工程總承包項目采購信息化建設(shè)淺析

□張智敏

工程總承包模式下，采購已成為重要的項目職能及企業(yè)職能，采購成本控制直接影響項目成本和利潤目標，而進度及質(zhì)量控制又關(guān)系到整個項目能否按既定節(jié)點完工并交付，一旦出現(xiàn)采購風險，可能會造成項目虧損，降低企業(yè)競爭力。近年來，工程行業(yè)競爭日益激烈，傳統(tǒng)的總承包管理方式已不能滿足項目建設(shè)需要，作為工程總承包項目的重要環(huán)節(jié)，采購管理工作需要緊跟時代發(fā)展步伐，利用大數(shù)據(jù)、云計算和云存儲等信息化手段，促進采購管理迭代升級，全面提高采購管理效能。

一、采購信息化建設(shè)的必要性

1.能源結(jié)構(gòu)調(diào)整

隨著國內(nèi)外經(jīng)濟形勢日益嚴峻，以及新冠疫情影響，國內(nèi)經(jīng)濟增速放緩，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)不斷調(diào)整，工程公司面臨的外部競爭壓力逐漸增大，工程類企業(yè)在不斷適應(yīng)市場發(fā)展過程中重新定位，并不斷深挖內(nèi)部管理，采用信息化手段，使企業(yè)管理由粗獷式向精細化、集約化轉(zhuǎn)變。

2.采購管理水平直接關(guān)系工程項目的成本及利潤目標

據(jù)統(tǒng)計，工程總承包項目中的采購費用約占項目總投資的50%～60%；若采購費用降低1%，通過生產(chǎn)經(jīng)營活動放大后，項目的最終利潤將會增加5%～10%[1]。若采用信息化手段提高采購效率，降低采購成本，將大大降低項目實施成本，提高項目利潤。

3.傳統(tǒng)采購方式已不能滿足工程建設(shè)需求

傳統(tǒng)采購方式一般采用線下形式，采購透明度低，人為主觀因素較重，采購審批過程繁瑣，常導致在某個環(huán)節(jié)停滯，影響采購效率[2]，同時文件管理不規(guī)范且大量數(shù)據(jù)無法共享。對于傳統(tǒng)的集中采購模式，采購需求難以快速收集和滿足，采購周期長，難以滿足部分采購項目在時間、質(zhì)量標準方面的個性化需求，導致采購效率低，不易形成采購規(guī)模效益。采用信息化手段，探索新的采購模式，控制工程項目采購成本，提高設(shè)備材料的利用率，減少消耗浪費，成為降低工程項目成本的關(guān)鍵。

4.信息化實施為工程項目采購注入新活力

國家大力推行各行業(yè)信息化及智能化建設(shè)，工程行業(yè)的數(shù)字化潛力得以全面釋放，利用信息化手段對采購業(yè)務(wù)流程和管理過程等進行優(yōu)化和規(guī)范，打造智慧采購管理平臺，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)流程再造，將大大提高采購效率，降低采購成本。

二、工程總承包項目采購信息化應(yīng)用

1.采購策劃智能化實現(xiàn)采購過程可視督察

采購作為工程項目實施中承上啟下的環(huán)節(jié)，聯(lián)系著設(shè)計與施工環(huán)節(jié)，但在項目實際執(zhí)行中，采購未與其他2個環(huán)節(jié)實現(xiàn)有效鏈接，比較獨立，導致3個環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)沖突。采購智能策劃系統(tǒng)將3個環(huán)節(jié)通過采購策劃進行串聯(lián)，并在項目實際實施過程中進行動態(tài)管理，實現(xiàn)對采購過程的全程監(jiān)管。

（1）物料時間屬性固化

根據(jù)歷史項目執(zhí)行情況，將物料庫中的所有物料分為3類（A類、B類、C類），并對3類物料分別編制技術(shù)協(xié)議、合同的簽訂絕對周期，再根據(jù)歷史項目數(shù)據(jù)固定物料的絕對生產(chǎn)周期，從而使物料庫中所有物料均具有3個固定的周期時間屬性。

（2）初始采購策劃生成

項目立項后，項目設(shè)計經(jīng)理組織各專業(yè)設(shè)計人進行項目設(shè)備材料樹搭建，設(shè)備樹搭建所需的物料均來自于擁有3個時間屬性的物料庫，設(shè)計人在搭建設(shè)備材料樹時輸入設(shè)備材料請購計劃時間，當項目所有設(shè)計人完成設(shè)備材料樹搭建，該項目的初始采購策劃就自動生成。

