檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理存在的問題和應(yīng)對(duì)策略

文/中航西安飛機(jī)工業(yè)集團(tuán)股份有限公司 陳創(chuàng)利 王樂

2009年3月3日，德國(guó)萊茵河畔名城和重工業(yè)城市科隆市檔案館發(fā)生重大安全事故，樓體坍塌，大量珍貴的歷史文獻(xiàn)被葬送在廢墟中，其中包括馬克思創(chuàng)辦報(bào)刊的檔案資料、作曲家奧芬巴赫的手稿、諾貝爾文學(xué)獎(jiǎng)獲得者德國(guó)作家惠里?！げ疇柕奈膶W(xué)作品原稿等。有人認(rèn)為，科隆市檔案館樓體坍塌損失的是德國(guó)1300多年的歷史。有人懷疑科隆市檔案館坍塌是因?yàn)楦浇谕诰虻罔F隧道，導(dǎo)致出現(xiàn)這次事故。但是，地鐵施工負(fù)責(zé)人解釋說，在過去的一個(gè)月內(nèi)，科隆市檔案館地下沒有直接進(jìn)行大規(guī)模的隧道挖掘。無論隧道挖掘是否直接導(dǎo)致檔案館樓體坍塌、珍貴檔案文獻(xiàn)被毀，但是地鐵隧道施工導(dǎo)致樓體倒塌的誘因不能否定。如果當(dāng)時(shí)科隆市檔案館的安全風(fēng)險(xiǎn)管理有效運(yùn)營(yíng)的話，這個(gè)災(zāi)難性的后果是可以避免或者減少損失的。

一、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理存在的問題

（一）安全風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)淡薄。在日常工作中，檔案部門在安全管理方面進(jìn)行了大量探索和實(shí)踐，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。但是，安全風(fēng)險(xiǎn)管理有很多不足，現(xiàn)狀不容樂觀。首先，單位主要負(fù)責(zé)人安全風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)淡薄，作為檔案安全第一責(zé)任人的要求長(zhǎng)期得不到落實(shí)，檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理只能是檔案部門自寫自畫，不能充分調(diào)動(dòng)各方面的資源。其次，檔案安全管理重事后應(yīng)急管理、輕事前風(fēng)險(xiǎn)管理的現(xiàn)象非常普遍。安全突發(fā)事件是安全風(fēng)險(xiǎn)隱患從量變到質(zhì)變的必然結(jié)果，在當(dāng)前安全管理中，注重事件發(fā)生后“應(yīng)對(duì)”，疏忽事件發(fā)生前的“預(yù)防”。對(duì)于檔案，任何突發(fā)的安全事件都是致命的。雖然檔案部門制訂了綜合性的應(yīng)急對(duì)策，安全體系也在逐漸完善，但是，總體上來說，重事后應(yīng)急管理、輕事前風(fēng)險(xiǎn)管理的現(xiàn)象依然突出。

（二）安全風(fēng)險(xiǎn)管理的要求操作性不強(qiáng)。隨著新技術(shù)、新概念、新要求在檔案管理中的不斷落地應(yīng)用，安全風(fēng)險(xiǎn)更加顯著。面對(duì)新情況、新問題，有些單位沒有下大力氣、沉下心去研究檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理的具體操作要求。因此，安全風(fēng)險(xiǎn)管理只是單純地發(fā)個(gè)文件，在會(huì)上提出幾個(gè)要求，但具體怎么做才好呢？上下都是一頭霧水。有的能在現(xiàn)有規(guī)章制度的基礎(chǔ)上擴(kuò)展一下，整體來說，還是新鞋走老路，新的閃光點(diǎn)不多；有的只重視形式，看上去面面俱到，但是，仔細(xì)研究的話，就會(huì)發(fā)現(xiàn)實(shí)際操作的內(nèi)涵不足；有的風(fēng)險(xiǎn)控制的強(qiáng)度不足，有的對(duì)風(fēng)險(xiǎn)源的識(shí)別沒有力度，看似全面，實(shí)際上還有死角。

（三）安全風(fēng)險(xiǎn)管理指標(biāo)庫不完善。安全風(fēng)險(xiǎn)管理指標(biāo)庫是衡量檔案安全體系范圍和邊界的基本標(biāo)尺。通過對(duì)照指標(biāo)庫，檔案安全體系的薄弱點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)可以清楚地顯示出來，從而確定檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理的預(yù)警值，明確哪些條件有可能將危險(xiǎn)因素轉(zhuǎn)化為安全事故。大部分單位雖然表面上建立了安全風(fēng)險(xiǎn)管理指標(biāo)庫，但指標(biāo)庫不完整，流于形式，不能發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警提示作用。

