提升秘書口才的策略

文/湖南科技學(xué)院文法學(xué)院 陳源

秘書口才，指的是秘書所具備的口頭表達的才能。當(dāng)秘書掌握運用口語貼切地表達自己的思想情感的能力時，可以綜合反映出秘書的智慧、能力和素養(yǎng)?？诓攀撬枷氲囊路?，能完全表現(xiàn)出一個人的性質(zhì)品格。秘書這個角色恰恰是在工作中需要與不同的人打交道的，比如客戶、領(lǐng)導(dǎo)、同事等等。秘書和各種各樣的人接觸時所表現(xiàn)出來的口才能力，是很容易被人估定其能力價值的。如果秘書人員說話輕浮，容易被他人認為行為草率，所以秘書人員需要具備良好的口才能力，才可以獲得別人的好感和信任。

一、秘書口才運用存在的問題及成因

（一）缺乏調(diào)研思考，進言獻策方面知易行難。秘書如何進言獻策，一直是值得深入探討和反復(fù)總結(jié)的話題。秘書在工作中容易染上形式主義的惡習(xí)，比如習(xí)慣用一些現(xiàn)成的套話來代替自己的語言，說話時沒有思想，只把一些流行的名詞代入，談吐之間沒有嚴謹?shù)倪壿?。如果秘書不能堅持學(xué)習(xí)創(chuàng)新，每次作匯報開頭是“形勢一片大好”，然后就是萬變不離其宗的套話，結(jié)尾再來一句“爭取進步”“再接再厲”之類的話，不能讓領(lǐng)導(dǎo)接收到切實生動的內(nèi)容，更沒有獨特新鮮的亮點，使人感到單調(diào)死板。在現(xiàn)實生活中，這種現(xiàn)象不少，有時并非因為秘書不愿思考，主要的原因大體有兩條：一是特殊的政治環(huán)境造成不正常的局面，一些機關(guān)單位的秘書認為說話也要照套才保險。這樣就容易人云亦云，喪失自己獨立思考的能力；二是因為秘書對領(lǐng)導(dǎo)傳達下來的話沒有很好地理解，更沒有認真思考，把獨特的語言作為自己追求的目標，于是秘書在工作中就會出現(xiàn)成堆成串地套用現(xiàn)成的話。長此以往，秘書的工作能力也會僵化、麻木，不能激發(fā)對工作的熱情和創(chuàng)造力，更難以從教條的束縛下解放出來。事實上，同一內(nèi)容的事物，可以用不同的語言形式來表達。如果秘書總是只有幾句現(xiàn)成話，沒有經(jīng)過調(diào)研更沒有思考和創(chuàng)新，難以讓領(lǐng)導(dǎo)真正接受秘書的建議。

（二）專業(yè)水平不足，措辭使用方面詞不達意。日常工作中，我們經(jīng)常會聽到“說話辦事不準確、沒有條理性”等諸如此類的批評意見。倘若秘書說話不辨詞義、胡亂用詞，只能使人覺得文理不通，廢話連篇。還有的秘書用語喜歡過分雕琢，嘩眾取寵，喜歡華麗詞藻的堆砌，牽強附會的引證和過分進行雕琢粉飾，結(jié)果講起來油腔滑調(diào)。要想糾正以上毛病，必須加強遣詞造句能力的培養(yǎng)，多讀多看，提高表達能力。并且秘書工作用語要少用口頭禪，如果秘書知識少，語匯貧乏，老是用某些詞語，把口頭禪當(dāng)成習(xí)慣用語在正式的工作場合中不慎說出來，則會影響到自己的專業(yè)形象。

（三）角色定位不清，表態(tài)決策方面過度越位。因為有的秘書具備優(yōu)異的口才，所以在工作中容易居功自傲，也更加容易在角色定位上犯糊涂。在這其中，責(zé)任心缺失和職業(yè)道德水準不高是其主要原因，在一些場合中，秘書是需要替領(lǐng)導(dǎo)去表態(tài)的，但前提要一切以領(lǐng)導(dǎo)意見為主，不可以自己隨意揣測，比如在一些開業(yè)慶典時，領(lǐng)導(dǎo)還沒有發(fā)言，作為秘書就先開始講話，無疑是喧賓奪主，很大幾率會引起領(lǐng)導(dǎo)的不滿。并且秘書這種越位表達難以挽回在領(lǐng)導(dǎo)心中的形象定位，因此秘書表達場合越位問題要注意。

