醫(yī)院人事考勤管理系統(tǒng)信息化建設(shè)與應(yīng)用

羅志超 蔣珍

蘇州市立醫(yī)院人事處 江蘇 蘇州 215008

引言

在醫(yī)院中，人事考勤管理是評價全體職工工作情況的重要方式，也是落實醫(yī)院人力資源管理中考核獎懲、薪酬福利、職稱評定、評優(yōu)評先等管理政策的重要依據(jù)[1]。隨著社會上眾多企業(yè)對考勤制度及方式的重視，人事考勤管理系統(tǒng)也在不斷升級和改變，從手工考勤到信息化考勤系統(tǒng)，保證了快速、方便地獲取考勤信息[2]。但是，人事考勤管理系統(tǒng)仍存在規(guī)范性和準(zhǔn)確性差等眾多問題[3]。因此，發(fā)現(xiàn)并解決醫(yī)院人事考勤管理系統(tǒng)中存在的問題、提升考勤管理水平具有重要意義。

人事考勤管理也是嚴肅工作紀律、提升員工敬業(yè)精神的有效手段， 是人力資源管理活動中考核與激勵的有效途徑和參考依據(jù)。對醫(yī)院職工的考勤管理是醫(yī)院人力資源管理的一項基本內(nèi)容?？记诘慕Y(jié)果不僅反映了醫(yī)院職工在本職崗位上的工作狀態(tài)，也為運營管理處進行績效管理提供了依據(jù)， 同時也是醫(yī)院實施獎懲制度的手段之一。由于其統(tǒng)計結(jié)果關(guān)系到職工工資、獎金、考核、晉升，所以是一項政策性、專業(yè)性、敏感性很強的工作[4]。

1 我院簡介

蘇州市立醫(yī)院始建于1951年，是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防和保健為一體的三級甲等綜合性醫(yī)院，同時也是南京醫(yī)科大學(xué)附屬蘇州醫(yī)院。醫(yī)院設(shè)有本部、東區(qū)、北區(qū)、南區(qū)等，共4個綜合性院區(qū)和1個教育培訓(xùn)基地，總占地面積13.47萬平方米，實際開放床位數(shù)2943張。醫(yī)院現(xiàn)為國家級住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地、國家級全科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地、國家級臨床藥師培訓(xùn)基地、國家藥物臨床試驗機構(gòu)和國家級助產(chǎn)士規(guī)范化培訓(xùn)基地，也是蘇州市綜合醫(yī)學(xué)救援基地。

2 醫(yī)院人事考勤管理系統(tǒng)信息化建設(shè)與應(yīng)用

2.1 建設(shè)信息化人事考勤管理系統(tǒng)

隨著醫(yī)院人員規(guī)模的不斷增大，人力資源管理的工作量持續(xù)增長，人事考勤管理壓力不斷加大，亟待通過信息技術(shù)提高管理效率和管理水平。因此，建設(shè)信息化人事考勤管理系統(tǒng)已成為醫(yī)院信息化建設(shè)中不可缺少的一部分。

我院自2017年開始引進并啟用了人力資源數(shù)據(jù)軟件，軟件中包含了排班系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、電子公休的發(fā)放、職工信息的維護（含個人基礎(chǔ)信息、工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷、職稱晉升經(jīng)歷、相關(guān)證書掃描件等）、科研教學(xué)板塊和醫(yī)務(wù)板塊等。同時，人事處進一步調(diào)試該人事考勤管理系統(tǒng)，對醫(yī)院人事考勤管理的流程進行了梳理，并聯(lián)合相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員對該系統(tǒng)進行完善，簡化了人事考勤匯總、增設(shè)了預(yù)排班模塊、增加了相關(guān)科主任查閱并監(jiān)管科內(nèi)考勤的權(quán)限等。

2.2 考勤系統(tǒng)中存在的問題

在逐步使用該人事考勤管理系統(tǒng)過程中，人事處仍發(fā)現(xiàn)存在較多問題，明顯影響了人事考勤管理水平。

2.1.1 個別科室拖沓，不能按時上報。我院要求考勤員每月5日之前在人事考勤管理系統(tǒng)內(nèi)完成上月考勤并上報。該系統(tǒng)運行了三年余，我院大部分科室均能按時完成上報考勤的工作，但每月依然有少部分科室存在考勤上報滯后的情況，影響全院人事考勤匯總工作。