（3）采購策劃生成并完善

采購策劃智能系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)計人提交的請購計劃時間和該物料所帶的3個固有時間屬性自動生成計劃協(xié)議簽訂時間、計劃合同簽訂時間及設(shè)備材料計劃交貨時間。具體原理：請購單計劃提交時間+技術(shù)協(xié)議簽訂周期=技術(shù)協(xié)議計劃完成簽訂時間；技術(shù)協(xié)議計劃完成簽訂時間+合同簽訂周期=合同計劃完成簽訂時間；合同計劃完成簽訂時間+設(shè)備材料生產(chǎn)絕對周期=設(shè)備材料計劃完成制造時間。施工經(jīng)理或項目經(jīng)理根據(jù)項目施工計劃編制物料的計劃安裝時間，如項目為海外工程，物流經(jīng)理根據(jù)設(shè)備材料集港計劃編制物料的計劃集港時間。請購單計劃完成時間、技術(shù)協(xié)議計劃完成簽訂時間、合同計劃完成簽訂時間和設(shè)備材料計劃完成制造時間4個節(jié)點為可變時間點，即如前節(jié)點實際時間生成，后續(xù)節(jié)點的計劃時間將根據(jù)周期時間重新進行計算，實現(xiàn)動態(tài)調(diào)整變化。計劃安裝時間和計劃集港時間為固定時間點，作為所謂的“后墻”，預警設(shè)備材料到貨前所有節(jié)點是否滿足工程建設(shè)需要。

（4）利用采購策劃實現(xiàn)采購過程可視監(jiān)督

系統(tǒng)生成的采購策劃經(jīng)采購經(jīng)理提交，設(shè)計經(jīng)理、施工經(jīng)理、項目經(jīng)理審批通過后正式實施。實施過程中如有物料未按計劃節(jié)點時間完成而滯后，或后續(xù)節(jié)點在自動計算后與固定時間點出現(xiàn)沖突，屆時系統(tǒng)將自動報警提示，采購經(jīng)理可從系統(tǒng)中快速查看報警物料，并組織項目組和進度監(jiān)管工程師根據(jù)實際情況調(diào)整關(guān)鍵線路，確保設(shè)備材料交貨時間與固定時間點不沖突，做到采購風險提前預判、提前解決。因項目建設(shè)需要，采購策劃中的計劃請購時間、物料固定周期時間、計劃集港時間和計劃安裝時間可調(diào)整修改，但調(diào)整在審批通過后才能生效，且調(diào)整后的時間不能影響工程建設(shè)節(jié)點計劃。

2.集中采購提前策劃并實現(xiàn)主動推送

集中采購是將一段時間內(nèi)需要采購的同類貨物、工程、服務(wù)進行同時采購的一種采購方式，集中數(shù)量優(yōu)勢，以量換價達到降低采購成本、提高采購效率和主動權(quán)的目的。由于工程公司同時執(zhí)行的同類型工程項目較多，為集中采購創(chuàng)造了非常好的先決條件，但如何做到“能集盡集”，在實際操作過程中卻存在很多“攔路虎”，如：計劃請購時間不斷變化、備選供應(yīng)商不統(tǒng)一、集采信息共享不足、采購人員集采意識不強等。經(jīng)過長期摸索，利用信息化手段，通過大數(shù)據(jù)分析，可以做到集中采購提前策劃，且集采信息經(jīng)過數(shù)據(jù)分析后主動推送，大大提高集采效率。

（1）集中采購策劃

能否集中采購，提前策劃很關(guān)鍵，必須將集中采購主動化，在項目執(zhí)行之初就對項目設(shè)備材料集采進行提前策劃，做到“能集盡集”。一是時間策劃，即針對同期執(zhí)行的項目，在進行采購策劃時，充分考慮不同項目同類設(shè)備材料請購單計劃提交時間的統(tǒng)一；二是備選供應(yīng)商策劃，即基本固化不同類設(shè)備材料備選供應(yīng)商，確保不同項目同類設(shè)備材料備選供應(yīng)商基本一致，并進行動態(tài)管理調(diào)整；三是建立集中采購設(shè)備材料目錄單，即對集采幾率大、易集采的設(shè)備材料建立目錄單，目錄單內(nèi)設(shè)備材料必須集采。

（2）集中采購信息主動推送

基于智能采購策劃系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，集采系統(tǒng)從采購策劃數(shù)據(jù)庫讀取物料信息，根據(jù)物料分類和請購單計劃提交時間2個維度，對不同項目、不同名稱、不同請購時間的物料重新進行分類匯總，將不同項目、同一物料名稱、同一時間段內(nèi)的計劃請購物料進行歸類，并生成集中采購物料統(tǒng)計表，提前1周按分類推送給相關(guān)采購人員，實現(xiàn)采購任務(wù)的自動分配和集中采購。

