建設(shè)項目檔案行政許可中檔案管理工作思考

文/濟南市行政審批綜合保障中心 呂秋儀

隨著對檔案管理工作的優(yōu)化，檔案行政許可項目成為檔案管理工作的重要內(nèi)容，特別是建設(shè)項目的檔案行政許可。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，建設(shè)項目的類型逐漸增多，為了實現(xiàn)更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)效果，不同管理部門針對管理工作進行提升，這樣不僅能提升行政許可的效率，還能保證建設(shè)項目檔案行政許可的規(guī)范性和時效性。近幾年，檔案行政許可根據(jù)相關(guān)文件要求，在行政許可方面做出一定的改革，不僅對一些行政許可進行取消，也在不同地區(qū)構(gòu)架起重點建設(shè)項目，對檔案行政許可提起重視，還進一步對行政審批進行思考，為建設(shè)項目檔案構(gòu)建專門的驗收環(huán)節(jié)，實現(xiàn)建設(shè)項目檔案行政許可工作的全面性效果。

一、建設(shè)項目檔案行政許可的法律規(guī)定

針對省級政府，能夠設(shè)定行政許可，檔案行政部門對于一些能夠建立行政許可的地點進行申報。和建設(shè)項目相關(guān)的檔案行政許可能夠在不同的建設(shè)項目中實施專項驗收，對一些重點建設(shè)項目設(shè)定全新的驗收環(huán)節(jié)要求，在內(nèi)容中明確提出，要建設(shè)項目檔案驗收主體等。由此看出，建設(shè)項目的檔案行政許可已經(jīng)成為檔案管理中不可或缺的內(nèi)容。建設(shè)項目的檔案行政許可管理主要目的是：在一些重點建設(shè)項目中，通過實踐過程對其中的驗收不規(guī)范、不完整等問題進行完善。因此，要在檔案行政許可管理中加強專項驗收的強度，才能從根本上提升檔案行政管理的整體水平，進一步解決質(zhì)量問題。

二、建設(shè)項目檔案行政許可現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，檔案行政許可是通過不同級別的行政審批部門針對日常行政許可審批之后所產(chǎn)生的結(jié)果，和行政審批形成有較為緊密的關(guān)聯(lián)，是對行政行為中比較公平與合理的方式進行評價。因此，要加強對建設(shè)項目檔案行政許可的觀察，對整體的工作情況進行分析，針對行政許可檔案管理中存在一些管理效果不佳的情況，不僅體現(xiàn)在管理工作薄弱方面，還體現(xiàn)在檔案管理不規(guī)范等行為，主要體現(xiàn)在以下幾點：

（一）缺乏思想上的重視。在長時間的工作中，一些部門特別是基層單位領(lǐng)導(dǎo)人員和行政許可人員對工作缺少重視，在工作中僅僅注重建設(shè)項目行政檔案數(shù)量，在申請資料方面沒有進行嚴格審查，甚至還有一些對審批過程直接忽視，進而實現(xiàn)建設(shè)項目檔案行政許可管理。建設(shè)項目檔案行政許可沒有發(fā)揮自身的真正機制效應(yīng)，同時對檔案行政許可人員沒有定期開展知識培訓(xùn)，在工作中也經(jīng)常使用一些較為落后的手段。

（二）管理缺乏規(guī)范性。我國針對建設(shè)項目檔案行政許可還沒有形成較為統(tǒng)一的內(nèi)容、格式和管理方式，對于不同地區(qū)所運用的審查方式也不同，建設(shè)項目檔案行政許可過程中方式存在不同，隨著建筑項目監(jiān)督體系的不斷整改，還沒有形成健全的管理制度，甚至一些檔案的管理條件不符合要求。

（三）缺乏高質(zhì)量的規(guī)范材料。首先，是建設(shè)項目檔案行政許可中所需要的內(nèi)容不夠完善。例如，申請人在材料提交過程中，不僅缺少項目的布局圖，還缺少一些關(guān)鍵性材料；處于受理和審批過程中的材料，一些缺少受理憑證，甚至還不具備完善的報批手續(xù)。其次，在制作方面也存在不規(guī)范情況。例如，在大量的申請材料中，一些表格項目填寫不夠完善，所提供的材料不僅沒有加蓋公司章，所使用的紙張大小也不同，甚至還有直接用鉛筆填寫資料。還有一些在現(xiàn)場文書審核中將公司名稱通過縮寫進行填寫，也沒有完善填寫地址和負責人，導(dǎo)致材料中的一些內(nèi)容不夠規(guī)范。最后，建設(shè)項目檔案行政許可與法定形式不同。如其中的材料出現(xiàn)問題，沒有檢測報告認證表等。