（四）語言組織不當(dāng)，溝通交流方面生硬死板。秘書運用口才時，有一點重要的就是切忌陳詞濫調(diào)、晦澀難懂。有的秘書在安排工作或者接待時，如果面對非專業(yè)的人員說出其難聽懂的術(shù)語，或者故作高深，文白夾雜，這樣的溝通只會影響雙方的交流效果。倘若秘書說話時邏輯前后不恰當(dāng)不嚴密，容易造成顛三倒四、語言支離破碎的問題。秘書作為專業(yè)人員與他人交流時，應(yīng)在語義上下貫通、詞句承前啟后的基礎(chǔ)上，注意邏輯推理正確規(guī)范使用的情況。

二、提升秘書口才的策略

從某種意義上來說，秘書的口才藝術(shù)是一種深層的文化積累，口才的提高靠的是知識的“厚積薄發(fā)”。這就好像倒水一樣，如果水壺里只有半杯水，不可能倒出一滿杯來。正因為這樣，口才的提高需要一個過程，這個過程可能需要經(jīng)過一段較長的時間。只有不斷地從書本上吸收知識，在生活中增長閱歷和見識，堅持不懈地練習(xí)，秘書的口才水平才能逐步提高。同時，秘書口才能力的提高，既依賴于日常工作中的主觀努力，也需要一定的客觀條件。從主觀上說，既然選擇了秘書這條職業(yè)道路，從一開始就要樹立成功的信心，經(jīng)常練習(xí)，注重表達，不放過任何一次練習(xí)的機會。同時，要強化語音能力和準確組織語言能力的訓(xùn)練。從客觀上說，要學(xué)會為自己創(chuàng)造良好的語言環(huán)境，遵循口才訓(xùn)練的程序，提供適宜口語訓(xùn)練的場合。但無論從哪種意義上說，提高口語表達能力的最根本途徑都是“積累”“多練”。事實上，如果全部依賴知識積累來提高口才，的確是件很困難的事，如果找到了科學(xué)的訓(xùn)練方法，就能取得事半功倍的效果，大大縮短口才提高的過程。下面是行之有效的秘書口才訓(xùn)練方法：

（一）培養(yǎng)秘書靈活縝密的思維。1.進行思維訓(xùn)練法。秘書思維的廣度可以決定秘書專業(yè)視野和成敗，秘書思維的拓展可以讓秘書口才更具表現(xiàn)力，也可以使秘書形成一個良好的思維模式。秘書工作中時常會面對突發(fā)的或?qū)擂蔚膱雒?，秘書需要反?yīng)快速，擁有應(yīng)對自如的能力，因此訓(xùn)練秘書思維的邏輯性和應(yīng)變性是很重要的，主要可以通過堅持觀看辯論比賽和與他人主動交流，面對不同的、新奇的觀點去整合分析，重塑自己的思考能力，最后進行實踐。塑造秘書的逆向思維也是幫助秘書更好開展工作的重點內(nèi)容，秘書在思考的時候需要能夠打破常規(guī)，在領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)布置的工作中發(fā)現(xiàn)新的問題或答案，向領(lǐng)導(dǎo)反饋時需要具有個性和深度的表達，才能展現(xiàn)秘書的專業(yè)素養(yǎng)。大部分秘書在擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)的助手角色時，能夠按領(lǐng)導(dǎo)要求循規(guī)蹈矩完成工作任務(wù)，但如果想把自己的工作做得出彩，實現(xiàn)自己的價值，在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策時，運用逆向思維，全面思考問題，從事物的反面考慮，看到領(lǐng)導(dǎo)決策的英明之中也有不當(dāng)之處，只有這樣才能補充、完善領(lǐng)導(dǎo)的決策，真正發(fā)揮助手的作用。2.模擬職業(yè)情景法。模擬訓(xùn)練是可以飛速見效的一種方法，因為在實戰(zhàn)訓(xùn)練時才會發(fā)現(xiàn)實際行動會比預(yù)想的要困難一些，但可以更好的起到鍛煉口才的作用。秘書在職業(yè)情景中，可能會接待刁鉆的客人，對方的話語和行動都是難以預(yù)料的，面對這種情況，只有在和他人一起模擬職業(yè)情景中才能檢驗和提高口才水平。在模擬訓(xùn)練時，秘書的一言一行都要像面對真實工作服務(wù)對象一樣，力求做到隨機靈活。如果在模擬中發(fā)現(xiàn)哪方面的表達有不完善的地方，可以及時進行調(diào)整，并反復(fù)練習(xí)。比如有的秘書很擅長做工作匯報，擁有獨特的工作技巧，在與上下級溝通中讓人感到有距離感，這時秘書需要學(xué)習(xí)模擬在日常工作中與他人溝通的話術(shù)和技巧。只有不斷提升自己各方面的口才技巧，秘書在真正身處工作環(huán)境中時，才不會出現(xiàn)難以補救的錯誤。并且模擬情景法是一種鍛煉講演才能的好方法，古今中外的口才大師們都曾運用過這種方法。