2.2.2 缺勤情況存在誤差。每月人事考勤匯總完成后，人事處根據(jù)考勤結(jié)果進行職工工資及補貼的發(fā)放，并將人事考勤匯總表轉(zhuǎn)發(fā)院內(nèi)考核辦，計發(fā)月度獎勵性績效。在計發(fā)過程中，時常接到考勤員的考勤更正申請，包括請假類別和請假的天數(shù)存在誤差，該情況暴露出考勤員在使用該系統(tǒng)時易出現(xiàn)職工缺勤誤差等問題。

2.2.3 人員漏報、錯報情況頻出。新入我院未取得規(guī)范化培訓(xùn)證的醫(yī)生均都需要在院內(nèi)各個科室進行輪轉(zhuǎn)學(xué)習(xí)并完成醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)。個別女醫(yī)生在規(guī)范化培訓(xùn)期內(nèi)懷孕生育，導(dǎo)致規(guī)范化培訓(xùn)不能正常進行?？记谙到y(tǒng)未能及時中止，輪轉(zhuǎn)醫(yī)生產(chǎn)假期間仍舊按照之前的計劃考勤跳轉(zhuǎn)至相應(yīng)的考勤組，導(dǎo)致不準(zhǔn)確。同時，由于個別科室人員緊缺，時常要求輪轉(zhuǎn)在其他科室的醫(yī)生調(diào)整輪轉(zhuǎn)計劃，回到本科室上班。輪轉(zhuǎn)人員未及時將相關(guān)情況反饋給教育處做相應(yīng)調(diào)整，造成漏報情況的發(fā)生。

2.3 考勤系統(tǒng)中相關(guān)問題原因分析

2.3.1 考勤員工作繁重。目前，各部門考勤員均為兼職人員，由各科室病區(qū)負責(zé)人指派科內(nèi)責(zé)任心較強的醫(yī)務(wù)人員來擔(dān)任，其往往會擔(dān)任科內(nèi)眾多重要事務(wù)，他們需要在完成本職工作以后填報考勤系統(tǒng)。因此，該部分的醫(yī)務(wù)人員日常工作較為繁忙、工作量大，尤其是醫(yī)生和護士，在填報考勤系統(tǒng)時往往出現(xiàn)疏忽。

2.3.2 部分考勤員操作不熟練。每月的人事考勤系統(tǒng)，會根據(jù)預(yù)計劃自動將輪轉(zhuǎn)人員劃至相關(guān)考勤組。護理人員調(diào)動會根據(jù)護理部的計劃，調(diào)整考勤組人員。另一方面，有部分考勤員是科內(nèi)負責(zé)人臨時更換。該部分考勤員接觸人事考勤系統(tǒng)時間短暫，對考勤系統(tǒng)及規(guī)則不熟悉，操作易造成漏報或誤報等。

2.3.3 排班后人員調(diào)換致考勤不符。科室內(nèi)每月預(yù)排班后，有時科內(nèi)職工因個人臨時有事，同事間私下調(diào)班，未向考勤員報備。同時，人事考勤結(jié)果是由排班直接生成，有變動之處未及時更新，容易造成錯誤。

2.3.4 科室職工及輪轉(zhuǎn)人員增多。近年來，我院新入職的員工眾多，而依托南京醫(yī)科大學(xué)招收的研究生數(shù)量逐漸增多。同時，我院為國家級住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地，進入我院進行規(guī)范化培訓(xùn)的醫(yī)師需要在各個科室里輪轉(zhuǎn)，這造成了病區(qū)每月都有新面孔?？记趩T對新進員工、研究生及規(guī)范化培訓(xùn)醫(yī)師的變動信息無法及時掌握，易造成人員漏報的現(xiàn)象。

