醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)字化建設(shè)路徑探析

文/海南省婦女兒童醫(yī)學(xué)中心 張娟

醫(yī)聯(lián)體的檔案資料包含對醫(yī)聯(lián)體各醫(yī)院病人案例、治療過程、實物、聲像、圖片等多種信息類型的記錄，這些記錄記載了醫(yī)聯(lián)體醫(yī)院的發(fā)展歷程，包含了醫(yī)聯(lián)體醫(yī)院的科技研究以及發(fā)展建設(shè)等重要信息，不僅能夠為臨床的醫(yī)學(xué)研究做出較大的數(shù)據(jù)貢獻(xiàn)，還能助力于成員單位優(yōu)化現(xiàn)有的管理內(nèi)容，提升管理水平，強化管理效率，加強各醫(yī)院的綜合能力。作為各醫(yī)院建設(shè)的無形資產(chǎn)，在大數(shù)據(jù)時代來臨之際，增進(jìn)其數(shù)據(jù)化和信息化技術(shù)，能夠有效發(fā)揮醫(yī)聯(lián)體的檔案資料價值，讓其為檔案建設(shè)提供更加充分的信息參考。目前，由于醫(yī)聯(lián)體內(nèi)部的信息數(shù)據(jù)量大、檔案資源豐富，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的整理和管理時，會存在很多管理難度大、管理失誤等問題，如何妥善解決這些問題，做好基礎(chǔ)的數(shù)字化建設(shè)工作，對每位檔案管理人員來說，都是一大挑戰(zhàn)，也是致力于攻破的重點內(nèi)容。

一、醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)字化建設(shè)的益處

（一）有助于醫(yī)聯(lián)體轄區(qū)居民健康檔案管理水平的提升，實現(xiàn)接口合一，資源同步。健康檔案管理記錄了居民身體健康的相關(guān)信息，也涵蓋了針對居民情況的健康服務(wù)內(nèi)容，做好醫(yī)療健康服務(wù)工作能夠增進(jìn)全民健康，迎合國家對新時代醫(yī)療技術(shù)的要求。過去，居民無法對個人的健康信息進(jìn)行及時掌握，健康檔案的管理也受管理和使用方式等多個方面的局限。但是，隨著信息化技術(shù)的推進(jìn)，健康檔案管理能夠結(jié)合線上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)展開資源共享，居民也可以通過規(guī)范化的信息檔案系統(tǒng)進(jìn)行個人信息的實時查詢，這極大簡化了健康檔案的使用步驟，確保居民在健康信息的轉(zhuǎn)檔和分享上更加便利。醫(yī)聯(lián)體通過打通內(nèi)部信息化接口，可以有效實現(xiàn)轄區(qū)檔案資源同步更新，實時共享。

（二）強化合作檔案管理，提高檔案使用效率。醫(yī)聯(lián)體是指由某個區(qū)域內(nèi)多個公立醫(yī)院的共同組合所形成的醫(yī)療集合中心，醫(yī)聯(lián)體各醫(yī)院之間是互相合作的關(guān)系，在醫(yī)聯(lián)體的檔案信息記錄上會包含對合作信息的記載，包含對每個公立醫(yī)院的基本情況的記錄，還有參與醫(yī)聯(lián)體工作的工作人員情況、醫(yī)聯(lián)體發(fā)展情況、合作情況、合作協(xié)議等基本內(nèi)容。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲過程中，對信息的記錄十分有限，很容易出現(xiàn)記錄的紙張丟失、破損等對資源使用受阻的情況。同時，在對檔案信息的使用過程中，要在大量的紙質(zhì)文件中搜索出關(guān)鍵詞，這樣非常耗時耗力，也容易出現(xiàn)人為的查找錯誤。有了信息技術(shù)做技術(shù)保障，可以通過采取平臺管理方式，利用數(shù)據(jù)庫以及CCD技術(shù)和數(shù)字化搜索技術(shù)等，進(jìn)一步改善對檔案數(shù)據(jù)的查閱使用情況，提高檔案資料的利用率。通過將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化的轉(zhuǎn)化，在數(shù)字化檔案的管理和使用中，確保其使用效率，提高查詢的搜索效率，從而實現(xiàn)對檔案信息的自動化檢索，充分挖掘醫(yī)聯(lián)體檔案信息的數(shù)據(jù)價值。

