信息技術(shù)在企業(yè)物資采購管理中的應(yīng)用探討

董國成 張?jiān)x

摘要：在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物資采購管理是企業(yè)管理中的關(guān)鍵部分，因?yàn)樗c企業(yè)的成本和收益直接相關(guān)。如何實(shí)現(xiàn)低成本且高質(zhì)量的物資采購是所有企業(yè)關(guān)注的問題?；诖耍恼乱孕畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用為切入點(diǎn)，對(duì)企業(yè)物資采購管理涉及的問題進(jìn)行集中討論，希望能夠?qū)Υ蠹矣兴鶈l(fā)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);企業(yè)物資采購管理;信息化

引言：在我國經(jīng)濟(jì)逐步與國際接軌之后，國內(nèi)各行業(yè)也獲得飛速發(fā)展，特別是在相關(guān)政策和條例的規(guī)范與支持下，各大行業(yè)逐漸趨向更好方向發(fā)展。對(duì)一個(gè)企業(yè)來說，物資采購管理是非常重要的。物資采購流程通常包括了五個(gè)環(huán)節(jié)，分別是價(jià)格詢問、物資采購、物資運(yùn)輸、物資管理、物資分配及使用。由于物資采購涉及較廣的范圍，采取以往的物質(zhì)采購方式，是無法保證可以獲得完整、實(shí)時(shí)的信息，并缺乏有效的監(jiān)管。對(duì)此，必須采取有效的信息途徑來傳播和反饋信息，以此充分發(fā)揮物資信息管理平臺(tái)的作用。

1企業(yè)物資采購管理中信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢

信息化時(shí)代下，信息技術(shù)是企業(yè)發(fā)展的重要條件，尤其是經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展背景下，信息技術(shù)是重要的市場催化物。各行各業(yè)的發(fā)展都需要信息技術(shù)的支持，信息技術(shù)在信息處理方面為企業(yè)提供了很大方便，尤其是全新的信息管理模式以及各種信息軟件的應(yīng)用，進(jìn)一步完善了企業(yè)的信息管理模塊。企業(yè)物資采購管理作為企業(yè)管理中的一部分，關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。物資采購中對(duì)信息流通需求非常大，信息技術(shù)的應(yīng)用，加快了信息的流通，切實(shí)將信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，融入企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)。遠(yuǎn)程控制以及數(shù)據(jù)傳輸?shù)?，迅速完成信息的采集與對(duì)比分析，控制物資采購成本消耗的合理性，實(shí)現(xiàn)物資采購的實(shí)時(shí)管理，科學(xué)合理地開展企業(yè)物資采購工作[1]。

2企業(yè)物資采購管理現(xiàn)狀與需求

2.1物資精細(xì)化管理需求

隨著物資管理提效提質(zhì)、風(fēng)險(xiǎn)防控要求的不斷提高，物資管理部門在物資計(jì)劃、采購、合同、倉儲(chǔ)、質(zhì)量、供應(yīng)商等管理環(huán)節(jié)提出了更高的要求，迫切需要規(guī)范物資標(biāo)準(zhǔn)化采購流程、加強(qiáng)對(duì)物資標(biāo)準(zhǔn)化采購全生命周期的管控，形成全面覆蓋物資供應(yīng)業(yè)務(wù)鏈的管理系統(tǒng)。物資管理的質(zhì)量，直接影響企業(yè)的生產(chǎn)、技術(shù)、財(cái)務(wù)、勞動(dòng)和運(yùn)輸?shù)确矫娴慕?jīng)營活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益。

2.2信息系統(tǒng)決策分析需求

目前，很多企業(yè)使用ERP系統(tǒng)、物資采購管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)時(shí)，存在數(shù)據(jù)共享困難、決策分析不足等問題。企業(yè)要在物采、ERP、合同管理等系統(tǒng)中開展物資采購業(yè)務(wù)，導(dǎo)致物資管理部門很難統(tǒng)一管理、統(tǒng)一分析、統(tǒng)一決策，很難支撐物資采購全過程數(shù)據(jù)的追溯查詢，無法滿足物資管理部門對(duì)業(yè)務(wù)的決策分析需求[2]。

3企業(yè)物資采購管理信息化應(yīng)用現(xiàn)狀

3.1企業(yè)采購管理部門的信息化基礎(chǔ)相對(duì)薄弱

現(xiàn)代企業(yè)越來越重視信息技術(shù)，這是客觀現(xiàn)實(shí)，但現(xiàn)實(shí)的另外一面是很多企業(yè)在采購業(yè)務(wù)中仍然存在明顯的傳統(tǒng)思想，信息建設(shè)相對(duì)滯后。以ERP系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)涵蓋了物資、人員、財(cái)務(wù)、信息管理等，是現(xiàn)代企業(yè)所需的管理信息工具。有的企業(yè)雖然引入了ERP系統(tǒng)，但是不注意系統(tǒng)升級(jí)，較低版本的ERP系統(tǒng)軟件與其他辦公軟件不兼容，物料采購管理功能不完整。

3.2物資采購歸口管理不夠明確

現(xiàn)階段，一些企業(yè)為了能夠快速便捷地為企業(yè)生產(chǎn)提供配置資源，采取分散自由采購方式，將企業(yè)采購權(quán)授權(quán)給內(nèi)部用料單位，企業(yè)通過這種內(nèi)部多方自由采購方式，有效提高了企業(yè)各部門配置資源效率，但是卻存在著嚴(yán)重不足。主要有兩種：一種是這種采購方式無法形成批量采購，增加了采購成本，影響到了企業(yè)規(guī)模效益;另一種是由于企業(yè)在發(fā)展過程中對(duì)員工缺乏較強(qiáng)的約束機(jī)制，企業(yè)各部門自由采購存在著透明度不足的問題。

