淺談靈活就業(yè)人員檔案管理現(xiàn)狀及對策

文/山東省濱州市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心 耿為民

我國經(jīng)過長時(shí)間對檔案管理工作的探索，檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)由高速增長轉(zhuǎn)變?yōu)楦哔|(zhì)量發(fā)展，并取得了一定的發(fā)展成果。隨著我國調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和進(jìn)行產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級，在很大程度上擴(kuò)大了靈活就業(yè)群體規(guī)模，提升了人事檔案管理工作難度，導(dǎo)致多頭管理、棄檔等問題時(shí)有發(fā)生。在這種情況下，很難為靈活就業(yè)群體提供方便、有效的業(yè)務(wù)辦理服務(wù)。只有對靈活就業(yè)人員檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，保證其信息收集、掌握及時(shí)，才能使靈活就業(yè)人員的就業(yè)和創(chuàng)業(yè)等需求得到滿足。

一、靈活就業(yè)人員檔案管理概述

（一）靈活就業(yè)人員的定義。靈活就業(yè)人員就是在各級檔案管理機(jī)構(gòu)完成檔案寄存，與用人單位勞動(dòng)關(guān)系已經(jīng)終止或解除的自謀職業(yè)人員、辭職人員以及失業(yè)人員；個(gè)體經(jīng)營組織的從業(yè)人員以及業(yè)主；已完成就業(yè)、失業(yè)登記的未就業(yè)人員；已經(jīng)滿足勞動(dòng)人事部門退休要求的退休人員。

（二）靈活就業(yè)人員檔案管理的定義。人事檔案管理就是對人事檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中的管理，服務(wù)于人事、組織工作。我國經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)形成較為完善的干部人事檔案管理體系，與干部人事檔案管理相比，靈活就業(yè)人員的檔案管理發(fā)展的時(shí)間較短。隨著我國擁有越來越多的靈活就業(yè)人員，其檔案管理工作受到了越來越多的關(guān)注與重視，靈活就業(yè)人員的檔案管理不是盲目開展就可以完成的工作，也不僅僅是取放和保存相關(guān)的檔案，而是需要以科學(xué)方法、原則、理論為依托，只有以全面掌握相關(guān)管理方法和科學(xué)理論為基礎(chǔ)，才可能真正規(guī)范、科學(xué)地管理靈活就業(yè)人員檔案。本文中的靈活就業(yè)人員檔案管理就是管理就業(yè)形式靈活人員檔案的工作。

二、靈活就業(yè)人員檔案管理的內(nèi)容和特點(diǎn)

