優(yōu)化檔案管理模式提高檔案管理效益

摘 要：事業(yè)單位在新時代背景下逐漸開展了檔案管理信息化建設(shè)工作，在新技術(shù)與新理念驅(qū)動下，事業(yè)單位檔案管理模式實現(xiàn)了創(chuàng)新優(yōu)化，繼而促進了檔案管理效益的提升?；诖?，本文闡述了檔案管理效益的內(nèi)涵特點，指明了事業(yè)單位檔案管理模式新舉措，進一步提出創(chuàng)新檔案管理模式提升管理效益的有效措施，旨在優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理方法，規(guī)范管理行為，激發(fā)檔案管理工作活力。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式;事業(yè)單位;創(chuàng)新優(yōu)化

面臨新時代，事業(yè)單位迎合時代發(fā)展趨勢而開啟了創(chuàng)新轉(zhuǎn)型之路，強調(diào)工作實效，增強綜合效益。在此形勢下，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足事業(yè)單位發(fā)展需求，應結(jié)合事業(yè)單位實際情況優(yōu)化檔案管理模式，確保檔案資料成為事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)的依據(jù)，以檔案管理為切入點，促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案管理效益的內(nèi)涵特點

檔案管理對于事業(yè)單位的規(guī)范化建設(shè)具有顯著的推動作用，以檔案為依據(jù)提升管理決策針對性與有效性，繼而更好地應對各類風險問題，借助檔案管理模式優(yōu)勢提升管理效益。在新時代背景下，事業(yè)單位檔案管理模式所帶來的經(jīng)濟效益具有以下特征：（1）廣泛性。檔案是事業(yè)單位在長期發(fā)展中所積累的信息數(shù)據(jù)，能夠為事業(yè)單位所有業(yè)務創(chuàng)新決策提供依據(jù)，節(jié)省事業(yè)單位業(yè)務創(chuàng)新所需的時間和精力，繼而推動整個事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展。檔案內(nèi)容并非僅針對某一業(yè)務工作，其具有顯著的廣泛性特征，即事業(yè)單位發(fā)展期間的所有業(yè)務歷史數(shù)據(jù)均可被記錄，形成真實案例資料檔案，為后續(xù)業(yè)務建設(shè)提供保障。（2）多重性。多重性特征主要指檔案資料是可重復性利用的，并非一次性資源，能夠在特定范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案信息共享。承載著重要信息的檔案能夠在不同階段內(nèi)為不同業(yè)務事件提供依據(jù)，在多次查閱、調(diào)閱中實現(xiàn)高價值利用。（3）潛在性。事業(yè)單位檔案并非自建立初期就能夠被良好利用，其價值具有潛在性特征，可能在特定階段或事件中發(fā)揮出不可替代的價值。在新時代背景下，事業(yè)單位歷經(jīng)改革變遷，檔案管理見證歷史，尊重歷史，顯得尤為突出和重要，在推動事業(yè)單位改革過程中，必須認識到檔案管理的不可替代性。

二、事業(yè)單位檔案管理模式新舉措

在迎合多媒體互聯(lián)網(wǎng)時代潮流，保障檔案管理工作質(zhì)量，檔案管理模式趨向信息化、精細化發(fā)展。

1.信息化

各行各業(yè)在當前形勢下紛紛開展信息化改革工作，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外，尤其在新《檔案法》中肯定了電子檔案法律地位后，檔案管理信息化建設(shè)成為事業(yè)單位重點工作之一。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)要點如下：（1）轉(zhuǎn)變以往管理思想，將傳統(tǒng)紙質(zhì)化資源掃描轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案數(shù)據(jù)，使檔案管理工作實現(xiàn)線上與線下的統(tǒng)一，跳出空間桎梏，降低檔案管理工作對檔案室空間的依賴。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，歸檔、調(diào)閱等工作受到時間與空間的桎梏而出現(xiàn)工作延誤的情況，可借助信息化建設(shè)契機，搭建信息化檔案管理模式，依托于互聯(lián)網(wǎng)消除空間與時間的限制，使檔案管理工作更為便捷高效。當事業(yè)單位人員產(chǎn)生檔案調(diào)閱需求后，可直接在線提交調(diào)閱檔案的申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批同意后，可基于檔案信息化管理系統(tǒng)，將相應的電子檔案資料傳輸至相關(guān)人員，使檔案管理調(diào)閱工作更為流暢，確保檔案資源能夠被有效利用。

