干部人事檔案專項(xiàng)審核工作流程和方法探究
——以長沙職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/長沙職業(yè)技術(shù)學(xué)院 彭淑蘭

一、概述

干部檔案是各級(jí)組織、人事及其相關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部管理及人才流動(dòng)等工作中形成的記錄干部本人的政治品行、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績、勤政廉政以及家庭狀況和社會(huì)關(guān)系等的原始證明材料。干部檔案是反映干部個(gè)人成長歷史的憑證，同時(shí)也是全方位考察和任用干部的主要依據(jù)之一，不但能體現(xiàn)干部的基本誠信，而且能從側(cè)面反映各級(jí)組織人事部門的管理水平。

目前施行的《干部人事檔案工作條例》要求各級(jí)組織和人事部門應(yīng)根據(jù)“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的原則，依據(jù)相關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格、及時(shí)地做好干部人事檔案審核工作。由此看來，干部檔案審核的執(zhí)行力直接影響干部人事檔案的管理質(zhì)量。

高職院校干部檔案審核的主要目的是為了把干部的主要信息認(rèn)定準(zhǔn)確，保證相關(guān)信息的完整性、真實(shí)性，把缺失的重要材料補(bǔ)齊全，為高校人事變動(dòng)、教職工晉升等方面的工作提供信息依據(jù)。審核一般分為任前審核和專項(xiàng)審核，任前審核可參照專項(xiàng)審核進(jìn)行。專項(xiàng)審核具體審什么？審核的主要內(nèi)容是：“三齡”（年齡、工齡、黨齡）、“兩歷”（學(xué)歷和簡歷）、“一身份”（干部身份 ）。審核的政策依據(jù)是中組部編印的《干部信息管理工作文件選編》及《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》等文件。

二、專項(xiàng)審核工作流程

干部人事檔案材料復(fù)雜、系統(tǒng)，涉及的門類多，信息量比較大，需要參與或配合的專業(yè)多。因此，只有干部人事檔案審核的組織結(jié)構(gòu)和工作流程合理、規(guī)范，才能使整個(gè)檔案審核工作有序、嚴(yán)格、無誤差。2016年6月，長沙職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱“我?！保┦状螌?duì)中層干部的人事檔案進(jìn)行了專項(xiàng)審核。之后，每年新入編我校的教師和新提拔的中層干部的任前審核都參照首次審核的工作流程進(jìn)行，并不斷完善。筆者作為人事檔案審核主要參與人員，談?wù)勎倚８刹繖n案專項(xiàng)審核工作的具體的工作流程及做法。

（一）制定方案。根據(jù)中共湖南省委組織部湘組〔2014〕83號(hào)文件要求，我校首先制訂了《深入開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》，并以文件方式下發(fā)到各二級(jí)學(xué)院和部門?！斗桨浮访鞔_了組織機(jī)構(gòu)、審核范圍、完成時(shí)間、工作步驟及要求。其中組織機(jī)構(gòu)包括審核工作領(lǐng)導(dǎo)小組、審核監(jiān)督組和審核工作組。黨委書記任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，分管組織、人事工作的副校長任副組長，其他校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)均為領(lǐng)導(dǎo)組成員。監(jiān)督組組長為學(xué)校紀(jì)委書記，副組長為學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察室主任，抽調(diào)紀(jì)檢監(jiān)察室2位老師作為監(jiān)督組成員。工作組組長為分管組織人事工作的副書記，副組長為組織人事處處長，人事檔案管理專干及組織人事處的其他相關(guān)人員為成員；工作組下設(shè)初審復(fù)審組、補(bǔ)充材料組、綜合研判組、調(diào)查核實(shí)組。

（二）動(dòng)員部署。干部檔案審核涉及的對(duì)象廣，人數(shù)多。按照干部管理權(quán)限，既包括學(xué)校中層管理干部，也包括具有中級(jí)及以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）的普通教師，還包括每年新入編的教師。第一次審核前，在教職工大會(huì)上，我校組織部長對(duì)人事檔案的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行了普及，對(duì)深入開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作政策進(jìn)行了解讀，對(duì)整個(gè)審核工作進(jìn)行了動(dòng)員部署。

