“雙高”背景下高職檔案信息化建設(shè)

文/寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院 蕢姝捷

我國(guó)于2019年4月18日正式實(shí)施“雙高計(jì)劃”，這對(duì)高職院校的建設(shè)賦有重要的意義。教育部聯(lián)合財(cái)政部，針對(duì)高等職業(yè)院校的專業(yè)化建設(shè)提出了若干意見，意見中指出：我國(guó)的高等職業(yè)院校要符合中國(guó)特色，具有完善的治理體系和治理章程，能夠自主管理、自我約束，擁有符合現(xiàn)代化職業(yè)院校要求的治理能力。豐富的檔案資源既在高職院校的進(jìn)一步發(fā)展中起到重要的意義，也是“雙高計(jì)劃”中不可或缺的“重要成員”。在當(dāng)前領(lǐng)域，對(duì)于檔案信息化建設(shè)有較多的研究，但通過“雙高計(jì)劃”的實(shí)行，研究高校檔案信息化建設(shè)的甚少。當(dāng)然，檔案的管理及信息化建設(shè)能推動(dòng)“雙高計(jì)劃”運(yùn)行，所以更應(yīng)被重視。本文研究有一定的價(jià)值，不僅能落實(shí)“雙高計(jì)劃”，而且能完善檔案信息化建設(shè)及管理工作。

一、介紹

高等職業(yè)院校的檔案是學(xué)校的重要資料，記錄了學(xué)校的發(fā)展和演變，記錄了學(xué)校的積累與變遷，為學(xué)校的重大決策提供了原始信息的依據(jù)和參考，并為全校師生提供重要的個(gè)人檔案原始信息憑證。近年來，隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大和檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的推進(jìn)，高校產(chǎn)生的檔案數(shù)量和質(zhì)量指標(biāo)均有所增加，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。檔案服務(wù)的對(duì)象是在教學(xué)、科研、管理以及其他有關(guān)活動(dòng)中需要利用檔案信息的組織或者個(gè)人。教學(xué)政策、教學(xué)大綱、優(yōu)秀學(xué)生的畢業(yè)論文、科研項(xiàng)目的應(yīng)用與總結(jié)等是教師和科研人員常用的檔案資料。學(xué)生使用的很多檔案是學(xué)籍材料、學(xué)歷證書等。其他公共檔案的使用不是很普遍，但他們需要各種各樣的檔案。筆者認(rèn)為，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理存儲(chǔ)量大、信息分散化等問題，無法解決。因?yàn)闀r(shí)間和空間的限定，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料沒法迅速、普遍地為服務(wù)目標(biāo)提供服務(wù)。檔案如果不能得到很好地利用，就會(huì)失去檔案的價(jià)值和管理的意義。

2002年，我國(guó)頒布了《國(guó)家檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，明確了檔案信息化的概念。作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，高校檔案的管理由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)等軟件管理，高校的檔案管理正式邁入了信息化時(shí)代。擁有較為簡(jiǎn)單的管理工作內(nèi)容，借助網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行快速檢索，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行查詢。所以，高校檔案信息化建設(shè)是基于發(fā)展教育事業(yè)的一項(xiàng)必然的需求，也是實(shí)現(xiàn)“雙高計(jì)劃”的重要因素之一。

二、高校檔案信息化建設(shè)成為主流趨勢(shì)

（一）我國(guó)檔案信息化建設(shè)的主要表現(xiàn)。站在宏觀的角度進(jìn)行分析，在人類社會(huì)當(dāng)中，因計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)的存在促使人們進(jìn)入信息發(fā)展時(shí)代。在這種環(huán)境下，各種新聞、數(shù)據(jù)和信息呈爆炸式增長(zhǎng)，社會(huì)發(fā)展對(duì)數(shù)據(jù)和信息的使用要求越來越多樣化。明確提出了各行業(yè)、各領(lǐng)域信息化規(guī)劃的必然選擇。檔案信息化規(guī)劃是新《檔案法》的一大亮點(diǎn)，集中體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)檔案信息化規(guī)劃的高度重視，為新技術(shù)應(yīng)用環(huán)境下檔案管理工作指明了前進(jìn)方向。高校檔案資料信息化規(guī)劃是我國(guó)信息化規(guī)劃全過程的直接體現(xiàn)，也是推動(dòng)高校健康發(fā)展的必然舉措。