3.資料交付共享可視化

采購作為工程公司的對外窗口，承擔著公司與分包供應(yīng)商溝通橋梁的作用。設(shè)計所需的設(shè)備設(shè)計資料、工程竣工需要的設(shè)備交工資料等均需通過采購獲得，高效、快速并準確地從供應(yīng)商處獲得資料，會對工程建設(shè)起到非常大的推動作用。傳統(tǒng)的采購流程中，對供應(yīng)商設(shè)備資料交付、制造進度反饋及采購合同付款情況的查詢，基本靠使用電話、QQ、微信等即時通訊工具或郵件實現(xiàn)，信息獲取不及時，且無法共享。采用信息化手段，建立信息化資料交付共享系統(tǒng)，打破常規(guī)的通過郵件等即時工具完成資料交付及交付過程無法監(jiān)管的問題，系統(tǒng)直觀地體現(xiàn)了交付過程及具體內(nèi)容，各審批環(huán)節(jié)一目了然，避免了各相關(guān)部門就設(shè)備資料是否交付、交付是否及時、內(nèi)容是否準確等方面的扯皮問題。

（1）實現(xiàn)供應(yīng)商設(shè)備設(shè)計資料交付管理

基于智能采購策劃系統(tǒng)，設(shè)計人提交設(shè)備材料請購單時注明該設(shè)備材料是否需返回設(shè)備資料，并填寫返資計劃時間。完成設(shè)備材料招標并生成訂單后，通過供應(yīng)商線上返資通道，供應(yīng)商可根據(jù)其簽訂的訂單提交設(shè)計所需資料，再經(jīng)采購、設(shè)計審批后完成返資。返資完成后將自動生成實際返資時間并與計劃返資時間進行對比，檢查返資進程。供應(yīng)商可多次返資，且不同的審批人在注明原因后均可退回審批流程。

（2）對制造進度進行反饋

供應(yīng)商在系統(tǒng)生產(chǎn)進度反饋功能中按照訂單分別提交設(shè)備的制造周報和相關(guān)照片，采購人員能實時了解設(shè)備的最新制造進度和交付情況，糾正制造過程中的質(zhì)量問題和進度問題，極大地提高了監(jiān)制催交的工作效率。

（3）實現(xiàn)付款信息查詢

采購合同付款功能與財務(wù)付款系統(tǒng)對接，采購人員和供應(yīng)商均能及時獲取采購合同的最新支付情況，同時提供發(fā)票錄入功能，及時獲取供應(yīng)商的開票信息，使雙方財務(wù)人員能及時獲取合同的財務(wù)賬目數(shù)據(jù)。

三、采購信息化應(yīng)用效果

采購智能策劃系統(tǒng)的應(yīng)用，將設(shè)計、采購及施工進行了有效串聯(lián)，形成聯(lián)動，實現(xiàn)對設(shè)計、采購及施工的整體督察。系統(tǒng)的時時識別及自動提醒報警功能使進度工程師或采購經(jīng)理能第一時間發(fā)現(xiàn)問題，并及時調(diào)整采購相關(guān)工序，提前制定最優(yōu)的問題解決方案，將風險消滅在萌芽階段，保證工程順利實施。

集中采購提前策劃及主動推送系統(tǒng)的應(yīng)用，解決了傳統(tǒng)集中采購無策劃、被動、信息共享不夠和過程無監(jiān)督等問題。集采提前策劃，做到“能集盡集”，提高了集采比例，培養(yǎng)了采購人員的集采意識；通過系統(tǒng)主動推送，集采信息100%準確傳遞和共享；通過過程監(jiān)督，查看設(shè)備材料是否按計劃集采、是否100%集采，真正做到集采可追溯。

信息化資料交付共享系統(tǒng)的應(yīng)用，搭建了工程公司與分包供應(yīng)商之間的溝通平臺，提高了雙方的溝通效率。供應(yīng)商設(shè)備設(shè)計資料交付管理功能解決了原有的資料交付拖延、資料提交不準確、資料提交過程只發(fā)生在供應(yīng)商與設(shè)計人之間等問題，使采購人員也深入?yún)⑴c到供應(yīng)商交付資料過程中，整個交付過程可監(jiān)控，可清晰體現(xiàn)問題出現(xiàn)在哪個環(huán)節(jié)，有效縮短返資周期，提高資料準確性，并解決資料存檔問題。

四、結(jié)束語

綜上，采購信息化建設(shè)已成為工程公司精細化管理、企業(yè)降本增效的重要手段，是采購管理流程再梳理、再完善、再升級的催化劑。采購策劃智能化、集中采購提前策劃及主動推送和資料交付共享系統(tǒng)的應(yīng)用，大大提高了采購效率，降低了采購成本及采購風險，節(jié)省了人力，提升了管理效能，提高了與供應(yīng)商的溝通效率，確保了工程總承包項目的順利實施。采購信息化建設(shè)是一個持續(xù)完善的過程，經(jīng)過系統(tǒng)化設(shè)計、建設(shè)并完善的采購信息化管理平臺將成為工程公司高質(zhì)量發(fā)展的重要支撐。