（三）培訓(xùn)指導(dǎo)。組織人事部門要把專項(xiàng)審核工作作為加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作來抓，要把各項(xiàng)任務(wù)盯緊抓細(xì)、落到實(shí)處。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作指導(dǎo)，采取集中培訓(xùn)、以干代訓(xùn)等方式，切實(shí)提升審檔人員的業(yè)務(wù)水平。例如：我校對(duì)參加專項(xiàng)審核的工作人員上崗前都進(jìn)行了專題培訓(xùn)，把省、市培訓(xùn)資料逐一講解、逐一釋疑，要求參審人員掌握好，審核中有把握不準(zhǔn)的問題先做筆記，然后通過每月一次的典型案例交流、集體會(huì)審等方式，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的普遍性問題認(rèn)真梳理，深入研究，提出務(wù)實(shí)有效的解決措施。同時(shí)，由于個(gè)別干部對(duì)檔案審核理解有誤，甚至認(rèn)為審核其檔案如同審查其本人，對(duì)這些情況，要及時(shí)與本人解釋溝通，密切關(guān)注輿情，防止炒作。要強(qiáng)化保密意識(shí)，嚴(yán)禁泄露和擅自公開檔案審核工作情況及有關(guān)數(shù)據(jù)信息，嚴(yán)禁委托第三方機(jī)構(gòu)承擔(dān)檔案審核等工作任務(wù)。要嚴(yán)格工作紀(jì)律，對(duì)檔案工作人員失職瀆職、弄虛作假的，將嚴(yán)肅處理。

（四）審核登記。審核登記的重點(diǎn)要放在出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間及程序、學(xué)歷學(xué)位、個(gè)人簡歷、干部身份、聘（錄）用手續(xù)、獎(jiǎng)懲情況等基本信息和材料上。對(duì)檔案內(nèi)容疑似涂改造假、重要材料缺失、信息記載前后矛盾等情況重點(diǎn)查核，并做好記載。審核登記步驟包括初審和復(fù)審，我校審核采用的方式為：逐一初審、交叉復(fù)審、隨機(jī)抽審。

1.初審。初審分兩個(gè)組，每個(gè)組由組織部、人事處和紀(jì)檢監(jiān)察室各抽一人，兩個(gè)組同時(shí)進(jìn)行。初審首先要通覽整本檔案，對(duì)檔案十類材料進(jìn)行快速閱覽，主要查看檔案中關(guān)鍵材料是否缺失，重要信息記載是否有涂改等，重點(diǎn)查看“三齡”（出生年月、入黨時(shí)間、參工時(shí)間）、“兩歷”（學(xué)歷、工作經(jīng)歷）、“一身份”（干部身份）的信息情況，對(duì)整卷檔案進(jìn)行初步了解掌握。初審是審核的基礎(chǔ)，通覽后逐人逐卷逐項(xiàng)做好登記，并進(jìn)行初步認(rèn)定。認(rèn)定一定要嚴(yán)格按照文件要求，尊重事實(shí)，堅(jiān)持原則，防止想當(dāng)然等隨意認(rèn)定的情況發(fā)生。為此筆者自制了初審登記表，內(nèi)容包括：檔案號(hào)、姓名、出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、材料缺失記載共7項(xiàng)，在出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位4個(gè)項(xiàng)目下，又分別設(shè)置“具體情形描述”和“建議認(rèn)定”2個(gè)小項(xiàng)。在初審登記的時(shí)候，對(duì)有涂改和自己認(rèn)定把握不準(zhǔn)的用紅色字體標(biāo)注。初審進(jìn)行一段時(shí)間以后，將有涂改的、認(rèn)定把握不準(zhǔn)的和有材料缺失問題的進(jìn)行分類匯總。有涂改和認(rèn)定把握不準(zhǔn)的情況，提交相關(guān)小組調(diào)查核實(shí)或集中綜合研判。材料缺失的情況交補(bǔ)充材料組通知相關(guān)人員補(bǔ)充，補(bǔ)充材料組大致分工為：組織部人員協(xié)助黨員材料缺失的補(bǔ)充，人事處人員協(xié)助其他材料缺失的補(bǔ)充。

