大數(shù)據(jù)環(huán)境下人力資源檔案管理工作思考

謝瑩華 魚(yú)臺(tái)縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心

新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，移動(dòng)終端設(shè)備得到廣泛應(yīng)用，企業(yè)積極推行科學(xué)高效的人力資源管理體系。特別是大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)技術(shù)為人力資源檔案管理工作開(kāi)辟了新思路，使人事檔案信息化管理面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。人力資源檔案管理工作包含大量具有潛在價(jià)值的信息?，F(xiàn)階段人力資源檔案管理只是簡(jiǎn)單地使用信息化人事檔案管理操作系統(tǒng)進(jìn)行，以人事檔案數(shù)字化與信息電子化發(fā)展為主，還未充分解決人力資源管理面臨的實(shí)際問(wèn)題。人力資源檔案管理要改變傳統(tǒng)檔案管理模式，應(yīng)用信息技術(shù)創(chuàng)新，保障信息服務(wù)效率，以此提高人力資源管理效率，集中處理批量信息，全面解決人力資源管理工作存在的問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)背景下人力資源檔案管理受到的影響

（一）豐富信息基礎(chǔ)

企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)，使得管理信息更加豐富。新時(shí)期，加快信息化建設(shè)可為大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建立奠定良好基礎(chǔ)，員工日常工作及生活中全面搜集相關(guān)人事檔案管理數(shù)據(jù)，提供全面而客觀數(shù)據(jù)有效開(kāi)展檔案管理工作，切忌使用已有的固定數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建立，使得檔案管理從傳統(tǒng)靜態(tài)化紙質(zhì)檔案向活躍的信息檔案轉(zhuǎn)變，并在管理系統(tǒng)中收錄相關(guān)信息。該系統(tǒng)能夠搜集紙質(zhì)檔案信息，也能對(duì)員工的個(gè)人性格、興趣愛(ài)好及社會(huì)關(guān)系等相關(guān)數(shù)據(jù)做好搜集。日常工作中，對(duì)員工薪酬、績(jī)效及崗位信息實(shí)現(xiàn)自動(dòng)搜集，為管理系統(tǒng)提供豐富信息數(shù)據(jù)，為人力資源部門提供全面而豐富信息保障順利開(kāi)展各項(xiàng)工作，充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)準(zhǔn)確評(píng)價(jià)、描述并預(yù)測(cè)人力資源個(gè)體與整體情況。

（二）實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理

企事業(yè)單位曾憑借主觀經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行人力資源管理工作或是實(shí)施定性管理，使得人力資源管理目標(biāo)的客觀與定量性比較低，人力資源檔案管理不能實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，借助先進(jìn)信息技術(shù)提高檔案管理工作的信息與數(shù)字化特點(diǎn)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息做好定量分析，對(duì)員工工作結(jié)果、效率及狀態(tài)做出客觀描述，數(shù)字化人員、崗位及激勵(lì)等要素，定量分析人力資源檔案管理。

（三）優(yōu)化管理效果

人力資源管理工作中，滿意決策一直是其決策主要目標(biāo)，而滿意決策表明基本滿足管理目標(biāo)，不是管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的最佳渠道。滿意決策結(jié)果能夠接受傳統(tǒng)模式下人力資源管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)不受時(shí)空約束、準(zhǔn)確預(yù)測(cè)別人行動(dòng)與完整信息的要求，因而無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理效果。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于人力資源管理工作中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建信息化人事檔案，增加了數(shù)據(jù)信息量并增強(qiáng)了數(shù)據(jù)處理能力與未來(lái)判斷能力。另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，還可推動(dòng)人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，滿意決策將被“無(wú)限接近最優(yōu)”決策代替，進(jìn)一步優(yōu)化人力資源檔案管理效果。

（四）準(zhǔn)確判斷發(fā)展趨勢(shì)

