基于內(nèi)部控制視角的行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)

夏 虹，涂莉莉

（東華理工大學(xué)，南昌 360009）

0 引言

行政事業(yè)單位的社會(huì)地位特殊，自身內(nèi)部不允許出現(xiàn)任何違規(guī)、違章、違法行為，同時(shí)也不能鋪張浪費(fèi)，否則會(huì)損害事業(yè)單位形象，或者帶來(lái)較大經(jīng)濟(jì)損失。為了做到這一點(diǎn)，當(dāng)前行政事業(yè)單位非常重視內(nèi)部控制，但受傳統(tǒng)方法與技術(shù)限制，事業(yè)單位內(nèi)部控制效果差強(qiáng)人意，問(wèn)題時(shí)有發(fā)生且難以處理。在這一背景下行政事業(yè)單位急需對(duì)內(nèi)部控制工作進(jìn)行改革，故很多行政事業(yè)單位將目光投向了財(cái)務(wù)管理，希望通過(guò)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提高內(nèi)部控制效果。為了實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)，落實(shí)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，有必要展開(kāi)相關(guān)研究。

1 內(nèi)部控制與財(cái)務(wù)管理之間的關(guān)系以及內(nèi)部控制的要求

1.1 內(nèi)部控制與財(cái)務(wù)管理之間的關(guān)系

內(nèi)部控制是一個(gè)宏觀概念，涉及行政事業(yè)單位內(nèi)部方方面面，理論上單位內(nèi)所有崗位人員、所有工作項(xiàng)目等都處于內(nèi)部控制范圍之內(nèi)。值得注意的是，內(nèi)部控制范圍內(nèi)絕大部分事項(xiàng)都與財(cái)務(wù)有關(guān)，如工作人員在工作中要占用一定的資源，而資源的占用與消耗就會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失，而損失程度取決于工作人員的行為。從這里可以看出，內(nèi)部控制與事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)關(guān)系緊密，而財(cái)務(wù)管理的工作內(nèi)容就是對(duì)單位經(jīng)濟(jì)進(jìn)行管理，故內(nèi)部控制與財(cái)務(wù)管理之間關(guān)系緊密，即財(cái)務(wù)管理人員可以通過(guò)財(cái)務(wù)信息了解單位的資源消耗情況，判斷資源消耗是否存在問(wèn)題，如存在，則再找出問(wèn)題成因、責(zé)任人等，以便企業(yè)處理相關(guān)問(wèn)題，同時(shí)也可以預(yù)防問(wèn)題發(fā)生，減少損失?？傮w上，可以將財(cái)務(wù)管理視為內(nèi)部控制的一種手段，而該手段同時(shí)具備監(jiān)督、管理兩大功能，且功能作用明顯，可深入分析財(cái)務(wù)情況，提供準(zhǔn)確的內(nèi)部控制思路，因此，做好財(cái)務(wù)管理即可做好內(nèi)部控制。

1.2 內(nèi)部控制要求

目前，行政事業(yè)單位對(duì)自身內(nèi)部控制的基本要求大體有三。

第一，預(yù)防優(yōu)先，及時(shí)處理。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作必須要具備預(yù)防問(wèn)題發(fā)生的功能，若不具備這一功能行政事業(yè)單位將處于被動(dòng)地位，問(wèn)題頻繁發(fā)生，使單位疲于應(yīng)付，同時(shí)任何問(wèn)題只要產(chǎn)生就可能造成一定的不良影響，因此，事業(yè)單位內(nèi)部控制的第一大要求就是預(yù)防。同時(shí)，因?yàn)楹芏鄡?nèi)部問(wèn)題無(wú)法完全消除，所以即使做好預(yù)防工作，事業(yè)單位內(nèi)依舊有可能偶爾產(chǎn)生問(wèn)題，這屬于正?，F(xiàn)象，但每當(dāng)問(wèn)題發(fā)生事業(yè)單位要迅速作出反應(yīng)，第一時(shí)間進(jìn)行控制處理，避免問(wèn)題影響擴(kuò)散、惡化，再解決當(dāng)前問(wèn)題。