2.3.5 出勤類型繁雜。醫(yī)院是全日制服務(wù)行業(yè)，臨床、護理、藥劑等多崗位需要施行24小時循環(huán)排班。在日常班次的基礎(chǔ)上，每個科室根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點、工作煩瑣程度等情況，按照一定的規(guī)則自定義班次，由醫(yī)務(wù)部審核同意后自行使用。醫(yī)院也常年承擔(dān)部分對外援助工作，支持醫(yī)護人員的進修學(xué)習(xí)，讀書深造。因而出勤類型就可以分班次歸類，大致分為：全勤、病假、事假、產(chǎn)假、公休假、援外、進修、探親、婚假、出差、遲到等。

2.4 考勤系統(tǒng)中相關(guān)問題的解決方案

2.4.1 提高考勤員熟練度。為能跟考勤員保持有效的溝通，人事處建立了考勤微信群。定期組織新考勤員進行培訓(xùn)，以提高全體考勤員熟練度；并及時發(fā)布通知，提醒考勤員按時上報考勤；對于考勤中普遍存在的問題，及時在群里討論并解答，做到相同問題大家能熟知且共同避免。

2.4.2 號召相關(guān)科室主任參與考勤。與科室主任協(xié)調(diào)，減輕部門考勤員本職工作外的工作負擔(dān)，并盡量做到不臨時更換考勤員。同時，號召科室主任同步參與科室考勤工作。在科室考勤員向人事處提交考勤內(nèi)容后，由科室主任同步審閱科室考勤情況，從而在保證人事考勤及時性的前提下，也提升了該業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性。

2.4.3 完善考勤管理制度。從2021年10月開始，修訂完善考勤管理制度。針對請假審批流程做出了明確的規(guī)定，請假單由科室考勤員報關(guān)，每半年提交人事處備案。對于違反考勤管理規(guī)定的人員， 醫(yī)院制定了嚴格的處罰標(biāo)準(zhǔn)，對獎勵性績效工資做出相應(yīng)的處罰。通過建立制度并嚴格執(zhí)行，使科室和職工對考勤都非常重視，對做得好的科室和職工是一種鼓舞，對差的科室和職工是一種促進，使得全院考勤填報更加規(guī)范。

2.4.4 進一步完善人事考勤系統(tǒng)。基于輪轉(zhuǎn)人員的排班的復(fù)雜性以及變動的頻繁性，教育處在系統(tǒng)內(nèi)提前做好每位輪轉(zhuǎn)醫(yī)生的輪轉(zhuǎn)計劃，每月的月初系統(tǒng)根據(jù)前期設(shè)置的輪轉(zhuǎn)計劃及人員調(diào)度計劃，自動將待考勤人員調(diào)整到相應(yīng)的考勤組，這有效地避免了漏報、多報的情況。

同時，人事考勤系統(tǒng)設(shè)置了提交鎖定功能，以保證填報數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及穩(wěn)定性。以往上報不同職工在不同情況下的休假天數(shù)需要進行大量的數(shù)據(jù)計算，系統(tǒng)偶爾會出現(xiàn)計算失誤，使得上報休假天數(shù)超過實際可休假天數(shù)。在新的系統(tǒng)中，事先已設(shè)置好相應(yīng)的計算和控制機制，這種誤報風(fēng)險被有效排除掉。

另外，人事考勤系統(tǒng)新增補報遺漏數(shù)據(jù)、修正錯報等功能，以便考勤員及時發(fā)現(xiàn)誤報而更正；各科室完成填報后，考勤系統(tǒng)可以自動匯總?cè)嚎记跀?shù)據(jù)生成相應(yīng)的匯總表和明細表，以便人事處及時核查。

針對院內(nèi)人員的基本數(shù)據(jù)的錄入，為保持人員信息的準(zhǔn)確性。人員數(shù)據(jù)庫由專門的醫(yī)院專職管理人員進行維護，一方面是因為數(shù)據(jù)涉及人員私人信息，具有保密性；另一方面是因為人員科室間變動頻繁，相應(yīng)的人員考勤數(shù)據(jù)也會隨時變動。

