論信息時(shí)代如何做好行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防控

張東輝 沈陽(yáng)市鐵西區(qū)疾病預(yù)防控制中心

引言

會(huì)計(jì)信息化是指利用信息化技術(shù)首先對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，其次對(duì)收集的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格篩選，最后在對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效歸納匯總，形成對(duì)單位有用的信息，為單位管理者進(jìn)行決策提供科學(xué)數(shù)據(jù)支撐。

信息化時(shí)代下，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作模式面對(duì)當(dāng)前的市場(chǎng)情形會(huì)面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)。行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作領(lǐng)域應(yīng)積極進(jìn)行創(chuàng)新、變革，提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量和會(huì)計(jì)工作效率，提升行政事業(yè)單位整體工作質(zhì)量和工作效率，增強(qiáng)社會(huì)公共服務(wù)管理工作質(zhì)量。但任何事物都有兩面性，信息技術(shù)的應(yīng)用不僅給各行各業(yè)帶來了機(jī)遇，也會(huì)由于信息技術(shù)的應(yīng)用而帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)積極應(yīng)用各種技術(shù)手段，提出有針對(duì)性的措施有效規(guī)避各種會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，充分利用信息技術(shù)手段，確保行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、會(huì)計(jì)信息化對(duì)于行政事業(yè)單位的意義

信息技術(shù)與會(huì)計(jì)工作進(jìn)行全面結(jié)合，相關(guān)會(huì)計(jì)工作人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，及時(shí)調(diào)整原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升行政事業(yè)單位綜合業(yè)務(wù)能力，確保單位內(nèi)部各部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享、提升工作效率以及單位決策能力，避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（一）提高了會(huì)計(jì)工作效率

信息時(shí)代背景下，信息化技術(shù)已經(jīng)涉及各行各業(yè)。行政事業(yè)單位采用原有傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求。行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作利用信息技術(shù)可以有效提升會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析和決策能力，提高單位內(nèi)部管理水平，有利于行政事業(yè)單位更好地履行政府職能，為單位管理進(jìn)行決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)保障。同時(shí)，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作利用信息技術(shù)可以極大程度地解放勞動(dòng)力，減輕了會(huì)計(jì)相關(guān)工作人員的工作負(fù)擔(dān)，會(huì)計(jì)相關(guān)工作人員無須再進(jìn)行數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入工作，促進(jìn)會(huì)計(jì)相關(guān)工作人員可以更加方便準(zhǔn)確地對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)登記、生成和查詢，確保會(huì)計(jì)相關(guān)工作人員可以有更多精力參與到單位會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析和決策以及單位日常管理工作中。

（二）提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作利用會(huì)計(jì)信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，避免由于人為因素造成的數(shù)據(jù)處理錯(cuò)誤，提高單位會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性。行政事業(yè)單位利用信息技術(shù)可以在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中科學(xué)合理設(shè)置會(huì)計(jì)管理安全權(quán)限，避免造成會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，提高單位會(huì)計(jì)信息的可靠性和真實(shí)性。同時(shí)，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作利用信息技術(shù)可以將財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效對(duì)接和融合，確保單位會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)來源渠道更加多元，確保單位會(huì)計(jì)信息質(zhì)量更高，提高了會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性和可比性。

（三）實(shí)現(xiàn)了信息資源共享

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作利用信息化技術(shù)，將單位內(nèi)部各部門數(shù)據(jù)通過信息平臺(tái)進(jìn)行直接采集，確保各部門相關(guān)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)信息共享，單位內(nèi)部各部門間不再是信息孤島，避免因信息不對(duì)導(dǎo)致單位管理者決策失誤。例如，行政事業(yè)單位在采購(gòu)固定資產(chǎn)時(shí)，單位可以利用信息化技術(shù)搭建電子采購(gòu)平臺(tái)，拓寬固定資產(chǎn)采購(gòu)渠道。并實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的跟蹤管理，完善供應(yīng)商信息庫(kù)。通過建立供應(yīng)商信息庫(kù)可以對(duì)所要采購(gòu)的物資性能、價(jià)格等信息進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、科學(xué)分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)物資質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格控制，避免給單位造成經(jīng)濟(jì)損失。

