檔案管理信息化建設(shè)的思考

鮑冠斌

萊州市檢驗(yàn)檢測中心 山東 萊州 261400

引言

當(dāng)前計(jì)算機(jī)已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)普及，為各行各業(yè)的發(fā)展提供了助力，創(chuàng)造了更多的機(jī)會，同時(shí)也給各行各業(yè)帶來了思考。信息技術(shù)在行業(yè)發(fā)展中是不可替代的，其優(yōu)勢特別顯著，但同樣也會遇到一些問題，影響到其發(fā)展。在檔案管理中，要加強(qiáng)信息化建設(shè)，這對單位來說是非常重要的。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，檔案資料不斷增加，檔案管理工作面臨的考驗(yàn)更加嚴(yán)峻。信息化的檔案管理使得工作更加高效，查閱更加便捷，效果更加顯著。但是，由于各種因素，檔案管理工作在信息化建設(shè)方面還存在些許問題，并不能完美發(fā)揮其效用，因此要加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1 檔案管理信息化建設(shè)的主要作用

1.1 目標(biāo)

現(xiàn)如今的社會已經(jīng)全面普及互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，對于檔案管理來說要提升其水平，信息化建設(shè)是其必要手段，建設(shè)數(shù)字平臺是檔案管理工作發(fā)展必然趨勢。新時(shí)期檔案工作信息化建設(shè)能夠快速整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資料共享，滿足個(gè)性化檔案管理，不僅能保證檔案資料能夠得到有效利用，還極大提升檔案管理工作效率。檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，一方面是能夠采取行而有效的辦法來保護(hù)紙質(zhì)文獻(xiàn)資料，延長檔案資源的壽命；另一方面，信息技術(shù)能夠建設(shè)一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺，在平臺上將檔案資源在網(wǎng)絡(luò)上共享，讓更多檔案資源的需求者能夠快速查閱，提升檔案資源的有效性，切實(shí)為人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.2 意義

信息技術(shù)在當(dāng)今社會的廣泛使用，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展，加快了社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度。但實(shí)際的檔案管理信息化建設(shè)并不是那么順利，當(dāng)前檔案管理工作不僅迎來了機(jī)遇，還面臨著挑戰(zhàn)，在信息化建設(shè)中存在一些問題，需要妥善解決。檔案信息化建設(shè)符合當(dāng)前時(shí)代需求，是推動(dòng)檔案管理工作，朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要渠道?，F(xiàn)今科技是第一生產(chǎn)力，信息技術(shù)水平的高低可以體現(xiàn)出一個(gè)國家的實(shí)力，全國各個(gè)行業(yè)都在推進(jìn)信息化建設(shè)，數(shù)字化生產(chǎn)。在檔案管理方面，也要全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。信息化檔案管理，可以節(jié)省大量人力，還會有效降低人為因素造成的損失，提升了效率與準(zhǔn)確率。比起人工檔案管理，信息化管理更加完善，更加系統(tǒng)，流程更全面細(xì)致，有效規(guī)范了操作流程，整理歸檔了各種檔案信息資料，就算是面對龐大的數(shù)據(jù)量也能應(yīng)對，查閱非常方面，可以很多人同時(shí)在平臺上調(diào)閱檔案。紙質(zhì)檔案資料的成本高，占用空間大，而信息化檔案管理不必占用多大空間，節(jié)約了紙張，還不受空間和時(shí)間的限制，共享檔案資料，促進(jìn)了各個(gè)部門之間的互動(dòng)協(xié)同，提高了工作效率。當(dāng)前檔案工作內(nèi)容更加豐富，形式更多樣化，在收集整理資料方面更加便捷，更容易保管，調(diào)取更方便，這些優(yōu)勢推動(dòng)了檔案信息化的建設(shè)，對提升檔案管理水平有著重要的意義。

2 檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

當(dāng)前檔案資源越來越多，內(nèi)容越來越豐富，這些檔案資料需要妥善保管，傳統(tǒng)人工管理檔案很難滿足當(dāng)前需要。如果是人工分類，工作的強(qiáng)度會很大，枯燥的工作內(nèi)容會使工人感到厭煩，容易出現(xiàn)失誤，最終影響到檔案管理的質(zhì)量。檔案在用手工書寫時(shí)，容易書寫錯(cuò)誤，也容易使字體模糊，從而無法辨認(rèn)內(nèi)容，無形中增加了人工成本，效率也大幅度下降。傳統(tǒng)檔案資料大多數(shù)是紙質(zhì)的，能源消耗大，成本較高，紙張也不容易保管，需要專門的場地來存放，對儲存的場地要求很高。不僅會占用較大面積的空間，時(shí)間長了，紙張也容易發(fā)霉變質(zhì)，甚至?xí)捎诒９懿簧贫鴣G失檔案資料等，進(jìn)而造成極大的損失。再說，傳統(tǒng)檔案資料采用的是人工調(diào)取，程序復(fù)雜，調(diào)取檔案較困難，短時(shí)間提取檔案不容易實(shí)現(xiàn)。

