略論企業(yè)實物檔案的管理與利用

文/國家能源集團江蘇電力有限公司國能徐州發(fā)電有限公司檔案室 王巍

一、實物檔案對發(fā)電項目產(chǎn)生巨大作用

企業(yè)實物檔案，是人們在企業(yè)實踐活動中形成的有保存價值的以物質(zhì)實體為載體的物品檔案，能真實地記載企業(yè)各項實踐活動，并生動反映出企業(yè)發(fā)展歷史。近年來，我公司累計利用檔案創(chuàng)造直接經(jīng)濟效益達2億元，而且以翔實的資料和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

（一）促進發(fā)電項目順利通過備案。2017年7月，我公司10MW廠區(qū)分布式光伏發(fā)電項目順利通過備案，并在江蘇省投資項目在線審批監(jiān)管平臺信息公開系統(tǒng)上公示。為了備案順利通過，公司二期項目辦公室認真收集、整理公司土地證書、房屋產(chǎn)權(quán)證、營業(yè)資質(zhì)證書等材料，安排專人前往華東電力設(shè)計院、常州建筑設(shè)計院、兗州建筑設(shè)計院等單位核實并辦理承載證明，同時克服了部分原始材料缺失或設(shè)計單位注銷等不利因素，想方設(shè)法采取了有效的彌補措施。同時，積極與徐州市政府、區(qū)政府、區(qū)發(fā)改委等部門溝通協(xié)調(diào)，確保了備案申報工作的順利開展。下一步，公司二期項目辦公室將認真編制項目投資分析報告等，按相關(guān)流程上報國華公司，待獲取批復(fù)后迅速推進項目進展。二期項目辦公室的專業(yè)人員到檔案室借閱了大量的土地證書、房屋產(chǎn)權(quán)證、營業(yè)資質(zhì)證書等實物檔案，使我公司順利取得10MW廠區(qū)分布式光伏發(fā)電項目備案。

（二）為立項提供有力保障。我公司二期項目辦公室到銅山區(qū)政府發(fā)改委辦理廠區(qū)屋頂分布式光伏備案延期的資料文件準(zhǔn)備前期工作，同時密切關(guān)注廠區(qū)10MW光伏發(fā)電項目的集團立項批復(fù)工作，做好立項準(zhǔn)備。2019年6月，為了完成上述工作，二期項目辦公室的專業(yè)人員到檔案室借閱了公司廠區(qū)及培訓(xùn)中心土地證書、公司全部房屋產(chǎn)權(quán)證、公司平面圖等檔案，檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，為完成公司上述工作檔案起了重要作用，提供了有力保障。

（三）助力分布式光伏項目順利備案。近日，公司分布式光伏項目順利取得備案許可證，并在江蘇省投資項目在線審批監(jiān)管平臺信息公開系統(tǒng)上公示。公司二期辦按照國家、地方最新的光伏備案政策的要求，認真收集、整理公司具有土地證、房屋產(chǎn)權(quán)證、承載證明、營業(yè)資質(zhì)證書等手續(xù)的建筑物資料，同時克服了部分申報材料信息名稱與原始材料信息名稱有變更等不利因素，并積極與區(qū)發(fā)改委等部門溝通協(xié)調(diào)，順利通過了現(xiàn)場核查，確保了備案申報工作的正常開展。此次取得廠區(qū)屋頂分布式光伏項目的備案許可證，確保了公司在原廠區(qū)分布式光伏發(fā)電項目備案有效期逾期的情況下繼續(xù)保有光伏項目開發(fā)的基礎(chǔ)優(yōu)勢。下一步，二期辦將按照集團公司“四個革命、一個合作”能源安全新戰(zhàn)略工作方案的最新要求，即試點開發(fā)廠區(qū)屋頂光伏以及灰場地面光伏項目等，依據(jù)相關(guān)流程上報國華公司開展項目審批意見，積極推進相關(guān)項目的后續(xù)開發(fā)建設(shè)。