原人事考勤系統(tǒng)匯總功能統(tǒng)計查詢的項目較少，對考勤結(jié)果的統(tǒng)計查詢局限于遲到、早退、曠工情況，對于職工的休假、進修、排班的情況只能通過科室每月上報的紙質(zhì)版考勤異動情況來核查一定程度上造成系統(tǒng)考勤與實際考勤結(jié)果的脫節(jié)。后經(jīng)過改進，現(xiàn)人事考勤系統(tǒng)中添加了預(yù)排班模塊，考勤員可以月底時通過對預(yù)排班的校對，一鍵導(dǎo)出考勤結(jié)果。添加了人事考勤類別的匯總功能，增添了科室、匯總時間段、考勤子類別等多個字段，使得考勤匯總更加靈活、準(zhǔn)確、快速。

3 信息化在人事考勤工資管理中應(yīng)用的理念、優(yōu)勢以及成效

3.1 信息化理念

在信息化大數(shù)據(jù)時代的大趨勢下，醫(yī)院人事管理遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，我們需要創(chuàng)新的人事管理系統(tǒng)來突破和彌補，提高工作效率。

3.2 信息化優(yōu)勢

人事考勤管理系統(tǒng)可以通過平臺實現(xiàn)多人同時登陸，方便快捷，大大提高了工作效率，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤可立即更改，保障了信息的時效性和準(zhǔn)確性。同時，雖然初始信息的采集和錄入需要消耗一定的人力和物力，但是由于錄入后的信息比較全面集中，大大便利了人事管理工作中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計業(yè)務(wù)，將來在與財務(wù)管理軟件相通的人事管理系統(tǒng)中，工作人員無須進行計算，可以由電腦直接生成統(tǒng)計結(jié)果，避免了計算錯誤，能夠做到“招之能來，來之能戰(zhàn)，戰(zhàn)之能勝”[4]。醫(yī)院考勤管理信息化，標(biāo)志著醫(yī)院考勤管理向現(xiàn)代化邁進了一大步，是人事管理的一大助力。讓人事管理人員從煩瑣的工作中解脫出來，提高自身的能力，不斷的優(yōu)化信息管理知識，從而促進考勤信息化進程。醫(yī)院考勤信息化管理，能更快更準(zhǔn)確地為醫(yī)院決策者提供人員數(shù)據(jù)，合理進行人員配置，加快醫(yī)院地發(fā)展[5]。

3.3 成效

人事考勤管理更加規(guī)范。在沒有完善考勤制度前， 職工考勤情況由各科室考勤員統(tǒng)計匯總并系統(tǒng)申報，人事處最后進行匯總應(yīng)用。這種模式下，一方面各科室考勤員自身醫(yī)療業(yè)務(wù)工作量大，再加上科室職工因公因私請假、科室輪轉(zhuǎn)、外出培訓(xùn)等情況難免會統(tǒng)計有誤。當(dāng)錯誤被職工質(zhì)疑并指出時，會造成職工對考勤管理工作的懷疑?，F(xiàn)規(guī)范了請假流程，所有的請假審批單需要交由考勤員統(tǒng)一管理，再由考勤員定期交給人事處備案。

促進職工責(zé)任心和工作效率的提高。完善考勤制度以來，職工能加強自我約束，嚴格遵守考勤制度，落實好請假流程。遲到、早退及曠工情況有明顯的減少， 多數(shù)職工能提前到崗，做好準(zhǔn)備工作，保證各項臨床工作順利進行，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，同時有利于減少醫(yī)患糾紛。

4 結(jié)束語

本文主要闡述了醫(yī)院人事考勤管理系統(tǒng)的個性化建設(shè)的必要性，并對使用醫(yī)院人事考勤管理系統(tǒng)過程中存在問題進行剖析，進一步通過完善人事考勤管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人力資源信息化管理的合理、便捷功能，最終提高醫(yī)院人力資源管理的科學(xué)化水平[6]。信息化時代，為了保證醫(yī)院的人事管理工作高效進行，必須要進一步加強醫(yī)院的信息化建設(shè)，從而提高人事管理工作人員的工作成效和滿意度，減少人員、時間、財力成本的浪費，并能夠及時地給醫(yī)院管理者提供人才結(jié)構(gòu)等信息 ，更好地指導(dǎo)醫(yī)院的人才引進工作，促進醫(yī)院的長遠發(fā)展。