檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑研究

文/安徽廣播電視臺(tái) 王仕鳳

我國(guó)歷來(lái)對(duì)于檔案管理工作重視程度很高。但從我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作的整體來(lái)看，過(guò)程十分枯燥、繁瑣，每天的工作量非常大，傳統(tǒng)的檔案管理采取手工收集和整理的方式，這樣的工作方法非常麻煩，并且執(zhí)行過(guò)程中效率也比較低。有許多珍貴的檔案因?yàn)閭鹘y(tǒng)的管理方式導(dǎo)致丟失，造成很大的利益損失。由此，檔案管理行業(yè)以信息化和數(shù)字化的方式進(jìn)行管理是十分有必要的，能夠最大程度提升檔案管理方面的工作效率。同時(shí)，可以大大減少工作人員的工作量，促使工作不再像以前那樣復(fù)雜且繁瑣。新時(shí)代，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化方面的管理，大大提升了檔案管理工作的效率。此外，從檔案的使用方面來(lái)看，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索，能夠十分方便、快捷以及高效率地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行搜索和利用，這樣能夠大大縮減工作方面的效率。

一、數(shù)字化檔案管理的含義介紹

從古至今，無(wú)論是哪一類群體或者行業(yè)，檔案的存在都有著重要的價(jià)值，這是由于檔案能夠記錄每個(gè)人以及每個(gè)群體所發(fā)生的具體事件，能夠清楚記載事情所發(fā)生的時(shí)間及地點(diǎn)。同時(shí)，還有各個(gè)地區(qū)或者群體的文化習(xí)俗、宗教信仰等，這些因素都會(huì)以文字、圖片或者音視頻的形式進(jìn)行保存，這些保留下來(lái)的檔案會(huì)隨著時(shí)間的推移變得越來(lái)越重要，對(duì)于國(guó)家歷史文化的研究意義重大。因此，對(duì)檔案的管理工作必須采取科學(xué)合理的方式來(lái)嚴(yán)格執(zhí)行，這樣才可以促使檔案發(fā)揮出其本質(zhì)的作用價(jià)值。

伴隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于我們每個(gè)人的生活都是十分重要的影響因素之一，計(jì)算機(jī)讓我們的工作、學(xué)習(xí)以及生活都很便捷。除此之外，隨著時(shí)間慢慢地累積，有關(guān)于歷史方面的檔案數(shù)量變得越來(lái)越龐大，如果單憑傳統(tǒng)的手工整理方式要耗費(fèi)許多的時(shí)間。然而，計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)有效解決了這一問(wèn)題，檔案管理工作利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行數(shù)字化方面的管理，大大提升了檔案管理工作效率。

二、當(dāng)前數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）數(shù)字化檔案管理人才不足。檔案管理工作中使用數(shù)字化管理方式，從理論方面的角度來(lái)看，與以往傳統(tǒng)的工作理念并沒(méi)有太大的區(qū)別，但在具體的工作執(zhí)行過(guò)程當(dāng)中卻存在著比較大的差距。我國(guó)的檔案管理事業(yè)從傳統(tǒng)的手工整理方式向現(xiàn)代化、數(shù)字化管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變時(shí)，出現(xiàn)了許多未解決的問(wèn)題?，F(xiàn)如今存在的問(wèn)題主要是以下幾點(diǎn)：

一是以傳統(tǒng)工作方式管理檔案的工作人員比較吃力?，F(xiàn)如今轉(zhuǎn)型采用數(shù)字化技術(shù)管理檔案時(shí)，大多數(shù)工作人員對(duì)于該項(xiàng)技能的操作方面明顯有些吃力，他們大多年紀(jì)偏大，這個(gè)年紀(jì)的工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)方面大多不太熟悉，甚至有些人從未接觸過(guò)計(jì)算機(jī)，因此對(duì)于數(shù)字化管理方面的工作內(nèi)容執(zhí)行起來(lái)十分困難。

二是年輕人對(duì)檔案管理工作興趣不大。如果將檔案管理工作交給年輕人，現(xiàn)如今年輕人會(huì)覺(jué)得這種工作比較無(wú)聊、枯燥，每天只是機(jī)械性地重復(fù)一件事情，工作缺少新鮮感。因此，在當(dāng)前的信息化時(shí)代，很多年輕人不愿意干檔案管理工作。