（三）提高診療檔案管理質(zhì)量，有利于跨區(qū)域合作研究。醫(yī)聯(lián)體檔案管理的信息資源復(fù)雜、繁多。比如病歷檔案，病歷檔案涵蓋了大量的檢查結(jié)果和治療信息，能夠較為完整和真實地反映患者實際情況，對患者自身身體健康有一定的幫助。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案因其信息量大，往往導(dǎo)致紙質(zhì)病歷和檢查報告的共享難度大，無法對患者的情況及時分享，導(dǎo)致病歷內(nèi)容起不到絕對性的參考作用，進(jìn)一步影響了醫(yī)聯(lián)體檔案的工作質(zhì)量，降低了醫(yī)聯(lián)體檔案的使用價值。因此，在數(shù)字化的檔案建設(shè)中，通過對診療檔案管理內(nèi)容的加強，從而進(jìn)一步實現(xiàn)病歷的咨詢共享，提高電子版診療病歷的使用頻率，從而減輕紙質(zhì)檔案的使用難度，提升數(shù)字化檔案的綜合效率，為醫(yī)聯(lián)體內(nèi)部單位成員跨區(qū)域合作研究的開展提供了數(shù)據(jù)支持。

二、醫(yī)聯(lián)體檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）個別醫(yī)聯(lián)體成員單位對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視不足。結(jié)合當(dāng)下醫(yī)聯(lián)體檔案管理工作，最大的問題是部分醫(yī)聯(lián)體單位管理層的醫(yī)聯(lián)體數(shù)字化檔案管理理念十分落后，缺乏創(chuàng)新意識。思想上的保守進(jìn)而造成管理上的局限，管理形式不夠完善，只能繼續(xù)沿用傳統(tǒng)保守的管理模式，而老一套的管理模式在管理效率與管理水平上都比較落后，因此導(dǎo)致醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)字化管理整體性難以提高，存在各種不同的問題。不利于檔案管理工作的進(jìn)一步推進(jìn)，也不利于檔案管理的綜合性提升。尤其是信息時代數(shù)字化檔案管理的創(chuàng)新和改革，已是箭在弦上，如果管理理念不及時端正，會在出發(fā)點上制約檔案管理工作的正常運行。

（二）醫(yī)聯(lián)體單位未形成統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度。檔案資料作為傳播和使用的一項管理內(nèi)容，具備實用性與信息化的特點。在管理時需要按照國家的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)加以執(zhí)行。同時，在國家標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，基于不同醫(yī)聯(lián)體的特性，也有自身的特殊性。但是在實際的檔案工作中，很多醫(yī)聯(lián)體單位檔案具體規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，難以保障檔案的準(zhǔn)確性與同步性。規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)問題具體表現(xiàn)在資料收集不全面、資料分類不明確等問題，同時信息系統(tǒng)中的網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)也不規(guī)范，因為這些體制的問題，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)聯(lián)體數(shù)字化檔案管理工作難以得到更好的發(fā)展。

（三）財政投入差異導(dǎo)致個別醫(yī)聯(lián)體單位檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完備。信息的載體多樣化、工作方式的現(xiàn)代化以及管理對象的數(shù)字化等因素，促使醫(yī)聯(lián)體檔案管理不斷拓展現(xiàn)代意義上的數(shù)字化檔案建設(shè)，需要結(jié)合實際發(fā)展情況，逐漸地改革和解決現(xiàn)有的不足以及設(shè)施設(shè)備老化等問題，需要更新和完善技術(shù)設(shè)備、發(fā)掘與整合現(xiàn)有的珍貴資源，以便提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。當(dāng)今社會發(fā)展的速度越來越快，傳統(tǒng)的檔案管理方法也顯得越來越吃力，不僅成效不足，其價值也難以有很大發(fā)揮。所以在面對各方面要求越發(fā)復(fù)雜的檔案管理背景下，除了提高檔案管理的人員技術(shù)、組建技術(shù)團隊外，還要對基礎(chǔ)設(shè)施不斷補充。但由于區(qū)域經(jīng)濟的差別，財政投入差異導(dǎo)致個別醫(yī)聯(lián)體單位檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完備。