二、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理策略

安全風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿于檔案管理的全流程，由組織建構(gòu)、危險(xiǎn)源識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)控制等方面進(jìn)行系統(tǒng)建構(gòu)。實(shí)現(xiàn)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理，需要建立完整的保障系統(tǒng)，不是獨(dú)立的或特殊的過程。

（一）組織建構(gòu)。設(shè)立公司級(jí)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理組，由單位法人或者主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，由分管檔案工作的單位副職擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員由檔案安全相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門的負(fù)責(zé)人組成，調(diào)動(dòng)單位全部資源對(duì)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)為高風(fēng)險(xiǎn)的危險(xiǎn)源、不安全事件的調(diào)查等進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)、制訂相應(yīng)的控制措施、設(shè)置控制措施，落實(shí)監(jiān)控周期、負(fù)責(zé)人等。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理組下設(shè)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)分析小組，組長(zhǎng)由檔案部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，成員由檔案部門各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專家或骨干、一線檔案工作者、有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案安全專業(yè)人士組成；安全風(fēng)險(xiǎn)分析小組能快速準(zhǔn)確地辨別出潛在的危險(xiǎn)及更高層次的系統(tǒng)危險(xiǎn)。分析小組成員應(yīng)熟知檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)知識(shí)，掌握檔案工作中存在的各類危險(xiǎn)、危險(xiǎn)源、危險(xiǎn)要素以及相關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)或系統(tǒng)中可能存在的影響檔案安全的危險(xiǎn)因素，能通過分析、調(diào)研、討論、比較等方法，結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提供存在的危險(xiǎn)、可能導(dǎo)致事故的關(guān)鍵因素等。

（二）危險(xiǎn)源識(shí)別。危險(xiǎn)源在廣義上指危險(xiǎn)產(chǎn)生的源頭。狹義的危險(xiǎn)源指可能導(dǎo)致操作者職業(yè)病、傷害、財(cái)產(chǎn)損失、死亡、環(huán)境破壞或其他損失的狀態(tài)和源頭。危險(xiǎn)源由三部分構(gòu)成：存在的條件、潛在的危險(xiǎn)性和觸發(fā)的因素。確定危險(xiǎn)源是安全風(fēng)險(xiǎn)管理流程中的重要一環(huán)，危險(xiǎn)源找得越準(zhǔn)確，分析得越詳細(xì)、越徹底、越全面，才能制訂出針對(duì)性更強(qiáng)、更有效的安全防范措施。危險(xiǎn)源的確定一般要通過技術(shù)判斷、對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)驗(yàn)判斷、實(shí)地查看等方法進(jìn)行，在了解和收集相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，參照相關(guān)安全管理中發(fā)生的問題，對(duì)危險(xiǎn)源有較為全面的認(rèn)識(shí)。危險(xiǎn)源影響要素主要有：制度程序是否完善，職責(zé)履行是否到位，人員相關(guān)要求是否落實(shí)，基礎(chǔ)設(shè)施是否完備，工作落實(shí)是否明確，監(jiān)督檢查是否及時(shí)，運(yùn)行環(huán)境是否可靠。

（三）風(fēng)險(xiǎn)分析。通過對(duì)危險(xiǎn)源可能導(dǎo)致的不安全狀態(tài)的后果嚴(yán)重性及發(fā)生的可能性進(jìn)行分析和評(píng)判，建立安全風(fēng)險(xiǎn)概率和安全嚴(yán)重性指標(biāo)庫，通過統(tǒng)計(jì)分析方法進(jìn)行評(píng)價(jià)，將危險(xiǎn)源按風(fēng)險(xiǎn)值大小進(jìn)行排列，以直接后果、現(xiàn)實(shí)發(fā)生、可預(yù)見性、行業(yè)或單位曾經(jīng)發(fā)生過、與標(biāo)準(zhǔn)關(guān)聯(lián)等作為依據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率等級(jí)可分為：頻繁（可能會(huì)發(fā)生許多次）、相當(dāng)可能（可能會(huì)發(fā)生幾次）、不大可能（少有發(fā)生）、極小可能（據(jù)了解未發(fā)生過）、極不可能（幾乎不可想象會(huì)發(fā)生）5個(gè)等級(jí)，分別對(duì)應(yīng)分值為：5分、4分、3分、2分、1分。當(dāng)小組成員中有打分值≥4時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)分析小組需對(duì)提供材料進(jìn)行討論評(píng)判，再確定此類事件發(fā)生的可能性確實(shí)與危險(xiǎn)源有關(guān)，風(fēng)險(xiǎn)概率以此分值為準(zhǔn)，確定安全風(fēng)險(xiǎn)的可能性。安全風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重性可分為：災(zāi)難性的（檔案徹底損毀）、重大的（檔案安全受到嚴(yán)重威脅）、嚴(yán)重的（檔案安全受到威脅）、輕微的（小麻煩，較小的事件）、可忽略的（后果微乎其微、幾乎沒什么影響）5個(gè)等級(jí)，對(duì)應(yīng)等級(jí)為：A、B、C、D、E。風(fēng)險(xiǎn)分析小組成員根據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重性的分析標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)判，分析確定風(fēng)險(xiǎn)可能導(dǎo)致的潛在后果，分析確定應(yīng)遵循的原則：首先，直接后果，不能間接太遠(yuǎn)；其次，現(xiàn)實(shí)、可預(yù)見的，行業(yè)、單位曾經(jīng)發(fā)生過的；最后，確定安全風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重性就高不就低。（四）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。建立安全風(fēng)險(xiǎn)矩陣，采用層次分析法進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)。根據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)概率和安全風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重性，計(jì)算安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)分（全風(fēng)險(xiǎn)概率×安全風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重性），確定在風(fēng)險(xiǎn)矩陣中圖的方位（詳見表1）。另外，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)矩陣得出風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)表（詳見表2）。