3.3采購管理體系不夠完善

尤其是市場競爭十分激烈，管理體系對(duì)將物資采購管理至關(guān)重要。但是當(dāng)前企業(yè)物資采購中，因?yàn)閷?duì)物資采購方面的重視不足，導(dǎo)致專業(yè)人才與管理體系缺失，直接影響到物資采購管理質(zhì)量與信息技術(shù)的應(yīng)用，這方面要求企業(yè)必須正視，及時(shí)制定有效的改善措施[3]。

4信息化在企業(yè)物資采購管理中的創(chuàng)新應(yīng)用

4.1供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)的動(dòng)態(tài)管理

供應(yīng)商的質(zhì)量直接影響企業(yè)物資采購的質(zhì)量。有效的方法是整合供應(yīng)商，在需要采購物資時(shí)首先選擇高質(zhì)量的供應(yīng)商。優(yōu)秀供應(yīng)商的選擇要通過特定的信息化審核流程來判斷，要綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、價(jià)格和產(chǎn)品質(zhì)量，以此來檢查供應(yīng)商的綜合實(shí)力。另外，有必要建立評(píng)估監(jiān)督機(jī)制，通過評(píng)估監(jiān)督對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行分類，特別是要在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)檢查，并根據(jù)檢查結(jié)果進(jìn)行分類。好的供應(yīng)商可以提升其合作優(yōu)先級(jí)，不合格的供應(yīng)商則應(yīng)直接從合作清單中刪除，以促進(jìn)供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)之間的公平競爭。在精細(xì)化的管理要求下，企業(yè)物資采購可以更加密集且有效。

4.2建立物資采購管理平臺(tái)

要想實(shí)現(xiàn)物資采購管理信息化，企業(yè)有必要構(gòu)建物資采購管理平臺(tái)。在物資采購管理平臺(tái)建構(gòu)之前，企業(yè)需要先分析物資采購管理的特點(diǎn)，從而建立一個(gè)科學(xué)有效的物資管理平臺(tái)，同時(shí)有效發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的信息收集與整理優(yōu)勢，建立一個(gè)集多方面信息為一體的自動(dòng)化管理平臺(tái)，促使物資采購管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

4.3內(nèi)部管理實(shí)現(xiàn)信息化

物資采購管理不只需要與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，還需要和企業(yè)各部門保持密切聯(lián)系，深入了解各部門物資需求情況，從而便于更好地進(jìn)行物資采購管理?；诖耍枰⑿畔⒒瘷n案，通過物資精細(xì)化管理系統(tǒng)，詳細(xì)記錄并分析各部門物資情況，通過系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行對(duì)比、調(diào)用信息，從而保證信息具有較高的可靠性。同時(shí)也便于詳細(xì)分析各部門物資需求情況，制定分析圖表，方便進(jìn)行資金管理等相關(guān)工作，并且可以有效避免由于物資剩余或過多采購而產(chǎn)生的物資浪費(fèi)問題。

4.4培訓(xùn)采購人員復(fù)合能力

采購人員復(fù)合能力的培訓(xùn)同樣是信息技術(shù)應(yīng)用的重要方面，尤其是“互聯(lián)網(wǎng)+采購管理”模式下，采購人員為了跟隨信息技術(shù)應(yīng)用下物資采購發(fā)展步伐，需要不斷提高物資采購與信息技術(shù)應(yīng)用等熟練度，當(dāng)然還要增強(qiáng)復(fù)合能力。能夠在迅速完成編制物資采購相關(guān)合同以及供應(yīng)鏈管理等工作基礎(chǔ)上，迅速對(duì)行業(yè)發(fā)展進(jìn)行了解，使ERP系統(tǒng)以及物資采購技巧等應(yīng)用都達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能更好地發(fā)揮信息技術(shù)應(yīng)用價(jià)值，進(jìn)一步推動(dòng)物資采購信息化建設(shè)步伐，為企業(yè)現(xiàn)代化物資采購發(fā)展創(chuàng)造有利條件[4]。

5結(jié)束語

應(yīng)用物資輔助管理系統(tǒng)，能夠有效制訂需求計(jì)劃和采購計(jì)劃，合理安排配套物資的搭配比例，使企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。運(yùn)用信息化平臺(tái)，將分散的倉庫物資管理信息通過互聯(lián)網(wǎng)集中及時(shí)傳送，以解決倉庫多而散、管理難的問題，并以此為契機(jī)，幫助企業(yè)強(qiáng)化管理，真正達(dá)到提高物資管理水平、控制成本和提升生產(chǎn)效率的目的。物資管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，管理工作的好壞直接影響企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的進(jìn)程，而要做好物資管理工作，制度和規(guī)范是前提，先進(jìn)的信息技術(shù)是基礎(chǔ)。只有依靠完善的制度約束，科學(xué)合理地應(yīng)用信息技術(shù)，才能進(jìn)一步提升公司物資管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]李北群.信息化在企業(yè)物資采購管理工作中的應(yīng)用[J].中國物流與采購，2020（7）：71.

[2]喻珠晗.淺談國有企業(yè)采購管理主要問題和對(duì)策[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)，2020（24）：47-48.

[3]張少華.信息化在企業(yè)物資采購管理中的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）.

[4]于偉娜.信息化背景下對(duì)企業(yè)采購管理工作的完善[J].中國市場，2019（30）.