二、信息時(shí)代行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)現(xiàn)狀

作者本次設(shè)計(jì)了一些調(diào)研問題，制作了調(diào)研問卷，并在相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)群以及相關(guān)單位工作群發(fā)放調(diào)查問卷。根據(jù)調(diào)研問卷反饋情況看，部分行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防控情況不容樂觀。

（一）對(duì)于會(huì)計(jì)信息化認(rèn)知存在偏差，導(dǎo)致存在會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

部分行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)相關(guān)工作者以及部分管理者對(duì)于會(huì)計(jì)信息化認(rèn)識(shí)不夠充分，認(rèn)為會(huì)計(jì)信息化建設(shè)就是會(huì)計(jì)電算化。事實(shí)上，會(huì)計(jì)信息化與會(huì)計(jì)電算化是完全不同的理念。二者產(chǎn)生的時(shí)代背景不同，會(huì)計(jì)信息化產(chǎn)生于信息時(shí)代，本質(zhì)上是對(duì)會(huì)計(jì)模型進(jìn)行重新整合，會(huì)計(jì)電算化強(qiáng)調(diào)的主要是單機(jī)處理會(huì)計(jì)信息。與會(huì)計(jì)電算化最大的區(qū)別便是，會(huì)計(jì)信息化的重要意義是體現(xiàn)在決策層面，但部分行政事業(yè)單位由于會(huì)計(jì)相關(guān)工作設(shè)備相對(duì)來說比較落后，不利于單位進(jìn)行開展信息化工作。例如，行政事業(yè)單位如果實(shí)現(xiàn)有效地會(huì)計(jì)信息化，其公務(wù)卡使用便可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，其公務(wù)卡可以與銀行、POS機(jī)間搭起有效銜接，從而提高公務(wù)卡使用效率。但由于部分行政事業(yè)單位管理者對(duì)于會(huì)計(jì)信息化認(rèn)知存在偏差，不利于單位會(huì)計(jì)信息化建設(shè)。

（二）會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他部門信息系統(tǒng)缺乏聯(lián)動(dòng)

通過調(diào)研顯示，有25%的單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他部門信息系統(tǒng)還沒建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，28%的單位信息聯(lián)動(dòng)機(jī)制無法順暢地運(yùn)行，這就說明大部分行政事業(yè)單位信息聯(lián)動(dòng)機(jī)制構(gòu)建不完善。實(shí)際工作中，業(yè)務(wù)部門在執(zhí)行預(yù)算時(shí)沒有與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行及時(shí)溝通。單位內(nèi)部資產(chǎn)使用部門與財(cái)務(wù)部門沒有定期對(duì)資產(chǎn)明細(xì)進(jìn)行嚴(yán)格核對(duì)，這樣就會(huì)造成行政事業(yè)單位出現(xiàn)賬實(shí)不符的現(xiàn)象。

（三）會(huì)計(jì)內(nèi)控“防火墻”不完善

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多數(shù)行政事業(yè)單位已搭建起了會(huì)計(jì)信息風(fēng)險(xiǎn)防控系統(tǒng)，但會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防控“防火墻”尚未完全搭建完成。數(shù)據(jù)顯示，單位會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防控流程建立方面為48.5%，完善率不是太理想。47.8%的單位沒有明確界定會(huì)計(jì)相關(guān)工作崗位職責(zé)設(shè)置、工作權(quán)限與授權(quán)管理等方面，部分行政事業(yè)單位表示由于單位內(nèi)部相關(guān)工作人員較少，無法針對(duì)相關(guān)工作崗位安排專門的工作人員，因此無法按照相關(guān)規(guī)定對(duì)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防控崗位職責(zé)進(jìn)行明確。

三、信息時(shí)代做好行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防控的措施

（一）提升會(huì)計(jì)信息化認(rèn)識(shí)

