國有投資集團(tuán)實(shí)物資產(chǎn)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)踐與探索

耿 振，趙雪倩，武君杰

(青島國信發(fā)展(集團(tuán))有限責(zé)任公司，山東 青島 266071)

大型綜合國有投資集團(tuán)具有資產(chǎn)規(guī)模大、業(yè)態(tài)多、分布廣的特點(diǎn)，在實(shí)物資產(chǎn)管理的廣度和深度方面均存在較大難度，亟須以資源價值提升、管理效能釋放為目標(biāo)，搭建賬目清晰、賬實(shí)相符、管理規(guī)范，職能管理橫向聯(lián)動、資產(chǎn)編碼上下貫通的集團(tuán)化資產(chǎn)管理系統(tǒng)，以解決實(shí)物資產(chǎn)管理業(yè)財(cái)脫節(jié)、建設(shè)項(xiàng)目工程資產(chǎn)交接環(huán)節(jié)運(yùn)行不暢、部分流通資產(chǎn)利用效率偏低、追蹤難度大等業(yè)務(wù)管理問題。

1 業(yè)務(wù)痛點(diǎn)

1.1 基礎(chǔ)管理難度大

一是資產(chǎn)種類多、構(gòu)成復(fù)雜、體量大、分布區(qū)域廣，部分單位底數(shù)不清，基礎(chǔ)信息有待完善；二是各單位文檔資料多、管理分散、共享性差，資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、分類、名稱不統(tǒng)一；三是工程項(xiàng)目轉(zhuǎn)固周期長、及時性差，實(shí)物管理缺失。

1.2 資產(chǎn)利用效率偏低

一是資產(chǎn)信息無法共享，缺乏橫向協(xié)同和調(diào)配；二是缺少專業(yè)分析、考核評價體系，低效、無效資產(chǎn)存量偏大，亟待處置和價值利用；三是管理配套標(biāo)準(zhǔn)亟待完善，資產(chǎn)使用壽命疏于管控。

1.3 業(yè)務(wù)管理尚需規(guī)范和強(qiáng)化

一是業(yè)務(wù)流程需進(jìn)一步規(guī)范，匹配管控和內(nèi)控要求；二是資產(chǎn)變動可追溯性差，資產(chǎn)使用過程管理與動態(tài)跟蹤管理需要強(qiáng)化；三是資產(chǎn)實(shí)物與財(cái)務(wù)管理的跨部門協(xié)同性有待提高。

1.4 信息化水平偏低

一是大部分單位日常依靠手工統(tǒng)計(jì)與分析，信息及時性和一致性差，工作效率低、耗時長；二是少部分單位通過OA進(jìn)行業(yè)務(wù)申請與審批，大部分單位通過紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理；三是人工盤點(diǎn)準(zhǔn)確性差，工作效率低。

2 實(shí)施目標(biāo)

按照精益價值管理的工作要求，以資產(chǎn)全壽命周期管理理念為指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)資產(chǎn)管理的一體化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管控，實(shí)現(xiàn)專業(yè)管理橫向協(xié)同、縱向貫通，逐步建立專業(yè)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)物資產(chǎn)管理體系，保證集團(tuán)實(shí)物資產(chǎn)使用高效、成本可控、運(yùn)行可靠、維護(hù)得當(dāng)、保存完整。一是提高資產(chǎn)利用效率。建立完善集團(tuán)內(nèi)部調(diào)配機(jī)制，提高使用效率，發(fā)揮資產(chǎn)效益，落實(shí)管控措施，延長資產(chǎn)使用壽命；二是打通管理業(yè)務(wù)鏈條。建立集團(tuán)統(tǒng)一的數(shù)字臺賬，做到底數(shù)清晰、賬實(shí)相符，在實(shí)物資產(chǎn)各管理環(huán)節(jié)與價值管理保持協(xié)同性和一致性；三是強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)流程管控。建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、便捷的審批流程，實(shí)現(xiàn)線上審批、線上備案，多層級用戶同時查閱，提高管理效率；四是建立考核評價體系。建立資產(chǎn)評價指標(biāo)體系，開展資產(chǎn)管理專業(yè)評價分析工作，為制定集團(tuán)資產(chǎn)管理優(yōu)化方案提供決策依據(jù)；五是實(shí)現(xiàn)便捷智慧盤點(diǎn)。匹配信息化、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，落實(shí)盤點(diǎn)責(zé)任，推行資產(chǎn)主人制度，提高資產(chǎn)盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性和時效性。