第二，深入分析，全面管理。行政事業(yè)單位中的一些問(wèn)題具有較強(qiáng)隱蔽性，可能導(dǎo)致事業(yè)單位僅僅是發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，卻不知道問(wèn)題成因與責(zé)任人，如單位內(nèi)某人在工作中鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，但單位只知道內(nèi)部存在鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象，卻不知道該現(xiàn)象是由該人員造成的，原因在于該人員提交的財(cái)務(wù)報(bào)表中有虛假信息，而單位內(nèi)相關(guān)人員不能有效識(shí)別虛假信息。因此，在開(kāi)展內(nèi)部控制時(shí)必須深入分析，這樣才能確認(rèn)單位內(nèi)是否存在問(wèn)題，并了解問(wèn)題的真實(shí)情況、鎖定責(zé)任人，以便有效解決問(wèn)題。同時(shí)，因?yàn)閱?wèn)題可能出現(xiàn)在任何層面，也可能存在多個(gè)層面相互關(guān)聯(lián)的現(xiàn)象，所以相關(guān)分析工作必須全面。

第三，緊貼規(guī)范，正確控制。無(wú)論行政事業(yè)單位內(nèi)相關(guān)人員的工作行為是否會(huì)造成不良影響，原則上只要行為脫離規(guī)范，單位都應(yīng)當(dāng)對(duì)此類(lèi)人員進(jìn)行處罰，至少也要進(jìn)行思想教育，因此，事業(yè)單位要緊貼規(guī)范開(kāi)展內(nèi)部控制工作，觀察工作人員的行為是否符合規(guī)范，并結(jié)合實(shí)際情況予以約束，控制相關(guān)行為，使其緊貼規(guī)范。

2 行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀與問(wèn)題

2.1 現(xiàn)狀概覽

目前，多數(shù)行政事業(yè)單位已經(jīng)將財(cái)務(wù)管理視作內(nèi)部控制手段，開(kāi)始通過(guò)財(cái)務(wù)管理對(duì)內(nèi)部情況進(jìn)行監(jiān)督與控制，且取得了良好的效果。但結(jié)合當(dāng)下要求，行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作效果依舊差強(qiáng)人意，還有很多方面需要提升，原因在于當(dāng)前財(cái)務(wù)管理工作雖然已經(jīng)與信息技術(shù)接軌，但信息化程度較低，財(cái)務(wù)人員僅僅是使用信息設(shè)備去記錄信息，并未充分發(fā)揮設(shè)備與技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)單位引入的信息技術(shù)也不夠先進(jìn)，對(duì)工作的實(shí)際幫助不大，故財(cái)務(wù)管理工作對(duì)人工還是有較高的依賴(lài)度，許多工作需要人工執(zhí)行，而人工的穩(wěn)定性、效率性等都有不足，導(dǎo)致內(nèi)部控制出現(xiàn)問(wèn)題。

2.2 存在的問(wèn)題

從內(nèi)部控制角度來(lái)看，目前行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理主要存在五大問(wèn)題。

第一，信息采集效率低。因?yàn)樾姓聵I(yè)單位業(yè)務(wù)范圍較大、崗位結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，所以短時(shí)間內(nèi)會(huì)產(chǎn)生大量的財(cái)務(wù)信息，這些信息在理論上必須被全部采集，以便財(cái)務(wù)人員進(jìn)行深入分析，再依照判斷結(jié)果確認(rèn)內(nèi)部控制方向。但多數(shù)單位中負(fù)責(zé)信息采集工作的主體依舊是人工，受人工工作效率影響，信息采集效率較低，難以在短時(shí)間內(nèi)獲得全部信息，財(cái)務(wù)人員不能及時(shí)展開(kāi)分析，這也導(dǎo)致問(wèn)題的影響力擴(kuò)大，說(shuō)明行政事業(yè)單位內(nèi)部控制效果不好，不但缺乏預(yù)防性，在問(wèn)題處理上也不夠及時(shí)。

