信息化系統(tǒng)助力企業(yè)研發(fā)費(fèi)用管理

王永平 中國重汽集團(tuán)國際有限公司

引言

研發(fā)費(fèi)用管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中重要的組成部分，是企業(yè)研發(fā)費(fèi)用分析、高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定、研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除的基礎(chǔ)。隨著企業(yè)市場競爭的加劇，新產(chǎn)品研發(fā)是企業(yè)保持科技創(chuàng)新競爭力的必要手段，研發(fā)費(fèi)用管理成為了企業(yè)不可忽視的一部門。不斷進(jìn)步的信息化技術(shù)與手段為研發(fā)費(fèi)用管理提供了重要支持，不僅提升了研發(fā)費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性，而且規(guī)避了研發(fā)費(fèi)用管理的會計(jì)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)和研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除的稅務(wù)審查風(fēng)險(xiǎn)。因此，不斷優(yōu)化企業(yè)研發(fā)費(fèi)用管理系統(tǒng)，提高自身研發(fā)費(fèi)用信息化管理水平，已經(jīng)成為企業(yè)在新時(shí)期面臨的重要任務(wù)。

一、企業(yè)研發(fā)費(fèi)用信息化實(shí)施的意義

(一)提高研發(fā)費(fèi)用核算的精準(zhǔn)度

企業(yè)在研發(fā)活動產(chǎn)生的費(fèi)用，目前歸集的口徑有三種，一是會計(jì)核算口徑，二是高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定口徑，三是稅法加計(jì)扣除規(guī)定口徑。三種研發(fā)費(fèi)用的歸集口徑存在一定差異，會計(jì)核算是企業(yè)研發(fā)活動產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用均可歸集；高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定的研發(fā)費(fèi)用主要側(cè)重于是否符合高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定，對人工費(fèi)用、其他費(fèi)用等存在限制；是研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除口徑的研發(fā)費(fèi)用，主要目的是細(xì)化哪些研發(fā)費(fèi)用可以享受加計(jì)扣除，扣除的研發(fā)費(fèi)用范圍采取的是正列舉方式。針對企業(yè)研發(fā)費(fèi)用核算的關(guān)注點(diǎn)不同，研發(fā)費(fèi)用核算信息化系統(tǒng)可以通過邏輯控制，自主定義研發(fā)費(fèi)用核算范圍。例如，在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中通過內(nèi)部訂單的形式或者憑證輔助核算的方式實(shí)現(xiàn)研發(fā)費(fèi)用的分別核算。研發(fā)費(fèi)用核算系統(tǒng)可根據(jù)用戶需求，依靠系統(tǒng)識別不同研發(fā)費(fèi)用歸集的口徑，導(dǎo)出自定義管理報(bào)表，滿足企業(yè)高企認(rèn)證、研發(fā)費(fèi)用管理和研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除等個(gè)性化需求。

(二)研發(fā)費(fèi)用項(xiàng)目制精細(xì)化管理

通過研發(fā)費(fèi)用信息化管理系統(tǒng)打破業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的壁壘，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化管理目標(biāo)。通過信息化管理系統(tǒng)，進(jìn)行研發(fā)費(fèi)用項(xiàng)目管理，可以實(shí)現(xiàn)研發(fā)項(xiàng)目預(yù)算管理、研發(fā)成本分析，研發(fā)項(xiàng)目投入產(chǎn)出分析等研發(fā)費(fèi)用項(xiàng)目制的精細(xì)化管理。以研發(fā)項(xiàng)目為主線，打通研發(fā)成本數(shù)據(jù)的信息孤島，實(shí)現(xiàn)研發(fā)項(xiàng)目從預(yù)算編制、預(yù)算控制到成本費(fèi)用歸集的精細(xì)化管理，達(dá)到研發(fā)成本業(yè)財(cái)一體化管理的目標(biāo)。研發(fā)項(xiàng)目業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)研發(fā)項(xiàng)目過程文件電子化檔案管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資料一鍵導(dǎo)出，以備稅務(wù)局備查。研發(fā)費(fèi)用財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中通過內(nèi)部訂單的形式或者憑證輔助核算的方式實(shí)現(xiàn)研發(fā)費(fèi)用的分別核算，單獨(dú)在財(cái)務(wù)賬套的基礎(chǔ)上，建立研發(fā)費(fèi)用輔助賬，以備稅務(wù)局備查。