（四）信息管理系統(tǒng)開發(fā)不足。從成效上看，當(dāng)下醫(yī)聯(lián)體檔案管理存在的最大問題便是對資源優(yōu)勢的埋沒。很多檔案管理內(nèi)容目前還停留在對信息的編輯和收納上，至于信息能夠帶來什么價值，往往沒有引起足夠的重視。要知道，在當(dāng)今云數(shù)據(jù)社會，信息代表著方向。因此，檔案管理需充分引起對信息的重視，能夠提升信息的高效性，讓信息發(fā)揮更多價值。同樣，目前檔案管理雖然融入多媒體技術(shù)的信息整合，但是在信息處理方面效果并不明顯，很多搜索過程比較漫長，不能快而準(zhǔn)確地取得結(jié)果，這也是檔案管理需要提升的問題。為了跟上快速發(fā)展的社會節(jié)奏，檔案管理在資源整合與重復(fù)使用中，要體現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的智能性，一般要求計算機有龐大的運算體系和足夠容量的內(nèi)存硬盤，所以設(shè)施是否準(zhǔn)備齊全也是此項工作是否能夠順利開展的基礎(chǔ)。在信息的價值發(fā)揮中，除了強調(diào)信息處理和編輯的數(shù)據(jù)設(shè)施，還有數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)使用的多方面數(shù)據(jù)功能。為了加強數(shù)據(jù)的綜合使用效率，提升設(shè)備的使用效率是擴展醫(yī)聯(lián)體數(shù)據(jù)價值的一個重要方向。

（五）檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊。結(jié)合目前醫(yī)聯(lián)體檔案管理工作人員的專業(yè)水平來看，個別人的專業(yè)素質(zhì)偏低，管理人員工作水平的參差不齊難以保證整體的工作效率與工作質(zhì)量，無法對數(shù)字化的檔案建設(shè)做出一定的技術(shù)肯定。同時，有一部分工作人員沒有進(jìn)行過崗位專業(yè)培訓(xùn)，致使檔案管理水平較低。如何統(tǒng)一醫(yī)聯(lián)體管理人員的素質(zhì)能力，提升管理人員的專業(yè)認(rèn)識，增強管理人員的數(shù)字化技術(shù)使用效率，是目前醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)字化建設(shè)的一大重點。

三、醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)字化建設(shè)路徑

（一）構(gòu)建三級管理體系，實現(xiàn)醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)字化體系全覆蓋。由于醫(yī)聯(lián)體檔案管理涉及范圍廣，因此在檔案數(shù)字化建設(shè)中，內(nèi)容相對復(fù)雜，為了做好對數(shù)字化檔案的綜合管理，要注意管理體系的健全和設(shè)定。三級管理體系通過對管理層面的分級劃分，進(jìn)而凸顯出檔案內(nèi)容的重要部分，將檔案信息進(jìn)行分類處理、分層維護(hù)，從而確保檔案信息的條理性和可操作性。一般包含信息主題比較多的，比如醫(yī)院信息系統(tǒng)、健康信息系統(tǒng)等，屬于一級管理系統(tǒng)，是最為基礎(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)集合體；二級管理主要由下級醫(yī)療單位負(fù)責(zé)，可以體現(xiàn)出一部分檔案的使用和調(diào)動情況；三級檔案管理則由基層醫(yī)療機構(gòu)負(fù)責(zé)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的資源共享平臺下，實現(xiàn)對患者的高效治療。通過三級管理體系，實現(xiàn)對醫(yī)聯(lián)體檔案管理的綜合管控，將每一項檔案數(shù)據(jù)價值都發(fā)揮出來。

（二）推動醫(yī)聯(lián)體檔案智能化管理，實現(xiàn)醫(yī)聯(lián)體內(nèi)部檔案互聯(lián)互通。開展醫(yī)聯(lián)體檔案的數(shù)字化建設(shè)，要注意對信息管理平臺的創(chuàng)建，通過管理系統(tǒng)與管理工具等基礎(chǔ)設(shè)備的建立，從而強化遠(yuǎn)程檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，為用戶提供更加便利和快捷的檔案信息使用空間。還有在各項操作內(nèi)容的設(shè)定上，將“互聯(lián)網(wǎng)+”思維融入檔案使用的環(huán)節(jié)中，進(jìn)而實現(xiàn)對醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的智能監(jiān)控和智能處理。讓數(shù)據(jù)進(jìn)行自動上傳和智能存儲，由此加強醫(yī)聯(lián)體檔案的數(shù)字化水平，開展對醫(yī)療資源的優(yōu)化利用。通過這種智能化管理，實現(xiàn)對患者的智能檢測和基層醫(yī)療機構(gòu)就診的技術(shù)性，實現(xiàn)醫(yī)聯(lián)體內(nèi)部檔案互聯(lián)互通。

