線上辦公環(huán)境下集團(tuán)企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享模式“三部曲”

◎文 王周

當(dāng)前，信息技術(shù)與各行各業(yè)之間的融合變得愈加緊密，線上辦公系統(tǒng)成為集團(tuán)企業(yè)開展業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)以及管理工作的有效方式。財(cái)務(wù)共享模式的建立可以幫助集團(tuán)企業(yè)在實(shí)現(xiàn)整體財(cái)務(wù)綜合化、集約化管理的前提下，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理向著信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

本文將著力于研究、探討集團(tuán)企業(yè)在線上辦公背景下的財(cái)務(wù)共享模式建立的策略，旨在為未來(lái)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式的建立和發(fā)展提供參考。

集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式建立的價(jià)值

集團(tuán)企業(yè)規(guī)模較大，部分子公司還有一定的獨(dú)立性。在發(fā)展過(guò)程中，子公司和母公司管理環(huán)境的差異會(huì)變得越來(lái)越大。在推行線上辦公的背景下，建立財(cái)務(wù)共享模式可以結(jié)合集團(tuán)企業(yè)已經(jīng)建立的財(cái)務(wù)共享信息中心，在工作規(guī)范、流程、體系統(tǒng)一的前提下，進(jìn)行集約化財(cái)務(wù)管理，有效整合集團(tuán)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理資源，這對(duì)企業(yè)實(shí)施其戰(zhàn)略決策以及控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)都將會(huì)起到顯著的推動(dòng)作用。

集團(tuán)企業(yè)建立的財(cái)務(wù)共享模式可由財(cái)務(wù)管理人員借助完善的信息管理平臺(tái)，核算財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)操作數(shù)據(jù)，能夠達(dá)到自動(dòng)化、智能化核算各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的目標(biāo)。此外，信息共享平臺(tái)還能及時(shí)將財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)及時(shí)向總公司和分支機(jī)構(gòu)傳輸，提升母公司、子公司以及不同職能部門間的溝通效率。財(cái)務(wù)共享工作模式的建立能夠在削減核算工作量的同時(shí)，提升信息的及時(shí)性，確保財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作人員能將工作重心轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)分析和管理工作中，助力企業(yè)提高市場(chǎng)響應(yīng)速度以及運(yùn)作效率。

財(cái)務(wù)共享模式建立中面臨的問(wèn)題

在線上辦公的環(huán)境下，建立財(cái)務(wù)共享模式要求集團(tuán)企業(yè)建立完善的財(cái)務(wù)共享中心，而想要全面發(fā)揮共享中心在財(cái)務(wù)管理工作中的作用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和硬件平臺(tái)是基礎(chǔ)支持。作為集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部的核心機(jī)密，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一旦被黑客入侵或遭病毒侵襲，很可能出現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)被篡改或流失等問(wèn)題，這將對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)決策的制定產(chǎn)生致命威脅。

財(cái)務(wù)共享模式可以幫助集團(tuán)企業(yè)憑借在技術(shù)、資金等方面的優(yōu)勢(shì)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，降低財(cái)務(wù)人員的工作總量，但與此同時(shí)，財(cái)務(wù)共享信息卻直接增加了服務(wù)中心的運(yùn)營(yíng)成本，如服務(wù)器租賃、系統(tǒng)維護(hù)、軟硬件采購(gòu)等方面都需要成本投入。財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)必須按時(shí)維護(hù)和升級(jí)，在此期間，部分系統(tǒng)功能將無(wú)法使用，有可能在關(guān)鍵情況下導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作陷入被動(dòng)狀態(tài)，對(duì)投資決策和戰(zhàn)略指導(dǎo)產(chǎn)生負(fù)面影響。

在財(cái)務(wù)共享模式建立后，原有的管理工作流程以及利益分配格局必然會(huì)受到不同程度的影響。短期內(nèi)，相關(guān)部門可能會(huì)無(wú)法適應(yīng)工作變化，配合度也會(huì)有所下降，這很容易帶來(lái)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。此外，財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用將導(dǎo)致各項(xiàng)其他企業(yè)財(cái)務(wù)工作出現(xiàn)變化，操作人員一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息錄入失誤等問(wèn)題，將直接影響到數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，上述問(wèn)題無(wú)疑將加大集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