3 系統(tǒng)搭建

3.1 系統(tǒng)框架與業(yè)務(wù)邏輯

3.1.1 系統(tǒng)框架

本案例資產(chǎn)管理數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)，遵循了集團(tuán)數(shù)字化建設(shè)的整體架構(gòu)設(shè)計(jì)理念，將標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)規(guī)范引入了系統(tǒng)建設(shè)過程。橫向上，通過接口實(shí)現(xiàn)與人力資源系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)自動同步，組織、人員、供應(yīng)商、資產(chǎn)分類、資產(chǎn)狀態(tài)等數(shù)據(jù)共享，并鏈接了采購需求、采購訂單和驗(yàn)收單據(jù)，資產(chǎn)采購、接收、核算的全鏈條進(jìn)行了貫通；縱向上，將設(shè)備類資產(chǎn)向?qū)I(yè)化管理的物業(yè)系統(tǒng)延伸，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備資產(chǎn)的巡檢、維保、維修等工單數(shù)據(jù)的下鉆查詢與聯(lián)動。

3.1.2 業(yè)務(wù)邏輯

將集團(tuán)統(tǒng)籌管理的物資、物料編碼進(jìn)行規(guī)范中，需要提供單件追蹤、流程管控的固定資產(chǎn)，以及高價值、使用期限長的低值易耗品等實(shí)物資產(chǎn)，沿供應(yīng)鏈物資采購與工程項(xiàng)目轉(zhuǎn)資兩條主線，在驗(yàn)收、出庫環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)接駁，對納入實(shí)物資產(chǎn)管理清單的物資進(jìn)行生命周期管理，屬于固定資產(chǎn)的實(shí)物資產(chǎn)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)集成，關(guān)聯(lián)固定資產(chǎn)卡片，同步引用財(cái)務(wù)核算實(shí)體、資產(chǎn)科目、折舊科目、費(fèi)用分?jǐn)偪颇?、核算?xiàng)目等財(cái)務(wù)核算體系已有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)物賬與固定資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)的聯(lián)查聯(lián)動。詳見圖1。

圖1 集團(tuán)資產(chǎn)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)邏輯流程

3.2 系統(tǒng)模塊與業(yè)務(wù)功能

該平臺共搭建業(yè)務(wù)管理、信息管理、共享資源庫、統(tǒng)計(jì)分析、智慧盤點(diǎn)五大功能模塊。

3.2.1 資產(chǎn)業(yè)務(wù)管理

實(shí)現(xiàn)實(shí)物資產(chǎn)線上業(yè)務(wù)流程指引、在線審批、表單查閱、數(shù)據(jù)往來、過程與結(jié)果資料備案等，嵌入集團(tuán)移動辦公應(yīng)用門戶，集成資產(chǎn)事務(wù)在線辦理流程。

第一，新增期管理。針對集團(tuán)資產(chǎn)多樣性與業(yè)務(wù)多元化的實(shí)際情況，分類搭建采購新增、工程項(xiàng)目轉(zhuǎn)固、接受捐贈、投資轉(zhuǎn)入、融資租入、無償調(diào)入等資產(chǎn)入賬管理流程，為資產(chǎn)運(yùn)行期和退出期業(yè)務(wù)提供良好開端。

第二，運(yùn)行期管理。圍繞資產(chǎn)變動情況對業(yè)務(wù)進(jìn)行過程管理，搭建滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需要的資產(chǎn)調(diào)撥、借用、轉(zhuǎn)讓、租賃、委托經(jīng)營等流程，通過流程固化的方式，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)審批與實(shí)物信息和價值信息同步。