第二，難以識(shí)別虛假信息。行政事業(yè)單位內(nèi)的某些問(wèn)題可能存在虛假信息，這一類(lèi)信息使問(wèn)題具有較強(qiáng)的隱蔽性，如果不能順利識(shí)別虛假信息，則內(nèi)部控制會(huì)受到阻礙，而現(xiàn)實(shí)情況中多數(shù)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作均存在這樣的缺陷，說(shuō)明虛假信息對(duì)內(nèi)部控制的影響嚴(yán)重。事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員之所以不能有效識(shí)別虛假信息，主要是因?yàn)樨?cái)務(wù)人員不了解工作的現(xiàn)實(shí)情況，且面對(duì)關(guān)系復(fù)雜、量級(jí)龐大的財(cái)務(wù)信息，難以進(jìn)行深入分析，故不能對(duì)信息的真實(shí)性作出準(zhǔn)確判斷。另外在全面管理方面，因?yàn)椴荒苡行ёR(shí)別虛假信息，所以任何方面的財(cái)務(wù)管理都可能出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，說(shuō)明各方面內(nèi)部控制效果都有待提高。

第三，財(cái)務(wù)信息規(guī)范要求約束力小。為了保障財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，以便做好財(cái)務(wù)管理工作，多數(shù)行政事業(yè)單位都提出了對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)信息規(guī)范，一般是要求財(cái)務(wù)人員預(yù)先設(shè)計(jì)信息報(bào)表，再要求相關(guān)工作人員定期填寫(xiě)報(bào)表，完成后上報(bào)給財(cái)務(wù)人員。而現(xiàn)實(shí)情況中，財(cái)務(wù)人員經(jīng)常會(huì)收到不完整的財(cái)務(wù)報(bào)表，這種報(bào)表內(nèi)的信息質(zhì)量較低，不滿(mǎn)足財(cái)務(wù)管理與內(nèi)部控制要求，故需要發(fā)回重新修改，而一來(lái)一回就會(huì)降低工作效率，因此，該現(xiàn)象不應(yīng)當(dāng)發(fā)生。但現(xiàn)實(shí)情況中這種現(xiàn)象比較普遍，說(shuō)明事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息規(guī)范要求約束力比較小，如何提高約束力是事業(yè)單位要重點(diǎn)思考的問(wèn)題。

第四，財(cái)務(wù)信息格式不統(tǒng)一。財(cái)務(wù)信息采集的基本流程雖然簡(jiǎn)單，但涉及許多信息來(lái)源，而財(cái)務(wù)信息采集中只有一個(gè)信息接收端，如果不同來(lái)源的信息存在格式上的差異，就會(huì)加大信息接收端的信息處理工作難度，容易間接導(dǎo)致三大問(wèn)題：①因?yàn)樾畔⒏袷讲唤y(tǒng)一，差異較大，所以信息處理人員可能無(wú)法準(zhǔn)確判斷財(cái)務(wù)信息是否完整；②因?yàn)樾畔⒏袷讲唤y(tǒng)一，所以信息處理人員可能會(huì)出現(xiàn)工作上的失誤；③因?yàn)樾畔⒏袷讲唤y(tǒng)一，所以信息中可能會(huì)夾雜一些無(wú)用信息，加大工作負(fù)擔(dān)，降低工作效率。