（二）師生獲取信息的實(shí)際需求。從外部經(jīng)濟(jì)的角度來看，在信息時(shí)代，迫切需要省時(shí)省力的方法，從海量數(shù)據(jù)中獲取所需的特殊信息內(nèi)容。高校檔案管理工作始終圍繞高校各個(gè)階段、各個(gè)行業(yè)展開，與高校的每一位成員息息相關(guān)。高等學(xué)校必須對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行合理組織、管理和挖掘，涉及檔案資料的收集、整理、評(píng)價(jià)、存儲(chǔ)、檢索、整理、研究、應(yīng)用和統(tǒng)計(jì)分析。根據(jù)檔案資料信息化基本建設(shè)，選用現(xiàn)代化的存儲(chǔ)和管理方法，將這些必需的、靠譜的、總數(shù)極大的檔案文件信息熟練掌握起來，立即、精確、詳細(xì)、高效率地提供給利用者，有益于提高檔案工作服務(wù)效能和現(xiàn)代化水準(zhǔn)，擴(kuò)展檔案工作服務(wù)能力，逐步推進(jìn)分層級(jí)、多渠道為師生提供服務(wù)。

三、高職檔案信息化建設(shè)在“雙高計(jì)劃”中的地位

檔案最重要的價(jià)值是利用價(jià)值。在“雙高”背景下，要想將這一價(jià)值發(fā)揮到極致，需做到如下幾點(diǎn)：首先，應(yīng)該將高校的檔案管理工作與高校的發(fā)展計(jì)劃緊密結(jié)合，不斷規(guī)范檔案管理工作；其次，要對(duì)高校的檔案實(shí)施有效整合，通過整合、研究，提高檔案的服務(wù)價(jià)值。本人深刻地領(lǐng)悟到檔案管理工作在高校建設(shè)的方方面面發(fā)揮的巨大作用。首先，檔案可以作為高校的數(shù)據(jù)支撐，為建設(shè)具有中國(guó)特色的高水平學(xué)科提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。由于高校的檔案館內(nèi)儲(chǔ)藏著大量而豐富的歷史資料，其中不乏學(xué)校的發(fā)展歷史和學(xué)科建設(shè)的發(fā)展歷史，這些都為學(xué)科的進(jìn)一步發(fā)展提供了有力的支撐；其次，檔案管理涉及學(xué)校治理的方方面面，只有學(xué)校的各種管理水平都具有一定的規(guī)范性，檔案的數(shù)據(jù)資源的治理體系才能快速、高效建立起來，才能利用檔案推動(dòng)高校建設(shè)；再次，只有快速建立資源化的檔案信息系統(tǒng)，才能從本質(zhì)上提升檔案管理的信息化水平，較好地保存檔案資料；最后，通過建立特色檔案，提高學(xué)校與企業(yè)間的合作能力。高職院校具有明顯的職業(yè)性，這既是學(xué)校的優(yōu)勢(shì)，也是學(xué)校的特色。

2008年8月，教育部聯(lián)合國(guó)家檔案局發(fā)布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（第27號(hào)令，簡(jiǎn)稱《辦法》）。其中，對(duì)高校檔案管理的具體方法和高校檔案管理信息化建設(shè)提出了具體要求?！掇k法》要求高校順應(yīng)時(shí)代要求，盡快建立檔案信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)發(fā)展和基本建設(shè)，使檔案管理與高校管理相適應(yīng)。

站在高校層面對(duì)其進(jìn)行分析可以得知，創(chuàng)建檔案信息數(shù)字化模式，在校園當(dāng)中實(shí)施自動(dòng)化模式的辦公，屬于非常重要的發(fā)展趨勢(shì)，辦公自動(dòng)化模式持續(xù)提高發(fā)展，無紙化辦公的背景將產(chǎn)生大量的數(shù)字信息、磁盤等相關(guān)存儲(chǔ)載體，并形成各種動(dòng)態(tài)的數(shù)字文件信息。檔案數(shù)字化是指利用數(shù)字信息技術(shù)，以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)記錄和保存不同形式的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的快速傳播，大大降低了人工勞動(dòng)強(qiáng)度。