三、建設(shè)項目檔案行政許可實施過程與要求

（一）優(yōu)化檔案行政許可程序的規(guī)范性。無論是從行政許可角度，還是檔案法角度而言，想清楚掌握檔案行政許可在相關(guān)程序中的一些要求，需要檔案行政管理部門在程序處理方面更加規(guī)范，可以從以下四點進行分析，保證程序的規(guī)范性。1.申請與受理。也是在建設(shè)項目檔案管理程序中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，需要申請人按照程序中需要的相關(guān)材料進行準備，實行電子存檔備份，接著將內(nèi)容提審到檔案業(yè)務(wù)部門，需要公司出示證明文件和委托證明。經(jīng)過受理部門進行處理，對其中的有關(guān)文件進行復(fù)印，在系統(tǒng)提交之后形成規(guī)范的內(nèi)容，之后對申請人進行通知，檔案留存相關(guān)部門完成存檔。2.審查。針對程序中的審查，不僅需要檔案行政許可部門，還需要項目主管部門共同進行審查驗收，對于整個程序環(huán)節(jié)的開展，需要對工程檔案中的一些情況保留建議，通過現(xiàn)場查看的方式，保證檔案材料已經(jīng)呈現(xiàn)整理完畢的情況，保證其中存在備份記錄。對于其中有不足的檔案，要在第一時間進行整改，同時還要做好審查中的全面記錄和存檔工作。3.決定審批。業(yè)務(wù)部門對于其中的項目檔案完成驗收環(huán)節(jié)之后，需要將最終的建議完善成報告，并交由檔案主要負責人完成審批，在審批統(tǒng)一之后發(fā)往對應(yīng)的申請單位，在系統(tǒng)中構(gòu)建檔案行政許可審批表，對其中的不同信息填完之后，出具行政許可決定。4.送達。行政許可送達的方式一般采用直接送達，其中需要注意的一點就是要落實送達回證，需要送達人和申請人共同完成送達簽字，才能在最后階段針對回證完成存檔環(huán)節(jié)。

（二）強化檔案行政許可的時效性。文件處于申請和受理期間，受理部門在收到有關(guān)材料時，需要結(jié)合不同情況確定處理方式：首先，所提供的申請材料要符合一定標準，要在第一時間進行受理，并對文件中的檔案行政許可申請材料進行填寫，受理通知書在填寫過程中也要按照一定的規(guī)范。其次，在申請人事項依法時，不需要獲取行政許可，其中的申請內(nèi)容不屬于檔案行政管理部門的權(quán)力，需要在第一時間對申請人進行通知。再次，若材料中存在可以改正的錯誤，需要申請人在場的前提下進行更正。最后，如果出現(xiàn)申請材料不齊全或者與規(guī)定形式不符合的情況，需要進一步補充與材料相關(guān)的內(nèi)容補充通知書，能夠保證材料內(nèi)容的完整性，在5個工作日之內(nèi)保證完成對申請人的通知?？梢酝ㄟ^信函方式對內(nèi)容進行提交，同時，受理部門要在接到材料的5天之內(nèi)做好材料的相關(guān)處理。對于審查階段，審查部門在接收申請材料期間，需要遵照內(nèi)部的正規(guī)流程對申請人的材料展開審核。在材料的審核過程時，要與相關(guān)部門進行溝通，適當征詢其建議。對于決定階段，負責檔案行政許可的部門需要對內(nèi)容進行處理，并在申請開始之日起，在20日之內(nèi)完成與行政許可有關(guān)的決定；一旦出現(xiàn)的情況比較復(fù)雜，不能在有限時間內(nèi)完成決定，需要經(jīng)過檔案行政主管人的批準，才能得到10日的延長期限，同時要擬定符合檔案行政許可的延期通知，第一時間發(fā)予申請人，并在其中賦予延期理由。對于送達階段，一旦檔案行政部門決定同意或否決行政許可的建議，需要在決定完成當日開始的10之內(nèi)，將最終的行政許可證是否給予的書面決定送達給申請人?？梢酝ㄟ^郵寄或者公告等不同的方式進行送達，若申請人在接受通知后的五日中沒有進行對行政許可文件的領(lǐng)取，受理部門同時無法利用郵寄方式進行送達，可以通過公告進行傳送，從公告起始時的16日，直接視為已經(jīng)將文件送達。隨著審批中心不斷提出全新的要求，如申請人對材料準備十分完善的情況下，檔案局在一天中就能完成對檔案行政許可中的所有程序，為檔案工作的時效性奠定基礎(chǔ)。檔案人員需要定期針對一些重點建設(shè)項目中的案卷內(nèi)容和電子檔案內(nèi)容展開指導(dǎo)，能夠?qū)⑿姓S在申請中的要求和所有材料第一時間通知給申請人，為申請人做好一定的材料準備工作奠定基礎(chǔ)。