（四）助力光伏發(fā)電項目開工建設(shè)。2021年8月25日，我公司廠區(qū)光伏發(fā)電項目正式開工建設(shè)。標(biāo)志著該項目進入實質(zhì)性實施階段。為貫徹落實國家2030年前實現(xiàn)碳達峰、2060年前實現(xiàn)碳中和的戰(zhàn)略目標(biāo)，按照集團公司加快發(fā)展新能源的決策部署和江蘇公司加快推進向綜合能源服務(wù)商、綠色低碳能源提供商轉(zhuǎn)變的工作部署，公司根據(jù)江蘇省發(fā)改委〔2020〕994號文件精神，利用原7、8號機組拆除區(qū)域與屋面建設(shè)分布式光伏發(fā)電項目，采用“廠用電接入，平價上網(wǎng)”模式，并網(wǎng)電壓等級6kV，建設(shè)容量約為30.1MWp，建設(shè)工期3個月。預(yù)計該項目建成后，年均發(fā)電約3307.3萬度，與相同發(fā)電量的火電相比，相當(dāng)于每年可節(jié)約標(biāo)煤1.025萬噸，每年約可減排二氧化碳2.56萬噸、二氧化硫約4.142噸、氮氧化物5.918噸、汞及其化合物3.551噸，同時還可節(jié)約大量淡水資源，具有良好的經(jīng)濟和生態(tài)效益。2020年底至今，公司新能源建設(shè)開發(fā)部等部門、施工單位的專業(yè)技術(shù)人員到檔案室借閱了大量的科技檔案及土地使用證、房屋所有權(quán)證等實物檔案，檔案人員服務(wù)熱情周到，熟悉館藏，業(yè)務(wù)熟練，調(diào)卷準(zhǔn)確迅速，檔案為公司廠區(qū)光伏發(fā)電項目正式開工建設(shè)提供了強有力的保障。

二、實物檔案助力企業(yè)其他項目的開展

（一）助力公司前亭南北倉庫場地出租。2019年4月28日，由于我公司后勤保障部準(zhǔn)備將公司前亭南北倉庫場地對外出租，公司后勤保障部經(jīng)營財務(wù)處業(yè)務(wù)經(jīng)理程某到檔案室，要求查閱前亭南北倉庫征地問題的批準(zhǔn)通知書及協(xié)議書、土地使用證、房屋所有權(quán)證，檔案人員服務(wù)熱情周到，熟悉館藏，業(yè)務(wù)熟練，調(diào)卷準(zhǔn)確迅速。程某查閱了0300-8030-14，32及2016-SW-CQ17等檔案案卷，表示非常滿意，前亭南北倉庫場地具備出租條件，可以順利出租。

（二）助力奎山宿舍問題。2019年11月7日，我公司后勤保障部張某根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求因國華徐州發(fā)電有限公司奎山宿舍問題到檔案室要求借閱奎山宿舍的土地證書、房屋產(chǎn)權(quán)證、圖紙等檔案，檔案人員調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，張某圓滿完成工作任務(wù)。

（三）助力迎檢工作。2021年3月1日，公司財務(wù)產(chǎn)權(quán)部財務(wù)專業(yè)人員王某為迎接上級機關(guān)檢查和檢查人員到檔案室要求查找公司全部土地使用證、房屋產(chǎn)權(quán)證檔案原件。檔案人員迅速調(diào)出公司全部土地使用證46本、房屋產(chǎn)權(quán)證25本檔案原件，保證檢查工作順利進行。

（四）助力污泥摻燒技術(shù)改造項目開工。徐州電廠污泥摻燒技術(shù)改造項目是我公司2021年重大技術(shù)改造工程，2021年9月9日，公司生產(chǎn)技術(shù)部鍋爐專業(yè)工程師馬某由于污泥摻燒技術(shù)改造項目開工的需要，到檔案室要求查找公司兩臺百萬機組項目核準(zhǔn)文件、環(huán)境影響報告書及徐州電廠營業(yè)執(zhí)照、廠區(qū)土地證等檔案，檔案人員迅速調(diào)出案卷0400-8000-001（國華徐電2×1000MW建設(shè)工程項目核準(zhǔn)文件及申請報告）、0400-8003-001（國華徐電2×1000MW建設(shè)工程環(huán)境影響報告書批復(fù)、預(yù)審意見及報告書）及徐州電廠營業(yè)執(zhí)照、廠區(qū)土地證實物檔案等檔案，馬某表示非常滿意，檔案為公司生產(chǎn)經(jīng)營管理工作保駕護航。

