供電企業(yè)電子檔案集中管理模式研究

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司佛山供電局 趙嵐

伴隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各個行業(yè)現(xiàn)代化資源管理模式受到廣泛關(guān)注，尤其是電力企業(yè)，要想實現(xiàn)電能資源的升級轉(zhuǎn)型，不能忽略企業(yè)內(nèi)部檔案蘊含的豐富的數(shù)據(jù)信息，要充分考量相關(guān)情況，落實更加規(guī)范的管理機制。

一、供電企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀

目前，在供電企業(yè)電子檔案管理工作中，依舊存在著一些亟待解決的問題，不僅會對供電企業(yè)常規(guī)化管理效果產(chǎn)生影響，也會制約安全管理工作的全面落實。

（一）對電子檔案重視度不足。作為新興產(chǎn)物，電子檔案具有突出的優(yōu)勢作用，不僅具備操作便捷、資源共享的特征，還能節(jié)約存儲空間，逐漸替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。但是，一些檔案管理人員的思想意識還存在滯后性，缺乏對電子檔案的認識，加之思想觀念較為陳舊、管理意識淡薄，使得常規(guī)化檔案管理工作無法全面落實，甚至部分企業(yè)電子檔案工作“流于表面”，缺乏實效性利用價值，這不僅會對企業(yè)檔案規(guī)范化管理產(chǎn)生阻礙作用，甚至?xí)萍s企業(yè)全面科學(xué)發(fā)展的腳步。

（二）電子檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定性不足。究其原因，主要是因為儲存載體的安全性無法得到有效保障，電子檔案的信息資料安全管理工作非常關(guān)鍵。但是，由于企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)性能的完整性不足，導(dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn)定運行的問題頻頻出現(xiàn)，一旦出現(xiàn)黑客、病毒等問題，由于檔案管理工作的防護效果較差，會造成嚴重的信息外泄風(fēng)險，使得檔案資源管理工作無法落實，必然會對企業(yè)常規(guī)化工作的開展產(chǎn)生影響。

（三）應(yīng)用軟件兼容性不足也是較為常見的問題。

電力企業(yè)各個部門文件都是在獨立系統(tǒng)中運行，且系統(tǒng)數(shù)據(jù)標準和結(jié)構(gòu)不一致，這就使得電子文件的具體存儲格式或者是著錄模式存在很大差異，難以建立實時性完整且規(guī)范的共享處理控制模式。加之企業(yè)電子檔案標準欠統(tǒng)一，使得檔案文件移交過程中出現(xiàn)兩個部門存儲檔案方式差異較大的現(xiàn)象，加之軟件匹配度不足，電子檔案移交過程難度增加，軟件缺乏必要的兼容性，必然會對綜合控制效果產(chǎn)生影響，制約電子檔案集中管理工作效果。

（四）管理流程和管控標準缺乏規(guī)范性。在電力企業(yè)電子檔案管理體系中，檔案管理涉及的部門較多，對應(yīng)的流程也較為復(fù)雜，多數(shù)企業(yè)在檔案管理控制工作中沒有踐行統(tǒng)一的管理標準，會導(dǎo)致有價值信息記錄不完整的問題出現(xiàn)，甚至?xí)霈F(xiàn)嚴重的空間資源浪費問題。在供電企業(yè)營銷體系建設(shè)初期完善后，新舊信息交替工作缺乏規(guī)范指標和管理模式，也會造成檔案資源信息的流失。加之企業(yè)檔案同等性歸檔工作不到位、隨意性較大等一系列問題，必然會制約檔案的電子化發(fā)展進程。

二、供電企業(yè)電子檔案集中管理模式的具體方案

為了保證供電企業(yè)電子檔案管理工作水平，要結(jié)合管理要求，確保集中管理模式能發(fā)揮實效性作用，確保能依據(jù)電子檔案管理流程，及時實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子文件形式轉(zhuǎn)變并存儲在計算機上的目標。

（一）基本流程。供電企業(yè)在電子檔案管理工作中，為了保證相關(guān)工作有序落實，要按照標準化流程開展相應(yīng)工作，并且維持良好的檔案控制機制，確保業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性滿足預(yù)期，以便于后續(xù)開展檔案服務(wù)。具體流程見圖1。