（三）提升檔案行政許可的完整性。針對檔案行政許可這部分內(nèi)容，需要在實施許可環(huán)節(jié)中形成不同形式的文件，這就需要檔案部門在工作中不斷優(yōu)化管理的規(guī)范性，才能為檔案行政許可的完整性奠定基礎(chǔ)。根據(jù)檔案法律中的一些具體管理要求和方法，要想提升檔案行政許可的完整性，需從以下幾點入手。首先，在整個檔案行政許可整理中，需要對相關(guān)的文件材料提起重視。材料整理這項工作看起來十分容易，因為在建設(shè)項目檔案行政許可申請過程中，一般都是有較為明確的材料目錄，只要根據(jù)目錄中所要求的內(nèi)容整理和收集就可以。其次，對于材料收集的過程，對行政負責人需要簽字和蓋章資料的收集和準備要進行十足的準備，因為這些資料在檔案行政檔案審批中起著十分重要的作用。再次，實施現(xiàn)場審查這一環(huán)節(jié)中需要收集的材料，一些驗收環(huán)節(jié)需要負責人的簽字和有關(guān)的驗收記錄，這些內(nèi)容是不可缺少的內(nèi)容，特別是材料中需要共同簽字的單據(jù)和表格。最后，對于行政許可審批部門而言，其中所涉及的內(nèi)部決議文件，也需要全面收集。等到行政許可不同程序中所需要的材料都收集完畢，需要遵循“決定在前、受理在后”的準則，針對材料展開排列，按照正確的順序進行安排，同時對材料中的原件和復(fù)印件進行明確區(qū)分，最終裝訂成檔案，完成封存保管。

（四）提升管理人員的綜合素養(yǎng)。建設(shè)項目檔案行政許可能夠直接體現(xiàn)出工作人員的整體工作質(zhì)量，因此，可以從工作人員入手，加強檔案行政許可工作人員的責任心和使命感，才能對建設(shè)項目檔案行政許可提起重視，在工作中逐漸轉(zhuǎn)變工作觀念，才能從根本上做好申請材料的整理和審核，保證檔案行政許可材料的完整性和準確性，遵循法定要求的規(guī)范形式，進一步保證行政許可檔案的法律依據(jù)，按規(guī)范的程序完成。同時，加強對工作人員的培訓(xùn)。一方面，加強審辦人員自身的基礎(chǔ)知識，這是加強建設(shè)項目檔案行政許可質(zhì)量提升的重要基礎(chǔ)。建設(shè)項目檔案行政許可的制作過程中，需要工作人員具備一定的知識水平和專業(yè)技能。相反，若工作人員沒有扎實的知識和廣泛的業(yè)務(wù)知識，想勝任這項工作存在一定的難度。特別是在工作中遇到一些較難的問題，根本不具備處理問題的能力，也不能全面對問題進行分析，直接導(dǎo)致不能制作出較高質(zhì)量的建筑檔案行政許可文書。所以，針對行政許可檔案管理人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)是十分有必要的，只有構(gòu)建比較優(yōu)秀的審核隊伍，也能使檔案行政許可的質(zhì)量得到保障。另一方面，不斷提升審辦人員對法律法規(guī)的了解和掌握，這是管理人員必備的專業(yè)條件之一。作為審辦人員，不僅要具備扎實的專業(yè)技能，還要對熟知的法律法規(guī)進行不斷運用，實現(xiàn)審辦人員綜合素養(yǎng)的全面提升。在培訓(xùn)中，將自學和培訓(xùn)進行融合，也能在培訓(xùn)中對建設(shè)項目的檔案行政許可實際情況進一步了解，深層次了解其中的管理含義，能夠?qū)Ψ伸`活應(yīng)用，才能在檔案行政許可中提供高質(zhì)量保障。另外，針對檔案的行政許可管理工作，不斷強化基礎(chǔ)設(shè)施，進一步完善檔案管理的內(nèi)部條件。為審辦人員配備工作中需要的專門檔案庫房和檔案室，選擇符合要求的檔案設(shè)備，不斷更新檔案現(xiàn)代化管理的裝備。針對審核人員建立完善的考核制度也是十分必要的。從建設(shè)項目檔案行政許可的質(zhì)量能夠直接看出審辦人員和現(xiàn)場審核人員、檢驗檢測人員自身的工作素養(yǎng)，以及對工作的態(tài)度，將建設(shè)項目檔案行政許可辦理水平納入對審核人員的業(yè)績考核，使制度更加規(guī)范化，才能對審辦人員起到監(jiān)督和促進作用，進而為完善檔案行政許可工作做出更大的貢獻。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案行政許可隨著事業(yè)的不斷發(fā)展和行政審批事項的增加，進而分化出不同的檔案類型，發(fā)展至今已有十幾年的歷史，已經(jīng)不是一個新鮮的事物。結(jié)合現(xiàn)階段的檔案行政許可而言，對其中的含義理解不夠深入，需要從不同方面對管理工作進行完善。同時，隨著政府機關(guān)工作作風的不斷改革，一些地方針對檔案行政許可設(shè)立針對性的審批窗口，專門對于一些與建設(shè)項目內(nèi)容相關(guān)的檔案進行審核，在政務(wù)工作的提升過程中，不斷提升檔案行政許可方面的工作效率，使建設(shè)項目檔案行政許可變得更完善和規(guī)范。文章結(jié)合有關(guān)法規(guī)內(nèi)容，針對建設(shè)項目檔案行政許可內(nèi)容進行三個方面的完善，分別是完整性、實效性和規(guī)范性，能夠為建設(shè)項目檔案行政許可工作提出建議。