三、實物檔案展風(fēng)采

“自古彭城列九州，龍爭虎斗幾千秋。”在歷史文化名城江蘇省徐州市北郊，矗立著一座大型的火力發(fā)電廠，這就是國能徐州發(fā)電有限公司。國能徐州發(fā)電有限公司是國有特大型企業(yè)，于1976年正式建設(shè)，1987年底全部建成，總裝機容量1430MW，是當(dāng)時全國第三大火力發(fā)電廠，被譽為鑲嵌在淮海大地上的一顆璀璨“明珠”。2000年9月22日被命名為國家電力公司一流火力發(fā)電廠。公司先后隸屬于江蘇省電力公司、國網(wǎng)新源控股有限公司；2007年12月23日劃歸中國神華集團國華電力公司管理；2021年10月1日，正式成為國家能源集團江蘇電力有限公司全資子公司。公司按照國家“上大壓小、節(jié)能減排”政策，擴建2×1000MW發(fā)電機組，兩臺2×1000MW發(fā)電機組于2011年12月投產(chǎn)發(fā)電。從第一臺機組投產(chǎn)發(fā)電至今，國能徐州發(fā)電有限公司為我國經(jīng)濟社會發(fā)展和滿足國家電力需求做出了巨大貢獻。公司先后獲得如下榮譽：原國家電力公司“雙文明單位”“一流火力發(fā)電廠”；原能源部“火力發(fā)電廠安全文明生產(chǎn)達標(biāo)企業(yè)”“全國電力系統(tǒng)思想政治工作優(yōu)秀企業(yè)”；原江蘇省電力公司“雙文明單位”等。展示本單位“三個文明”建設(shè)成果的榮譽陳列室已建成，2006年2月正式開放。輝煌歷史歷歷在目，榮譽陳列室里的獎杯、獎狀、獎牌、獎?wù)碌?，記錄我公司一路風(fēng)塵與榮耀，把歷史真切鮮明地展現(xiàn)在職工眼前。國家能源集團領(lǐng)導(dǎo)、原國華電力公司領(lǐng)導(dǎo)等都曾到公司檔案室的榮譽陳列室參觀，檔案室把公司昔日的輝煌風(fēng)采、一路風(fēng)塵與榮耀展現(xiàn)在各級領(lǐng)導(dǎo)面前。

四、實物檔案的利用途徑

利用實物檔案為企業(yè)各項工作服務(wù)。實物檔案的收集、保管目的在于利用，充分利用實物檔案更具有直觀性，具有無可爭辯的憑證作用，多形式、多渠道、多層次、多方位地開展利用工作，更好地服務(wù)于工作。利用的途徑有很多：一是為了制作單位網(wǎng)頁、展覽，需要借閱實物檔案的榮譽照片，加以宣傳；二是為了寫材料，需要查閱本單位的獲獎證書、有關(guān)內(nèi)容及獲獎時間；三是為了上報材料，需要統(tǒng)計獲獎榮譽數(shù)以及省部級以上榮譽；四是為了評職稱需查閱獲獎項目、復(fù)印證書；五是參加投標(biāo)需要借閱獲獎證書來展現(xiàn)單位的實力；六是編史、修志需要榮譽證書及題詞；七是單位資質(zhì)申報、年檢、項目申報等需要查閱實物檔案。要加強實物檔案的開發(fā)和利用，實物檔案是本單位的寶貴財富，實物檔案的管理最終目的是為了提供利用，檔案管理員要積極對實物進行收集整理，有序存放，這樣更加有利于提供利用。

五、結(jié)語

服務(wù)是檔案的宗旨，服務(wù)是檔案的最終目的和歸宿，近年來，我公司累計利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟效益達2億元，而且還以翔實的原始憑證解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。檔案室實物檔案必須以利用為目的，我們應(yīng)有效保管好實物檔案，利用好實物檔案，為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻。