國際火電建設項目電子文件單軌制管理初探
——以“印尼南蘇1號項目”為例

文/山東電力工程咨詢院有限公司 王紅娟 劉金串

印尼南蘇1號2×350MW燃煤機組項目（以下簡稱“印尼南蘇1號項目”）由國家能源投資集團有限責任公司和印尼LPE公司共同投資，山東電力工程咨詢院有限公司（以下簡稱“山東院”）作為總承包單位參與建設，該項目是目前山東院獨立承攬的裝機容量最大的海外EPC總承包項目。

山東院已在多個項目中應用項目管理系統(tǒng)、EDOC文控系統(tǒng)和清華紫光系統(tǒng)管理電子檔案，具有豐富的項目電子文件歸檔和管理經驗。通過建立參建各方統(tǒng)一的電子文件審批系統(tǒng)，實現項目文件線上流轉；采用國內先進的文控管理平臺，實現電子文件全過程的有效控制；通過與檔案管理系統(tǒng)建立接口，利用電子文件元數據和XML封裝技術，實現電子文件同步歸檔到清華紫光系統(tǒng)。

一、電子文件單軌制管理的必要性和意義

（一）電子文件單軌制管理是國際火電建設項目管理和檔案工作發(fā)展的必然需要?；痣娊ㄔO項目文檔管理相對比較粗放，大部分文件需線下通過人工進行簽審和接收，已經通過項目管理系統(tǒng)進行文件審批的單位，也只是部分文件實現線上審批，大部分文件還是線下簽審。文件審批滯后于項目建設進度，文件需要簽署多份，耗時耗力，效率低下，相關簽署人員休假或者不在項目現場時，文件無法進行簽署，影響項目進度。尤其國際項目面臨項目現場、國內公司和各設備供應商異地辦公的狀況，單純紙質文件流轉效率十分低下。電子文件單軌制管理有利于節(jié)省項目成本，提高工作效率。

（二）電子文件單軌制管理是電子文件管理未來發(fā)展的必然趨勢。2017年8月，美國國家檔案館宣布2022年底前將不再接收各聯邦機構歸檔的非電子檔案，未來的美國國家檔案館將演變?yōu)閱翁字茢底謾n案館。2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》從法律層面認可了電子文件的法律效力。2021年6月，兩辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，要求建立和健全電子文件管理相關制度，大力推動業(yè)務流程中同步規(guī)劃和部署電子文件歸檔功能，推動要素合規(guī)、程序規(guī)范、來源可靠的電子文件僅以電子形式歸檔。當前會計業(yè)務領域及鐵路等行業(yè)都在進行電子文件單套制歸檔的試點和探索，取得了一定的成效，對于建設項目領域電子文件的單軌制管理將起到一定的推動作用。

（三）電子文件單軌制管理是火電建設項目行業(yè)激烈競爭和企業(yè)數字化轉型的必然要求。近年來，國家提出“數字中國”建設理念，各行各業(yè)充分將新興的云計算、大數據、區(qū)塊鏈、人工智能等技術與企業(yè)業(yè)務發(fā)展相融合，探索企業(yè)數字化轉型的出路。新技術的應用給傳統(tǒng)雙軌制檔案工作帶來極大挑戰(zhàn)，業(yè)務的數字化逐步推動檔案工作數字化轉型，數據的檔案化也已成為企業(yè)發(fā)展的必然需求。企業(yè)正逐步加大電子檔案管理和電子文件單軌制歸檔的研究；充分發(fā)揮數據的參考和憑證價值，為項目實施提供參考，為領導決策提供支持。

二、國際火電建設項目電子文件單軌制管理措施

（一）電子文件單軌制歸檔管理策劃。1.與參建單位溝通，取得參建單位支持。建設、監(jiān)理和其他各參建單位的配合是項目實施的基礎和保障。在獲得國家檔案局試點項目立項審批之后，首先跟建設單位進行電子文件單軌制管理項目實施意義和必要性的溝通，在獲得建設單位的支持下，逐步開展項目的實施策劃和方案編制。建立項目建設、監(jiān)理、總承包單位和施工單位四方一體的項目實施工作小組，明確分工，編制工作計劃。2.研究政策和標準，為項目實施提供依據。對《電子簽名法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)以及建設項目和檔案行業(yè)法規(guī)進行研究，明確電子簽章、電子簽名、電子文件封裝、四性檢測每個關鍵節(jié)點開發(fā)的具體要求，確保項目實施方案所有環(huán)節(jié)和要求符合標準規(guī)范要求。滿足檔案法對合規(guī)電子文件的要求：“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用?！?.編制項目實施方案。根據國家檔案局試點項目目標和要求，結合我單位文檔管理實際情況，編制電子文件單軌制管理實施方案，理順電子文件從表單生成、電子簽名和簽章、元數據編制、電子文件封裝等各個節(jié)點要求，將電子文件整個生命周期關鍵節(jié)點管控要求標準化，細化電子文件全過程管控要點。打通電子文件從業(yè)務系統(tǒng)、文件控制系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的接口。詳見圖1。

