辦公室秘書公文寫作能力提升研究

文/永安市人民政府辦公室 李榮華

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制變革背景下，開展相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)承受的壓力不斷增加。此時(shí)，作為重要的職能部門，辦公室需要不斷優(yōu)化工作流程、工作模式，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好管理決策工作。辦公室秘書必須端正個(gè)人思想，處理好所負(fù)責(zé)的各項(xiàng)工作，同時(shí)要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身的公文寫作能力，確保所傳遞的信息準(zhǔn)確無(wú)誤，從而為單位的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、辦公室公文寫作概述

（一）類型。公文是一種具有法律效應(yīng)的書面指令，也可以說(shuō)是行政命令，一般是由組織機(jī)構(gòu)發(fā)布的，主要目的是傳遞管理層的各種命令，促使相關(guān)業(yè)務(wù)有序開展。從實(shí)際來(lái)看，公文主要可分為三大類：一是黨政機(jī)關(guān)發(fā)布的書面命令，二是單位發(fā)布的指令，三是單位使用的書面通知。

（二）要求。1.材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)有價(jià)值。在擬寫公文之前，應(yīng)當(dāng)圍繞主題搜集相關(guān)的資料，然后據(jù)此謀篇布局，確保公文主旨明確、內(nèi)容完整。在搜集資料時(shí)，必須堅(jiān)持真實(shí)、有價(jià)值的理念，即公文的內(nèi)容必須絕對(duì)真實(shí)和客觀，不能刻意描繪人物的心理和主觀感受，且選用的材料應(yīng)當(dāng)具有一定典型性和價(jià)值性，可以更加直觀地反映事物本質(zhì)，同時(shí)為公文主旨服務(wù)，以保證公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性，使之發(fā)揮應(yīng)有的作用。2.主旨必須正確、鮮明。公文的立意應(yīng)當(dāng)是正確的，且觀點(diǎn)必須鮮明，即公文主旨應(yīng)當(dāng)符合馬克思主義基本原則，符合社會(huì)主義核心價(jià)值觀，要與客觀事實(shí)相吻合，避免夸大事實(shí)，所表達(dá)的觀點(diǎn)也要讓人一目了然，以便更加迅速地傳遞信息，凸顯公文的價(jià)值。3.結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)合理、完整。在擬寫公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)關(guān)注組織和構(gòu)造，依托主旨合理地排布材料，并進(jìn)行表達(dá)，從而形成有機(jī)的整體。首先，要圍繞公文主旨確定布局，理清寫作的順序和材料的排布方式，合理劃分段落和層次；其次，要根據(jù)需求確定公文的體式，按照特定的結(jié)構(gòu)來(lái)布局，使得內(nèi)容與形式保持一致，共同展現(xiàn)公文主旨；再者，應(yīng)當(dāng)將公文中的要素寫完整，即標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期等，且要保證結(jié)構(gòu)連貫，使得公文順利合理、思路暢通，并體現(xiàn)兩點(diǎn)論原則。4.用語(yǔ)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、精煉。寫作公文時(shí)，所用語(yǔ)言要準(zhǔn)確，既要符合客觀事實(shí)，也要有理有據(jù)地表達(dá)和分析，且使用的語(yǔ)句應(yīng)當(dāng)符合當(dāng)下的語(yǔ)法規(guī)范，確保邏輯合理、語(yǔ)意流暢。另外，公文語(yǔ)言要足夠精煉，即圍繞特定主旨簡(jiǎn)明扼要地表達(dá)，通過(guò)認(rèn)真推敲保留必要的文字、刪減多余字句，還要保證表述語(yǔ)言樸實(shí)易懂，避免故弄玄虛和堆砌辭藻。

