煤炭企業(yè)應付賬款管理中存在的問題與對策

鞏瑞超

（山西潞安集團和順李陽煤業(yè)有限公司，山西 晉中 032700）

應付賬款的本質其實是企業(yè)商業(yè)信用的應用。應付賬款一方面確實解決了企業(yè)因資金緊張而無法獲得資源的問題，另一方面，如企業(yè)未按時支付該筆應付款項，也為企業(yè)埋下了種種風險。因此，尤其是對于整體整體負債金額較大的煤礦企業(yè)來說，加強對應付賬款的管理控制，是企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展、提升經營效益的重要保證。

一、應付賬款的概念與形成原因

（一）應付賬款的概念

應付賬款是指因購買材料、設備或者接受勞務而發(fā)生的債務，是由于買賣雙方在取得商品和支付貨款的時間差而造成的，購買方的應付賬款一般對應銷售方的應收賬款。應付賬款作為一項負債，自帶融資屬性，是一種信用融資，它相對于金融機構的融資更加便捷。

（二）應付賬款的形成原因

應付賬款的形成需要一個過程，煤炭企業(yè)的應付賬款一般有以下幾個原因造成：一是企業(yè)資金不足，近年來受新型清潔能源的影響，整體煤炭行業(yè)較為艱難，煤炭企業(yè)普遍面臨著虧損的狀態(tài)，資金嚴重不足，這必然導致企業(yè)支付能力受限，從而形成應付賬款。加之，煤炭企業(yè)普遍從業(yè)人員較多，各項支出較為龐大，勢必導致在處理應付賬款問題上面的資金會不足。二是企業(yè)采購需求大。煤礦企業(yè)一般會經歷五年以上的基建期，基建期普遍具有建設周期長、投入大、效益低等特點，煤礦企業(yè)在這一時期的資金來源主要是對外借款和投資者投入，必然會導致企業(yè)采取賒銷的方式獲取一部分生產材料。同時，當煤炭企業(yè)進入生產周期時，每年必須有足夠的物資來保證正常的生產、生活。

二、煤炭企業(yè)應付賬款管理存在的問題

應付賬款的形成具有空間性、時間性，如果把應付賬款的管理看作為一個業(yè)務流程來說，勢必有事前、事中、事后三個階段。

（一）事前階段

材料使用部門根據自身生產需要向物資部門提出采購需求，物資部門對外尋求合適的供應商，通過企管部門與企業(yè)訂立合同，然后進行物資采購。在這個過程中存在以下問題：

1.缺乏對供應商的考核

企業(yè)一般會對物資的質量進行嚴格把控，但對于供應商的考察卻沒有明確的規(guī)定，這往往會出現一些不太合格的供應商，供應商證照是否齊全、是否有違約風險、是否能按時交貨、是否會出現資金短缺等問題，直接會影響到后期應付賬款的管理。強化供應商準入和評價標準對于企業(yè)來說就顯得尤為重要。

2.合同訂立不規(guī)范

隨著法治社會的不斷發(fā)展，企業(yè)之間對于合同的訂立意識逐漸增強，在合同中一般會對標的、數量、質量、期限、地點等內容進行明確的標示，但對于違約金、違約責任等具體的支付方式不明確，當雙方發(fā)生糾紛時，企業(yè)之間往往只能采取法律的手段來解決問題，這大大增加了企業(yè)的經營成本，企業(yè)除了需要支付相關資金外，還需解決因損害商業(yè)信譽帶來的各種潛在風險。

3.內部監(jiān)督機制薄弱

煤礦企業(yè)的的后勤管理人員的工作環(huán)境，往往比較輕松，他們對于應付賬款的管理，往往缺少細致的規(guī)劃，大部分的管理人員依舊依賴于一把手直接拍板的模式。同時，企業(yè)的內部監(jiān)督制度薄弱，缺乏對相關人員強有力的約束和規(guī)范，這必然會導致部分工作人員鉆空子，出現違規(guī)操作。企業(yè)應付賬款管理的透明性、公開性一直都是亟需解決的重要問題。