第三，退出期管理。搭建滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需要的資產(chǎn)評估、處置等退出期管理流程，實(shí)現(xiàn)線上審批、線上備案，以閑置利用和報(bào)廢處置為業(yè)務(wù)重點(diǎn)，優(yōu)先內(nèi)部轉(zhuǎn)讓，通過系統(tǒng)對業(yè)務(wù)全程進(jìn)行監(jiān)控與管理，通過完善過程管控，確保業(yè)務(wù)的合規(guī)性。

3.2.2 實(shí)物信息管理

主要功能包括實(shí)物資產(chǎn)信息的索引、報(bào)表、分類篩選、導(dǎo)入導(dǎo)出等，建立資產(chǎn)數(shù)字檔案，同步關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)固定資產(chǎn)卡片、物業(yè)設(shè)備系統(tǒng)維保計(jì)劃，記錄資產(chǎn)折舊、變動、使用狀況、存放位置、維保養(yǎng)護(hù)情況、使用和管理責(zé)任主體等信息。

對于歷史數(shù)據(jù)，結(jié)合實(shí)踐過程中開展的實(shí)物資產(chǎn)清查盤點(diǎn)、細(xì)化拆分和數(shù)據(jù)清洗，建立了以下細(xì)化原則：實(shí)物資產(chǎn)臺賬以財(cái)務(wù)賬為基礎(chǔ)、以單體(個、件)為單位進(jìn)行管理，同批次一同入賬的相同資產(chǎn)按數(shù)量獨(dú)立建檔、使用功能不同可獨(dú)立管理的資產(chǎn)按功能獨(dú)立建檔，實(shí)物賬與財(cái)務(wù)賬建立“一對一”或“多對一”關(guān)系。

對于增量數(shù)據(jù)，在固定資產(chǎn)入賬、形成應(yīng)付單據(jù)、工程項(xiàng)目決算轉(zhuǎn)資等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，對數(shù)字流程進(jìn)行了“閘口位”設(shè)計(jì)，資產(chǎn)入賬、轉(zhuǎn)資從業(yè)務(wù)端發(fā)起，以強(qiáng)化業(yè)務(wù)管控驅(qū)動資產(chǎn)規(guī)范管理，確保資產(chǎn)入賬、轉(zhuǎn)資以及基礎(chǔ)信息錄入的準(zhǔn)確性和完整性。

3.2.3 共享資源庫

建立集團(tuán)共享資源庫，具備閑置資產(chǎn)狀態(tài)變更、信息發(fā)布、出入庫、分類篩選等功能，為子公司提供平臺，各子公司之間可共享、可查詢，逐步推行線上交易，督促子公司開展資產(chǎn)盤活和處置，提升資源利用效率，減少低效、無效資產(chǎn)。

3.2.4 統(tǒng)計(jì)分析

搭建了駕駛艙和報(bào)表功能，可分單位、分層級進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)不同管理維度，自定義展示資產(chǎn)分類和統(tǒng)計(jì)分析信息，進(jìn)行橫向和縱向?qū)Ρ群蛨D形化展示，實(shí)物資產(chǎn)的盤點(diǎn)進(jìn)度、盤點(diǎn)清單、盤點(diǎn)狀態(tài)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時上屏，這是集團(tuán)智慧中心中樞調(diào)度系統(tǒng)的重要組成部分。同時建立資產(chǎn)運(yùn)營監(jiān)測與指標(biāo)評價分析體系，如處置及時率、資產(chǎn)閑置率等，支持業(yè)務(wù)管理人員發(fā)現(xiàn)管控過程中存在的問題，以制定有針對性的改善和預(yù)防措施。

3.2.5 智慧盤點(diǎn)

采用RFID、二維碼掃描等信息化識別技術(shù)，匹配移動端功能，支持盤點(diǎn)任務(wù)分類或批量下達(dá)、盤點(diǎn)數(shù)據(jù)在線下載與離線盤點(diǎn)、線上和線下自動對比，自動生成盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)告，對盤虧可觸發(fā)責(zé)任人辦理流程，對盤盈支持入賬申請。在本案例中，根據(jù)物資種類、使用環(huán)境等因素，使用了二維碼、RFID雙結(jié)合的電子盤點(diǎn)技術(shù)，將二維碼印刷至RFID標(biāo)簽表面，實(shí)現(xiàn)單一標(biāo)簽的兩種盤點(diǎn)方式應(yīng)用。