（三）變化。1.寫作工具。隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及其產(chǎn)物得到了廣泛應(yīng)用，擬寫公文時(shí)不僅可以依托手機(jī)和電腦快速獲取各種信息，也可以搜集到各種公文寫作模板，通過(guò)參考迅速創(chuàng)造出所需的文章。一方面，寫作工具的變化降低了公文寫作難度、提升了材料搜集效率；另一方面，新型的工具會(huì)制約辦公室秘書的思維，即海量的資源中常常會(huì)摻雜各種虛假信息，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致寫作出現(xiàn)問題，且有些秘書會(huì)鉆科技的“空子”，直接下載網(wǎng)絡(luò)上的公文，然后稍加修改就進(jìn)行發(fā)布，十分不利于工作質(zhì)量的提升。2.寫作環(huán)境。當(dāng)前社會(huì)越發(fā)開放，人們的審美能力也在不斷提升，那么在寫作公文時(shí)，辦公室秘書應(yīng)當(dāng)及時(shí)優(yōu)化個(gè)人的思路，在保證公文質(zhì)量的基礎(chǔ)上，根據(jù)大眾的審美觀點(diǎn)對(duì)公文的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容等進(jìn)行調(diào)整，使之符合“信達(dá)雅”的標(biāo)準(zhǔn)，從而提升公文的普及度，便于更多人從公文中獲取關(guān)鍵信息，同時(shí)感受到公文的質(zhì)量。3.寫作人群。新時(shí)期，公文寫作活動(dòng)不再是辦公室專屬的任務(wù)，而是逐漸普及到各個(gè)部門和崗位。這一變化給辦公室秘書帶來(lái)了較大挑戰(zhàn)，其不僅需要完成自己分內(nèi)的公文寫作任務(wù)，還要去審核其他部門和單位內(nèi)部寫作的公文，這無(wú)疑增加了他們的工作量和工作壓力。而在此過(guò)程中，為了保證所有公文都符合規(guī)范并投入使用，辦公室秘書必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。只有這樣，才能對(duì)其他人寫作的公文提出合理建議，幫助他們完成修改任務(wù)，保證各項(xiàng)工作順利推進(jìn)。

二、新時(shí)期辦公室秘書公文寫作存在的問題

（一）存在明顯的程式化問題，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。公文有其特定的格式與寫作規(guī)范，但寫作時(shí)不能只關(guān)注這一問題，還需根據(jù)實(shí)際要求對(duì)公文的內(nèi)容等進(jìn)行優(yōu)化，采用不同的話術(shù)進(jìn)行表達(dá)。然而，很多辦公室秘書在實(shí)際寫作公文時(shí)，都將重點(diǎn)放在了格式上，且十分傾向于套用過(guò)往寫過(guò)的公文，直接在上面進(jìn)行修改。這種情況下，寫出來(lái)的所有公文都有相同的“外殼”，寫作的思路也是固定的，而且很容易將不同主題的公文混淆，進(jìn)而出現(xiàn)明顯的程式化問題。在長(zhǎng)期套用的過(guò)程中，秘書的思維會(huì)受到制約，個(gè)人的創(chuàng)新意識(shí)難以發(fā)展，進(jìn)而影響其公文寫作能力的提升。

（二）機(jī)械培訓(xùn)，辦公室秘書實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足。從實(shí)際來(lái)看，很多辦公室秘書初始時(shí)并不具備公文寫作能力或經(jīng)驗(yàn)，大都是入職后通過(guò)參加單位組織的培訓(xùn)活動(dòng)進(jìn)行學(xué)習(xí)的。在此期間，秘書雖然可以儲(chǔ)備豐富的理論知識(shí)，了解更多公文寫作方面的技巧，但也會(huì)因?yàn)槿狈?shí)踐而難以掌握有效的公文寫作方法，即便后期真正投入到工作之中，也無(wú)法立足實(shí)際來(lái)寫作，總會(huì)下意識(shí)地套用所學(xué)理論，導(dǎo)致寫出來(lái)的公文不符合要求，或是缺乏新意，繼而影響公文寫作能力的提高。

（三）知識(shí)儲(chǔ)備量不夠，無(wú)法滿足多元寫作需求。擬寫公文需要豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，要及時(shí)了解各種新事物，具備開放的思維和廣闊的視野，還要基于單位的業(yè)務(wù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解更多業(yè)務(wù)知識(shí)，而后在擬寫公文時(shí)更加得心應(yīng)手。然而，很多辦公室秘書在實(shí)際工作中缺乏自主學(xué)習(xí)的動(dòng)力，對(duì)各種知識(shí)的涉獵不夠，沒有認(rèn)真研究本單位的各種業(yè)務(wù)，所以在寫作公文時(shí)缺乏外部資源的支持，難以保證公文的質(zhì)量和水準(zhǔn)。