新《政府會(huì)計(jì)制度》的全面落實(shí)，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作應(yīng)做到公開、透明。信息時(shí)代下，行政事業(yè)單位應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代下會(huì)計(jì)工作特點(diǎn)，確保單位會(huì)計(jì)工作更加科學(xué)有效。同時(shí)，行政事業(yè)單位還應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)，確保單位財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息相互影響與相互融合，進(jìn)而形成協(xié)同工作的局面，提高行政事業(yè)單位風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)防控能力。

（二）加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全建設(shè)

信息時(shí)代下，行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)，提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全層級(jí)。這樣才能確保行政事業(yè)單位避免出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)，提高會(huì)計(jì)相關(guān)信息的安全效能。首先，行政事業(yè)單位應(yīng)采取信息系統(tǒng)安全保障措施，采用安全等級(jí)較高的防護(hù)手段和技術(shù)。例如，采用權(quán)限管理以及信息備份技術(shù)等，確保可以對(duì)于信息系統(tǒng)進(jìn)行全面防護(hù)，避免行政事業(yè)單位出現(xiàn)會(huì)計(jì)信息泄露、被竊取以及丟失的情況。同時(shí)，行政事業(yè)單位還應(yīng)定期檢查優(yōu)化相關(guān)安全防護(hù)技術(shù)，對(duì)于存在的系統(tǒng)漏洞進(jìn)行完善，確保會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)更加安全可靠。其次，行政事業(yè)單位還應(yīng)根據(jù)自身會(huì)計(jì)管理需求，對(duì)崗位設(shè)置以及組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行重新調(diào)整，并定期或不定期對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核查、檢驗(yàn)，確保會(huì)計(jì)相關(guān)信息更加準(zhǔn)確可靠。最后，行政事業(yè)單位還可以在對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)加入數(shù)據(jù)異常反饋程序，從而提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量。如果會(huì)計(jì)相關(guān)工作人員在填寫數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)失誤，系統(tǒng)可以進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，并進(jìn)行及時(shí)提醒，確保會(huì)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)更加規(guī)范準(zhǔn)確。

（三）加強(qiáng)內(nèi)部控制

信息時(shí)代下，行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)。在執(zhí)行內(nèi)部控制制度過程中應(yīng)堅(jiān)持嚴(yán)格執(zhí)行不相容崗位相分離原則，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，對(duì)訪問等級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格劃分，避免不相容崗位人員進(jìn)行越級(jí)訪問。同時(shí)，行政事業(yè)單位還應(yīng)及時(shí)更新檔案管理制度，并充分結(jié)合電子與紙質(zhì)檔案管理，確保行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息更加安全。同時(shí)，行政事業(yè)單位還應(yīng)將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)算、成本費(fèi)用、固定資產(chǎn)等進(jìn)行緊密聯(lián)系，并對(duì)全流程數(shù)據(jù)進(jìn)行有效監(jiān)控。這樣就可以保證行政事業(yè)單位可以對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整理、歸納，從而對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析，并成為參考信息，如果發(fā)現(xiàn)異常信息，可立即啟動(dòng)數(shù)據(jù)收集與回報(bào)功能，從而避免發(fā)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（四）構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)防控體系

行政事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)，并根據(jù)自身會(huì)計(jì)信息化工作情況，并將風(fēng)險(xiǎn)控制納入預(yù)算管理、固定資產(chǎn)購(gòu)置管理、成本控制等工作體系中。同時(shí)，行政事業(yè)單位可以根據(jù)歷史數(shù)據(jù)編制風(fēng)險(xiǎn)控制標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格監(jiān)控會(huì)計(jì)信息化操作關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并對(duì)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)掌握，避免發(fā)生會(huì)計(jì)信息化風(fēng)險(xiǎn)，從而提高行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的安全水平。此外，行政事業(yè)單位還應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)信息風(fēng)險(xiǎn)防控方向進(jìn)行明確，對(duì)會(huì)計(jì)信息化風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防范。