第一，二維碼標(biāo)簽。本案例應(yīng)用二維碼主讀模式，將唯一識別的實(shí)物資產(chǎn)編號經(jīng)平臺編碼為矩陣式QR Code二維碼，通過一體式標(biāo)簽打印機(jī)印制到可粘貼標(biāo)簽中，按照資產(chǎn)的數(shù)量與價值，將二維碼標(biāo)簽應(yīng)用于數(shù)量基數(shù)大、單件成本低的實(shí)物資產(chǎn)中，通過運(yùn)行于iOS、Android的手機(jī)移動應(yīng)用程序?qū)崿F(xiàn)普遍性的隨身盤點(diǎn)功能。

第二，RFID電子標(biāo)簽。RFID也被稱為射頻識別技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)批量識讀、區(qū)域識讀，不畏標(biāo)簽表面被遮擋，支持標(biāo)簽在移動狀態(tài)下的識讀，甚至可以支持多標(biāo)簽同時識別等。實(shí)踐過程中，本案例充分考慮了RFID技術(shù)場景適用性、管理成本、便利性等實(shí)際問題，針對高溫鍋爐、低溫冷庫、戶外作業(yè)設(shè)備、金屬與非金屬物資等不同使用場景等，將電子標(biāo)簽的選型種類控制在了柔性抗金屬、柔性非抗金屬、硬質(zhì)封裝三種電子標(biāo)簽上，能夠滿足資產(chǎn)生命周期里一次性張貼后的全壽命跟蹤。

4 實(shí)現(xiàn)效果

4.1 建立完善電子臺賬，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理

集團(tuán)通過追溯財(cái)務(wù)檔案、合同采購清單、竣工決算清單等歷史資料，并通過三輪數(shù)據(jù)清洗，對房屋建筑物和附屬設(shè)備系統(tǒng)等整體入賬資產(chǎn)進(jìn)行了梳理拆分，重要設(shè)備資產(chǎn)獨(dú)立建檔，實(shí)現(xiàn)了單項(xiàng)實(shí)物資產(chǎn)的精細(xì)化管理，查清了資產(chǎn)底數(shù)，建立了數(shù)字臺賬，解決了實(shí)物資產(chǎn)無臺賬、工程轉(zhuǎn)資和批量采購資產(chǎn)底數(shù)不清、狀況不明的問題，為提高資產(chǎn)使用效率、更好的落實(shí)管理責(zé)任奠定了基礎(chǔ)。

4.2 以業(yè)務(wù)管理需求為驅(qū)動，推動賬實(shí)相符

集團(tuán)資產(chǎn)管理系統(tǒng)建立了實(shí)物臺賬與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的強(qiáng)關(guān)聯(lián)關(guān)系，與財(cái)務(wù)賬面信息聯(lián)動共享，同時在業(yè)務(wù)協(xié)同、業(yè)財(cái)融合方面，形成了統(tǒng)一的業(yè)務(wù)邏輯，資產(chǎn)管控均以業(yè)務(wù)端為源頭，將業(yè)務(wù)管理需要作為建立資產(chǎn)臺賬和判斷“是否為固定資產(chǎn)”的依據(jù)，并以“單項(xiàng)資產(chǎn)對應(yīng)單個固定資產(chǎn)卡片”為要求，確保資產(chǎn)去向和使用狀態(tài)可控、在控，實(shí)物管理和價值管理的協(xié)同配合更加緊密。