在人力資源檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，使得人力資源管理不受人事檔案信息因果關(guān)系束縛，基于戰(zhàn)略高度探究人事檔案數(shù)據(jù)關(guān)系，合理劃分人事檔案數(shù)據(jù)或分析其相關(guān)向，在此基礎(chǔ)上準(zhǔn)確預(yù)測(cè)人事檔案管理未來(lái)發(fā)展。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展人力資源管理工作，利于保障人力資源管理決策精準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)人崗匹配，確保人力資源管理工作更加滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展潮流。將產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整與崗位需求作為重點(diǎn)，降低離職誘因，穩(wěn)定高層次人才隊(duì)伍，全面提高人力資源檔案管理效率。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)期人力資源檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

（一）檔案保密性與大數(shù)據(jù)有沖突

人力資源管理中，檔案管理工作具有一定保密性。大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理工作數(shù)據(jù)共享與個(gè)性化服務(wù)趨勢(shì)日益明顯，但還存在一些沖突。用戶個(gè)性化服務(wù)要求全面搜集用戶數(shù)據(jù)，人事管理工作更要重視檔案搜集，此過(guò)程中如何做好檔案保密性是檔案管理工作面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。另外，各部門間數(shù)據(jù)共享還不夠完善，各部門職能有所差異，檔案管理部門要重視安全管理制度的完善。數(shù)據(jù)與其他部門共享時(shí)，安全規(guī)章制度的遵守情況存在一定風(fēng)險(xiǎn)，而且與第三方盈利機(jī)構(gòu)合作時(shí)也會(huì)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。所以，如何準(zhǔn)確把握檔案保密性平衡數(shù)據(jù)共享，是人力資源檔案管理工作面臨的首要問(wèn)題。

（二）檔案歸檔流程比較煩瑣

人力資源檔案管理工作中，要嚴(yán)格篩選并審查方可歸檔，先歸檔重要信息，非重要信息則不用存檔。大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)體量與維度備受關(guān)注，搜集數(shù)據(jù)時(shí)存在一些無(wú)用數(shù)據(jù)。此種情況下如何構(gòu)建新標(biāo)準(zhǔn)審查檔案資源，是面臨的重要任務(wù)。企業(yè)人力資源檔案管理工作中，一般安排專人負(fù)責(zé)歸檔處理檔案資料，而且因處理量少?zèng)]有很大的工作壓力。曲線人力資源中心在人事檔案歸檔工作面臨很大的壓力，要投入大量人力依次檢查資料。大數(shù)據(jù)能夠降低人員工作壓力，但人員審查核對(duì)是必不可少的，檔案歸檔流程煩瑣甚至缺失重要數(shù)據(jù)的問(wèn)題依然存在。

（三）檔案人員缺乏完善的管理體系

人力資源檔案管理工作中，缺乏完善的人員管理體系，主要表現(xiàn)為：（1）人員構(gòu)成方面。大數(shù)據(jù)時(shí)代，人力資源部門靈活開(kāi)展檔案管理工作，多元化服務(wù)要求豐富了人員結(jié)構(gòu)?，F(xiàn)階段，人事檔案管理部門沒(méi)有配置充足的復(fù)合型管理人才，復(fù)雜檔案管理工作要求得不到滿足，現(xiàn)有人力資源無(wú)法支撐新業(yè)務(wù)與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)變革。（2）人員素質(zhì)方面。人力資源傳統(tǒng)檔案管理工作以事務(wù)性工作為主，隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理工作快速發(fā)展，精細(xì)與多元化發(fā)展趨勢(shì)日益明顯，檔案人員如果沒(méi)有掌握豐富的前沿技術(shù)，也沒(méi)有接受相關(guān)理念培訓(xùn)，無(wú)法保障實(shí)際工作效率。

（四）高層次人才嚴(yán)重流失

現(xiàn)階段，人才嚴(yán)重流失現(xiàn)象是普遍存在的，給各企業(yè)單位發(fā)展帶來(lái)了很大的制約。如，市場(chǎng)中優(yōu)秀骨干人才競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)更強(qiáng)，本單位與其他單位對(duì)比后心理出現(xiàn)落差，如薪資待遇與事業(yè)發(fā)展平臺(tái)。本單位人力資源部門如果不重視此種落差，使得高層次人才無(wú)法經(jīng)受住“外部誘惑”而離職。現(xiàn)階段，人力資源部門無(wú)法準(zhǔn)確預(yù)測(cè)員工離職傾向，不能提前制定針對(duì)性方案挽留住人才，員工深思熟慮提出離職后就為時(shí)已晚，給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的損失。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)期人力資源檔案管理改善建議