檔案信息化建設(shè)可以解決上述問題。第一，檔案的載體。信息化檔案工作中，檔案資料不再是紙質(zhì)資料，工作人員也不需要人工書寫檔案資料，而是在電腦上輸入資料，直接保存在電腦數(shù)據(jù)庫中。工作人員只需要把資料錄入到檔案信息系統(tǒng)中，保存后就能智能整理、歸檔，信息化檔案工作降低了人力成本，節(jié)省了空間，節(jié)約了資源，還有效避免了由于人工失誤帶來的誤差。只需不斷開發(fā)完善計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，就能存儲巨量數(shù)據(jù)信息，達(dá)到永久保存檔案資料的目的。信息化檔案管理下，保存檔案的方法有很多種，不僅可以是文檔形式，還可以是視頻形式，也可以是圖像形式等，這樣使得檔案資料更加全面、完善、真實(shí)，很有價(jià)值，對檔案管理工作來說，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義[1]。在提取上很方便，用時(shí)短，更加精準(zhǔn)。信息技術(shù)能夠更準(zhǔn)確地劃分檔案信息，檔案資料也保存得更加完整，不會出現(xiàn)破損，攜帶方便，檔案資料在傳輸上很快，不受時(shí)間空間的限制，極大提升了檔案工作效率。

3 當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中遇到的一些問題

當(dāng)然，信息化檔案管理是有較大優(yōu)勢的，在建設(shè)信息化檔案的過程中還是會遇到一些問題，需要解決。

3.1 不夠重視檔案工作信息化建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，很多企業(yè)想要通過信息化建設(shè)來提高自己單位檔案管理工作的效率。然而，實(shí)際檔案工作中，許多企業(yè)在信息化檔案管理上所期望的作用是很局限的，只是希望在調(diào)取檔案、轉(zhuǎn)移檔案等方面做到信息化，提升工作效率就可以了，并未深入地把檔案管理工作與實(shí)際業(yè)務(wù)聯(lián)系到一起，這樣會影響到信息化檔案效用的發(fā)揮，重視程度并不深。

3.2 當(dāng)前檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高

科學(xué)在發(fā)展進(jìn)步，但是無論科技水平再高，也還是由人來操作，所以，檔案管理工作人員的專業(yè)水平一定會影響到信息化檔案工作的順利開展[2]。信息技術(shù)掌握起來不是很容易，需要專門的學(xué)習(xí)，要有一定的計(jì)算機(jī)操作能力，并要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力要提高，要有一定耐力，能夠系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案信息系統(tǒng)的操作與應(yīng)用。實(shí)際的檔案工作中，工作人員如果不能及時(shí)適應(yīng)信息管理方法，不主動(dòng)學(xué)習(xí)如何操作檔案信息系統(tǒng)，那么檔案信息系統(tǒng)就無法充分發(fā)揮其效用。

3.3 引進(jìn)優(yōu)秀技術(shù)人才難度大

現(xiàn)在是信息時(shí)代，掌握信息技術(shù)的優(yōu)秀人才是當(dāng)前社會各個(gè)行業(yè)都需要的人才，對于檔案管理工作來說，同樣需要信息技術(shù)人才。但是許多企業(yè)由于相關(guān)檔案管理機(jī)制不夠完善，引進(jìn)信息技術(shù)專業(yè)人才，開出的條件不夠吸引人。當(dāng)今社會競爭的核心是人才，信息化檔案建設(shè)同樣需要相關(guān)優(yōu)秀人才，如果現(xiàn)有工作人員不作為，信息技術(shù)人才缺乏，檔案信息化建設(shè)的效果一定不佳。

3.4 紙質(zhì)向數(shù)字轉(zhuǎn)變難度較大

傳統(tǒng)檔案資料大多是紙質(zhì)的，隨著時(shí)間推進(jìn)，檔案資料數(shù)量龐大，索引工具同樣是紙質(zhì)。檔案部門要想把這些紙質(zhì)的檔案，轉(zhuǎn)變成數(shù)字的，只依靠現(xiàn)有的檔案管理人員來錄入的話，可能會耗費(fèi)長達(dá)幾年的時(shí)間，轉(zhuǎn)換難度很大，很難短時(shí)間完成。

4 提升檔案管理信息化建設(shè)工作的一些建議

4.1 提高檔案信息化建設(shè)的重視度

首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和基層員工要重視檔案管理的信息化建設(shè)，要轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識到信息化建設(shè)對檔案管理工作的重要性。只有領(lǐng)導(dǎo)層把信息化建設(shè)放在心上，重視信息化建設(shè)，才能夠據(jù)此制定一套完善的檔案管理方案，優(yōu)化檔案管理工作。基層工作人員同樣要重視檔案工作的信息化建設(shè)，只有這樣才能充分發(fā)揮其實(shí)用效能，只有他們認(rèn)識到這點(diǎn)，才能全身心地投入其中，進(jìn)而提升檔案信息系統(tǒng)的效能。一個(gè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層與基層都重視檔案信息化建設(shè)，做到全員配合，協(xié)調(diào)合作，共同執(zhí)行，這樣一定會將檔案管理信息化建設(shè)水平發(fā)揮到極致，才能高效發(fā)揮出檔案信息化建設(shè)的效用。