（一）主要工作內(nèi)容。首先，是對檔案資料的鑒別和收集，結(jié)合靈活就業(yè)人員的特點(diǎn)，其只有在與用人單位存在各種形式的合作時(shí)，才會(huì)有檔案資料形成。相關(guān)文件資料在剛完成收集時(shí)，是有價(jià)值和無價(jià)值的資料摻雜在一起。所以，相關(guān)人員需要準(zhǔn)確鑒別收集的資料，在相關(guān)檔案中歸入有價(jià)值的資料，同時(shí)有效剔除無價(jià)值資料，為后續(xù)的補(bǔ)充和收集提供方便。其次，是檔案資料的整理，在完成檔案資料的鑒別后，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案資料的系統(tǒng)化和條理化，需要以個(gè)人為單位準(zhǔn)確進(jìn)行技術(shù)加工、登記、分類、編碼以及排序等。然后，是檔案資料的保存，對于實(shí)體檔案資料來說，其字跡材料、檔案載體等會(huì)受到光線、氣候以及人員等因素的影響，想要進(jìn)行長期保存較為困難。所以在檔案管理工作中，應(yīng)有效結(jié)合包裝材料、保管設(shè)備、裝具、除濕設(shè)備以及庫房等完成全面保護(hù)體系的建立，使檔案資料在更好的環(huán)境中保存，而且，在保存檔案資料的過程中，還應(yīng)該遵循利用方便、保密安全的原則。最后，是檔案資料的利用和轉(zhuǎn)遞，檔案利用需要以保存的資料為基礎(chǔ)，結(jié)合一定的方法和方式，從而服務(wù)于人事工作或其他工作。檔案資料能夠全面、準(zhǔn)確地記載靈活就業(yè)人員的技能業(yè)務(wù)水平、學(xué)識能力、品德以及個(gè)人精力等，能夠?yàn)殪`活就業(yè)人員進(jìn)入新工作單位連續(xù)工齡、繳納社會(huì)保險(xiǎn)以及申請退休等提供有效幫助，所以，利用是開展靈活就業(yè)人員檔案管理的最終目的。同時(shí)，當(dāng)靈活人員改變主管單位和工作單位時(shí)，也可能會(huì)改變檔案管理單位，在這種情況下，檔案管理部門應(yīng)該與其主管單位或工作單位變動(dòng)情況相結(jié)合，及時(shí)向其新主管單位或工作單位轉(zhuǎn)遞檔案資料，做到人走檔隨。轉(zhuǎn)遞檔案的方式分別為轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入，無論利用哪種轉(zhuǎn)遞檔案的工作，都應(yīng)該滿足安全、完整、準(zhǔn)確以及及時(shí)的要求。如果無法有效開展檔案轉(zhuǎn)遞工作，將會(huì)導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，導(dǎo)致檔案管理與人員管理脫節(jié)，將會(huì)在很大程度上限制檔案資料功能的發(fā)揮，對工作單位了解和使用靈活就業(yè)人員產(chǎn)生影響。所以，應(yīng)該對靈活就業(yè)人員檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，使其具有更高的檔案管理質(zhì)量，有效服務(wù)于靈活就業(yè)人員就業(yè)、創(chuàng)業(yè)等。

（二）特點(diǎn)。靈活就業(yè)人員存在靈活多變的工作形式和工作地點(diǎn)，在很大程度上提升了相關(guān)檔案管理工作的難度，應(yīng)該對其檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行深入分析，從而提供優(yōu)化靈活就業(yè)人員檔案管理的重要依據(jù)。1.檔案擁有較快的流轉(zhuǎn)速度。靈活的工作地點(diǎn)、工作時(shí)間是靈活就業(yè)人員最明顯的特性，在保存其人事檔案時(shí)，主要靠人才公共服務(wù)部門、就業(yè)公共服務(wù)部門等。因?yàn)槠淇赡芙?jīng)常改變工作地點(diǎn)，或由于出具證明、社保繳納等原因，會(huì)導(dǎo)致其人事檔案擁有非?？斓牧鬓D(zhuǎn)速度。2.檔案擁有較高的利用率。因?yàn)楣膊块T對證明業(yè)務(wù)進(jìn)行了精簡，而作為最為詳細(xì)的技能培訓(xùn)、工作經(jīng)歷以及個(gè)人教育等方面的資料，人事檔案能夠作為證明材料幫助靈活就業(yè)人員完成各類證明業(yè)務(wù)的辦理。在這樣的情況下，流動(dòng)人員人事檔案在其辦理退休、就業(yè)、求職等業(yè)務(wù)時(shí)擁有非常高的利用率。3.檔案管理擁有較大難度。因?yàn)殪`活就業(yè)群體無法時(shí)刻接受社會(huì)組織有效監(jiān)管，存在較為松散的勞動(dòng)關(guān)系，并且頻繁流動(dòng)和變動(dòng)工作，很難有效收集人事檔案信息，容易有損毀等情況發(fā)生，在很大程度上提升了人事檔案管理難度。