財(cái)務(wù)共享模式建立策略

在線上辦公環(huán)境下，建立財(cái)務(wù)共享模式必須要有完善的財(cái)務(wù)信息共享中心作為保障，這必然會(huì)加大成本投入。作為盈利性組織，集團(tuán)企業(yè)要想取得預(yù)期的財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)成果，需在初期建設(shè)中有效把控成本，遵循成本效益原則進(jìn)行資金投入。在財(cái)務(wù)共享中心的早期建設(shè)中，基礎(chǔ)設(shè)施成本投入相對(duì)較大，后期維護(hù)也會(huì)帶來(lái)一定花銷，如若專業(yè)人才配備不足，就可能造成財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)維護(hù)工作的滯后。為進(jìn)一步發(fā)揮財(cái)務(wù)共享模式的作用，減少在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中的投入，可結(jié)合財(cái)務(wù)管理工作的具體需求，強(qiáng)化對(duì)云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)云服務(wù)器租賃等方式建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。云服務(wù)器的運(yùn)營(yíng)維護(hù)由運(yùn)營(yíng)商提供支持，且云平臺(tái)的運(yùn)行對(duì)于軟件的性能要求相對(duì)較低，還能減少企業(yè)硬件設(shè)施購(gòu)置成本及后續(xù)的軟件維護(hù)成本。

財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用要求集團(tuán)企業(yè)推動(dòng)業(yè)財(cái)融合，各分支機(jī)構(gòu)的相關(guān)財(cái)務(wù)人員需要在入職前對(duì)財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行全方位學(xué)習(xí)，以便在全面掌握業(yè)務(wù)運(yùn)作流程和分支機(jī)構(gòu)日常財(cái)務(wù)處理流程的基礎(chǔ)上，逐步強(qiáng)化分支機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)識(shí)別能力，削減業(yè)財(cái)分離帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，提高業(yè)財(cái)融合度。集團(tuán)下屬分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人需要對(duì)其所屬部門業(yè)務(wù)人員的報(bào)銷事項(xiàng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、金額合理性、原始單據(jù)的完整性進(jìn)行全面審核；財(cái)務(wù)管理中心則需要在提升預(yù)算管控力度的基礎(chǔ)上，細(xì)化各分支機(jī)構(gòu)的日常費(fèi)用預(yù)算，從而降低預(yù)算彈性，提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量以及工作效率。企業(yè)內(nèi)部的業(yè)財(cái)融合要求財(cái)務(wù)共享中心設(shè)置針對(duì)不同業(yè)務(wù)的咨詢平臺(tái)，借此對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)解答。在系統(tǒng)升級(jí)或制度出現(xiàn)變革時(shí)，財(cái)務(wù)中心需在平臺(tái)首頁(yè)提供完整操作流程，并配發(fā)郵箱地址，確保職員能及時(shí)提出意見(jiàn)建議，提高財(cái)務(wù)工作服務(wù)的質(zhì)量。

財(cái)務(wù)共享模式得以應(yīng)用的關(guān)鍵是有效落實(shí)內(nèi)控制度，這要求集團(tuán)企業(yè)建立與之相對(duì)應(yīng)的配套制度。企業(yè)需要結(jié)合財(cái)務(wù)共享中心的特征及管理工作的具體需求，針對(duì)財(cái)務(wù)管理的工作流程制定監(jiān)管制度，明確規(guī)定軟硬件系統(tǒng)的操作規(guī)范，配合實(shí)時(shí)操作日志的建立，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)系統(tǒng)的操作都有據(jù)可查。為更好地解決財(cái)務(wù)操作隱蔽性的問(wèn)題，需要將監(jiān)控軟件安裝在財(cái)務(wù)共享中心的系統(tǒng)中，定期進(jìn)行錄屏和備份處理，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)漏洞和丟失。在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)差異時(shí)，可通過(guò)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行原始數(shù)據(jù)追溯，做到在保護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)完整性的同時(shí)，降低監(jiān)管工作難度。

此外，建立和應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式，還需強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的管控，避免對(duì)企業(yè)的信貸信譽(yù)產(chǎn)生影響。集團(tuán)企業(yè)需在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)前，針對(duì)財(cái)務(wù)共享模式實(shí)施可能帶來(lái)的問(wèn)題以及影響因素進(jìn)行全方位分析和預(yù)測(cè)，制定出完善的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理方案。系統(tǒng)建設(shè)完成后，要通過(guò)財(cái)務(wù)信息加密以及訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置等方式，降低人為性質(zhì)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)概率。

結(jié)語(yǔ)

信息化技術(shù)的應(yīng)用催生了線上辦公這一特殊的辦公環(huán)境。在集團(tuán)企業(yè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大的背景下，原有財(cái)務(wù)管理模式的弊端逐漸顯露，通過(guò)財(cái)務(wù)共享模式可進(jìn)行集約化的財(cái)務(wù)管理，提高財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)效。在線上辦公的環(huán)境下，集團(tuán)企業(yè)需借助云服務(wù)器租賃等方式建立較為完善的財(cái)務(wù)共享中心，并推動(dòng)內(nèi)部業(yè)財(cái)融合以及財(cái)務(wù)共享管理制度的完善，在保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)完整性和真實(shí)性的同時(shí)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策制定以及戰(zhàn)略落實(shí)提供強(qiáng)大支撐。