（二）事中階段

煤炭企業(yè)需根據合同、發(fā)票等相關資料真實、準確的入賬。但在實際操作過程中，往往又會出現以下問題：

1.存在暫估現象

由于貨物到貨日期與入賬日期存在誤差，這就存在暫估的情況，導致應付賬款余額出現差異，必然會影響企業(yè)整體應付賬款的管理與籌劃。對于大型的工程項目而言，工程項目一般建設周期較長，工程預算、決算手續(xù)較多，可能已經完成的部分因為程序等問題延遲結算。

2.掛靠問題普遍存在

掛靠問題在煤炭企業(yè)中十分普遍，尤其是一些負責大型工程項目的單位，其下面涉及多個分包商，且工程問題普遍涉及農民工，這位年底應付賬款的清查，帶來了極大的困難。一方面要安排專人來協(xié)助法院應付相關糾紛，防止企業(yè)賬戶被凍結，影響企業(yè)正常生產。另一方面，迫于各方壓力，企業(yè)不得不拿出一部分專門的資金來處理多年以前的賬務，無形之中加大了應付賬款管理的工作量。

（三）事后階段

財務人員一般會依據付款通知單，按時支付貨款，但付款工作并不是財務人員的一家之言，在這個過程中也出現了很多問題：

1.貨款的支付缺乏制度和計劃

支付貨款需根據合同約定執(zhí)行，但在現實操作中，往往會受到企業(yè)資金以及領導決策層影響。應付賬款償還的時間、金額往往受到一個或幾個人控制。同時，未按照合同約定付款，企業(yè)可能還會產生資金占用費、滯納金、訴訟費用等，更為嚴重的是會被法院強制凍結銀行賬戶，影響企業(yè)的正常運轉。

2.付款標準不統(tǒng)一

一項應付賬款的產生往往牽扯到很多部門，各個部門對于“是否達到付款條件”的標準并不一致，長此以往，極易出現部門、人員相互推諉，這不但會影響企業(yè)信譽，又侵犯了中小企業(yè)的利益，給清理民營企業(yè)賬款工作拖了后腿。

三、煤炭企業(yè)應付賬款管理問題的改善策略

（一）事前管理

1.建立完善的供應商管理系統(tǒng)

首先，企業(yè)需建立供應商檔案管理臺賬。供應商貫穿于整體應付賬款的管理，為方便企業(yè)能夠及時獲取有效的信息，煤炭企業(yè)需建立供應商管理系統(tǒng)，這些信息除了需包含產品類別、價格等基礎信息外，還需要包含供應商的股東變化、注冊資本、資金流動、法律訴訟案件、必要的財務數據等內容。其次，企業(yè)需建立相應的供應商績效評價體系。供應商大部分都是企業(yè)外部的單位，其內部信息的變化，往往較難獲得。如何獲取供應商的信息、如何及時對供應商生產進行控制、如何確保產品的質量等等這些問題都是企業(yè)對供應商控制與監(jiān)督工作中的難點。針對這些問題，企業(yè)應建立相應的供應商績效評價體系，加強供應商績效評價意識。再次，企業(yè)之間應實現信息共享。從外部來看，信息的透明可以實現企業(yè)之間的信息共享，實現企業(yè)間的互相了解，從而使供應商能夠更好地理解并滿足采購方的需求，創(chuàng)造更大的價值。從內部來看，信息的共享還能滿足各個部門、各個環(huán)節(jié)的使用，增加企業(yè)辦事效率，降低企業(yè)辦事成本。

2.建立以法律顧問為主導的合同管理系統(tǒng)

