其主要經(jīng)營范圍以提供各類體檢服務(wù)、診療服務(wù)、慢性病治療等方面。該中心2019年、2020年、2021年，實現(xiàn)營業(yè)收入分別為2500萬元、2800萬元、3200萬元；利潤分別為235萬元、252萬元、273萬元；該體檢中心收費前臺應用電子收費管理系統(tǒng)、各體檢科室使用健檢系統(tǒng)、財務(wù)使用用友系統(tǒng)。

從表1中可以清晰地看出來，該體檢中心近三年來到檢收入呈逐年上升趨勢，但是銷售凈利率卻呈下降趨勢，針對此事體檢中心領(lǐng)導要求財務(wù)對近三年利潤下滑問題給予研究并形成報告。

表1 某市體檢中心財務(wù)指標分析

財務(wù)部門經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)體檢中心存在以下幾方面問題，個檢套餐變動成本過高；部分崗位存在用工成本不實問題；體檢試劑、耗材領(lǐng)用不規(guī)范，導致材料成本偏高。上述問題的出現(xiàn)，有人為因素成分在其中，更為重要的是與該體檢中心財務(wù)信息化管理不健全，導致內(nèi)部控制質(zhì)量不高、成本無法控制。財務(wù)部門報告中指出，該中心財務(wù)管理系統(tǒng)搭建存在問題，前臺收款、職能科室體檢服務(wù)與財務(wù)管理系統(tǒng)缺乏信息化管理平臺搭建；財務(wù)軟件中雖然有庫房管理系統(tǒng)，但是庫房管理系統(tǒng)與各科室沒有建立信息共享平臺，導致體檢用試劑、耗材浪費情況較為嚴重；健檢系統(tǒng)存在問題，人力部門計算各科室工作量不準確，導致人力成本不可控。

解決方案：

1.體檢中心建立ERP系統(tǒng)，將前臺收款系統(tǒng)、職能部門健檢系統(tǒng)、醫(yī)療耗材使用、人力資源管理系統(tǒng)并入ERP系統(tǒng)，由財務(wù)部門統(tǒng)一考核。

2.體檢中心設(shè)定體檢套餐成本預測系統(tǒng)。將相關(guān)設(shè)備折舊、耗材成本、人工成本及各類費用攤銷計入成本預測系統(tǒng)之中。對于個檢、團檢套餐成本予以審核，對于超出成本部分要予以調(diào)整。

3.引進公立醫(yī)院診療交費模式。體檢中心引入公立醫(yī)院體檢交費模式，以每名體檢者身份證作為計費依據(jù)、運用信息化系統(tǒng)來考核相關(guān)體檢科室的材料消耗及人力成本。

該體檢中心通過上述三方面的改革，2022年上半年體檢銷售凈利率達10.68%，較上年度高出近兩個百分點。由此可見，行政事業(yè)單位未來將參與市場競爭，其只有廣泛的應用信息化系統(tǒng)、提升內(nèi)部控制管理質(zhì)量與水平，才能使其獲得利潤的同時，為社會更好地作出貢獻，并為事業(yè)單位轉(zhuǎn)制奠定堅實基礎(chǔ)。

結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)的廣泛應用促進行政事業(yè)單位會計工作也應積極進行變革。會計信息化風險管理工作是行政事業(yè)單位綜合管理的重要組成部分，會計風險防范與控制在行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動中意義重大。當前，部分行政事業(yè)單位會計信息化還存在諸多問題，因此行政事業(yè)單位應積極應用信息技術(shù)，有效推進會計信息化進程，并對相關(guān)會計信息風險進行有效防控，從而促進行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。