四、案例

某市體檢中心為市衛(wèi)生局下屬單位，屬行政事業(yè)單位類型，其主要經(jīng)營(yíng)范圍以提供各類體檢服務(wù)、診療服務(wù)、慢性病治療等方面。該中心2019年、2020年、2021年，實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)收入分別為2500萬元、2800萬元、3200萬元；利潤(rùn)分別為235萬元、252萬元、273萬元；該體檢中心收費(fèi)前臺(tái)應(yīng)用電子收費(fèi)管理系統(tǒng)、各體檢科室使用健檢系統(tǒng)、財(cái)務(wù)使用用友系統(tǒng)。

從表1中可以清晰地看出來，該體檢中心近三年來到檢收入呈逐年上升趨勢(shì)，但是銷售凈利率卻呈下降趨勢(shì)，針對(duì)此事體檢中心領(lǐng)導(dǎo)要求財(cái)務(wù)對(duì)近三年利潤(rùn)下滑問題給予研究并形成報(bào)告。

表1 某市體檢中心財(cái)務(wù)指標(biāo)分析

財(cái)務(wù)部門經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)體檢中心存在以下幾方面問題，個(gè)檢套餐變動(dòng)成本過高；部分崗位存在用工成本不實(shí)問題；體檢試劑、耗材領(lǐng)用不規(guī)范，導(dǎo)致材料成本偏高。上述問題的出現(xiàn)，有人為因素成分在其中，更為重要的是與該體檢中心財(cái)務(wù)信息化管理不健全，導(dǎo)致內(nèi)部控制質(zhì)量不高、成本無法控制。財(cái)務(wù)部門報(bào)告中指出，該中心財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)搭建存在問題，前臺(tái)收款、職能科室體檢服務(wù)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)缺乏信息化管理平臺(tái)搭建；財(cái)務(wù)軟件中雖然有庫(kù)房管理系統(tǒng)，但是庫(kù)房管理系統(tǒng)與各科室沒有建立信息共享平臺(tái)，導(dǎo)致體檢用試劑、耗材浪費(fèi)情況較為嚴(yán)重；健檢系統(tǒng)存在問題，人力部門計(jì)算各科室工作量不準(zhǔn)確，導(dǎo)致人力成本不可控。

解決方案：

1.體檢中心建立ERP系統(tǒng)，將前臺(tái)收款系統(tǒng)、職能部門健檢系統(tǒng)、醫(yī)療耗材使用、人力資源管理系統(tǒng)并入ERP系統(tǒng)，由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一考核。

2.體檢中心設(shè)定體檢套餐成本預(yù)測(cè)系統(tǒng)。將相關(guān)設(shè)備折舊、耗材成本、人工成本及各類費(fèi)用攤銷計(jì)入成本預(yù)測(cè)系統(tǒng)之中。對(duì)于個(gè)檢、團(tuán)檢套餐成本予以審核，對(duì)于超出成本部分要予以調(diào)整。

3.引進(jìn)公立醫(yī)院診療交費(fèi)模式。體檢中心引入公立醫(yī)院體檢交費(fèi)模式，以每名體檢者身份證作為計(jì)費(fèi)依據(jù)、運(yùn)用信息化系統(tǒng)來考核相關(guān)體檢科室的材料消耗及人力成本。

該體檢中心通過上述三方面的改革，2022年上半年體檢銷售凈利率達(dá)10.68%，較上年度高出近兩個(gè)百分點(diǎn)。由此可見，行政事業(yè)單位未來將參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，其只有廣泛的應(yīng)用信息化系統(tǒng)、提升內(nèi)部控制管理質(zhì)量與水平，才能使其獲得利潤(rùn)的同時(shí)，為社會(huì)更好地作出貢獻(xiàn)，并為事業(yè)單位轉(zhuǎn)制奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用促進(jìn)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作也應(yīng)積極進(jìn)行變革。會(huì)計(jì)信息化風(fēng)險(xiǎn)管理工作是行政事業(yè)單位綜合管理的重要組成部分，會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防范與控制在行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)中意義重大。當(dāng)前，部分行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化還存在諸多問題，因此行政事業(yè)單位應(yīng)積極應(yīng)用信息技術(shù)，有效推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化進(jìn)程，并對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)信息風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防控，從而促進(jìn)行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。