（2）在以往發(fā)展中，部分事業(yè)單位存在重業(yè)務、輕檔案的情況，導致檔案在單位建設(shè)發(fā)展期間并未充分發(fā)揮其作用，且檔案采集、整理、歸檔、調(diào)閱、監(jiān)督檢查等工作較為煩瑣，當事業(yè)單位業(yè)務科室產(chǎn)生檔案應用需求時，存在調(diào)閱審批慢、檔案交接慢的現(xiàn)象，檔案利用率持續(xù)下降。而在檔案管理信息化建設(shè)后，能夠基于檔案信息化管理系統(tǒng)，將無調(diào)閱限制的基本檔案進行共享，緊密連接檔案管理部門與業(yè)務科室，在特定范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案共享，解決了傳統(tǒng)檔案利用延遲滯后的弊端，使事業(yè)單位檔案在內(nèi)部實現(xiàn)流通應用。檔案管理模式信息化建設(shè)在一定程度上消除了檔案管理部門與業(yè)務科室之間的壁壘，信息化建設(shè)工作為檔案流通提供了新的在線傳輸渠道，進一步促進檔案資源的利用。

（3）事業(yè)單位檔案管理模式信息化建設(shè)并不意味著摒棄原始紙質(zhì)資源，在檔案管理建設(shè)中，部分原始紙質(zhì)檔案具有較大保留價值，不可將其取代摒棄，但可將其檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ苊饧堎|(zhì)檔案資源在調(diào)閱期間被損壞，尤其是對于承載著事業(yè)單位發(fā)展重要節(jié)點的老照片、老資料，需將其良好保存。信息化檔案的建立可保護原始資料，避免磨損、丟失等不良問題的出現(xiàn)，因此檔案管理信息化建設(shè)必然是主流模式之一。

2.精細化

除信息化建設(shè)外，事業(yè)單位檔案管理模式還具有精細化發(fā)展的趨勢，通過細化分解檔案管理工作，運用精細化管理思想開展各環(huán)節(jié)檔案工作，以此更便于各檔案管理環(huán)節(jié)的規(guī)范化發(fā)展，提升檔案管理業(yè)務水平。對于事業(yè)單位檔案管理模式而言，精細化管理能夠突出檔案屬性，確保檔案能夠客觀直接地記錄業(yè)務信息，同時檔案管理工作涉及內(nèi)容多，并需長期持續(xù)推進，是事業(yè)單位發(fā)展的重要記錄，因此為保障檔案效益，其管理工作必須精益求精，杜絕以往粗獷式管理模式，力圖真實、完整且規(guī)范地完成信息資料采集歸檔與整理。檔案管理工作匯集了事業(yè)單位所有業(yè)務科室信息數(shù)據(jù)，為確保檔案信息數(shù)據(jù)能夠為事業(yè)單位業(yè)務發(fā)展提供一定支撐，必須將精細化思想融入檔案管理工作，立足于細微之處，穩(wěn)扎穩(wěn)打，去粗取精，搭建高效檔案管理模式，提升檔案管理效益。

三、創(chuàng)新檔案管理模式提升管理效益的有效措施

事業(yè)單位檔案管理模式必然趨向信息化、精細化發(fā)展，為創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理模式，要從多角度入手，切實提升檔案管理效益，充分發(fā)揮出檔案資源在事業(yè)單位建設(shè)中的積極性作用。

1.健全管理制度

檔案管理模式的創(chuàng)新優(yōu)化少不了強有力的制度支持，這就要求事業(yè)單位結(jié)合自身實際情況，健全檔案管理制度，以此更好地應對由事業(yè)單位轉(zhuǎn)型領(lǐng)導交替帶來的檔案管理不規(guī)范問題。第一，制訂規(guī)范化制度框架，明確制度制訂的方向，確保制度框架實效。第二，對制度框架進行細化，依據(jù)檔案管理工作內(nèi)容及各崗位職責標準，給出標準行為規(guī)范，對檔案管理人員產(chǎn)生一定指導與約束。此外，以檔案管理部門為主導細化制度，結(jié)合工作細節(jié)進行完善，突顯檔案價值，完成初步檔案制度制訂后，邀請業(yè)務科室結(jié)合自身檔案應用調(diào)閱情況提出建議，對檔案制度進行補充，以此提升檔案管理制度實際效果，使后續(xù)檔案管理工作能夠在規(guī)范化制度指導下有序推進。第三，檔案管理制度應具有一定約束力，約束檔案管理人員的工作行為，并對其他業(yè)務科室人員的檔案調(diào)閱行為產(chǎn)生限制，提升檔案管理全過程對檔案資源的保護，降低檔案篡改、丟失、竊取隱患。第四，在規(guī)范性、約束性制度條例外，輔以績效制度、激勵獎懲制度等，賞罰分明，對于優(yōu)異員工進行獎勵，形成一定激勵，對于管理失誤犯錯的員工，則需進行懲罰，借助績效獎懲增強檔案管理工作活力，調(diào)動檔案管理人員工作熱情，以此更好地促進高效檔案管理模式的形成。