從檔案管理的角度看，數(shù)字化信息化是加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的必然結(jié)果。高校的檔案量逐年增加，檔案館的空間卻在不斷縮小。檔案的載體形式多種多樣，占用了大量的空間。傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿足用戶的需求，檔案信息數(shù)字化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生。數(shù)字檔案可以大量保存和獲取。節(jié)約了檔案信息資源的管理成本和使用成本。節(jié)省了網(wǎng)絡(luò)空間和檔案預(yù)約的實(shí)際空間，降低了檔案壓力和網(wǎng)絡(luò)空間檔案信息資源的存儲(chǔ)情況。因此，檔案數(shù)字化管理是教育改革、社會(huì)發(fā)展和時(shí)代變遷的最新要求。加快檔案數(shù)字化建設(shè)，使高校檔案更好地為社會(huì)服務(wù)。

四、高職檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）沒有充分對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行認(rèn)知。學(xué)校各種輔助教學(xué)部門當(dāng)中包含檔案，通常情況下，學(xué)校對(duì)其重視程度較低，甚至個(gè)別學(xué)校僅把檔案部門當(dāng)作安置和分配員工的地方。個(gè)別學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，高校檔案工作就是做好檔案資料的收集和整理工作，沒有必要進(jìn)行信息化建設(shè)。在數(shù)字化校園總體規(guī)劃建設(shè)中，沒有規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)。所以，學(xué)校的檔案部門不會(huì)主動(dòng)完善相關(guān)的規(guī)章制度。

（二）資金不足。目前，困擾高校檔案信息化管理的首要問題是資金的匱乏，進(jìn)一步導(dǎo)致辦公硬件設(shè)施和軟件平臺(tái)建設(shè)滯后。目前，許多高校僅依靠計(jì)算機(jī)對(duì)檔案目錄進(jìn)行編輯和整理，不能直接利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行查閱和共享。同時(shí)，高校缺少后期維護(hù)的成本，導(dǎo)致檔案信息管理平臺(tái)沒有較高的效率、質(zhì)量，甚至可能出現(xiàn)閑置的問題。

（三）高校檔案管理系統(tǒng)軟件缺乏。目前，國(guó)內(nèi)廣泛使用的檔案管理系統(tǒng)包括：益都檔案管理系統(tǒng)、瑞能達(dá)檔案管理系統(tǒng)、簡(jiǎn)普檔案管理系統(tǒng)、情報(bào)檔案管理系統(tǒng)等?？紤]到數(shù)據(jù)庫(kù)配置的簡(jiǎn)單性和安全性，這些系統(tǒng)是功能性的，但購(gòu)買和維護(hù)成本很高。學(xué)校缺少文件管理體系系統(tǒng)，軟件系統(tǒng)比較老套，系統(tǒng)的專業(yè)化模式較為復(fù)雜，沒有較強(qiáng)的兼容性，系統(tǒng)不能共享信息，也不能滿足用戶的實(shí)際需求。

（四）檔案管理專業(yè)信息人才匱乏。檔案管理人員不僅要有專業(yè)的管理能力，還要有較高的計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平。高校急需掌握信息技術(shù)以及檔案專業(yè)知識(shí)的人才，但是在現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中，缺少?gòu)?fù)合型人才。通常情況下，高校檔案管理人員本科以下學(xué)歷較多，一些工作人員不屬于專業(yè)的檔案管理人員，缺少專業(yè)技能的培訓(xùn)。長(zhǎng)久以來，檔案工作者的工作模式較為傳統(tǒng)化，沒有先進(jìn)的思維模式，所以需要在實(shí)際的檔案管理當(dāng)中，對(duì)其進(jìn)行不斷培養(yǎng)和引導(dǎo)。否則的話，會(huì)對(duì)檔案管理信息化工作造成阻礙。

（五）檔案管理信息宣傳不足。高校缺少對(duì)檔案管理廣泛深入的宣傳，高校檔案信息資源得不到用戶的重視。教師、學(xué)生和其他工作人員只想到學(xué)校圖書館查找書籍，或從圖書館網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索。但實(shí)際上，他們可以從檔案中檢索。但有很多師生不知道大學(xué)的檔案存在哪里，也不知道有這樣的服務(wù)。

（六）檔案管理的文件功能不完備?，F(xiàn)實(shí)生活中，個(gè)別檔案管理者對(duì)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，盡管有詳細(xì)的信息儲(chǔ)備在檔案室內(nèi)，如不能完整建立相應(yīng)功能，會(huì)造成檔案利用效率低下。許多人認(rèn)為檔案管理是無用的，對(duì)學(xué)校檔案工作漠不關(guān)心。高校現(xiàn)有的檔案學(xué)方法未能順應(yīng)檔案學(xué)的發(fā)展趨勢(shì)，不能充分利用檔案資源。一些高校檔案在其他方面的功能也存在不足，僅僅把檔案作為管理和保存的工具，不能滿足師生的需求。

