財務共享中心資金模塊優(yōu)化建設探討
——基于中冶焦耐財務共享項目

□ 趙春陽 吳美蘭

一、業(yè)務背景

中冶焦耐工程技術有限公司（以下簡稱“中冶焦耐”或“公司”）是世界500強企業(yè)——中國五礦集團有限公司和中國冶金科工集團有限公司的控股子公司，業(yè)務領域涵蓋煉焦化學、耐火材料、石灰、自動控制、市政工程與環(huán)境工程等，為客戶提供項目規(guī)劃、咨詢、設計、工程監(jiān)理、設備成套、工程總承包、技術服務等工程建設和運行維護的項目全過程解決方案和全生命周期服務。

財務共享中心建設是五礦集團全面深化改革的工作內(nèi)容之一，也是中冶集團強化財務管控的必然要求。中冶焦耐按照集團公司的統(tǒng)一部署，于2019年初開始共享中心的籌備和設計，2019年末完成主要業(yè)務的全面上線，并在后續(xù)2年多的時間里持續(xù)進行優(yōu)化，基本實現(xiàn)了由傳統(tǒng)財務管理模式向財務共享模式的轉變。財務共享中心建設在滿足財務服務集中化的同時，大大提高了業(yè)務處理效率，進一步凸顯了財務管理的決策支撐作用。

“資金收支結算中心”作為財務共享“四個中心”功能定位中的重要一環(huán)，在共享一期建設時實現(xiàn)了費用報銷類及部分子公司對公業(yè)務的銀企直聯(lián)，緩解了銀行出納崗位網(wǎng)銀錄入的工作壓力，降低了人工差錯幾率，提高了資金結算效率。但隨著管理內(nèi)在需求的持續(xù)深入，智能化程度不高、業(yè)務信息質量參差不齊等問題逐漸顯露，尤其是在資金模塊的應用上。一期方案中，對付款流程的考慮不全面，沒有啟用“商業(yè)匯票”模塊，對于混合支付、抹賬、扣罰款、農(nóng)民工工資等業(yè)務沒有針對性的解決方案，實際操作中只能采用線下結算模式。這一部署影響了系統(tǒng)核算效率，限制了整體資金模塊的應用，制約了資金管控的性能提升，具體影響體現(xiàn)在：未實現(xiàn)全部電匯業(yè)務的銀企直聯(lián)；業(yè)務單據(jù)不能穿透至真實結算狀態(tài)，數(shù)據(jù)信息價值有限；未實現(xiàn)自動銀企對賬；未考慮商業(yè)匯票的線上管理；低附加值基礎性業(yè)務仍占用大量人力，整體效率提升效果不夠明顯。

二、中冶焦耐財務共享中心資金模塊優(yōu)化實踐

為了更好地解決共享一期在資金模塊出現(xiàn)的問題，提高公司整體資金管控水平，進一步推動智能化、信息化進程，財務管理部與共享服務商共同研究了資金模塊二期優(yōu)化方案，對共享財務中心付款單業(yè)務進行了改造，啟用“商業(yè)匯票”模塊，購入“銀賬通”產(chǎn)品，在以下幾方面完成了優(yōu)化完善。

1.資金結算流程重建

由于公司規(guī)模有限，層級較少，各崗位財務人員大多集中在二級公司總部辦公。流程改造前，付款完成業(yè)務審批后，由各項目財務經(jīng)理與資金崗位人員溝通確認該筆付款的具體結算方式并完成最終支付，資金崗位對資金總體的統(tǒng)籌調(diào)配作用發(fā)揮得極其有限，資金利用效率低，總資產(chǎn)壓降壓力較大。

針對這一現(xiàn)狀，公司結合資金模塊的二期建設，重新規(guī)劃了付款結算業(yè)務流程，完成了對公付款單的改造。表頭增加“合同約定付款方式”字段，由業(yè)務人員在創(chuàng)建合同時根據(jù)合同條款進行維護，表體的結算方式根據(jù)這一字段自動生成，除資金崗位外，其他環(huán)節(jié)人員均不可修改。這從系統(tǒng)剛性控制上將資金結算權限上收至資金崗位人員。資金崗根據(jù)公司整體資金狀況確定具體結算方式，同時系統(tǒng)優(yōu)化了審批列表中的篩選查詢功能，資金崗在進行操作時可按照同一供應商進行排序篩選，進而實現(xiàn)合并支付。另外，通過對付款流程的改造，將所有付款業(yè)務都納入財務共享系統(tǒng)，徹底取消線下結算方式，實現(xiàn)全部電匯業(yè)務的銀企直聯(lián)，為自動銀企對賬、全面資金監(jiān)控奠定了堅實的基礎。