首先，建立完善的合同管理制度。企業(yè)合同管理作為企業(yè)經營管理的一項重要內容，其目標、任務需要與企業(yè)經營管理的目標、任務相一致。合同管理并不僅僅只是合同的訂立，合同的履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列均需納入合同管理。企業(yè)要從合同簽訂到履行完畢的全過程，制訂一套比較完善而嚴密的切實可行的合同管理制度，使合同管理有章可循。其次，嚴格把控重大金額、重大項目合同。在簽訂合同時，相關管理人員要嚴格審查對方當事人的主體資格、資信情況和履約能力。對合同條款要認真推敲，防止發(fā)生歧義和誤解，對資金數額巨大、工程承包、產權交易等重要的抵押合同和生產經營合同要依照有關法律規(guī)定及時辦理抵押登記和鑒證手續(xù)，以保證合同的合法性、嚴密性和完備性。再次，要將可能發(fā)生的違約條款和違約糾紛、違約責任等進行明確的標注。一項合同，發(fā)生了違約行為，除了需要承擔正常的欠款外，還需支付違約金、賠償損失、訴訟費用等，這極大的增加了企業(yè)負擔。采取公平、公正的原則，合理的風險規(guī)避，維護企業(yè)與供應商雙方的利益顯得尤為重要。

3.強化采購管控，完善監(jiān)督體系

首先，企業(yè)需制定符合自身需求的內部監(jiān)督體系。采購業(yè)務存在著不透明性，必要要求企業(yè)全方位的管理監(jiān)督體系，將索取回扣，以次充好等問題控制在源頭，對于重大物資、設備采購要按照流程審核，方可實施，建立落實責任制，將采購中的敏感問題納入細則中。再次，重視外部監(jiān)督，特別是供應商的監(jiān)督。保持供應商質疑投訴渠道暢通，讓供應商反向監(jiān)督企業(yè)。

（二）事中管理

1.建立完整的應付賬款入賬機制

首先，企業(yè)需保證數據來源的可靠性、真實性。原始數據是否真實可靠，是企業(yè)財務工作的靈魂，是一切管理工作的基礎。尤其對于金額不確定的暫估數據，這必然要求相關管理人員具有一定的職業(yè)操守、認真負責的工作態(tài)度。同時，要也需要互相之間的監(jiān)督與制約。供應商與相關采購人員必須為數據來源的真實性負責。其次，財務人員必須有一套合理的賬務處理體系。例如：科目設置要合理、憑證制單要合理、月末的往來對賬要一致等。在實際操作過程中，必須保證賬實相符、賬賬相符，不得出現虛假行為。對于出現誤差的問題，要及時查明原因，更正賬務處理差異。再次，定期開展應付暫估專項清查工作。制定應付暫估清查計劃，尤其對于長期的應付暫估款，需要調查、分析、明確相應的清理計劃或措施。

2.暫估結算與付款額度相結合

應付賬款的暫估主要分為物資類應付暫估、工程類應付暫估等。對于物資類應付暫估款較為容易解決，工程類應付暫估款由于涉及資金較大、程序復雜而較難把控，這就要求細化工程類暫估結算。將暫估結算與付款額度聯(lián)系起來，一方面避免超額度結算的出現，另一方面也倒逼了施工單位加快工程結算進程。

3.加強掛靠行為的審核監(jiān)督

首先，審核監(jiān)督要先從資格審查入手，對相關單位職業(yè)資格和相關項目的負責人要嚴格審查。要加強施工檢查監(jiān)督，多去現場對相關人員進行檢查，及時登記、備案，方便復查。對工程質量、以及結算價格等方面要嚴格審查。其次，對發(fā)現掛靠行為的單位，要加大懲罰力度，并要對外進行公示。