圖1 基本流程示意圖

（二）具體內(nèi)容。1.文件采集。（1）文件采集的具體方式。在電子檔案管理工作中，文件采集是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，一般是借助傳感設(shè)備將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料和現(xiàn)有檔案資料進行統(tǒng)一掃描、拍照，直接上傳到對應(yīng)的系統(tǒng)中，依據(jù)模板轉(zhuǎn)化為電子文件。為了保證文件采集的全面性和規(guī)范性，其覆蓋的業(yè)務(wù)內(nèi)容包括：企業(yè)文書、變更用電項目、抄表管理系統(tǒng)、電費收繳和賬務(wù)管理、用電檢查管理系統(tǒng)、95598業(yè)務(wù)處理部分、資產(chǎn)管理部分、計量體系業(yè)務(wù)等，以保證相關(guān)電子檔案信息的全面性，為供電企業(yè)電子檔案全面管理工作的落實和開展提供支持。另外，在營業(yè)網(wǎng)點，要借助批量掃描設(shè)備和高拍儀完成電子檔案的掃描處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像格式存儲在系統(tǒng)中，并且，配合電子簽名板采集用戶的相關(guān)簽名，替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)工單簽名，從而維持檔案管理體系的規(guī)范性，能最大程度上開展檔案便捷化管理。若是在用戶實際操作現(xiàn)場，則主要是借助PAD替代傳統(tǒng)的設(shè)備完成拍照工作，并且將其直接回傳到系統(tǒng)。（2）文件采集技術(shù)。一方面，應(yīng)用異步并發(fā)技術(shù)，利用異步處理模式能實現(xiàn)消息的傳遞，將業(yè)務(wù)操作內(nèi)容劃分為不同階段，配合共享數(shù)據(jù)處理機制實現(xiàn)異步執(zhí)行以維持協(xié)作效果。與此同時，實現(xiàn)單一服務(wù)器內(nèi)多線程共享內(nèi)存的信息處理模式，若是分布式系統(tǒng)，則應(yīng)用分布式消息隊列操作的方式完成異步控制，保證信息數(shù)據(jù)采集的規(guī)范性和科學(xué)性。另一方面，電子簽名技術(shù)。借助密碼技術(shù)對傳統(tǒng)紙質(zhì)電子文檔形式的簽名予以數(shù)字圖像化處理，供電企業(yè)借助特征提取能獲取客戶的相關(guān)簽名，以便于實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化。2.文件生成。在電子檔案集中管理控制體系中，為了保證檔案監(jiān)督控制的合理性和規(guī)范性，要配合數(shù)據(jù)處理方案，以便于完成數(shù)據(jù)管理要求。面對少量數(shù)據(jù)時，執(zhí)行多數(shù)數(shù)據(jù)挖掘算法會耗費較多的時間，會對電力運行數(shù)據(jù)挖掘工作產(chǎn)生影響，面對較大的數(shù)據(jù)體量時，難免會出現(xiàn)數(shù)據(jù)分析效果不好的情況。所以，要對數(shù)據(jù)進行預(yù)處理，以便于形成有價值數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)集。例如，在挖掘輸電線路數(shù)據(jù)時，要初步挖掘檔案資料，并且掌握輸電環(huán)節(jié)的基本情況，配合數(shù)據(jù)收集和處理工序，就能為作業(yè)調(diào)度工作的優(yōu)化提供保障。3.文件歸檔。供電企業(yè)電子檔案集中管理模式中，文件歸檔控制工作要自動生成文件歸檔時間、歸檔人員、檔案編號以及業(yè)務(wù)工單等具體內(nèi)容，配合相關(guān)情況直接填寫檔案號并且完成歸檔說明等工作。第一，檔案號始終不變。如電網(wǎng)建設(shè)項目檔號結(jié)構(gòu)：由目錄號、分類號、案卷順序號三組代號構(gòu)成，一般用阿拉伯?dāng)?shù)字標識。各組代號之間用“-”分隔。如圖2。目錄號根據(jù)不同工程類別，分別由電壓等級代碼、項目順序號、工期號、項目年度中2～3個要素組成，用六位阿拉伯?dāng)?shù)字標識，中間無分隔符號。區(qū)分工期的項目，目錄號用電壓等級代碼、項目順序號、工期號標識。不區(qū)分工期的項目，目錄號用電壓等級代碼、項目順序號標識。配網(wǎng)、業(yè)擴工程也可采用按年度及批次進行檔號的編制。第二，要保證歸檔資料的完整性和可閱讀性。相關(guān)人員要集中檢查電子文件，并且了解文件的關(guān)鍵內(nèi)容，以保證具體工作都能順利落實，并且在利用傳遞、轉(zhuǎn)移或者是壓縮處理后，依舊要對文件檔案予以查閱校對，保證文件內(nèi)容的可參考價值不會受到影響。只有保證完整且規(guī)范的歸檔管理工作，才能充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值，以保證電子檔案集中化管理工作后資料信息和電子檔案的應(yīng)用效果更加合理。4.管理服務(wù)。第一，要從專業(yè)化管理入手，保證相應(yīng)的管控流程和具體管理內(nèi)容都有序落實，維持電子檔案集中化管控的規(guī)范效果。電力企業(yè)的電子檔案主要包括會計報表、實物檔案、音頻/視頻/圖片檔案，因為體量較大，若是不能落實完整的挖掘技術(shù)處理方案，就會造成信息數(shù)據(jù)的缺失問題，嚴重影響數(shù)據(jù)的管理效果。因此，要將管理方案和供電作業(yè)流程聯(lián)系在一起，全面應(yīng)用和運行數(shù)據(jù)挖掘模型的價值，并且組建高質(zhì)量專業(yè)檔案隊伍，確保更多的專業(yè)人員參與到檔案管理工作中，提升控制工作的綜合水平和效果，并且保證人員篩選管理水平的最優(yōu)化。第二，要對檔案信息數(shù)據(jù)庫的檔案內(nèi)容管理工作予以優(yōu)化，發(fā)揮電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢，實現(xiàn)綜合管理的目標。（1）檔案利用管理，主要是發(fā)揮電子檔案的作用，確保能搭建完整的電子檔案集中化管理模式。配合組合查詢機制、統(tǒng)計分析機制建立虛擬檔案室，配合常規(guī)化管理內(nèi)容，能完成相關(guān)檔案分析工序，發(fā)揮檔案應(yīng)用價值。（2）借閱管理，主要是能配合集中式管理方案完成位置查詢，并且能及時進行借閱記錄的登記和日志管理工作。（3）實體管理，進行檔案銷毀需要及時備注。（4）安全管理，利用用戶管理、功能權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理和業(yè)務(wù)日志管理等基礎(chǔ)模塊打造完整的安全監(jiān)督控制模式，確保能提升電子檔案集中化管理的效率。