三是專業(yè)人才缺乏。在目前階段，我國(guó)檔案管理工作缺乏數(shù)字化管理方面的專業(yè)人才，在一些特殊的行業(yè)，這種現(xiàn)象更加普遍，給我國(guó)檔案管理事業(yè)帶來(lái)了很大的困擾，這樣的工作方式不僅效率低，并且還會(huì)出現(xiàn)許多錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致很多不必要的事情發(fā)生。如果想盡快改進(jìn)現(xiàn)如今這種情況，就要對(duì)老員工的業(yè)務(wù)能力方面加大提升力度，特別是數(shù)字化專業(yè)方面的培訓(xùn)，保證老員工能進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)字化管理方面的操作。另外，需要盡快引進(jìn)數(shù)字化管理方面的人才擔(dān)任檔案管理工作。只有做好如上幾點(diǎn)，才可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。同時(shí)，除保障檔案管理硬件設(shè)施齊備外，還要進(jìn)行檔案管理計(jì)算機(jī)軟件的研發(fā)與推廣，促使檔案管理行業(yè)更好地推行數(shù)字化管理工作效率。

（二）專業(yè)檔案數(shù)字化管理設(shè)備配備不足。我國(guó)現(xiàn)如今在檔案管理方面剛推出數(shù)字化管理這種工作方式，在目前初始階段，需要進(jìn)行數(shù)字化管理方面基礎(chǔ)設(shè)施的投資。檔案管理數(shù)字化方面，大量的投入無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)獲得應(yīng)有的回報(bào)，因此大部分企事業(yè)單位不會(huì)消耗大量的資金進(jìn)行檔案管理，很多單位的負(fù)責(zé)人認(rèn)為在此方面花費(fèi)大量的資金，最終得不到回報(bào)。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的普及和推廣工作過(guò)程中，資金方面成為其中的一大難點(diǎn)，從而導(dǎo)致推廣工作十分緩慢。有些企事業(yè)單位雖然已經(jīng)裝配了數(shù)字化方面的硬件設(shè)備，但基本上都是老舊的計(jì)算機(jī)、掃描儀等，特別是那些運(yùn)行慢如蝸牛的計(jì)算機(jī)，對(duì)于檔案數(shù)字化管理來(lái)說(shuō)，是沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)的。目前在數(shù)字化管理的普及與推廣工作正在進(jìn)行中，國(guó)家對(duì)于檔案數(shù)字化管理工作提出了新的工作要求以及標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)如今，在較短的時(shí)間進(jìn)程當(dāng)中，很難實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門提出的工作目標(biāo)。但是，無(wú)論多難，千萬(wàn)不能放棄，應(yīng)當(dāng)以熱情積極的態(tài)度繼續(xù)將檔案數(shù)字化管理的工作進(jìn)行下去，還要對(duì)檔案管理相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行不斷研發(fā)，為盡快完善數(shù)字化管理事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

三、推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化路徑

（一）挖掘?qū)I(yè)的檔案管理數(shù)字化人才。檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容存在十分明顯的差別，以往傳統(tǒng)的工作方式采用紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄，現(xiàn)如今已經(jīng)全部轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?。并且，這些電子版的材料全部保留在不同的電子設(shè)備當(dāng)中，進(jìn)行多種方式的備份，備份設(shè)備有U盤、硬盤等。如果某一天這些儲(chǔ)存設(shè)備受到的損壞，或者是受潮后設(shè)備當(dāng)中進(jìn)水，都會(huì)導(dǎo)致其中的電子檔案文件丟失。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)，一定要進(jìn)行多種方式的備份管理，并且要分別進(jìn)行放置，這樣才能夠保證檔案完整保存下來(lái)。