五、高校檔案信息化建設(shè)的策略

經(jīng)過調(diào)查分析可以得知，高校檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，缺少對(duì)檔案管理的重視，缺少充足的資金投入、缺少實(shí)用的軟件體系系統(tǒng)、缺少充足的檔案網(wǎng)站數(shù)量、缺少檔案信息人才、檔案信息公開不足。在“雙高計(jì)劃”的背景下，提出提高信息化水平的建議。

要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知，加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案重要性的認(rèn)知程度，引導(dǎo)全體師生對(duì)檔案信息化建設(shè)的關(guān)注。一方面，需要將成本費(fèi)用進(jìn)行充分節(jié)約；另一方面，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，需要建立全面、規(guī)范、科學(xué)的檔案管理體系。通過加大資金的投入力度，配備齊備的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，購(gòu)買先進(jìn)的系統(tǒng)軟件。

在高校檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息是核心部分。包括傳統(tǒng)紙質(zhì)文件和數(shù)字化文件，期間要對(duì)圖紙、照片等紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，對(duì)磁帶和其他音視頻數(shù)據(jù)進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)換，并對(duì)其他物理文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變。文件目錄數(shù)字化是指文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。高校各部門應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，通過資源共享與資源整合，共同建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)。確保資源系統(tǒng)與文件管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體文件與電子信息資源同步歸檔。

檔案工作者是檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行者，是檔案信息產(chǎn)品的生產(chǎn)者和經(jīng)營(yíng)者，他們的管理能力和素質(zhì)的高低決定著檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。所以，在檔案信息化建設(shè)過程中，培養(yǎng)檔案管理人才是非常重要的工作，高?？梢圆粩喟才湃瞬排嘤?xùn)，進(jìn)一步促進(jìn)培訓(xùn)效果不斷加強(qiáng)。與學(xué)校其他教師一樣，將檔案員納入整體培訓(xùn)計(jì)劃，有針對(duì)性地組織培訓(xùn)，提高檔案員的能力，確保檔案員的可持續(xù)發(fā)展。需要使用調(diào)查交流、專題講座等模式，使得檔案工作者對(duì)檔案信息化建設(shè)有充分的了解。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員的觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，讓他們?cè)诠ぷ髦信c時(shí)俱進(jìn)。

隨著信息技術(shù)的不斷提高，高校檔案信息化安全問題日益突出，安全成為檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。為了確保檔案信息化建設(shè)的安全性，必須建立嚴(yán)格的保密制度。為那些不該被看到、不該被記住、不該被說出來的人保守秘密。檔案管理人員要將每個(gè)文件采用傳統(tǒng)載體和數(shù)字載體共存的方式進(jìn)行保存。對(duì)數(shù)字文件信息采取多重備份、遠(yuǎn)程備份等方式?？梢圆捎妹罔€等方法限制使用者的權(quán)限，也可以設(shè)置有效的防火墻、防病毒、防入侵等軟件功能，及時(shí)封堵系統(tǒng)漏洞，解決潛在的網(wǎng)絡(luò)危險(xiǎn)，確保檔案信息的安全性。

六、結(jié)語

綜上所述，在高校檔案管理的過程當(dāng)中，信息化建設(shè)屬于必然發(fā)展趨勢(shì)，雖然檔案信息化有較多好處，但是也存在較多的問題。本文根據(jù)檔案信息化建設(shè)當(dāng)中存在的問題進(jìn)行分析，針對(duì)問題提出對(duì)應(yīng)的解決方案。首先，高校需要對(duì)信息化建設(shè)的重要意義進(jìn)行明確，對(duì)打破傳統(tǒng)檔案管理的束縛有著積極的作用，也是信息時(shí)代高校檔案管理變革和發(fā)展的途徑和方向；其次，高校應(yīng)在以上基礎(chǔ)上提出一系列建設(shè)建議和策略。如高度重視檔案信息人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案管理規(guī)范化。各高校應(yīng)根據(jù)自身的具體情況進(jìn)行合理調(diào)整，針對(duì)智能檔案庫(kù)建設(shè)中出現(xiàn)的問題，思考解決策略，以提高管理效率，提升高校檔案管理的信息化水平。