2.復(fù)審。初步認(rèn)定意見形成后，審核工作人員要嚴(yán)格按照文件要求，再一次對(duì)審核信息逐一核對(duì)，綜合研判。復(fù)審采用交叉形式進(jìn)行，即初審的兩個(gè)小組互相交換，第一小組復(fù)審第二小組初審的檔案，第二小組復(fù)審第一小組初審的檔案。每個(gè)組對(duì)復(fù)審中發(fā)現(xiàn)的問題逐一記載，比如對(duì)認(rèn)定有不同看法的，要逐一記載下來，提交綜合研判組討論、研判。

3.隨機(jī)抽審。在初審或復(fù)審的過程中，審核領(lǐng)導(dǎo)小組隨機(jī)抽取15%左右的干部檔案，查看審核是否認(rèn)真仔細(xì)，是否準(zhǔn)確無誤。這樣三輪審核下來，出錯(cuò)率會(huì)降到最低。

（五）匯總分析。經(jīng)過初審、復(fù)審、抽審三個(gè)環(huán)節(jié)之后，將檔案被審核人員分為三類：第一類為重要信息記載一致人員；第二類為信息記載不一致但根據(jù)政策可予以認(rèn)定人員；第三類為必須調(diào)查核實(shí)或綜合研判人員。

（六）調(diào)查核實(shí)。調(diào)查核實(shí)由監(jiān)督組牽頭，主要對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的出生年月認(rèn)定依據(jù)不充分問題進(jìn)行深入調(diào)查核實(shí)。比如有的檔案記載有多個(gè)出生年月，最早材料的記載、近年材料的記載與身份證記載不一致，最早材料記載的出生日期甚至還有改動(dòng)或虛填（填大或填?。┑壬嫦釉旒偾闆r，導(dǎo)致年齡無法判定，這就需要調(diào)查核實(shí)，需要查找相關(guān)材料，如去其原始戶籍地查找原始戶籍材料，去其父母檔案查找更早的記錄，或去其就讀的小學(xué)、初中查找比檔案里最早材料更早的學(xué)籍注冊(cè)表等。對(duì)經(jīng)多方查證確實(shí)無法找到原始材料的，可補(bǔ)充收集相關(guān)佐證材料或者由組織人事部門說明相關(guān)情況。調(diào)查核實(shí)的過程很艱難，很辛苦，也比較漫長，但是必須進(jìn)行。只有這樣，才能不盲目、不隨意、不武斷，不以一張表格定結(jié)論，確保認(rèn)定結(jié)果客觀、真實(shí)。

（七）綜合研判。綜合研判說白了就是疑難會(huì)審。調(diào)查核實(shí)中，總會(huì)有經(jīng)多方查證確實(shí)難以查實(shí)的，這就需要結(jié)合現(xiàn)有檔案材料、查核情況等經(jīng)集體研究、綜合研判后作出認(rèn)定，后期如查找到新的依據(jù)材料，可重新認(rèn)定。對(duì)于入黨不滿18周歲、招工不滿16周歲問題，也需要調(diào)查核實(shí)后綜合研判，如屬歷史問題，要尊重事實(shí)；如屬弄虛作假，要堅(jiān)決糾正，防止重復(fù)得利。

（八）形成材料。嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致做好檔案審核認(rèn)定前工作，形成“全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作專用”《干部任免審批表》（簡稱《任免表》）。檔案存在涂改、材料涉嫌造假或重要信息記載不一致的，同時(shí)還要填寫《干部人事檔案專項(xiàng)審核認(rèn)定表》（簡稱《認(rèn)定表》）?！度蚊獗怼返男纬桑梢韵劝l(fā)填寫模板及填表說明給檔案被審核者本人，讓他們自己先填電子版，然后審核工作人員對(duì)照電子版及認(rèn)定結(jié)論逐一核對(duì)修改，重點(diǎn)核對(duì)“三齡”和簡歷，因?yàn)橹暗某鯇?、?fù)審雖然確定了參加工作時(shí)間，但是沒有核對(duì)簡歷?！墩J(rèn)定表》整理就容易多了，先設(shè)計(jì)好《認(rèn)定表》模板，包括格式、字體字號(hào)等，然后把初審形成的《檔案審核情況登記表》中的“具體情形”描述和復(fù)審后的“建議認(rèn)定”結(jié)論復(fù)制粘貼就成了。這些材料形成后，要嚴(yán)格落實(shí)初審、復(fù)審人員雙簽字制度，人員由誰管理，審核就由誰把關(guān)；檔案由誰審核，審核結(jié)果就由誰簽字負(fù)責(zé)。