以上只是其中明顯的問(wèn)題，關(guān)于檔案數(shù)字化管理方面的問(wèn)題還有很多，如果想要徹底解決這些問(wèn)題，就要盡快引進(jìn)數(shù)字化管理方面的人才來(lái)開(kāi)展相關(guān)的管理工作。檔案管理方面的工作人員需要定期進(jìn)行數(shù)字化管理方面的培訓(xùn)，從而不斷提升自身的綜合素質(zhì)，更好地參與到檔案數(shù)字化管理工作當(dāng)中，不斷增強(qiáng)自身在數(shù)字化管理過(guò)程中的業(yè)務(wù)能力，在對(duì)工作人員進(jìn)行數(shù)字化方面的專業(yè)培訓(xùn)時(shí)，不僅要對(duì)不熟悉先進(jìn)設(shè)備的員工進(jìn)行培訓(xùn)，也要對(duì)剛剛?cè)肼毜男聠T工進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，這樣的培訓(xùn)方式能夠有效避免工作人員在技術(shù)方面的欠缺以及不足?，F(xiàn)如今，檔案管理方面普遍存在的現(xiàn)象是，工作人員對(duì)于數(shù)字化技術(shù)這種全新的管理方式不了解，因此對(duì)于檔案管理數(shù)字化工作產(chǎn)生抵觸的心理，其中最主要的表現(xiàn)是，員工在日常工作時(shí)積極性不高，從而影響檔案管理工作的效率。因此，企事業(yè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人要安排專人對(duì)老員工進(jìn)行定期的心理疏導(dǎo)，幫助老員工找回自身對(duì)于工作方面的自信心，闡明現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展情況以及使用數(shù)字化管理方式的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)要不斷鼓勵(lì)老員工敢于接受新鮮事物，努力趕上當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程。同時(shí)，在日常工作中，要督促老員工起好帶頭作用，積極投入檔案數(shù)字化管理工作中來(lái)。在對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，不僅要培訓(xùn)工作人員對(duì)于數(shù)字化方面的技術(shù)能力，還要適當(dāng)添加一些專業(yè)方面的道德規(guī)范，職業(yè)道德與技術(shù)水平共同進(jìn)步，才能夠使檔案數(shù)字化管理工作得到全面發(fā)展。

（二）數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用。檔案當(dāng)中記錄的信息種類是非常多的，不僅局限于公民的個(gè)人信息這么簡(jiǎn)單，其中包含了社會(huì)發(fā)展、生活變化、經(jīng)濟(jì)水平、政治文化、軍事力量、民族風(fēng)俗等非常多的東西，在以往的工作當(dāng)中，只是對(duì)這些檔案進(jìn)行分類，工作量就已經(jīng)很大了，導(dǎo)致工作過(guò)程中非常煩瑣。更何況每種大的類別當(dāng)中還會(huì)包括許多的小的類別。在檔案管理工作當(dāng)中，往往會(huì)出現(xiàn)一些十分常見(jiàn)的工作難度，工作人員相互之間的理解能力不相同，因此在一些分類工作方面存在一些意見(jiàn)分歧：同樣的一份檔案，有的工作人員會(huì)認(rèn)為屬于歷史類，有的會(huì)認(rèn)為屬于政治類，在分類時(shí)會(huì)出現(xiàn)意見(jiàn)偏差，從而導(dǎo)致工作效率降低。像這樣的意見(jiàn)偏差問(wèn)題不僅會(huì)影響檔案分類，還會(huì)對(duì)檔案查找產(chǎn)生很大的影響。同理，在對(duì)檔案進(jìn)行查找時(shí)，有的工作人員會(huì)認(rèn)為某份檔案是歷史類，而有的會(huì)認(rèn)為是政治類，這樣會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理方面的工作效率。因此，在如今國(guó)家推動(dòng)檔案數(shù)字化管理的前提下，各企事業(yè)單位采用先進(jìn)的軟件對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這樣能夠解決很多傳統(tǒng)工作方式無(wú)法解決的問(wèn)題，不僅解決了工作人員對(duì)于檔案方面的分類問(wèn)題，還能夠十分輕松地解決對(duì)于檔案查找不明確的問(wèn)題，使檔案管理方面的工作效率有了顯著提升。在檔案管理的傳統(tǒng)工作過(guò)程中，在使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行專門的保存工作時(shí)，往往會(huì)遇到紙質(zhì)材料的整理或者銷毀的工作，這一方面的管理工作對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，比較容易發(fā)生疏忽，從而導(dǎo)致工作失誤，甚至?xí)斐杀容^嚴(yán)重的后果。由此，需要加快推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程，在使用數(shù)字化對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，對(duì)于紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，會(huì)得到徹底解決，能夠很大程度上增強(qiáng)檔案方面的完整性。現(xiàn)如今，檔案管理方面普遍存在的問(wèn)題是，大多數(shù)工作人員對(duì)于檔案數(shù)字化這種全新的管理方式缺乏了解。因此，對(duì)于檔案管理方面的工作產(chǎn)生了一定的抵觸情緒，導(dǎo)致在日常工作時(shí)積極性不高，從而影響檔案管理工作的效率。因此，企事業(yè)單位要對(duì)老員工進(jìn)行定期的心理疏導(dǎo)，幫助老員工找回自身對(duì)于工作方面的自信心，闡明現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展情況以及使用數(shù)字化管理方式的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)要不斷鼓勵(lì)老員工敢于接受新鮮事物，努力趕上當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，并且在日常工作當(dāng)中督促老員工起好帶頭作用，積極投入檔案數(shù)字化管理工作中。