2. 商業(yè)匯票全部線上流轉，實現(xiàn)全生命周期管理

系統(tǒng)功能方面，資金模塊啟用“商業(yè)匯票”模塊，完成了公司應收、應付商業(yè)匯票的全生命周期管理。公司收取商業(yè)匯票時，由銀行出納從網(wǎng)銀端批量導入至共享系統(tǒng)中，票據(jù)管理崗位接收確認無誤后審批更新“應收票據(jù)”臺賬。匯票背書轉讓時資金崗位在付款單表體選擇待背書票據(jù)，審批通過后票據(jù)狀態(tài)為“已背書”，且在臺賬中記錄“匯票已累計支付金額”“匯票剩余支付金額”“被背書人”等明細字段。應收票據(jù)到期前，系統(tǒng)自動發(fā)送預警信息，提示票據(jù)管理崗位在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)起托收申請，款項入賬后由銀行出納進行“收妥”操作，完成整個托收流程，更新臺賬并記錄相關信息。“商業(yè)匯票”模塊對票據(jù)的貼現(xiàn)、質押等操作也都有相應的單據(jù)部署，并配置了審批流程，實現(xiàn)了全業(yè)務流程管控。

付款審批時，資金崗位綜合在手匯票情況確定需新開商業(yè)匯票的，由財務經(jīng)理在系統(tǒng)中發(fā)起“應付票據(jù)開具申請”，經(jīng)過審批后單據(jù)流轉至票據(jù)管理崗位，由其完成線下開票后，在系統(tǒng)內(nèi)錄入新開匯票的詳細信息以完成“票據(jù)簽發(fā)”流程，臺賬自動更新并記錄收款人等信息。應付票據(jù)到期前，系統(tǒng)自動發(fā)送預警信息到相關崗位人員，以備提前籌措資金并發(fā)起“到期付款”流程，完成扣款后由銀行出納確認流程結束，并更新“應付票據(jù)”臺賬。

通過以上流程的設計，實現(xiàn)了對商業(yè)匯票的全生命周期管理，同時各類臺賬與業(yè)務單據(jù)之間都能夠穿透查詢，提高了數(shù)據(jù)使用效率，為后期信息價值開發(fā)奠定了基礎。

3. 構建全流程電子回單閉環(huán)管理

在傳統(tǒng)的財務工作中，出納崗位需要耗費大量的時間精力打印電子回單，并人工整理回單與會計憑證相匹配，完成紙質回單粘貼及憑證歸檔工作。

在二期的財務共享建設中，公司引入了“銀賬通”產(chǎn)品，實現(xiàn)了銀行數(shù)據(jù)自動采集，將回單自動下載到電子票據(jù)中心，并能夠與收付款單、憑證自動關聯(lián)，實現(xiàn)憑證打印時一鍵自助打印電子銀行回單。

該產(chǎn)品的應用解決了回單自動下載、憑證自動關聯(lián)、自動打印及對接電子檔案系統(tǒng)自動歸檔四大問題，最大限度地將這種低附加值的基礎性業(yè)務智能化，完成了銀行電子回單的閉環(huán)管理，也徹底取消了手工匹配這一低效業(yè)務，大大解放了人力，提升了效率。

三、中冶焦耐財務共享中心資金模塊優(yōu)化成效

1. 資金支付集中管控，實現(xiàn)票據(jù)高效運轉

資金模塊的優(yōu)化直接推動了公司付款業(yè)務流程改造，將資金支付權限真正集中至資金崗位人員，資金崗位人員可結合在手票據(jù)及付款情況做好統(tǒng)籌安排，對不同合同同一供應商的多張付款單進行合并支付，大大提高了商業(yè)匯票的使用效率。

該功能的應用解決了以往各項目財務經(jīng)理零散支付、大額匯票長期沉淀、大量新開匯票占用授信、資產(chǎn)總額難以壓降等問題；既加快了在手匯票流轉，減少票據(jù)沉淀；也發(fā)揮了協(xié)同效應和規(guī)模效應，強化了資金營運能力，節(jié)約了財務費用，提高了經(jīng)濟效益。

2. 加強資金監(jiān)管，提高業(yè)務處理效率

資金模塊優(yōu)化方案的實施，推動了財務共享中心全面實現(xiàn)銀企直聯(lián)，由傳統(tǒng)的手工操作模式轉變?yōu)橄到y(tǒng)智能化結算模式，有效避免了人工差錯和舞弊風險，釋放了資金崗位人員的時間和精力，提高了資金安全和結算效率。另外，全面銀企直聯(lián)也為自動銀企對賬、自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表奠定了基礎，將進一步壓縮業(yè)務處理成本，實現(xiàn)效益最大化。

同時，“銀賬通”產(chǎn)品的應用，實現(xiàn)了對資金存量、流量、流向等信息的實時共享，實現(xiàn)了對銀企直聯(lián)賬戶的可視監(jiān)控，積極推動了資金業(yè)務的全面部署，提高了公司總部對各所屬單位的資金管控水平，為有效防范資金風險提供了有力的系統(tǒng)支撐。

