淺析高校電子檔案單套制管理“雙鏈”建設

文/廣西幼兒師范高等專科學校 吳婷婷

2020年3月，《關于開展電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點工作的通知》公布了一系列電子文件歸檔和電子檔案管理的地區(qū)試點名單。隨后，國家稅務總局也開展了電子專票的先試點后推廣工作方案。2021年，中共中央辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提到“加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收”，切實推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔，大力推進黨政機關電子文件單套制歸檔，深化互聯(lián)網(wǎng)+政務服務等領域電子文件歸檔。將電子檔案單套制管理正式納入十四五檔案事業(yè)規(guī)劃，必將是大勢所趨。目前，高等院校仍然實行紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，即“雙套制”歸檔的管理模式：同一份文件，在歸檔時要求紙質和電子兩種存儲形式。電子文件的大量產生和紙質文件的大量積壓和浪費，使得文件的制作成本和管理成本都大大增加。隨著信息化建設的不斷發(fā)展，檔案界不斷試點和探索新的管理模式：電子檔案單套制管理模式。本文將從“目標鏈”+“標準鏈”雙鏈打造的建設目標和建設標準探討高校電子檔案單套制管理。

一、目標鏈和標準鏈

目標鏈是對高校各層級目標之間關系的一種形象說法，這里引用目標鏈的概念是為了形象表達電子檔案管理的總體目標——根據(jù)國家“十四五”檔案事業(yè)規(guī)劃目標和地區(qū)檔案發(fā)展規(guī)劃目標，完善高校檔案，提高學校的檔案管理效率，滿足學校長效及可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標。

標準鏈是為了實現(xiàn)目標鏈而采取的標準體系架構，是開展電子檔案單套制管理的建設標準和具體措施（詳見圖1）。

圖1 目標鏈和標準鏈

（一）目標鏈建設。2021年6月，中央辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，將加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收，推進黨政機關電子文件“單套制”歸檔納入“十四五”規(guī)劃。廣西檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃也重申了國家檔案局事業(yè)規(guī)劃，強調“推進企事業(yè)單位電子文件單套制歸檔，加快推進發(fā)票電子化歸檔工作，全面開展歸檔電子檔案移交接收工作。”在國家和地區(qū)檔案管理部門電子檔案單套制歸檔要求的趨勢背景下，高校及企事業(yè)單位從“雙套制”過渡到“單套制”歸檔模式是必然要求。檔案作為憑證和參考的重要材料，在企事業(yè)單位發(fā)揮著不可替代的作用。電子檔案單套制管理的實現(xiàn)是提高高校信息化建設水平的一項重要舉措，對學校的長遠發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展起著不可磨滅的作用，理應納入高校檔案發(fā)展規(guī)劃。目前，國內高校切實開展電子檔案歸檔模式的實例不多。重慶大學檔案館在2019年率先立項電子檔案管理系統(tǒng)建設，逐步探索開展電子檔案歸檔模式，成功試點實施了學校OA系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)及學校網(wǎng)站等文件類型的歸檔管理，為OA正式啟用電子簽章的單套制歸檔管理奠定了基礎，并在2020年取得了初步成效。重慶大學自2021年開始實行OA系統(tǒng)電子公文無紙化單套歸檔與紙質材料整理歸檔相結合的形式，為全面推行單套制管理打下基礎。

（二）標準鏈建設。國家檔案局2020年11月下發(fā)的《電子檔案單套管理一般要求（征求意見稿）》（以下簡稱《一般要求》）中提出實現(xiàn)電子檔案單套制的條件，包括前置性條件、制度建設、系統(tǒng)建設、資源建設和安全管理等要求，同時設置了電子檔案單套歸檔的評估標準。高校電子檔案單套制管理應符合《一般要求》的評估標準，所以電子檔案單套制實行前應進行自我評估。全國多地推行電子公文單套歸檔的試點工作，取得了一定成效。近年來，國家的制度扶持和推行試點的實踐示范，都為高校電子檔案的單套制管理提供了先導和經驗借鑒。高校應借此契機，結合自身特點制定符合學校發(fā)展的電子檔案單套制管理辦法和歸檔范圍。

二、高校電子檔案單套制管理實現(xiàn)途徑

檔案具有原始性、真實性和歷史性的特性。電子檔案在管理的過程中需要維護好檔案這三方面的特性。事實上，電子檔案單套制管理的難度也體現(xiàn)在如何維護好檔案的原始性、真實性、完整性和安全性。不同于以往紙質檔案業(yè)務工作的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等工作，電子檔案管理需要經過文件形成、流轉、鑒定、歸檔、保管、利用等諸多環(huán)節(jié)。從文件生命周期理論的角度來看，文件從一開始產生到永久保存或者銷毀都需要制度和技術支撐。所以電子檔案單套制管理關鍵在于制度化建設、技術建設和業(yè)務能力建設。