三、提升辦公室秘書公文寫作能力的策略

（一）立足實(shí)際搜集豐富的資料，保證信息源的準(zhǔn)確性。作為新時(shí)期的辦公室秘書，應(yīng)當(dāng)基于公文寫作要求，及時(shí)搜集各種有價(jià)值的資料，保證信息的廣泛性與真實(shí)性，從而提升公文的準(zhǔn)確性，更為高效地傳遞各種信息。為此，秘書需要具備開闊的視野，善于從不同角度入手搜集資料，且要廣泛涉獵，在針對(duì)性學(xué)習(xí)中儲(chǔ)備更加豐富的知識(shí)。首先，辦公室秘書應(yīng)當(dāng)利用閑暇時(shí)間多讀書，尤其要閱讀一些與單位業(yè)務(wù)相關(guān)的書籍和資料，從中提取對(duì)單位有利的材料，將其記錄下來(lái)，并通過(guò)后期整理，形成優(yōu)質(zhì)的素材，便于在寫作公文時(shí)根據(jù)需求取用。其次，辦公室秘書要善于在工作實(shí)踐中搜集資料，如記錄每一次會(huì)議的主要內(nèi)容和相關(guān)活動(dòng)的具體流程，要多了解各部門負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)、特點(diǎn)等，還要對(duì)所搜集的資料進(jìn)行分類整理，做到心中有數(shù)，而后合理應(yīng)用到公文寫作活動(dòng)之中。再者，辦公室秘書需要關(guān)注行業(yè)相關(guān)的新聞、法律法規(guī)、重大會(huì)議或活動(dòng)，及時(shí)提取關(guān)鍵的素材，并整理出對(duì)應(yīng)的文件，據(jù)此更新以往的資料，保證時(shí)效性和準(zhǔn)確性，而后再于公文寫作中進(jìn)行靈活運(yùn)用。通過(guò)廣泛搜集資料，可以充實(shí)辦公室秘書的頭腦，便于他們?cè)趯?shí)際工作中根據(jù)需求進(jìn)行應(yīng)用。同時(shí)，能夠激活秘書的思維，使他們?cè)诓粩嗾现蟹e累豐富的經(jīng)驗(yàn)，逐漸形成良好的遷移能力和創(chuàng)新意識(shí)，有助于提升其所寫公文的準(zhǔn)確性和專業(yè)性，推動(dòng)其能力穩(wěn)定提升，并為單位提供科學(xué)的參考，輔助增強(qiáng)發(fā)展成效。

（二）圍繞公文主旨擬寫草稿，凸顯規(guī)范性和完整性。公文是十分正式的文件，必須規(guī)范和完整，所以為了避免出現(xiàn)失誤，保證公文的準(zhǔn)確性，辦公室秘書必須要提前圍繞公文主題擬寫草稿，以此優(yōu)化秘書的思路，使之在正式寫作時(shí)從更加全面的角度入手，保證公文的質(zhì)量。當(dāng)然，寫完公文之后，辦公室秘書需要認(rèn)真檢查和修改，并對(duì)照草稿梳理公文的主要內(nèi)容，及時(shí)刪減不必要的語(yǔ)句、補(bǔ)充遺漏的內(nèi)容，同時(shí)對(duì)公文語(yǔ)言進(jìn)行優(yōu)化，使之更加精煉、簡(jiǎn)潔，便于他人一目了然，迅速獲取關(guān)鍵信息。通過(guò)擬寫草稿，可以進(jìn)一步完善公文寫作的流程，同時(shí)優(yōu)化辦公室秘書的寫作思路，提升其工作效率和質(zhì)量，從而潛移默化地增強(qiáng)他們的公文寫作能力。

（三）積極參加各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，在交流中完善個(gè)人思路。在具體工作中，辦公室秘書要積極學(xué)習(xí)，不斷為自己“充電”，只有這樣，才能提升自身的綜合素質(zhì)，以便更好地適應(yīng)工作需求。首先，辦公室秘書要積極參加單位安排的公文寫作培訓(xùn)活動(dòng)，在此期間積累豐富的知識(shí)，同時(shí)了解更多新的公文寫作要求，據(jù)此反思個(gè)人的工作實(shí)際，及時(shí)改進(jìn)不足，力求在現(xiàn)代化改革工作中提升自身的公文寫作水平。其次，要注重自主學(xué)習(xí)，即發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性學(xué)習(xí)與公文寫作有關(guān)的知識(shí)與技能，且可以在單位的安排下與其他辦公室秘書進(jìn)行交流，圍繞各自擬寫的不涉密的公文分享寫作心得、寫作經(jīng)驗(yàn)，在互相借鑒中積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)可以現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐，重新圍繞相同主題擬寫公文，然后再次分享，并深入探討，及時(shí)把握自身的不足和對(duì)方的優(yōu)勢(shì)，從而完善個(gè)人的公文寫作思路。此外，辦公室秘書的學(xué)習(xí)還包括擬寫公文之前圍繞相關(guān)主題開展的學(xué)習(xí)活動(dòng)，即提前了解活動(dòng)的內(nèi)容、目的和涉及的其他知識(shí)，而后據(jù)此進(jìn)行寫作。例如，當(dāng)圍繞公文寫作工作組織了主題為“提升政治認(rèn)同，合理構(gòu)思公文”的活動(dòng)時(shí)，辦公室秘書需要提前通過(guò)學(xué)習(xí)了解公文寫作過(guò)程中的“政治認(rèn)同”方面的知識(shí)，從而把握正確的方向，同時(shí)要對(duì)個(gè)人的寫作技巧進(jìn)行總結(jié)，而后在活動(dòng)中進(jìn)行分享，及時(shí)吸收有價(jià)值的信息，不斷完善個(gè)人的認(rèn)知體系與寫作思路。當(dāng)然，在長(zhǎng)期的公文寫作中，每個(gè)辦公室秘書都會(huì)形成一套獨(dú)特的寫作方法，可在學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動(dòng)中進(jìn)行展示，并聽取他人的意見，及時(shí)改進(jìn)不足、創(chuàng)新創(chuàng)造，從而順利提升辦公室秘書的公文寫作能力。