（二）儲備廣博豐富的口才知識。1.注重思想政策學(xué)習(xí)。秘書理論修養(yǎng)的獲得和深化是和學(xué)習(xí)哲學(xué)、學(xué)習(xí)當(dāng)代思想政策分不開的，這些理論給人提供了認識世界和改造世界的基本的世界觀和方法論。秘書在工作中需要協(xié)調(diào)處理各方關(guān)系，要和各種各樣的人打交道，要八面玲瓏、面面俱到，更要努力爭取和維持專業(yè)工作者在能力和身份上的高標準。比如秘書在企業(yè)任職時，一項非常重要的工作內(nèi)容叫做公關(guān)，無論是在日常工作中的交流，還是業(yè)余時間的交往表達，秘書需要注重與上下級之間、同事之間、客戶之間建立好良好的關(guān)系，因此秘書必須掌握并不斷學(xué)習(xí)一定的社會學(xué)和公關(guān)學(xué)知識，只有充分認識到人和人關(guān)系的重要性，懂得如何與人建立積極和良性的溝通交流關(guān)系，才能在與他人的交往中正確運用儲備知識，運用合乎分寸、大方得體的語言，從而構(gòu)筑良好的人際和工作環(huán)境。2.運用知識積累法。秘書口才提升的基石是積累知識。即積聚足夠的口才內(nèi)容，語言是以生活經(jīng)驗為內(nèi)容的，因此，作為秘書，對于在工作中和生活中的所見所聞，都要留心觀察思考，發(fā)現(xiàn)事物的內(nèi)在本質(zhì)及其發(fā)展的過程。如果只關(guān)注于眼下所看到的，不去進行深入思考和探索，長此以往，秘書表達方面就會出現(xiàn)瓶頸，難以進步。在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達的時代，非常多有意義的知識是可以共享學(xué)習(xí)的，在接收外界媒體傳達的信息時，秘書可以把每天看到的好文章進行收藏或者轉(zhuǎn)載，把與自己工作相關(guān)的知識進行篩選閱讀并系統(tǒng)整理。在與領(lǐng)導(dǎo)或者同事交談或聽演講時，學(xué)習(xí)他們優(yōu)秀的表達方式和技巧，持之以恒地堅持，這樣秘書口才所儲備的內(nèi)容就會日積月累豐富起來，口才運用能力也會得到很大層次的提升。長此以往，秘書在工作中可以出口成章，與他人交流溝通時有條有理，所表達的思想內(nèi)容也會隨之豐富。秘書需要做一個方方面面的有心人，注重知識的積累運用。秘書在提高口才運用能力的同時，會具備更長遠更敏銳的格局，從而進一步提升專業(yè)方面的整體素質(zhì)。