三、靈活就業(yè)人員檔案管理存在的問題

（一）缺乏先進(jìn)的檔案管理手段。近年來，隨著我國逐步改進(jìn)和完善各級公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，在很大程度上改善了各級公共服務(wù)部門，但是傳統(tǒng)的服務(wù)模式仍然存在，依然以手工操作作為主要手段，在服務(wù)方面只提供檔案流入、查詢、轉(zhuǎn)出等簡單服務(wù)，缺乏先進(jìn)的服務(wù)手段。部分單位因?yàn)椴恢匾曥`活就業(yè)人員檔案管理，沒有實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化，所以，很難規(guī)范地提供服務(wù)，降低了靈活就業(yè)人員辦理業(yè)務(wù)的體驗(yàn)和質(zhì)量。同時(shí)，由于服務(wù)手段落后，很難使靈活就業(yè)人員的信息化需求得到滿足。

（二）缺乏科學(xué)的檔案管理觀念?，F(xiàn)階段，負(fù)責(zé)靈活就業(yè)人員檔案管理的部門雖然對保存檔案資料的工作足夠重視，但是卻普遍存在輕視檔案利用的問題，缺乏目標(biāo)規(guī)劃和大數(shù)據(jù)時(shí)代意識。導(dǎo)致這些問題存在的主要原因是相關(guān)人員無法滿足檔案管理工作對專業(yè)素質(zhì)的要求，很多檔案管理員突然接手流動(dòng)就業(yè)人員檔案管理工作，不但不具備有關(guān)檔案管理的專業(yè)水平，也沒有參加過相關(guān)培訓(xùn)，無法有效滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求。

（三）缺乏規(guī)范的檔案轉(zhuǎn)遞程序。現(xiàn)階段，人事檔案轉(zhuǎn)遞是在不同地區(qū)和管理部門之間進(jìn)行檔案資料的轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入。因?yàn)殪`活就業(yè)人員存在非常頻繁的流動(dòng)情況，不固定的工作時(shí)間，部分企業(yè)在進(jìn)行人員招聘時(shí)，對就業(yè)人員檔案資料不夠重視，不會(huì)積極完善補(bǔ)充以及查閱檔案，導(dǎo)致就業(yè)人員存在非常明顯的工作經(jīng)歷不完整的問題。部分企業(yè)在與員工解除勞動(dòng)關(guān)系后，會(huì)由員工自行管理人事檔案，從而使檔案管理中出現(xiàn)轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、工作不規(guī)范的問題，嚴(yán)重時(shí)會(huì)出現(xiàn)丟失檔案的現(xiàn)象，對管理和利用靈活就業(yè)人員人事檔案產(chǎn)生嚴(yán)重影響。如部分靈活就業(yè)人員在原工作單位離職后對人事檔案管理情況不夠重視，原工作單位并未向公共檔案管理部門及時(shí)轉(zhuǎn)遞人事檔案，導(dǎo)致丟失、缺失人事檔案管理資料的問題出現(xiàn)，使人事檔案管理不完整、不規(guī)范。

（四）基礎(chǔ)建設(shè)薄弱。完善相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)是開展人事檔案工作的重要基礎(chǔ)，基礎(chǔ)建設(shè)包括閱覽檔案用房、整理檔案用房、裝訂機(jī)以及掃描儀等，同時(shí)需要使“六防”和“三室分開”的要求得到滿足，但是與公共檔案管理實(shí)際情況相結(jié)合時(shí)，很多負(fù)責(zé)檔案管理的部門并沒有達(dá)到相關(guān)要求，特別是在人事檔案實(shí)行免費(fèi)管理后，相關(guān)經(jīng)費(fèi)的投入只能保證日常工作中得到滿足，沒有足夠的資金投入改善管理設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多隱患，很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的人事檔案管理。