4.2 提升檔案信息系統(tǒng)的安全性

檔案工作的信息化建設(shè)有一個(gè)重要的內(nèi)容，就是信息安全，檔案資料涉及的內(nèi)容很廣泛，很多都是非常重要的資料，企業(yè)的重要資料與員工個(gè)人信息都在其中，因此，要保證這些重要信息的安全。自從計(jì)算機(jī)技術(shù)開始應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)安全一直是困擾人們的常見問題，是會嚴(yán)重影響到個(gè)人與企業(yè)的重要問題[3]。黑客的入侵、網(wǎng)絡(luò)漏洞、木馬病毒等嚴(yán)重危害著網(wǎng)絡(luò)安全，會竊取個(gè)人檔案，造成網(wǎng)絡(luò)癱瘓，必將帶給企業(yè)巨大的損失。因此，在建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)時(shí)，要提高系統(tǒng)的安全性。企業(yè)要采取各種手段，要選安全性能高的軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)修復(fù)漏洞。涉及重要檔案資料的要加密處理，并要備份這些資料，避免檔案資料被人盜取，或損壞等情況發(fā)生，提升檔案信息系統(tǒng)的安全性。另外，要想解決根本問題，還需引進(jìn)優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。

4.3 提高檔案工作人員的專業(yè)技能水平

信息化檔案管理雖說是由計(jì)算機(jī)來完成檔案工作的，但也是由人來操作。因此，檔案工作人員自身的素質(zhì)，與操作計(jì)算機(jī)的能力，會直接影響到檔案管理水平。所以，我們必須要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。第一，檔案工作人員對待工作要有足夠的耐心、責(zé)任心，工作態(tài)度要認(rèn)真。第二，檔案工作人員要善于學(xué)習(xí)。在信息技術(shù)學(xué)習(xí)上要有積極的態(tài)度，努力探索，學(xué)會操作檔案信息系統(tǒng)，提升服務(wù)質(zhì)量。第三，轉(zhuǎn)變心態(tài)。工作人員要重視自身檔案管理工作，關(guān)注信息化建設(shè)，以發(fā)揮出檔案信息化價(jià)值，提升檔案工作水平。

4.4 檔案資源檢索系統(tǒng)

企業(yè)檔案部門要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，建設(shè)檔案資源檢索系統(tǒng)可以保證檔案資源得到有效運(yùn)用，方便快捷的檢索檔案信息，是信息化檔案管理建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案信息的檢索作為信息化檔案管理工作的重要內(nèi)容，是有效利用檔案資料的前提。檔案信息系統(tǒng)在建設(shè)過程中，一定要重視建設(shè)檢索自動(dòng)系統(tǒng)，要利用一定工具，設(shè)立一個(gè)科學(xué)的檔案自動(dòng)檢索系統(tǒng)。在建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)中，要延長紙質(zhì)檔案資料與實(shí)體檔案資源的壽命，完善基礎(chǔ)設(shè)施，能夠更好地儲存紙質(zhì)檔案資料。將紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化，那些有價(jià)值的紙質(zhì)檔案資料要數(shù)字化保存到數(shù)據(jù)庫里面。要想快速找出檔案資料，就需要建立一套適合的檢索信息系統(tǒng)，保證檔案資料能夠得到有效運(yùn)用[4]。檢索信息系統(tǒng)的建立，要根據(jù)檔案使用者的需求，以及檔案管理的目標(biāo)來建立。新時(shí)代，為了能夠有效運(yùn)用檔案資源，企業(yè)檔案部門要積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，學(xué)會操作計(jì)算機(jī)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，收集整理、分類歸檔所有的檔案資料，保證檔案資料分類存儲在數(shù)據(jù)庫中，結(jié)合檔案使用者的需求，建立一套科學(xué)的資料檢索系統(tǒng)，便于使用者快捷、及時(shí)地檢索到想要的檔案資料。檢索系統(tǒng)可以是通過圖像來檢索，可以是文字關(guān)鍵詞來檢索，要能提升檔案資源的有效性，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，讓檔案資料的運(yùn)用與檢索更符合當(dāng)前使用者的需求，提升檔案檢索效率，讓檔案資料能夠高效利用。

5 結(jié)束語

總而言之，當(dāng)前信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)，極大地推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。對于檔案管理工作來說，也逐步朝著信息化方向發(fā)展。信息化檔案管理是新時(shí)代檔案工作必然的發(fā)展趨勢，信息化程度是考核檔案管理工作水平的依據(jù)。然而，信息化檔案工作難免會出現(xiàn)問題，在實(shí)際信息化建設(shè)工作中，檔案部門要能發(fā)現(xiàn)其中的問題，及時(shí)解決問題，不斷完善信息化檔案管理工作，提高信息化檔案管理工作重視度，全面推進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。