（三）加大資金投入，更新專業(yè)設(shè)備。檔案管理工作在由傳統(tǒng)工作方式向數(shù)字化管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變時(shí)，會(huì)受到設(shè)備引進(jìn)不到位以及資金不足等問(wèn)題的阻礙。企事業(yè)單位在對(duì)檔案數(shù)字化管理工作實(shí)施的過(guò)程中，對(duì)于資金方面的投入不足，因此有很多先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備沒(méi)辦法被更新或是引進(jìn)，這種情況對(duì)于檔案數(shù)字化管理的推行產(chǎn)生了比較大的阻礙，甚至有些是致命性的。所以，企事業(yè)單位檔案管理部門需要對(duì)此問(wèn)題進(jìn)行高度重視，要盡量增加對(duì)于檔案數(shù)字化管理工作中資金的投入，促使檔案數(shù)字化管理工作能夠健康發(fā)展下去。在檔案數(shù)字化管理過(guò)程當(dāng)中，專業(yè)性強(qiáng)的計(jì)算機(jī)軟件設(shè)備以及硬件設(shè)備是數(shù)字化技術(shù)最重要的必備條件。在計(jì)算機(jī)軟件方面，要加強(qiáng)研發(fā)力度，使相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件能夠盡快推廣使用，從而全面提升我國(guó)檔案管理工作的質(zhì)量。在硬件設(shè)備方面，不能僅限于增加資金購(gòu)買先進(jìn)設(shè)備，也要對(duì)當(dāng)前自身?yè)碛械脑O(shè)備進(jìn)行維護(hù)與升級(jí)，這樣可以有效節(jié)省資金，還可以增加設(shè)備的使用壽命。同時(shí)，可以使檔案管理工作的效率得到增強(qiáng)。由于我國(guó)現(xiàn)如今的檔案數(shù)字化管理工作仍處于推行初期，正處于適應(yīng)、磨合階段，還有很多未知的問(wèn)題需要通過(guò)日常的工作來(lái)發(fā)現(xiàn)并且解決，從而逐漸使檔案數(shù)字化管理工作越來(lái)越完善，形成完備的數(shù)字化工作體系。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化管理工作能夠有效保證檔案管理工作的效率，并且能夠輕松解決以往傳統(tǒng)工作方式當(dāng)中存在的問(wèn)題以及困難。檔案數(shù)字化管理工作推行不久，還有比較多的問(wèn)題，需要工作人員在日常工作當(dāng)中不斷嘗試并積累經(jīng)驗(yàn)。在實(shí)施檔案管理工作的過(guò)程中，需要加大資金的投入，以保證更新設(shè)備時(shí)資金充足。同時(shí)，在對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，不僅要培訓(xùn)工作人員對(duì)于數(shù)字化方面的應(yīng)用能力，還要適當(dāng)添加一些專業(yè)方面的道德規(guī)范，職業(yè)道德與技術(shù)水平共同進(jìn)步才能夠促使檔案數(shù)字化管理工作健康發(fā)展。除此之外，還需要不斷研發(fā)先進(jìn)的檔案管理軟件，保證檔案數(shù)字化管理工作有序開(kāi)展，促使檔案更進(jìn)一步為現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。