圖1 電子文件單軌制管理流程圖

（二）電子文件單軌制歸檔系統(tǒng)開發(fā)。1.建立標準化表單并嵌入項目管理系統(tǒng)。編制項目通用表單匯編，經各參建單位評審確認后進行發(fā)布，將項目通用表單嵌入項目管理系統(tǒng)，確定每個表單文件簽審批流程，逐條進行開發(fā)。項目管理系統(tǒng)開發(fā)的流程，具備文件編制、審批和蓋章的功能，并能夠根據預設規(guī)則進行文件自動編碼。2.電子簽名和電子簽章。為符合《電子簽名法》中對可靠的電子簽名的要求，保證電子檔案真實、完整、可用、安全，對電子簽名產品進行調研，選擇經公安部認證的電子簽名產品。電子簽章系統(tǒng)采用PKI證書體系作為簽署人身份認證的基礎，采用二進制數據綁定的技術確保用戶簽名和電子文件緊密綁定，一旦電子文件內容被非法篡改，經驗證后簽名將顯示失效。各參建單位自行向指定的CA中心申請單位數字證書，指定電子簽章管理員保管和使用數字證書密鑰及數據文件。系統(tǒng)可識別電子文件簽署者的身份，具有不可抵賴性，保障文件的完整性和可靠性。任何經過系統(tǒng)簽字、蓋章的電子文件，一旦發(fā)生改動，簽章立即顯示失效（詳見圖2）。3.電子文件元數據管理。電子文件的元數據用以記錄電子文件的背景、內容、結構以及整個管理過程。除系統(tǒng)自動生成的元數據外，還要從用戶使用和電子文件管理的角度，規(guī)范各類電子文件的元數據，并梳理業(yè)務系統(tǒng)、文控系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)中元數據的對應關系，實現電子文件元數據管理的標準化。在文件傳遞時，將所有元數據通過XML封裝的形式，同電子文件一并傳遞。4.XML電子文件封裝技術。XML獨立于任何編程語言，允許人們按接收者容易解析的方式，對復雜數據進行編碼。XML技術具有以下特點：可用于本地計算的數據、可為用戶提供正確的結構化數據視圖、允許集成不同來源的結構化數據、描述來自多種應用程序的數據、通過粒度更新來提高性能。利用XML封裝技術，對電子文件及其元數據進行封裝，確保電子文件真實、完整、可用和安全（詳見圖3）。5.電子文件“四性”檢測技術。電子文件“四性”檢測是項目文件單軌制管理的核心技術，參照《文書類電子檔案檢測一般要求》，應從移交、歸檔、保存等環(huán)節(jié)編制電子文件四性檢測措施。電子文件全流程管理需要進行定期和不定期多次檢測，制訂電子文件檢測策略；在實施檢測時，依據預先設定的檢測策略執(zhí)行。原則上每兩年對長期保存的電子檔案進行一次全面檢測，每季度對長期保存的電子檔案進行抽檢，抽檢比例不低于5%。電子檔案所有的操作都應該留有記錄，并補充到電子檔案的元數據中。

圖2 電子簽章驗證過程

圖3 電子文件封裝包

（三）電子文件在線歸檔。項目管理系統(tǒng)產生的文件將根據預設的所屬卷號自動保存在文控系統(tǒng)對應的文件夾中，線下產生的文件審批完成掃描上傳到相應的文件夾下，并可繼承文件夾的元數據屬性。線下、線上產生的文件同時歸集到相應的文件夾中，實現預組卷。

同一類文件或同一卷冊的文件收集齊全后，將文控系統(tǒng)中的電子文件及元數據信息批量進行導出，導出的EXCEL案卷和文件級信息再導入清華紫光檔案管理系統(tǒng)，批量掛接電子文件，實現電子文件在線電子化移交和歸檔。

三、結語

本項目是響應國家檔案局電子文件單軌制歸檔和管理相關要求，落實國家《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，探索電子文件單軌制管理和歸檔實施關鍵技術。通過CA認證技術、電子簽名與簽章技術、元數據管理、XML封裝等技術手段，保障電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全。實現電子文件和元數據的同步歸檔和文件從業(yè)務系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的在線歸檔。項目的實施提高了竣工檔案歸檔效率，實現了電子單套制歸檔，對于推動國際火電建設項目文檔管理的數字化和智慧化具有推動和促進作用。