(三)規(guī)避研發(fā)加計(jì)扣除風(fēng)險(xiǎn)、提高研發(fā)加計(jì)扣除效率

研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除政策給企業(yè)帶來了巨大的稅收優(yōu)惠，同時(shí)對企業(yè)的研發(fā)費(fèi)用歸集和申報(bào)進(jìn)行了要求。企業(yè)在進(jìn)行研發(fā)費(fèi)用的歸集、申報(bào)資料的備查準(zhǔn)備中存在風(fēng)險(xiǎn)，針對研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除的風(fēng)險(xiǎn)，研發(fā)費(fèi)用管理信息化系統(tǒng)在科目設(shè)置、科目分類、研發(fā)項(xiàng)目管理、申報(bào)資料電子檔案化等方面，采取各種信息化手段，解決研發(fā)費(fèi)用科目核算定義模糊、研發(fā)活動定義不準(zhǔn)確、研發(fā)項(xiàng)目過程管理等存在的問題，規(guī)避了研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除的風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除的相關(guān)規(guī)定、在研發(fā)費(fèi)用信息化管理系統(tǒng)中，對享受加計(jì)扣除的研發(fā)費(fèi)用，需要按不同的研發(fā)項(xiàng)目分別設(shè)置研發(fā)項(xiàng)目輔助賬，歸集核算稅法規(guī)定可加計(jì)扣除的各項(xiàng)研發(fā)相關(guān)實(shí)際費(fèi)用發(fā)生額。每年研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除前，企業(yè)可將各種研發(fā)費(fèi)用輔助賬、研發(fā)項(xiàng)目過程文件等加計(jì)扣除申報(bào)資料在研發(fā)費(fèi)用管理信息化系統(tǒng)中導(dǎo)出，減少了資料整理資料時(shí)間，提高了研發(fā)加計(jì)扣除的效率。

(四)提高研發(fā)費(fèi)用管理水平

研發(fā)費(fèi)用管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，更是企業(yè)研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除和高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定的基礎(chǔ)。完善的研發(fā)費(fèi)用管理信息化系統(tǒng)，提高了研發(fā)費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性，滿足了研發(fā)費(fèi)用核算的個(gè)性化管理。信息化系統(tǒng)提高了研發(fā)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的融合水平，業(yè)財(cái)融合讓研發(fā)費(fèi)用管理從業(yè)務(wù)發(fā)生的起點(diǎn)就進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的梳理。信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，為研發(fā)費(fèi)用的預(yù)算控制、預(yù)實(shí)分析、投入產(chǎn)出分析提供了準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)，對于指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行研發(fā)活動決策有著重要作用。建立和完善的研發(fā)費(fèi)用管理信息化系統(tǒng)，對研發(fā)項(xiàng)目的信息收集、整理、分析、加計(jì)扣除，發(fā)揮著舉足輕重的作用。

二、企業(yè)研發(fā)費(fèi)用信息化管理的現(xiàn)狀

(一)財(cái)務(wù)管理缺乏信息化管理的意識

雖然當(dāng)前企業(yè)的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)取得了不小的進(jìn)步，但是對于單獨(dú)模塊的信息化建設(shè)沒有引起足夠的重視。企業(yè)無論是業(yè)務(wù)管理者還是財(cái)務(wù)管理者對于企業(yè)研發(fā)費(fèi)用管理信息化建設(shè)重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，缺少業(yè)財(cái)一體化的戰(zhàn)略目標(biāo)。普通財(cái)務(wù)管理人員往往停留在處理財(cái)務(wù)梳理整理表格的重復(fù)性工作中，缺少向信息化系統(tǒng)要數(shù)據(jù)、要分析的意識。財(cái)務(wù)管理不能深入挖掘研發(fā)費(fèi)用管理數(shù)據(jù)，不能提供對企業(yè)戰(zhàn)略決策有意義、有價(jià)值的數(shù)據(jù)和分析。企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，缺乏對研發(fā)業(yè)務(wù)的了解，致使研發(fā)費(fèi)用管理系統(tǒng)在建設(shè)中沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。同時(shí)，研發(fā)費(fèi)用管理的信息化建設(shè)需要財(cái)務(wù)管理信息化管理的復(fù)合型人才，同時(shí)具備研發(fā)費(fèi)用管理和信息化管理的能力，在信息化建設(shè)的過程中，從財(cái)務(wù)管理和信息化管理兩方面的角度聚焦研發(fā)費(fèi)用財(cái)務(wù)管理。

(二)研發(fā)費(fèi)用管理流程不順暢

企業(yè)研發(fā)活動對企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮至關(guān)重要的作用，企業(yè)不斷加大研發(fā)的人員投入、資金投入，但很多企業(yè)特別是中小企業(yè)往往忽視了研發(fā)費(fèi)用的管理，重研發(fā)輕管理情況尤為嚴(yán)重。企業(yè)沒有將研發(fā)費(fèi)用管理進(jìn)行單獨(dú)歸口管理，從研發(fā)項(xiàng)目的立項(xiàng)，研發(fā)項(xiàng)目的評審、研發(fā)業(yè)務(wù)預(yù)算的編制和調(diào)整、研發(fā)費(fèi)用審核、研發(fā)費(fèi)用的核算統(tǒng)計(jì)、研發(fā)的加計(jì)扣除申報(bào)以及相關(guān)政府補(bǔ)助的申報(bào)等環(huán)節(jié)沒有統(tǒng)一的管理安排。研發(fā)項(xiàng)目預(yù)算的編制、調(diào)整和審核沒有歸口管理部門進(jìn)行審核。研發(fā)費(fèi)用的核算，企業(yè)存在多個(gè)研發(fā)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，研發(fā)費(fèi)用的歸集混亂，無法準(zhǔn)確地將費(fèi)用歸集到具體研發(fā)項(xiàng)目。公共發(fā)生的研發(fā)支出，需要進(jìn)行分?jǐn)倸w集整理，企業(yè)沒有科學(xué)合理的研發(fā)費(fèi)用分?jǐn)傄?guī)則，沒有對研發(fā)活動進(jìn)行詳實(shí)的記錄。企業(yè)整個(gè)研發(fā)費(fèi)用管理流程，缺少歸口部門進(jìn)行過程管理，研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除時(shí)的備查資料不夠完善，存在加計(jì)扣除稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

(三)研發(fā)費(fèi)用信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后

現(xiàn)代企業(yè)對于企業(yè)的信息化建設(shè)有了較大的投入和支持，企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)具備了基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)核算功能。但是研發(fā)費(fèi)用的財(cái)務(wù)管理僅僅依靠現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足企業(yè)研發(fā)費(fèi)用管理的要求。研發(fā)費(fèi)用的管理區(qū)別于其他會計(jì)核算模塊的管理，有著其特殊核算的要求和加計(jì)扣除的特殊規(guī)定。沒有一套完備的研發(fā)費(fèi)用財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，無法實(shí)現(xiàn)研發(fā)費(fèi)用的精細(xì)化管理，也給后續(xù)的研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除申報(bào)工作和高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定埋下了隱患。

(四)信息化建設(shè)無法滿足業(yè)財(cái)融合的要求

企業(yè)在研發(fā)費(fèi)用管理時(shí)，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)往往只關(guān)注各自層面的管理，忽視了業(yè)財(cái)融合的原則，研發(fā)費(fèi)用管理在財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)和研發(fā)業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)連同機(jī)制不完全，數(shù)據(jù)傳輸不統(tǒng)一、導(dǎo)致產(chǎn)生研發(fā)財(cái)務(wù)信息孤島。研發(fā)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的統(tǒng)計(jì)維度、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，無法按照研發(fā)項(xiàng)目的維度進(jìn)行業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)管理。整個(gè)企業(yè)的數(shù)據(jù)無法達(dá)到統(tǒng)一與共享的目的，從而企業(yè)管理層無法在研發(fā)管理的過程中發(fā)現(xiàn)問題、做出判斷，甚至無法有效防范和控制研發(fā)費(fèi)用管理風(fēng)險(xiǎn)。建設(shè)初期未考慮系統(tǒng)之間的打通和聯(lián)系，導(dǎo)致很多信息化系統(tǒng)沒有發(fā)揮出應(yīng)有的管理作用，無法滿足企業(yè)業(yè)財(cái)融合的要求。

三、企業(yè)提升研發(fā)費(fèi)用管理水平的信息化手段

(一)研發(fā)費(fèi)用管理流程再造

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不僅僅是滿足財(cái)務(wù)核算要求的問題，更是為了滿足企業(yè)全面管理的需求，是梳理企業(yè)管理流程，進(jìn)行流程標(biāo)準(zhǔn)化的過程。企業(yè)研發(fā)費(fèi)用的信息化建設(shè)，必須從研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)管理流程出發(fā)，梳理研發(fā)費(fèi)用預(yù)算管理流程、研發(fā)項(xiàng)目過程開發(fā)管理流程，研發(fā)項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)管理流程、研發(fā)費(fèi)用核算管理流程等全系統(tǒng)流程。對研發(fā)費(fèi)用管理流程進(jìn)行再造，提高研發(fā)費(fèi)用管理效率和水平。以研發(fā)業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，對企業(yè)現(xiàn)有的流程進(jìn)行梳理和再造，建立新的完善的研發(fā)費(fèi)用管理流程。要做到研發(fā)費(fèi)用管理的集中式管理，必須成立研發(fā)費(fèi)用管理的歸口管理部門，從研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、評審、預(yù)算編制、預(yù)算控制、過程管理、結(jié)項(xiàng)管理的研發(fā)項(xiàng)目全生命周期進(jìn)行管理。將工作流程標(biāo)準(zhǔn)化，并將其嵌套到研發(fā)費(fèi)用管理系統(tǒng)中去，固化為信息化系統(tǒng)中的工作節(jié)點(diǎn)。

(二)提升研發(fā)費(fèi)用管理業(yè)財(cái)融合水平

研發(fā)費(fèi)用的管理不僅僅是財(cái)務(wù)核算的需求，業(yè)務(wù)端的研發(fā)項(xiàng)目管理需求也是企業(yè)研發(fā)管理的重要組成。搭建研發(fā)費(fèi)用管理信息系統(tǒng)的初期，企業(yè)必須研發(fā)項(xiàng)目管理小組，小組成員必須包括財(cái)務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員和科研人員。管理小組需要充分調(diào)研研發(fā)業(yè)務(wù)端需求和財(cái)務(wù)端需求，通過系統(tǒng)接口的實(shí)施，以研發(fā)項(xiàng)目令為主線，打通研發(fā)成本數(shù)據(jù)的信息孤島，實(shí)現(xiàn)研發(fā)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的項(xiàng)目信息共享，提升研發(fā)項(xiàng)目成本費(fèi)用歸集及分析的效率。實(shí)現(xiàn)研發(fā)項(xiàng)目從預(yù)算編制、預(yù)算控制到成本費(fèi)用歸集的精細(xì)化管理，達(dá)到研發(fā)成本業(yè)財(cái)一體化管理的目標(biāo)。

(三)加快研發(fā)費(fèi)用信息化建設(shè)

在開展研發(fā)費(fèi)用信息化管理的過程中，企業(yè)必須要制定統(tǒng)一的管理體系，依托信息化平臺與技術(shù)手段強(qiáng)化打造適合企業(yè)自身的研發(fā)費(fèi)用信息化管理系統(tǒng)。首先，在進(jìn)行信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，必須要以研發(fā)項(xiàng)目未主線，同時(shí)根據(jù)企業(yè)的研發(fā)費(fèi)用管理的需求，完善規(guī)劃設(shè)計(jì)藍(lán)圖，進(jìn)行企業(yè)的個(gè)性化需求確認(rèn)，滿足企業(yè)研發(fā)費(fèi)用管理的要求，如圖1所示；其次，在系統(tǒng)搭建過程中，企業(yè)必須將自身的研發(fā)戰(zhàn)略規(guī)劃以及目標(biāo)融入其中，從研發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)出發(fā)，結(jié)合財(cái)務(wù)管理需求從戰(zhàn)略高度進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)；再次，企業(yè)必須盡快完善研發(fā)費(fèi)用管理信息化系統(tǒng)，進(jìn)行企業(yè)研發(fā)費(fèi)用管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化再造；最后，企業(yè)必須打通各個(gè)系統(tǒng)之間的壁壘，解決研發(fā)費(fèi)用信息化管理的孤島問題，實(shí)現(xiàn)研發(fā)費(fèi)用管理的信息傳遞和資源共享，提升研發(fā)費(fèi)用管理的信息化管理水平。

圖1 研發(fā)費(fèi)用管理信息化建設(shè)規(guī)劃圖

(四)科學(xué)高效應(yīng)用信息化系統(tǒng)

企業(yè)在規(guī)劃研發(fā)費(fèi)用信息化系統(tǒng)時(shí)，要充分利用信息化系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)分析平臺做好研發(fā)費(fèi)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析。研發(fā)項(xiàng)目管理是研發(fā)費(fèi)用管理的最終目標(biāo)，信息化系統(tǒng)要能夠輸出研發(fā)費(fèi)用項(xiàng)目管理的預(yù)實(shí)分析表、投入產(chǎn)出表、決算分析表。企業(yè)研發(fā)費(fèi)用管過程中，通過打造完善的研發(fā)費(fèi)用管理信息化系統(tǒng)，需要充分利用信息化平臺，深挖基礎(chǔ)研發(fā)費(fèi)用數(shù)據(jù)，出具研發(fā)費(fèi)用分統(tǒng)計(jì)報(bào)告。大數(shù)據(jù)分析平臺將為企業(yè)提供研發(fā)費(fèi)用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，為研發(fā)戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)支撐，將數(shù)據(jù)變成有效信息、幫助企業(yè)把數(shù)據(jù)信息變成戰(zhàn)略決策，精準(zhǔn)分析研發(fā)方向，為企業(yè)研發(fā)費(fèi)用管理提供助力，增加企業(yè)的科技創(chuàng)新競爭優(yōu)勢。

四、結(jié)語

伴隨著市場競爭的日益激烈，企業(yè)逐漸意識到了財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的重要性，紛紛借助信息化技術(shù)與方法對財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理進(jìn)行革新。但從目前來看，很多企業(yè)僅僅關(guān)注了企業(yè)財(cái)務(wù)核算的基本功能，對于研發(fā)費(fèi)用管理這類單獨(dú)的模塊，依然處于起步階段或者沒有進(jìn)行信息化建設(shè)。研發(fā)費(fèi)用財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)發(fā)展和節(jié)稅增效的重要工作，必須給予更大的關(guān)注和資金支持。較低的研發(fā)費(fèi)用信息化管理水平，不僅對企業(yè)的研發(fā)費(fèi)用核算沒有幫助，還會在研發(fā)費(fèi)用加計(jì)扣除方面存在風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)必須結(jié)合自身研發(fā)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的情況，加強(qiáng)對研發(fā)費(fèi)用管理信息化系統(tǒng)的研究和應(yīng)用，不斷對信息化系統(tǒng)進(jìn)行迭代，這樣才能幫助企業(yè)快速提升研發(fā)費(fèi)用管理水平，為企業(yè)研發(fā)管理提高助力，從而更好地迎接市場的挑戰(zhàn)。■