（三）提高檔案管理的安全性，區(qū)域研究時注意脫敏處理。在醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)字化建設(shè)中，通過信息技術(shù)的推進(jìn)，由此提升檔案管理的綜合效率。同時，在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的共同支持下，醫(yī)聯(lián)體檔案管理所涉及的用戶隱私在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境中會存在一定風(fēng)險。因此，要加強對檔案管理安全性的把握，從提高管理人員的信息技術(shù)能力和定期對信息防火墻、病毒查殺等方面的處理，進(jìn)而做好對檔案數(shù)字化信息的升級要求，提高檔案的信息化安全，做好對檔案資源的充分保護(hù)，防止信息泄露與丟失的風(fēng)險。還有對用戶身份的雙重驗證，防止不明用戶亂用病人隱私的資料信息，進(jìn)而危害到檔案資源管理的大環(huán)境。針對患者的個人信息和治療情況，相關(guān)檔案管理者要引起足夠的重視，避免埋下數(shù)字檔案的安全隱患，從而對患者造成較大影響，在醫(yī)聯(lián)體成員單位做區(qū)域研究時，進(jìn)行必要的脫敏處理。

（四）增強醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)字化統(tǒng)一管理意識。首先，醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)字化建設(shè)研究中，我們要注意加強思想觀念的創(chuàng)新。調(diào)動醫(yī)聯(lián)體檔案管理人員工作的積極性，讓各單位管理層以及檔案工作者明白檔案管理工作的創(chuàng)新意義。同時還要樹立好檔案信息化管理理念，加強信息化技術(shù)的推進(jìn)。信息技術(shù)對于不少在職員工來說，無疑增加了工作難度和復(fù)雜度，但是與之后工作效率的提升相比，利大于弊，所以要鼓勵員工去克服。同時，還要學(xué)會合理運用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的成果演示，普及信息技術(shù)下檔案管理的各項優(yōu)勢，提升大家對檔案信息管理的重視度，做好檔案信息管理的思想鋪墊，為今后檔案工作的創(chuàng)新開展奠定好思想準(zhǔn)備。各醫(yī)聯(lián)體的檔案管理部門更要做好帶頭作用，在思想上達(dá)成一致，才能最終將檔案電子管理落到實處，發(fā)揮效果。思想上做出轉(zhuǎn)變，就能在實際行動上有所提升，當(dāng)樹立起數(shù)字化檔案管理改革的思想后，各單位就能在檔案管理中投入大量資金，從而提升檔案管理的水平。各個檔案管理從業(yè)者要從自身做起，從專業(yè)性提升做起，為檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新做出努力和改變。

（五）提高醫(yī)聯(lián)體檔案人員綜合素質(zhì)。在醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)字化建設(shè)研究中，還要注意加強隊伍建設(shè)的創(chuàng)新，從而有效提高檔案人員的綜合素質(zhì)。通過對檔案管理工作人員進(jìn)行定期的統(tǒng)一培訓(xùn)，促使各醫(yī)聯(lián)體檔案管理工作人員將理論知識與實際情況巧妙結(jié)合，根據(jù)當(dāng)下醫(yī)聯(lián)體的實際情況對自身檔案數(shù)字化管理進(jìn)行改善。同樣，還可以設(shè)立獎懲機制，提高員工工作的積極性。上級管理層要注意通過提高薪資或者增加培訓(xùn)交流機會，來增強員工的專業(yè)素質(zhì)，注意創(chuàng)新隊伍創(chuàng)建，打造一只高素質(zhì)的人才隊伍。在每個部門中做好工作之間的銜接和交流，加強各個部門的合作和溝通，從而積極推動整體管理。此外，在隊伍建設(shè)中要突出對信息技術(shù)的重視，信息技術(shù)作為專業(yè)基本，也作為檔案管理的重要技巧，要在所創(chuàng)建的人才隊伍中充分體現(xiàn)。

四、結(jié)語

綜上所述，為了進(jìn)一步改善和提高現(xiàn)有的醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)字化構(gòu)建，要注意對三級管理體系的構(gòu)建，加強醫(yī)聯(lián)體檔案數(shù)字化制度，同時要提高相關(guān)人員的數(shù)字化管理意識和綜合素質(zhì)，為數(shù)字化檔案建設(shè)做好充分的技術(shù)準(zhǔn)備。還要針對數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，保障檔案管理的安全。要充分發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢，提升檔案的智能化管理。通過這些舉措，確保信息檔案建設(shè)更加完整高效。醫(yī)聯(lián)體的檔案數(shù)據(jù)作為合作醫(yī)院的無形資產(chǎn)，其背后隱藏的價值往往需要深入挖掘，不僅能夠帶給各醫(yī)聯(lián)體單位建設(shè)和發(fā)展方面的一些決策性參考，還能強化醫(yī)聯(lián)體醫(yī)院歷來發(fā)展情況的整合和數(shù)據(jù)體現(xiàn)，做好數(shù)字化檔案的構(gòu)建工作，有利于各醫(yī)院綜合性管理能力的提升，給醫(yī)院帶來更多發(fā)展空間。