（三）把握秘書上傳下達的分寸。1.認清身份職責(zé)。作為秘書，有時候說的話代表著領(lǐng)導(dǎo)的想法，因此秘書講話前需要整理一下自己說話的要點，這樣才不至于說話像一盤散沙，讓人抓不住頭緒。有時候多說多錯，不要把心思用在所謂華麗的辭藻的羅列上，重點不在詞語聲音，而是應(yīng)該集中在于說話的內(nèi)容和思路上，秘書的說話風(fēng)格有時會被人連帶認為是領(lǐng)導(dǎo)的行事風(fēng)格，因此秘書更要謹言慎行。2.注意時間場合。秘書專業(yè)人員的口才表達是秘書職業(yè)技能的一種，這種能力也是在一定的工作環(huán)境下進行的。無論是說者還是聽者，處在這樣的特殊環(huán)境之中，必然受到這一環(huán)境的制約。比如在接待重要客戶和安排公司內(nèi)部會務(wù)工作時，秘書所面對的對象不同，也需要運用不同的話語和表達技巧。在特定的場合中，秘書口才要因地制宜才能發(fā)揮適當(dāng)?shù)男Ч?。因此，秘書在表達時應(yīng)當(dāng)注意場合的時間氛圍。比如在從事正式的公務(wù)活動的場合，通常秘書人員說話要斟酌字句、準確規(guī)范，在非正式場合，秘書可以用平易、通俗的話語。當(dāng)然，無論是正式場合還是非正式場合，說話的邏輯性非常重要，要讓人一聽就明白，“突出重點，確?？垲}……提倡長話短說，反對套話廢話”，給人清晰明了、思維敏捷的好印象。

（四）掌握出口成章的口才技巧。1.表達要言之有物。秘書表達要有內(nèi)涵，不能只說大話套話。比如秘書和領(lǐng)導(dǎo)出差去廣告公司拜訪，首先可以不表明合作的主要目的，而是先和對方通過巧妙的談話盡量把廣告對于商業(yè)的重要和其運用的方法說出，用實際的話語引起對方的興趣，達到自己的目的。2.現(xiàn)場實踐鍛煉法。當(dāng)秘書有機會去和陌生人相識時，就要抓住機會鍛煉自己。因為在與陌生人的聊天中，需要比和老朋友談話時更加留心，因為對另一方不甚了解，所以不得不重視專注任何可能得到信息的線索。與之交談的對方的聲調(diào)、眼神、對方開口時最初的幾句話以及他和別人談話的態(tài)度，這些細節(jié)性的東西，都包含著幫助認識他的有效線索，而掌握了更多的認識對方的有效線索，則無疑會增強與對方交談的勇氣，并使得談話圓滿成功。這一方法能夠有效提高秘書的口才。

（五）樹立親切友好的口才形象。1.采取態(tài)勢訓(xùn)練法。在秘書口才中，輔助語言是重要的一環(huán)，如果運用得當(dāng)，舉手投足就能傳情達意，為語言的表達產(chǎn)生錦上添花的效果。秘書的態(tài)勢技巧包括容貌、儀表、服飾等等，這一些雖然是外在因素，但是在某種程度上也反映著秘書的文化素養(yǎng)和審美，所以秘書應(yīng)該善于利用儀容來為自己的口才表達服務(wù)。2.培養(yǎng)禮儀訓(xùn)練法。語言表達的外在形式是秘書提升口才能力值得注意的一點，在表達時顯露于外、可以被他人觀察到的語氣、表情、眼神以及任何形體動作都可以展示出一個秘書的形象素養(yǎng)，所以秘書禮儀是秘書必修的一門專業(yè)課。在與不同習(xí)俗的人交往時，秘書必須提前了解人們的習(xí)慣和禁忌事項，掌握基本的禮儀知識。秘書如果只會使用機械刻板的語言或是舉止生硬木訥，自然難以讓他人產(chǎn)生結(jié)交的興趣。秘書掌握禮儀知識的學(xué)習(xí)方式有參加專業(yè)講座和一對一實踐，在實踐中學(xué)習(xí)基本的接待禮儀，介紹他人的禮節(jié)以及工作電話用語等等，堅持服務(wù)導(dǎo)向，了解各種禮儀后，在口頭表達中恰當(dāng)運用。秘書在表達時結(jié)合順暢的語言、得體的禮儀和親和的氣質(zhì)，才能展現(xiàn)出最好的口才。顯然，一個懂禮有禮的秘書更受人歡迎。