（一）及時(shí)創(chuàng)新人力資源管理理念

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人力資源管理工作面臨改革創(chuàng)新，要從思想理念入手創(chuàng)新引導(dǎo)工作人員全面認(rèn)識(shí)人力資源管理工作。實(shí)踐工作中，可從以下幾方面入手。引導(dǎo)管理人員以發(fā)展的眼光認(rèn)識(shí)問(wèn)題，全面思考人力資源發(fā)展趨勢(shì)，基于可持續(xù)發(fā)展理念開(kāi)展人力資源管理工作，準(zhǔn)確把握大數(shù)據(jù)時(shí)代特點(diǎn)，及時(shí)創(chuàng)新工作理念，確保人力資源管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)、現(xiàn)代與信息化發(fā)展目標(biāo)。而且，工作人員還要轉(zhuǎn)變思想，日常工作中及時(shí)引導(dǎo)員工思想發(fā)展，利用教育培訓(xùn)方式確保員工充分認(rèn)識(shí)創(chuàng)新發(fā)展的意義。此外，培養(yǎng)員工大數(shù)據(jù)思維，確保人力資源檔案管理工作與大數(shù)據(jù)發(fā)展要求保持一致。另外，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況與發(fā)展需求，科學(xué)規(guī)劃人力資源管理工作，創(chuàng)造條件有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。

（二）進(jìn)一步完善人力資源管理制度

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人力資源檔案管理工作要重視人力資源管理制度的完善，規(guī)范而有效地開(kāi)展人力資源管理工作。實(shí)際工作中，持續(xù)完善人力資源管理制度，全面落實(shí)人力資源管理工作。人力資源管理檔案管理工作中，相關(guān)人員要加強(qiáng)整合數(shù)據(jù)信息，基于管理制度保障規(guī)范開(kāi)展人力資源檔案管理工作，合理操作各項(xiàng)流程，更好地順應(yīng)時(shí)代潮流。有效建立信息化人力資源管理檔案管理模式，引導(dǎo)檔案管理人員了解網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)順利開(kāi)展人力資源檔案管理工作。而且，還要基于大數(shù)據(jù)技術(shù)明確人力資源檔案管理工作要求，細(xì)化人力資源管理檔案管理工作內(nèi)容及職權(quán)范圍，以此構(gòu)建良好的工作環(huán)境統(tǒng)一責(zé)權(quán)構(gòu)建高效管理模式。另外，建立健全追責(zé)機(jī)制及績(jī)效考核制度，激發(fā)人力資源檔案管理人員工作熱情，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，在人力資源檔案管理工作中充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用。

（三）充分應(yīng)用信息技術(shù)

基于互聯(lián)網(wǎng)思維應(yīng)用信息技術(shù)，充分融合信息網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)新工作方法，是當(dāng)前人力資源檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢(shì)。首先，企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與人力資源管理部門負(fù)責(zé)人加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，應(yīng)用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保障員工信息技術(shù)應(yīng)用水平，加強(qiáng)先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)設(shè)備與專業(yè)技術(shù)綜合型人才的引進(jìn)，促使人力資源管理工作實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。其次，企事業(yè)單位還可與計(jì)算機(jī)企業(yè)合作，基于自身業(yè)務(wù)發(fā)展需求，合理設(shè)計(jì)人力資源管理軟件系統(tǒng)滿足內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)需求，構(gòu)建人力資源數(shù)據(jù)信息庫(kù)與管理平臺(tái)，促進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)深度融合人力資源管理。實(shí)際工作中，企業(yè)要準(zhǔn)確劃轉(zhuǎn)大數(shù)據(jù)技術(shù)與人力資源檔案管理工作的契合點(diǎn)，人力資源檔案管理工作應(yīng)注意大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入發(fā)掘與應(yīng)用，科學(xué)而合理地開(kāi)展人力資源檔案管理工作。制定人才選拔與薪酬管理方法，充分發(fā)揮技術(shù)先進(jìn)性與實(shí)效性，獲得員工更多的肯定與信任，促使企事業(yè)單位人力資源檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)選拔聘用人才時(shí)，工作人員可應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)全面分析競(jìng)聘人員以往工作情況，最終獲得技術(shù)能力分析，為選拔人才提供有效的數(shù)據(jù)參考，構(gòu)建公平競(jìng)聘環(huán)境，保障更多優(yōu)秀人才的引進(jìn)。