（一）電子檔案制度建設。推行電子檔案單套制管理，需要自上而下，從制度層面的頂層設計開始。目前國家檔案局已經制定出《一般要求》，多地也將開展電子檔案單套制列入政府工作報告，積極推進電子檔案單套制管理。電子檔案單套制的推行要從法律層面確保電子文件與紙質檔案具有同等的法律效力，寫入制度明確。同時地方政府、高校也應出臺相應制度支持單套制管理，確保有章可循，有法可依。逐條分解明確各部門職責，明確歸檔制度、歸檔范圍和保管期限等。

（二）電子檔案技術建設。1.信息基礎化建設。做好電子檔案單套制管理的前提條件是完善信息基礎化建設。高校要實現(xiàn)智慧校園管理，完善OA系統(tǒng)與智慧校園的對接。信息系統(tǒng)能夠覆蓋高校大部分業(yè)務領域，建成智慧校園基礎平臺，實現(xiàn)信息系統(tǒng)與智慧校園的業(yè)務集成，推動網(wǎng)絡安全工作制度化，規(guī)范化。只有信息基礎化建設的強大和牢固，才能撐起電子檔案系統(tǒng)和校內其他系統(tǒng)的運行和對接。2.系統(tǒng)建設。做好電子檔案單套制管理的難點在于技術支撐，也是矛盾的主要方面。設計與開發(fā)完備的辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)，需要召集檔案管理部門與三大系統(tǒng)開發(fā)公司共同探討。需要系統(tǒng)將基礎功能與歸檔功能于一體，將OA辦公流程與電子文件歸檔、電子檔案管理對接，實現(xiàn)電子簽名、電子簽章的有效利用；系統(tǒng)內設置正確的歸檔范圍、保管期限等，實現(xiàn)檔案的自動或人工歸檔；設置歸檔文件的正確格式，模擬人工收集元數(shù)據(jù)，整理文件，維護資料的完整性，實現(xiàn)檔案的有效利用。同時安裝OA辦公系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)的互通，實現(xiàn)三大系統(tǒng)一體化管理。3.安全管理。電子檔案的安全性是管理的重中之重。安全性主要體現(xiàn)在電子檔案系統(tǒng)安全，需確保電子檔案系統(tǒng)有可靠的安全技術手段，歸檔后檔案的安全性、完整性、真實性，具備防病毒、防黑客、防丟失的功能，同時具備檔案元數(shù)據(jù)的備份和自我修復能力。對于存儲能力有限的檔案管理系統(tǒng)，除了擴大存儲空間外，應以其他獨立的形式存儲檔案，并定期對系統(tǒng)的安全性、完整性進行自動檢測和風險提示。

（三）電子檔案業(yè)務管理。電子檔案單套制的管理有別于傳統(tǒng)管理紙質檔案。紙質檔案保管的是實體檔案本身，而單套制管理更多地維護好電子檔案系統(tǒng)。如何保證系統(tǒng)的正常運作和維護檔案的完整和安全性，是檔案管理人員需要學習的內容，也是對檔案新技術的挑戰(zhàn)。學校的歸檔文件主要分為黨群類、行政類、教學類、學生類、科研類、基建設備類等，這些文件都需在OA辦公系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)中辦理和完成。單套制管理推行初期需要高校各部門轉變思維和觀念，學習相應系統(tǒng)，積極參加專業(yè)培訓。檔案管理人員要不斷更新思想，學習先進的管理思路和管理方法。既要提高電子檔案業(yè)務管理水平，也要提高計算機應用水平，成為專業(yè)的復合型人才。對單套制試點成功的地區(qū)要組織人去積極調研，取其精華去其糟粕，為我所用。

三、結語

在多年實行“雙套制”歸檔的環(huán)境和“單套制”制度、技術不完善的背景下，實行電子檔案“單套制”管理不能一蹴而就，必定經過漫長的探索過程。需要以點帶面，試點先行，充分總結經驗，判斷“單套制”是否真正可行。新事物的出現(xiàn)往往帶有曲折和矛盾，“單套制”帶來的系統(tǒng)問題，成本投入，存儲空間問題需要思考和面對。同時，“單套制”是否適合所有機關單位、是否適合高校檔案管理，有待研究和討論。我國仍然沒有“永久”“30年”“單套制”保管的先河，需要提前預想諸多方面因素。用理性和現(xiàn)實相結合，看待電子檔案“單套制”的管理。只有這樣，才能真正實現(xiàn)“單套制”管理的目的——節(jié)約成本、提高效率。