第五，財(cái)務(wù)信息披露作用微弱。財(cái)務(wù)信息與行政事業(yè)單位內(nèi)部所有事務(wù)都有一定關(guān)聯(lián)，可以通過(guò)財(cái)務(wù)信息的一些表現(xiàn)來(lái)分析相關(guān)事務(wù)是否存在問(wèn)題，這也是事業(yè)單位為何要采集財(cái)務(wù)信息的理由，說(shuō)明做好財(cái)務(wù)信息采集工作是做好內(nèi)部控制的關(guān)鍵，也說(shuō)明財(cái)務(wù)信息具有披露內(nèi)部問(wèn)題的作用。值得注意的是，財(cái)務(wù)信息本身雖然具有較強(qiáng)的披露功能，但作用是否能夠充分發(fā)揮，取決于是否能夠深入、全面地分析財(cái)務(wù)信息，建立財(cái)務(wù)信息之間的關(guān)系，這樣才能找出實(shí)際的、深層的、全面的問(wèn)題。而現(xiàn)實(shí)情況是，許多行政事業(yè)單位因?yàn)樨?cái)務(wù)信息量巨大、類(lèi)型較多，而人工模式處理能力有限，所以不能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)信息披露的作用。

3 財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)策略

3.1 構(gòu)建信息平臺(tái)，活用信息處理工具

為了提高信息采集效率，建議行政事業(yè)單位搭建財(cái)務(wù)管理信息平臺(tái)，該平臺(tái)能夠使財(cái)務(wù)人員與其他工作人員在網(wǎng)絡(luò)中交流，故財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)財(cái)務(wù)管理需要，要求相關(guān)工作人員上報(bào)財(cái)務(wù)信息，這一行為可以同時(shí)與多人開(kāi)展，說(shuō)明借助平臺(tái)財(cái)務(wù)人員可同時(shí)獲取大量信息，財(cái)務(wù)信息采集效率大幅提升。同時(shí)財(cái)務(wù)信息采集后財(cái)務(wù)人員還要對(duì)信息進(jìn)行預(yù)處理，具體工作內(nèi)容就是完成信息分類(lèi)，該項(xiàng)工作同樣會(huì)帶來(lái)較大的工作量，依靠人工會(huì)降低效率，故事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要求財(cái)務(wù)人員活用信息處理工具，如使用智能技術(shù)工具對(duì)信息進(jìn)行特征識(shí)別，依照特征可以自動(dòng)完成信息分類(lèi)，隨后將信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的分類(lèi)項(xiàng)中，幫助財(cái)務(wù)人員完成信息分類(lèi)，而這個(gè)過(guò)程相比于人工預(yù)處理有非常明顯的效率優(yōu)勢(shì)。

3.2 進(jìn)行信息對(duì)稱(chēng)處理

在財(cái)務(wù)管理中信息對(duì)稱(chēng)處理有兩大作用。

第一，規(guī)整各項(xiàng)信息。對(duì)稱(chēng)處理能夠讓信息保持基本的聯(lián)系，比如款項(xiàng)與款額、用款人、款項(xiàng)用途等信息就要對(duì)稱(chēng)，奠定信息分析基礎(chǔ)。

第二，展示信息內(nèi)涵關(guān)聯(lián)性。對(duì)稱(chēng)處理能夠清晰展示信息內(nèi)涵關(guān)聯(lián)性，方便財(cái)務(wù)人員對(duì)虛假信息進(jìn)行判斷，以款項(xiàng)、款額兩大信息為例，通過(guò)信息對(duì)稱(chēng)處理，財(cái)務(wù)人員可以將款項(xiàng)明細(xì)財(cái)務(wù)信息全部相加，得到款項(xiàng)總額，隨后再與款額做對(duì)比，如果款額與款項(xiàng)明細(xì)總額不完全一致，就說(shuō)明兩項(xiàng)信息的內(nèi)涵關(guān)聯(lián)性不對(duì)稱(chēng)，其中一定存在虛假信息，這種情況下財(cái)務(wù)人員沒(méi)有必要追究具體虛假信息在何處，可以直接打回要求修改，直到兩項(xiàng)信息一致。另外，為了避免多層面的虛假信息影響，財(cái)務(wù)人員還可以通過(guò)信息技術(shù)定期采集信息，并不定期地對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查，對(duì)比多起信息與現(xiàn)場(chǎng)檢查結(jié)果，可以有效識(shí)別虛假信息。