（四）基于大數(shù)據(jù)構(gòu)建人才體系

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，市場(chǎng)環(huán)境出現(xiàn)了明顯的改變，實(shí)際發(fā)展過(guò)程中企業(yè)所處外部環(huán)境也發(fā)生了變化。此種情況下，企事業(yè)單位要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，為新入職員工做好崗前教育與培訓(xùn)，保障各崗位人員充分發(fā)揮崗位職能作用，以此順利開(kāi)展人力資源管理檔案管理工作。實(shí)際工作中，還要重視人員信息搜集與整理能力的提高，全面了解人員社會(huì)關(guān)系及生活情況，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)有效配置人才，充分發(fā)掘員工工作潛能。數(shù)據(jù)背景下，各行業(yè)領(lǐng)域?qū)π畔⒓夹g(shù)人才有了新的需求量，人力資源管理部門要合理設(shè)置崗位開(kāi)展工作。

（五）充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)資源與技術(shù)保障人崗精準(zhǔn)分配

首先，結(jié)合各崗位不同工作內(nèi)容與職責(zé)，基于崗位需求，合理配置適宜的人才，根據(jù)員工工作能力及性格特點(diǎn)，保障人崗匹配的精準(zhǔn)性，確保人才在崗位上充分發(fā)揮自身潛能。其次，使用算法對(duì)崗位表現(xiàn)好的員工信息及特體特征要素做好信息搜集，合理構(gòu)建人才標(biāo)準(zhǔn)模型。另外，根據(jù)競(jìng)聘人才提供的簡(jiǎn)歷信息，借助互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)為其建立立體化信息體系，取得員工生活與興趣愛(ài)好有關(guān)的信息。選拔人才時(shí)，為了降低人才不對(duì)稱信息對(duì)招聘工作產(chǎn)生的影響，借助崗位優(yōu)秀人才模式及人崗匹配情況進(jìn)行有效數(shù)據(jù)篩選，保障人崗匹配的精準(zhǔn)性。

（六）應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建穩(wěn)定的人才隊(duì)伍

首先，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析已離職員工信息。日常管理工作中，人力資源檔案管理部門可制定針對(duì)性措施找到影響員工離職的因素，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)消除影響員工去除離職意向，保障人力資源隊(duì)伍穩(wěn)定，特別是保障企事業(yè)單位高層次人才與隊(duì)伍的穩(wěn)定性，確保企業(yè)有形資產(chǎn)與無(wú)形資產(chǎn)管理效率，爭(zhēng)取更多發(fā)展創(chuàng)新發(fā)展技術(shù)。其次，從長(zhǎng)遠(yuǎn)層面來(lái)看，為了滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，合理調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析實(shí)際情況，科學(xué)制定中長(zhǎng)期人才規(guī)劃，以防崗位沒(méi)落增加企業(yè)人力資源管理壓力，提高人才使用、管理與激勵(lì)效率，合理制定人力資源管理決策實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，極大地改變了人們?nèi)粘Ｉ钆c工作方式，企業(yè)人力資源檔案管理工作還需進(jìn)一步完善，員工要及時(shí)創(chuàng)新思想，充分認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)給實(shí)際工作帶來(lái)的影響。人力資源檔案管理工作中，要重視深度融合大數(shù)據(jù)技術(shù)及人力資源管理工作，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的先進(jìn)性與優(yōu)勢(shì)，全面保障人力資源檔案管理工作的效率與質(zhì)量。