表1 風(fēng)險(xiǎn)矩陣圖

表2 風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)表

（五）風(fēng)險(xiǎn)控制。風(fēng)險(xiǎn)控制是風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)鍵點(diǎn)，制訂措施要有針對(duì)性，可操作性強(qiáng)。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)責(zé)任單位應(yīng)根據(jù)危險(xiǎn)源安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)高等風(fēng)險(xiǎn)（不可接受）的危險(xiǎn)源和中等風(fēng)險(xiǎn)（緩解后可接受）的危險(xiǎn)源制訂切實(shí)可行的安全風(fēng)險(xiǎn)控制措施，并報(bào)單位主要負(fù)責(zé)人認(rèn)可后立刻執(zhí)行，以盡快控制并降低風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。在關(guān)注主要風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，還要關(guān)注衍生風(fēng)險(xiǎn)和剩余風(fēng)險(xiǎn)的管理，要認(rèn)清即使采用了有效控制措施，完全消除風(fēng)險(xiǎn)也不可能，所以對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)的管控切不可麻痹大意。在制訂完控制措施之后，工作重新開始之前，還須對(duì)控制措施是否有效、是否存在剩余風(fēng)險(xiǎn)、新的措施是否會(huì)對(duì)系統(tǒng)帶來衍生風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行評(píng)估確認(rèn)；關(guān)注檔案安全系統(tǒng)內(nèi)安全環(huán)境微觀的新變化，要將一些隨著新技術(shù)、新環(huán)境的變化而新出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)誘因考慮進(jìn)來，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行檔案安全風(fēng)險(xiǎn)分析，制訂可操作性強(qiáng)的控制措施。另外，危險(xiǎn)防控措施不是一成不變的，要根據(jù)不斷出現(xiàn)的新變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估和調(diào)整，調(diào)整更新防控措施。每次風(fēng)險(xiǎn)控制告一段落后，要及時(shí)總結(jié)和梳理，固化管理流程，完善制度，從根本上開展風(fēng)險(xiǎn)控制。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管控措施效果進(jìn)行閉環(huán)管理，根據(jù)危險(xiǎn)源風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)不同進(jìn)行分類跟蹤驗(yàn)證，確保措施執(zhí)行有效，風(fēng)險(xiǎn)可控。從宏觀上說，安全風(fēng)險(xiǎn)管理屬于提前預(yù)警，提供初步的危險(xiǎn)信息預(yù)警，為制訂科學(xué)有效的預(yù)防措施提供幫助。安全風(fēng)險(xiǎn)管理大多數(shù)要求檔案從業(yè)人員根據(jù)前人或者自身總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)判斷，受人的主觀意識(shí)干擾比較嚴(yán)重，常常帶有個(gè)人的主觀意識(shí)，因此在安全風(fēng)險(xiǎn)管理落地實(shí)施時(shí)，必須堅(jiān)持科學(xué)性這一基本的法則。

在檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)際操作中，應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，從所處地域、氣候特征、檔案館庫、設(shè)備設(shè)施等方面來綜合考慮，管理、技術(shù)、制度等安全要素并重，盡可能多方參與，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)、檔案從業(yè)人員共同參與安全風(fēng)險(xiǎn)管理，盡可能消除人為的主觀干擾，讓安全風(fēng)險(xiǎn)管理無限接近于風(fēng)險(xiǎn)的真相，在各相關(guān)要素相互配合的基礎(chǔ)上制訂科學(xué)有效的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理方案，科學(xué)、有效地規(guī)避檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，從而對(duì)檔案安全事故進(jìn)行有效預(yù)防，確保檔案安全萬無一失。