四、強(qiáng)化靈活就業(yè)人員檔案管理的對策

（一）將數(shù)據(jù)信息技術(shù)有效融入檔案管理。為了有效聯(lián)系檔案管理部門和就業(yè)市場，省內(nèi)各級人才服務(wù)機(jī)構(gòu)和公共就業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)該完成互聯(lián)互通網(wǎng)絡(luò)渠道的搭建，在檔案管理過程中，利用互聯(lián)網(wǎng)將靈活就業(yè)人員職業(yè)能力鑒定、職業(yè)技能培訓(xùn)、勞務(wù)服務(wù)企業(yè)管理、非正規(guī)勞動(dòng)組織以及人才測評等信息融入檔案內(nèi)容，使檔案數(shù)據(jù)變得更加豐富，并以數(shù)據(jù)信息平臺和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)一體化的服務(wù)信息管理，使檔案管理擁有更高的信息化程度，利用人事檔案資料和工具有效優(yōu)化就業(yè)市場和人才選拔環(huán)境。各級公共檔案管理部門在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)該有序登記和銜接就業(yè)、失業(yè)以及待就業(yè)業(yè)務(wù)，有效登記和管理靈活就業(yè)人員的檔案。管理就業(yè)信息的人員應(yīng)該利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析檔案中人員的求職要求、求職意向、工作經(jīng)歷以及知識技能等，完成合理招聘信息的定向推送。同時(shí)，公共檔案管理部門應(yīng)該借助互聯(lián)網(wǎng)平臺和大數(shù)據(jù)技術(shù)有效聯(lián)系用人單位，完成用人企業(yè)信息庫的建立，包括用人待遇、錄取條件、工作內(nèi)容、需求人數(shù)等基本信息。例如山東省濰坊市在建立和管理人才檔案時(shí)，通過信息技術(shù)的有效利用，完成了《檔案分類大綱》和《檔案保管期限約束制度》的制訂，明確規(guī)定了檔案管理的要求和時(shí)間，并在電子檔案平臺中加入統(tǒng)計(jì)臺賬、檢索工具等模塊，為檔案管理人員管理和利用人才檔案提供了方便。另外，應(yīng)該與靈活就業(yè)人員的特征相結(jié)合，對相關(guān)的視頻檔案和聲像檔案進(jìn)行完善，從而更加精準(zhǔn)地管理人事檔案，并利用數(shù)字化技術(shù)管理檔案，從而更加規(guī)范地收集、整理和更新檔案資料。

（二）創(chuàng)新檔案管理觀念。在現(xiàn)階段，想有效提升靈活就業(yè)人員檔案管理工作質(zhì)量，相關(guān)檔案管理人員必須創(chuàng)新檔案管理觀念，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理觀念和方法，不但要完成檔案信息觀的樹立，還應(yīng)該對管理檔案的目的進(jìn)行明確，促進(jìn)檔案信息充分發(fā)揮價(jià)值。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該樹立創(chuàng)新意識，與時(shí)代發(fā)展相結(jié)合，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新。另外，作為公共檔案管理部門，應(yīng)該對人員培訓(xùn)和隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，在保證檔案管理人員齊備的前提下，積極參加上級檔案主管部門和相關(guān)部門的有關(guān)培訓(xùn)，邀請優(yōu)秀的同行業(yè)人員進(jìn)入檔案管理部門進(jìn)行現(xiàn)場授課和指導(dǎo)，對培訓(xùn)檔案管理人員的力度進(jìn)行加強(qiáng)，使檔案管理人員擁有越來越強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。

（三）優(yōu)化人事檔案轉(zhuǎn)遞流程。靈活就業(yè)人員往往工作變動(dòng)頻繁，擁有較高的檔案轉(zhuǎn)遞需求，需要公共檔案管理部門與其轉(zhuǎn)變工作單位的情況相結(jié)合，及時(shí)向其工作單位當(dāng)?shù)氐墓矙n案管理部門或工作單位轉(zhuǎn)遞人事檔案，有效開展靈活就業(yè)人員檔案管理服務(wù)。針對這種情況，公共檔案管理部門應(yīng)該有效聯(lián)系企事業(yè)單位，保證在規(guī)定時(shí)間內(nèi)原用人單位能夠向指定的公共檔案管理部門移交檔案，在接收到人事檔案后，應(yīng)該認(rèn)真核對檔案的準(zhǔn)確性和完整性，并與靈活就業(yè)人員接續(xù)社會(huì)保險(xiǎn)的情況相結(jié)合，利用合理渠道完成人事檔案轉(zhuǎn)遞，使檔案管理和人員管理相統(tǒng)一的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，保證檔案管理有效適應(yīng)靈活就業(yè)人員流動(dòng)。