2.銜接管理模式

事業(yè)單位開展檔案管理信息化、精細化工作，將形成更為高效的檔案管理模式，為切實激發(fā)出新管理模式的優(yōu)勢，應做好新舊檔案管理模式的銜接過渡。首先，在檔案信息采集、歸納、篩選環(huán)節(jié)中，需保留傳統(tǒng)檔案管理模式對于基礎(chǔ)業(yè)務工作的嚴謹態(tài)度，認真對待，但在此期間，可引入信息化管理手段，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案信息采集效率，降低人工誤差，堅守傳統(tǒng)嚴謹態(tài)度，引進先進管理手段，取長補短，以此搭建更具實效的檔案管理模式。其次，搭建一體化管理模式，明確傳統(tǒng)檔案管理模式與信息化檔案管理模式的利弊，相互補充，以此形成更符合事業(yè)單位實際情況的檔案管理模式。（1）傳統(tǒng)檔案管理模式對于檔案室等固定空間的依賴性較大，但隨著事業(yè)單位的發(fā)展，其產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)不斷增加，面臨龐大檔案信息，傳統(tǒng)檔案管理模式將產(chǎn)生極大壓力。而信息化檔案管理模式可依托于互聯(lián)網(wǎng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，降低空間存儲壓力，同時可按照檔案重要程度或保存年限，對部分價值較低的紙質(zhì)檔案進行銷毀，僅保留電子檔案。（2）在安全保護方面，傳統(tǒng)檔案管理模式已形成了規(guī)范化體系，但在信息化檔案管理模式下，電子檔案面臨網(wǎng)絡安全威脅，此時應相互補充，進行異地存儲，防止出現(xiàn)電子檔案丟失現(xiàn)象。（3）在信息更新方面，傳統(tǒng)檔案管理模式較為煩瑣，需消耗大量時間精力，此時可在信息化的管理手段下，基于檔案信息化管理系統(tǒng)進行刪除、添加、保存等工作，提升檔案實效，確保事業(yè)單位內(nèi)部員工所調(diào)閱檔案均為正確真實信息，完成電子檔案更改后，陸續(xù)調(diào)整紙質(zhì)檔案內(nèi)容，以此提升檔案管理模式效率。在新舊檔案管理模式的優(yōu)勢互補與相互作用下，將極大提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，提升管理效益。最后，在新舊檔案管理模式銜接過程中，要加強對檔案管理實效的關(guān)注，對檔案采集、補充、整理、鑒別、移交、借閱等主要工作內(nèi)容進行詳細記錄與跟蹤監(jiān)督，結(jié)合管理模式實際應用情況進行調(diào)整，逐步優(yōu)化，以此提升新檔案管理模式的綜合效益。

3.優(yōu)化管理流程

事業(yè)單位在精細化檔案管理期間，要對各個環(huán)節(jié)進行細節(jié)完善，優(yōu)化管理流程，總結(jié)現(xiàn)有不足，進一步提升檔案管理效益。首先，針對事業(yè)單位檔案管理需求評估的流程有效性，對管理工作步驟進行調(diào)整，使檔案采集、補充、鑒別、移交、借閱等關(guān)鍵環(huán)節(jié)更為精細化，借助精細化管理流程規(guī)范工作行為，降低領(lǐng)導交替對檔案管理工作的不利影響。例如，對現(xiàn)有標準操作規(guī)范進行細化，在檔案采集工作中，明確規(guī)定采集方法及資料形式;對檔案進行補充時，要求做好補充記錄，確保檔案補充行為有據(jù)可查;明確不同類型檔案的收納標準，確保所歸檔資料均具有一定價值;移交與借閱均發(fā)生了檔案轉(zhuǎn)移，必須詳細記錄轉(zhuǎn)移時間及經(jīng)手人，并要求雙方均熟悉移交、借閱要點。其次，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理制度及崗位標準，結(jié)合上級部門對檔案管理工作的要求，進一步規(guī)范檔案各級目錄的管理，確保內(nèi)部檔案管理目錄與上下級檔案目錄一致，以此便于事業(yè)單位業(yè)務工作的開展。例如，開展全面統(tǒng)查，核對上下級檔案目錄，確保目錄一致。此外，若因業(yè)務變動而出現(xiàn)檔案目錄變化時，要及時上下傳遞，以此保障目錄統(tǒng)一性。最后，在新時代背景下，事業(yè)單位逐步開展檔案掃描工作，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，為后續(xù)檔案利用提供便利，同時要注意保障檔案安全性，重點針對檔案移交、借閱工作進行精細化傳輸管理，通過多層加密確保檔案能夠安全完整傳輸，將精細化管理思想融入檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中。

4.完善設(shè)施建設(shè)