3. 推動精細化管理

“商業(yè)匯票”模塊及“銀賬通”產(chǎn)品的應用，有效推動了公司財務的數(shù)字化轉型，加快了精細化管理進程。財務共享系統(tǒng)通過業(yè)務流程觸發(fā)各類臺賬的生成，既保證了數(shù)據(jù)的準確性，也提高了臺賬的時效性，并在取代線下手工臺賬的同時，也能提供更好的服務與管理?！般y賬通”產(chǎn)品幾大亮點功能的應用，提供了資金交易的全周期數(shù)據(jù)，優(yōu)化了資源分配：通過智能化手段提高結算的合理性和準確性；通過數(shù)據(jù)的自動化抓取，減輕財務人員工作量，加強結算管理，避免遺漏、重復等造成的差錯，全面提升了精細化管理水平。

4. 促進財務人員職能轉型

通過共享財務中心自動化、智能化水平的不斷提升，業(yè)務處理效率大幅提高，財務人員得以從低附加值、勞動成本過高的基礎性業(yè)務中釋放出來，更多地參與到企業(yè)的戰(zhàn)略研究、數(shù)據(jù)分析、課題研究中，充分發(fā)揮財務決策支撐作用。與此同時，通過對所有數(shù)據(jù)的標準化處理，財務人員在統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺上能夠獲取更深層次、更廣范圍的信息，這種變化將對財務人員帶來更大的挑戰(zhàn)，促使一部分財務人員轉型。財務人員不再僅僅通過財務數(shù)據(jù)來判斷企業(yè)的運營情況，還要了解各項指標對公司的意義，要能從高度信息化的系統(tǒng)中，得出公司業(yè)務發(fā)展狀況，給出運營分析建議。轉型還要求財務人員深度參與到業(yè)務管理中，與業(yè)務部門共同組織經(jīng)濟活動，解決財務管理中的難題，打通業(yè)財融合的難點、痛點、堵點和卡點。

四、總結及展望

財務共享中心資金模塊優(yōu)化建設方案的確立及實施，實現(xiàn)了公司全部銀行轉賬業(yè)務的銀企直聯(lián)，奠定了銀企自動對賬的基礎；通過“銀賬通”產(chǎn)品的部署，解決了銀行出納手工打印匹配回單這一長期問題，解放了人力，大大提高了效率；通過“商業(yè)匯票”模塊的部署，完成了對匯票的全生命周期管理，業(yè)務觸發(fā)各類臺賬的形成，高效、準確且可追溯。資金模塊的優(yōu)化建設方案進一步提升了共享中心對資金業(yè)務的管控水平，實現(xiàn)了系統(tǒng)規(guī)劃驅動，促進了風險監(jiān)測向日常性、持續(xù)性的動態(tài)監(jiān)督檢查過渡。

1.資金模塊的優(yōu)化建設實踐經(jīng)驗總結

（1）加強頂層設計，完善體制機制

業(yè)財融合絕非易事，需要全系統(tǒng)的通力配合與有效推動。在方案確定時，必須加強頂層設計，圍繞企業(yè)信息化、數(shù)字化、智能化的戰(zhàn)略目標，確定崗位職責，完善管理機制，要認識到財務數(shù)據(jù)只有與業(yè)務流程有效融合，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢，堅決不能形成“數(shù)據(jù)信息孤島”，否則既難以實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)資源共享，又阻礙公司總部對各級下屬單位的有效管控。

（2）以財務共享為契機，實現(xiàn)業(yè)務流程再造

公司財務轉型升級的關鍵是業(yè)務流程及傳統(tǒng)思維的變革。構建共享模式，實現(xiàn)業(yè)財充分融合，公司需要將各項職能進行全面梳理和重新劃分，完成業(yè)務流程的重塑。在此過程中，要充分考慮公司管控事項、內(nèi)部控制要求及自我服務理念。共享時代下，財務數(shù)據(jù)信息將呈現(xiàn)出多元化的特征。財務共享中心必須致力于減少財務數(shù)據(jù)采集、處理過程中的人工干預，即由經(jīng)濟業(yè)務發(fā)起人進行原始數(shù)據(jù)的錄入，財務人員不再進行二次錄入。此舉既可防止內(nèi)部舞弊情況的出現(xiàn)，又將財務人員從大量機械重復性工作中解脫出來，推動財務轉型。

2.財務共享中心發(fā)展展望

展望未來，在共享資金模塊方面，公司將與共享服務商、合作銀行共同探討商業(yè)匯票的銀企直聯(lián)業(yè)務，通過業(yè)務端口對接發(fā)送電子指令，打通商業(yè)匯票接收、背書、到期托收等業(yè)務的直聯(lián)，真正實現(xiàn)全部結算業(yè)務的銀企直聯(lián)。此外，機器人智能參與已成為財務共享領域發(fā)展的大趨勢，公司將探討財務機器人在共享中心各領域的應用場景，挖掘智能共享作用，發(fā)掘經(jīng)濟價值，逐步降低人工從事大批量標準活動的需要，實現(xiàn)公司財務戰(zhàn)略轉型升級。