圖2 檔號結(jié)構(gòu)示例圖

（三）電子檔案安全風(fēng)險評估。1.確認評估對象。在供電企業(yè)電子檔案中，電子檔案數(shù)據(jù)、電子檔案數(shù)據(jù)載體、電子檔案數(shù)據(jù)環(huán)境是主要組成部分，因此，對應(yīng)的評估工作也要圍繞以上內(nèi)容展開，從而確保相關(guān)安全控制工作實時有效。第一，電子檔案數(shù)據(jù)中，主要的內(nèi)容包括文本、圖片、音頻和視頻等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)代碼，數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)和其他電子文檔。第二，電子檔案數(shù)據(jù)載體包括軟件和基礎(chǔ)硬件設(shè)施，軟件細分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件，對應(yīng)的硬件設(shè)施包括存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和傳輸設(shè)備等。第三，電子檔案環(huán)境包括軟環(huán)境和實際環(huán)境。一方面，軟環(huán)境是國家經(jīng)濟、整治、文化等宏觀環(huán)境形態(tài)，還包括企業(yè)的規(guī)章制度和企業(yè)文化氛圍；另一方面，實際環(huán)境指的是電子檔案室內(nèi)部的基礎(chǔ)環(huán)境情況和配置狀態(tài)。2.風(fēng)險評估因素。在確定評估對象的基礎(chǔ)上，要結(jié)合評估內(nèi)容完成風(fēng)險評估因素的確定，從而全面了解影響因素，保證綜合監(jiān)督管理效果的最優(yōu)化。第一，物理安全性。更多關(guān)注的是電子檔案的實際環(huán)境，庫房、設(shè)備以及環(huán)境是否滿足電子檔案集中管理的基本需求，且要對自然災(zāi)害、故障預(yù)防控制方案的可行性予以評估分析。第二，管理的安全性。針對的是軟環(huán)境判斷以及電力企業(yè)管理制度的合理性。結(jié)合安全指標對組織架構(gòu)、應(yīng)急處理方案等予以綜合評估，分析是否滿足對應(yīng)的指標系數(shù)。第三，網(wǎng)絡(luò)安全性。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中是否具備抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力，以保證電子檔案集中化管理的信息安全性和控制規(guī)范性，維持良好的安全評估控制模式。需要注意的是，要對黑客入侵抵御能力、病毒防范能力、審計監(jiān)控能力和訪問控制措施處理效果等進行評估。第四，信息安全性。合理化的信息安全監(jiān)督管理方案能最大程度上提高用戶檔案信息管理的及時性，避免被篡改或者是盜用，有效匹配數(shù)據(jù)完整性鑒別技術(shù)、信息數(shù)據(jù)安全分析技術(shù)、信息防抵賴技術(shù)等具體內(nèi)容，有效評估安全性。第五，系統(tǒng)安全性，對整個計算機體系安全性予以評估。3.模糊綜合評價法。第一，確定評價因素體系，建立因素集。第二，建立因素權(quán)重集，借助層次分析法結(jié)合因素重要等級完成評定。第三，確定因素隸屬度，配合層次分析法，確定隸屬度，結(jié)合模糊評價向量表示評語等級的隸屬程度，依據(jù)具體參數(shù)評估模糊特性。第四，建立關(guān)系矩陣。第五，確定安全評價模型。其中，取值為1。4.確定因素評價等級。設(shè)置為很好、好、較好、一般和差5個基礎(chǔ)等級，結(jié)合評價結(jié)果全面分析電力系統(tǒng)電子檔案集中化管理的具體情況是否滿足實際需求，有效維持綜合性管控工作的合理性和規(guī)范性，保證電子檔案安全風(fēng)險評估指標效果的最優(yōu)化，并且維持指標體系和綜合評價模型應(yīng)用控制的合理性。

三、結(jié)語

總而言之，供電企業(yè)電子檔案集中化管理工作是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢的必然選擇，要整合技術(shù)要求，保證相應(yīng)設(shè)計內(nèi)容和控制工作都能順利落實，提升檔案管理效果，為供電企業(yè)實時性管理工作的全面進步提供保障，促進電力系統(tǒng)可持續(xù)發(fā)展。