（四）深入一線進(jìn)行交流考察，強(qiáng)化公文創(chuàng)新能力。高質(zhì)量的公文離不開豐富理論知識(shí)和高超寫作技巧的支撐，也與現(xiàn)實(shí)生活密切相關(guān)，要求寫作者必須立足現(xiàn)實(shí)，秉承客觀、理性的原則進(jìn)行創(chuàng)作，同時(shí)要考慮受眾的能力與素養(yǎng)，在保證公文水準(zhǔn)的同時(shí)更加高效地傳遞信息。鑒于此，辦公室秘書必須具備實(shí)踐意識(shí)和良好的觀察能力，即利用閑暇時(shí)間深入一線了解各種業(yè)務(wù)、各個(gè)崗位的個(gè)性特點(diǎn)等，然后據(jù)此揣摩公文中的話術(shù)，確保更加高效地傳輸各種指令。另外，辦公室秘書要做好常規(guī)考察工作，即關(guān)注不同部門負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，了解基本的信息，而后在擬寫公文時(shí)根據(jù)實(shí)際情況下達(dá)指令，同時(shí)積極創(chuàng)新，逐步形成富有特色的公文寫作風(fēng)格。例如，在匯報(bào)出差經(jīng)費(fèi)工作時(shí)，辦公室秘書需要深入基層，獲取一手信息，同時(shí)登記比較重要的事項(xiàng)，而后基于準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息來(lái)擬寫公文，同時(shí)融入創(chuàng)新理念，以便更加完整地呈現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容。通過(guò)深入一線進(jìn)行交流考察，可以豐富辦公室秘書的體驗(yàn)，使他們獲取到更加真實(shí)的信息，然后進(jìn)行自主揣摩、整合，在探索中得出更為完整的結(jié)論，并據(jù)此展開創(chuàng)新應(yīng)用，從而擬寫出更加優(yōu)質(zhì)的公文。

（五）突出公文的思想性，提升辦公室秘書寫作水平。公文應(yīng)當(dāng)有其明確的觀點(diǎn)和思想，既要客觀地發(fā)布指令，使更多人了解需要做的事情，也要體現(xiàn)人文內(nèi)容，便于他人從公文中提煉思想主旨，據(jù)此優(yōu)化個(gè)人的工作理念、工作方式，從而在改進(jìn)自身不足的過(guò)程中提升工作質(zhì)量。首先，寫作公文時(shí)，辦公室秘書要認(rèn)真思考，聯(lián)想同類公文的觀點(diǎn)、結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容，初步確定寫作的方向和要點(diǎn)，提取出精煉的主題。其次，要認(rèn)真思索，即從同類公文中挖掘閃光點(diǎn)，分析語(yǔ)言和文筆的優(yōu)勢(shì)，并將精彩的語(yǔ)句摘錄出來(lái)，作為接下來(lái)寫作的參考素材。最后，需要基于同類公文挖掘核心思想，同時(shí)經(jīng)過(guò)提煉與整合形成新的思想，并聯(lián)系個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和工作實(shí)際提出全新的觀點(diǎn)與思路，據(jù)此展開寫作。經(jīng)過(guò)前期的整合與思考，公文的質(zhì)量會(huì)不斷提升，且能夠體現(xiàn)出思想性和創(chuàng)新性，有助于更加準(zhǔn)確地傳遞信息，切實(shí)彰顯辦公室秘書的公文寫作水平。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，公文寫作能力是辦公室秘書必須具備的一項(xiàng)技能，與其工作質(zhì)量有著直接的關(guān)系。新時(shí)期，公文寫作要求發(fā)生了顯著變化，所以各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的辦公室秘書應(yīng)當(dāng)立足本職崗位，明確工作重點(diǎn)，同時(shí)積極研究新要求和各種重要文件，不斷豐富自身的理論知識(shí)，并掌握更加多元的寫作技巧，然后在實(shí)際工作中正確應(yīng)用、靈活創(chuàng)新，以便形成良好的公文寫作能力，及時(shí)傳遞準(zhǔn)確的信息，從而促進(jìn)各部門通力合作，為單位的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。