3.3 建立信息報(bào)表功能

首先，行政事業(yè)單位可以予以財(cái)務(wù)人員一定的支持，要求其他工作人員嚴(yán)格依照財(cái)務(wù)人員提出的財(cái)務(wù)信息規(guī)范要求填寫(xiě)、提交報(bào)表，如果提交超時(shí)對(duì)應(yīng)工作人員就要受到處罰。其次，行政事業(yè)單位可以建立信息報(bào)表功能，讓財(cái)務(wù)人員依照預(yù)設(shè)模板將財(cái)務(wù)報(bào)表以電子版的形式分發(fā)給對(duì)應(yīng)工作人員，而每個(gè)工作人員接到報(bào)表之后必須將報(bào)表填寫(xiě)完整，否則無(wú)法通過(guò)系統(tǒng)提交報(bào)表，若不自覺(jué)修改將會(huì)超時(shí)，這樣就免去了發(fā)回重修的煩瑣過(guò)程，也保障了財(cái)務(wù)報(bào)表的完整性，以便財(cái)務(wù)人員根據(jù)財(cái)務(wù)信息作出判斷，提出內(nèi)部控制建議。

3.4 統(tǒng)一財(cái)務(wù)信息格式，建立信息化管理機(jī)制

面對(duì)財(cái)務(wù)信息格式不統(tǒng)一的問(wèn)題，行政事業(yè)單位可以要求有關(guān)部門(mén)采用統(tǒng)一的格式來(lái)提交財(cái)務(wù)信息，完成財(cái)務(wù)信息采集。與此同時(shí)，為了促使多個(gè)部門(mén)嚴(yán)格依照統(tǒng)一格式填寫(xiě)信息，建議事業(yè)單位建立對(duì)應(yīng)的信息化管理機(jī)制，即事業(yè)單位可以建立一個(gè)信息系統(tǒng)，系統(tǒng)中包含信息報(bào)表填寫(xiě)功能，報(bào)表就是統(tǒng)一格式，符合相關(guān)規(guī)范，而其他部門(mén)要提交信息，就必須將報(bào)表中必填項(xiàng)填滿(mǎn)，否則無(wú)法提交報(bào)表，這樣即可讓所有部門(mén)提交的信息格式統(tǒng)一，便于處理，避免工作效率受到影響。

3.5 活用大數(shù)據(jù)技術(shù)，做好數(shù)據(jù)預(yù)處理

為了充分發(fā)揮財(cái)務(wù)信息披露作用，建議行政事業(yè)單位建立大數(shù)據(jù)技術(shù)系統(tǒng)，借助該系統(tǒng)預(yù)先對(duì)龐大、復(fù)雜的數(shù)據(jù)體進(jìn)行預(yù)處理，篩除其中重復(fù)、不完整、錯(cuò)誤、無(wú)法讀取的相關(guān)數(shù)據(jù)，并且建立數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)，生成對(duì)應(yīng)訓(xùn)練樣本，這樣通過(guò)系統(tǒng)即可代替人工分析數(shù)據(jù)，給出內(nèi)控決策，人工選擇決策建議再執(zhí)行，這樣可以有效保證內(nèi)控決策的科學(xué)性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，內(nèi)部控制視角下行政事業(yè)單位只要重視自身財(cái)務(wù)管理工作效能，做好財(cái)務(wù)管理工作即可準(zhǔn)確、有效地進(jìn)行內(nèi)部控制，使單位保持良好發(fā)展態(tài)勢(shì)，也能避免不良風(fēng)氣的產(chǎn)生。由于財(cái)務(wù)管理信息化程度不足，行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作還存在一些問(wèn)題，故行政事業(yè)單位有必要采用相關(guān)策略加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理作用，提高內(nèi)部控制質(zhì)量。