（四）完善基礎(chǔ)建設(shè)。作為靈活就業(yè)人員檔案管理的重要基礎(chǔ)設(shè)施，庫房等基礎(chǔ)設(shè)施的管理應(yīng)該由專人負(fù)責(zé)，并完成必要防護(hù)和安全措施的配備，從而使“八防”和“三室分開”的標(biāo)準(zhǔn)得到滿足。在檔案管理過程中，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施方便、實(shí)用、安全是前提。所以，公共檔案管理部門必須對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)行完善，從而為靈活就業(yè)人員的檔案提供安全的管理環(huán)境。與國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合，對檔案庫建設(shè)水平及裝訂機(jī)、掃描儀等硬件配置進(jìn)行提升，對財(cái)物等方面的投入進(jìn)行提升，使檔案防高溫、防光、防蛀、防潮、防盜、防火等要求得到滿足，還能有效提升檔案管理工作效率。所以，為了使檔案管理要求得到更好地滿足，應(yīng)該對現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并完成缺失設(shè)備的重新配備，在配備設(shè)備的過程中，應(yīng)該注重部門內(nèi)部設(shè)備的統(tǒng)一性。只有保證相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)完善、設(shè)備統(tǒng)一，才能使工作設(shè)備不統(tǒng)一導(dǎo)致的問題得到有效避免，有效規(guī)范靈活就業(yè)人員檔案管理工作。

（五）對宣傳工作進(jìn)行增強(qiáng)。除了以上措施外，公共檔案管理部門還應(yīng)該對相關(guān)宣傳工作足夠重視，從而使社會(huì)檔案意識得到增強(qiáng)。經(jīng)過相關(guān)研究實(shí)踐證明，靈活就業(yè)人員的利益直接受到社會(huì)檔案意識的影響。首先，應(yīng)該提升宣傳氛圍的規(guī)范化和科學(xué)化?，F(xiàn)階段，仍然有很多人們在認(rèn)識人事檔案方面存在偏差，所以實(shí)現(xiàn)對檔案重要性的規(guī)范化和科學(xué)化認(rèn)識非常重要。在宣傳的過程中，必須進(jìn)行規(guī)范化和合理化引導(dǎo)。其次，應(yīng)該對社區(qū)宣傳工作進(jìn)行加強(qiáng)。社區(qū)能夠在各種政策執(zhí)行過程中發(fā)揮非常重要的作用，所以有效利用社區(qū)宣傳人事檔案管理工作能夠發(fā)揮很好的效果。最后，應(yīng)該對新媒體進(jìn)行充分利用，在新時(shí)代手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新媒體的傳播范圍和影響是毋庸置疑的，公共檔案管理部門可以通過建立直播賬號、網(wǎng)站、公眾號等宣傳檔案管理工作，提升相關(guān)企業(yè)和靈活就業(yè)人員對檔案管理的認(rèn)識，規(guī)范檔案管理環(huán)境。

五、結(jié)語

現(xiàn)階段，我國擁有復(fù)雜多變的就業(yè)形式，同時(shí)擁有大規(guī)模的靈活就業(yè)群體，相關(guān)檔案管理存在缺乏先進(jìn)的檔案管理手段、缺乏科學(xué)的檔案管理觀念、缺乏規(guī)范的檔案轉(zhuǎn)遞程序以及基礎(chǔ)建設(shè)薄弱等問題。針對這些問題，公共檔案管理部門應(yīng)該與檔案管理工作的新需求、新特點(diǎn)、新變化相結(jié)合，轉(zhuǎn)變觀念、優(yōu)化技術(shù)手段、優(yōu)化工作流程、完善基礎(chǔ)建設(shè)并加強(qiáng)宣傳，有效提升人事檔案管理水平，為靈活就業(yè)人員就業(yè)、創(chuàng)業(yè)提供保障。