在事業(yè)單位轉(zhuǎn)型的過程中，檔案管理存在資金緊張問題，繼而出現(xiàn)了信息化設(shè)備短缺，面對該問題，要做好現(xiàn)有資源設(shè)施的利用，對于閑置或利用率低的設(shè)施設(shè)備進行調(diào)劑或出租，以此緩解因資金緊張引發(fā)的信息設(shè)備問題。對于現(xiàn)階段檔案管理而言，要以良好的硬件基礎(chǔ)為支撐，確保檔案管理工作能夠順利推進。第一，完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施，在室內(nèi)設(shè)置無死角攝像監(jiān)控，杜絕一切違規(guī)調(diào)閱行為，安裝溫濕度計量器，確保檔案內(nèi)部環(huán)境適宜，使檔案在干燥環(huán)境下完整保存，避免潮濕與蟲蛀。第二，積極引進檔案信息化管理相關(guān)設(shè)備，如計算機、掃描輸入輸出設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等硬件設(shè)施，為數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化存儲奠定基礎(chǔ)。第三，引進先進檔案信息化管理系統(tǒng)，為全面搭建信息化檔案管理模式奠定基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上引進檢索系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、鑒定管理系統(tǒng)，同時結(jié)合事業(yè)單位實際情況逐漸優(yōu)化，以此推進事業(yè)單位檔案管理模式的進步。

5.加強安全管控

事業(yè)單位部分檔案具有保密性、私密性，要在檔案管理期間加強安全保護，避免泄露，而在現(xiàn)代化檔案管理工作中，已逐步開始了信息化建設(shè)工作，檔案管理工作實現(xiàn)了線上、線下同步管理，在此形勢下，不僅需做好線下原始紙質(zhì)檔案的安全管理工作，更需重視電子檔案的網(wǎng)絡安全，強化安全管控。首先，搭建健全高效的安全管理機制，制定檔案安全制度，健全責任制度，完善追責體系，以此引起檔案管理人員對檔案安全的重視。其次，引入并落實現(xiàn)階段行之有效的安全防范措施，改良優(yōu)化傳統(tǒng)防火墻，增加加密監(jiān)控技術(shù)，消除病毒隱患，避免事業(yè)單位檔案被惡意竊取或篡改。最后，形成規(guī)范化安全防控體系，定期組織安全檢查工作，檢查檔案信息化系統(tǒng)運行環(huán)境及線路設(shè)備，判斷其是否存在潛在隱患，在此基礎(chǔ)上進行維護更新。此外，將病毒、木馬的查殺工作視為日常工作項目，將安全防護措施落實到位，全方位提升事業(yè)單位檔案管理安全性。

6.打造專業(yè)團隊

人員團隊在檔案管理工作中起到關(guān)鍵性作用，其行為思想能夠決定檔案管理模式的優(yōu)化情況，為切實提升檔案管理效益，管理人員要具備過硬的專業(yè)技能及創(chuàng)新思維，主動應對新時代變革，引進先進管理思想與技術(shù)。事業(yè)單位在搭建高效檔案管理模式時，要打造一支專業(yè)團隊，做好檔案管理人才培養(yǎng)工作，采用人性化管理手段使其認可自身工作，以此更好地投入到檔案管理工作中。定期業(yè)務培訓能夠確保檔案管理人員時刻保持先進管理思想，促進終身學習觀念的形成，在不斷學習中提升檔案管理效益。首先，事業(yè)單位引進新管理方法或新技術(shù)前，要組織相應的培訓工作，確保檔案管理人員能夠準確應用新技術(shù)與新方法，以此打造一支集創(chuàng)新思維、計算機素養(yǎng)、檔案管理專業(yè)技能的高素質(zhì)專業(yè)團隊。其次，定期組織檔案管理人員技術(shù)交流活動，還可帶領(lǐng)檔案管理團隊到兄弟單位或上級單位學習管理方法，積累經(jīng)驗，通過走訪調(diào)研開闊視野，為優(yōu)化檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。最后，定期組織檔案管理人員考核，考核內(nèi)容包括檔案管理技能、信息化系統(tǒng)操作、職業(yè)理念與態(tài)度等，并以考核結(jié)果為依據(jù)予以獎懲，對其產(chǎn)生督促效果，以此不斷提升事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)，促進檔案管理效益的增長。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位在長期發(fā)展中逐漸加強了對檔案管理工作的重視，現(xiàn)已認識到檔案管理模式信息化、精細化發(fā)展趨勢。在實際管理工作中，要立足于實際，健全管理制度，注意新舊檔案管理模式之間的銜接，優(yōu)化管理流程，完善設(shè)施建設(shè)，為規(guī)范化檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。此外，應加強安全管控，打造專業(yè)化人才團隊，全方位提升檔案管理模式效益。

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（作者單位：遼寧省鞍山市鐵東區(qū)千山中路一號玉佛山管委會）

作者簡介：王茹（1971—），女，漢族，遼寧鞍山人，本科，檔案館員（八級），研究方向：檔案管理。