（三）事后管理

1.建立健全付款機制

首先，統(tǒng)一付款標準。各職能部門不能各自為政，需按照合同要求，在供應商達到了企業(yè)的付款標準的前提下，才能執(zhí)行付款流程。其次，財務部需按時對應付賬款進行全面分析。財務人員要綜合考慮合同執(zhí)行情況、供應商結算情況等，對應付賬款進行全面分析，并將其提交經理層審議，經理層在結合企業(yè)資金和發(fā)展的情況下，綜合考慮付款情況，不得故意拖延付款，影響供應商的生存與發(fā)展。再次，付款管理需公開、透明。應付賬款的管理需公開透明化，不得將債務清償的決定權交付到極個別人手中。尤其對于“三重一大”等重要資金的支付，必須有相關文件紀要。

2.加強相關人員的法律意識教育

財務負責人、總經理等相關管理人員需要加強自身法律意識的學習，不得利用企業(yè)內控制度的不規(guī)范，知法犯法。同時，需對違法違紀行為進行嚴厲查處，尤其對給企業(yè)造成損失的行為要進行賠償。

3.建立應付賬款預警機制

應付賬款的拖欠不光損害了企業(yè)的形象和名譽，也給上游的物資供應商帶來了極大的資金困難，同時企業(yè)自身也有可能需要承擔極大的經濟賠償。及時的辨別、跟蹤應付賬款的完成情況就顯得尤為重要。建立應付賬款的預警機制不光能清晰明了的跟蹤到各項應付賬款的變化、進行賬齡分析，作出預警，預防了應付賬款拖欠問題的發(fā)生。

4.建立訴訟案件處理機制

第一，及時安撫對方情緒。訴訟案件的不斷激化，往往伴隨著雙方情緒的不冷靜。矛盾的激化并不利于案件的順利解決，甚至增加企業(yè)的經營成本，例如：可以分期支付欠款變成訴訟案件支付涉訴費用、可以采用票據支付變成現匯支付等。第二，成立法務部來跟蹤案件進度。業(yè)務部門需要將案件的真實情況和相關材料提交至法務部，法務部按流程與涉訴單位進行協(xié)商。第三，對于已經出具審判決議的訴訟案件，要及時按照相關要求，支付款項，避免由于拖延，造成二次利益損失，例如，加收資金占用利息。

5.煤礦企業(yè)需安全正產、高效經營

煤礦企業(yè)應付賬款的拖欠主要是由于自我資金的不足造成的。受國家政策、新型能源等影響，煤炭企業(yè)近幾年來一直處于虧損的狀態(tài)，如何扭虧為盈，成了擺在每個煤礦企業(yè)的問題。企業(yè)需從以下幾個方面入手：第一，煤礦企業(yè)需根據國際、國內形式，制定符合自身發(fā)展的經營戰(zhàn)略。發(fā)展經營戰(zhàn)略從企業(yè)生產、技術、人才產業(yè)狀況等方面綜合考慮。第二，加強煤炭銷售。煤炭銷售不同與一般的工業(yè)品銷售，煤炭是自然賦予的資源。其價格受國內外環(huán)境、地理位置、產品質量、用途等因素影響。煤炭銷售部門需要全面掌握煤炭市場，開發(fā)潛在用戶。綜合考慮市場變化，積極開發(fā)產品附加值高的煤炭產品。第三，全方位成本管控。要進行全員成本管理培訓，降低企業(yè)成本，人人有責。提高設備生產效率、減少不要成本費用開支。對于一些投資活動要慎中又慎，大型項目、大額資金的借貸要遵守公司章程，綜合考慮企業(yè)資金情況。

四、總結

企業(yè)與供應商之間是一種長期的戰(zhàn)略合作伙伴關系。煤炭企業(yè)通過與上游供應商之間溝通合作，充分利用內外資源，使供應商有效地參與到煤礦安全生產、高科技綠色煤礦的建設中來，從而創(chuàng)造了綠色的、環(huán)保的、節(jié)約的、高效的生產經營模式。應付賬款的管理不是一時之功，需要企業(yè)內部從上到下，全方位把控，建立健全相關的風險管理機制。同時，也要求企業(yè)將應付賬款管理作為經營工作的重中之重來抓。