（九）確認(rèn)簽名。將復(fù)審后定稿的《任免表》和《認(rèn)定表》一式兩份雙面打印好后，交由檔案被審核者本人核對(duì)，然后在規(guī)定的地方一式兩份都簽名確認(rèn)。如果本人不同意認(rèn)定結(jié)論，審核組要與其溝通、解釋好。如本人仍不同意，拒絕簽字，應(yīng)以組織認(rèn)定為準(zhǔn)。

（十）組織認(rèn)定。審核建議認(rèn)定結(jié)論匯總后，要提交學(xué)校黨委會(huì)進(jìn)行組織認(rèn)定。對(duì)個(gè)別本人不同意審核組建議認(rèn)定結(jié)論而不簽字的，組織認(rèn)定要更加認(rèn)真、慎重。要堅(jiān)持具體問題具體分析，要全面、歷史、客觀地看待問題，區(qū)分不同情況準(zhǔn)確界定問題性質(zhì)，要根據(jù)政策規(guī)定客觀公正作出認(rèn)定，不能徇私情也不能打擊報(bào)復(fù)。組織認(rèn)定的會(huì)議情況及其他需要說明的情況都可以在《認(rèn)定表》“備注”欄注明，如：“某年某月某日某學(xué)院黨委會(huì)已進(jìn)行組織認(rèn)定”等。

（十一）問題處理。干部檔案的形成是一個(gè)歷史過程，許多問題涉及的時(shí)間跨度大、成因比較復(fù)雜。組織人事部門對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的問題要堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確認(rèn)定、公正處理，既不能不擔(dān)當(dāng)、不作為，將問題束之高閣；也不能打折扣、搞變通，對(duì)檔案造假者放任不管。已經(jīng)查清但尚未處理的，要及時(shí)做出處理。對(duì)新發(fā)現(xiàn)的問題，視不同情況分別與相關(guān)部門或者干部本人溝通，按照相關(guān)政策要求逐人逐項(xiàng)解決，避免出現(xiàn)遺留問題。涉及干部檔案造假的，要堅(jiān)決按照相關(guān)的檔案造假問題處理辦法規(guī)定執(zhí)行，確保問題處理到位，不留“尾巴”。

（十二）材料歸檔?！度蚊獗怼泛汀墩J(rèn)定表》的每一個(gè)環(huán)節(jié)都完成后，其中一份連同調(diào)查核實(shí)的材料一并歸入干部本人人事檔案第五類，另一份連同黨委會(huì)認(rèn)定結(jié)論材料存學(xué)校文書檔案。

（十三）總結(jié)匯報(bào)。專項(xiàng)審核工作完成后，審核工作小組還應(yīng)寫一份審核工作總結(jié)報(bào)送上級(jí)組織人事部門。如果是單位每年對(duì)新提拔或者新入編人員的常規(guī)審核，也應(yīng)將工作小結(jié)報(bào)單位組織人事部門留存。

三、結(jié)語

人事檔案審核不僅能使檔案信息更加完整、規(guī)范、準(zhǔn)確，而且能維護(hù)人事檔案工作的嚴(yán)肅性和公信力，為用人部門提供很好的支持和保障。無論從選拔好干部的角度看，還是從從嚴(yán)管理干部的角度看，嚴(yán)格做好干部檔案的審核工作已成為組織人事工作的重要研究課題之一，而準(zhǔn)確把握好人事檔案專項(xiàng)審核的每一個(gè)流程，更是專項(xiàng)審核工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的前提和保證。