4.3 資產(chǎn)動態(tài)追蹤，推動“人人資產(chǎn)”理念

集團(tuán)結(jié)合資產(chǎn)信息系統(tǒng)建設(shè)，開展了資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化分類、信息采集以及數(shù)據(jù)清洗，完善了資產(chǎn)狀態(tài)、存放位置、責(zé)任主體、資產(chǎn)品牌以及設(shè)備型號等管理信息，并與人力資源系統(tǒng)聯(lián)動，將資產(chǎn)管理責(zé)任人全部分配到個人，負(fù)責(zé)資產(chǎn)信息的更新維護(hù)，在資產(chǎn)調(diào)撥、人員離職調(diào)動等環(huán)節(jié)進(jìn)行管控，有效解決資產(chǎn)使用狀態(tài)不清、職責(zé)不明的問題。

4.4 以實(shí)物管理為主線，理順工程交接轉(zhuǎn)資

基于資產(chǎn)信息系統(tǒng)建設(shè)，對于建設(shè)項(xiàng)目工程新增資產(chǎn)，強(qiáng)化早期接入和前置管理，建立了“兩步管控”業(yè)務(wù)邏輯，即：以實(shí)物資產(chǎn)管理為業(yè)務(wù)主線，串聯(lián)建設(shè)項(xiàng)目交付(交接)和轉(zhuǎn)資兩個重要節(jié)點(diǎn)，結(jié)合驗(yàn)收條件，對工程項(xiàng)目建設(shè)期間具備管理?xiàng)l件的資產(chǎn)提早納入實(shí)物管理范疇、進(jìn)入資產(chǎn)系統(tǒng)實(shí)物臺賬，為交付(交接)和轉(zhuǎn)資積累原始資料，并通過交付(交接)查驗(yàn)和結(jié)(決)算進(jìn)一步驗(yàn)證實(shí)物管理維度的準(zhǔn)確性和進(jìn)行價值計(jì)量，逐步建立集團(tuán)統(tǒng)一的建設(shè)項(xiàng)目實(shí)物資產(chǎn)管理體系和轉(zhuǎn)資標(biāo)準(zhǔn)。

4.5 促進(jìn)閑置資源盤活，提高資源利用效率

通過搭建閑置資產(chǎn)共享資源庫，推廣“內(nèi)部市場”和線上交易，為集團(tuán)內(nèi)部資源調(diào)配和盤活利用提供平臺，同時對閑置和待處置資產(chǎn)設(shè)定時間“警戒線”和占比指標(biāo)，促進(jìn)各單位加快資產(chǎn)盤活和處置，提升資源流動性和周轉(zhuǎn)效率。通過動態(tài)跟蹤各單位資產(chǎn)管理、盤活與處置情況，集團(tuán)閑置資產(chǎn)數(shù)量由系統(tǒng)上線時的2.7%下降至1.98%，待處置資產(chǎn)數(shù)量由5.86%下降至3.03%。

4.6 推動智慧盤點(diǎn)，盤點(diǎn)效率和準(zhǔn)確性大幅提升

通過合理搭配、有效融合基于智能手機(jī)開展隨身盤點(diǎn)，與使用專業(yè)設(shè)備進(jìn)行區(qū)域性批量盤點(diǎn)的雙技術(shù)應(yīng)用，處理好效率與成本、全面與重點(diǎn)的管理有效性問題，將二維碼、RFID電子標(biāo)簽技術(shù)從商業(yè)、物流、制造等領(lǐng)域，向企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)管理進(jìn)行了延展，全集團(tuán)單次資產(chǎn)盤點(diǎn)時間縮短近50%。

5 結(jié)論

集團(tuán)結(jié)合資產(chǎn)信息化系統(tǒng)建設(shè)，通過多系統(tǒng)互聯(lián)互通、標(biāo)準(zhǔn)化線上流程設(shè)計(jì)以及共享資源庫、智慧盤點(diǎn)等信息化手段，全新打造了與資產(chǎn)賬務(wù)管理的關(guān)系和業(yè)務(wù)邏輯，有效助力了集團(tuán)實(shí)物資產(chǎn)管理，也為同類大型綜合集團(tuán)化公司在資產(chǎn)信息系統(tǒng)搭建和業(yè)務(wù)流程的管控和優(yōu)化方面提供了借鑒。