解讀如何提升基層公共人才檔案管理服務(wù)水平

摘 要：檔案管理工作具有非常重要的服務(wù)功能，能夠更好地解決人才使用問(wèn)題。為了能更好地促進(jìn)基層公共人才檔案管理的服務(wù)工作，需要對(duì)其存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，從而能夠更加具有針對(duì)性地進(jìn)行相應(yīng)措施的實(shí)施，有效促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平的提升。本文針對(duì)基層公共人才檔案管理服務(wù)工作存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，并且針對(duì)提升檔案管理服務(wù)水平的制約因素進(jìn)行重點(diǎn)分析，提出具體的措施，包括加強(qiáng)公共人才檔案資源建設(shè)工作、提高檔案資源管理信息化水平、提供優(yōu)質(zhì)檔案管理公共服務(wù)內(nèi)容、大力開發(fā)公共人才檔案文化產(chǎn)品以及加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)工作。旨在能夠有效促進(jìn)公共人才檔案管理服務(wù)水平的提升，更好地為社會(huì)和人民服務(wù)。

關(guān)鍵詞：基層公共人才;檔案管理;服務(wù)水平;制約因素

在我國(guó)社會(huì)不斷發(fā)展的大背景之下，對(duì)人才的需求特別重視，只有對(duì)人才高效使用才能夠促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。基層公共人才檔案管理工作具有大量的人力資源，能夠?yàn)橄鄳?yīng)的工作提供服務(wù)，可以更好地進(jìn)行人才的應(yīng)用，產(chǎn)生更加有效的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值?？梢杂行峁n案服務(wù)工作，能夠更好地滿足社會(huì)公共需求。

一、基層公共人才檔案管理概述

檔案管理指的是對(duì)實(shí)體檔案或者檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的工作總稱。根據(jù)中國(guó)統(tǒng)計(jì)年鑒顯示，截止到2020年，我國(guó)共有綜合檔案館3341個(gè)，管理人員35028人，國(guó)家專門檔案館206個(gè)，管理人員3413人，部門檔案館133個(gè)，管理人員1584人。其中檔案利用次數(shù)為2064.4萬(wàn)次。由上述數(shù)據(jù)可以看出，我國(guó)檔案利用次數(shù)較多，必須重視檔案管理水平的提升，以此實(shí)現(xiàn)為社會(huì)提供良好服務(wù)?；鶎庸踩瞬艡n案管理工作具有至關(guān)重要的意義?；鶎庸踩瞬艡n案管理屬于一項(xiàng)服務(wù)性工作，該工作不會(huì)給單位代開經(jīng)濟(jì)利益，但是其可以促進(jìn)社會(huì)人才管理，給社會(huì)提供服務(wù)。目前，我國(guó)基層人才檔案管理上還存在一定的困難，例如對(duì)基層公共人才檔案有所忽視、管理人員不專業(yè)、檔案管理信息化水平較低等等，在很大程度上限制了基層公共人才檔案管理水平的提升。因此，想要提高管理水平，就應(yīng)該深入分析目前基層公共人才檔案管理中存在的問(wèn)題，有針對(duì)性地進(jìn)行解決。具體的問(wèn)題在下文進(jìn)行了詳細(xì)分析。

二、基層公共人才檔案管理服務(wù)工作存在的問(wèn)題

1.檔案管理服務(wù)與社會(huì)實(shí)際有差異

根據(jù)相關(guān)法律的要求，為了能更好地進(jìn)行人才檔案管理，需要采用分級(jí)負(fù)責(zé)的形式，在檔案部門中形成一定的組織管理體系，能夠更好地進(jìn)行人才檔案管理工作。但是，對(duì)于很多檔案部門來(lái)講，其所具有的檔案資源數(shù)量比較少，不能夠很好地進(jìn)行相關(guān)服務(wù)的提供。檔案館現(xiàn)有的檔案內(nèi)容比較單一，很多關(guān)于人才的檔案內(nèi)容都沒(méi)有，如民生檔案、就業(yè)檔案等內(nèi)容，而且此內(nèi)容也缺乏一定的規(guī)范整理，不能夠進(jìn)行快速檢索，嚴(yán)重影響了對(duì)人才檔案資源的有效使用。很多部門之間缺乏一定的溝通，對(duì)人才檔案管理工作造成影響，無(wú)法進(jìn)行有效的服務(wù)工作。

2.檔案信息化水平與科技發(fā)展有差異

在我國(guó)新技術(shù)的不斷發(fā)展中，很多信息技術(shù)都在各個(gè)領(lǐng)域中進(jìn)行應(yīng)用，獲得比較理想的效果。但是，在人才檔案管理工作中使用的技術(shù)水平還是處于落后階段，缺乏一定的創(chuàng)新性。檔案管理服務(wù)工作受到科技水平的限制而無(wú)法發(fā)揮其所具有的最大能量，不利于檔案管理服務(wù)工作的實(shí)施。

比如，某檔案部門在進(jìn)行信息技術(shù)的使用時(shí)，因?yàn)檎`操作而造成人才檔案的丟失，為檔案管理工作造成了非常大的麻煩，不利于檔案管理服務(wù)工作的開展。很多檔案系統(tǒng)之間不能兼容，出現(xiàn)浪費(fèi)資源的問(wèn)題，不利于檔案管理工作的有效實(shí)施。

3.檔案服務(wù)工作與社會(huì)需求有差異

很多檔案部門的管理工作受到傳統(tǒng)觀念的影響，其服務(wù)內(nèi)容比較單一，服務(wù)手段也比較少，服務(wù)內(nèi)容和社會(huì)需求之間具有非常大的差異，不能夠很好地滿足社會(huì)需求。檔案管理工作缺乏開放性，影響人才檔案本身所具有的公共服務(wù)功能。同時(shí)，很多人才檔案無(wú)法進(jìn)行多樣的信息檢索，對(duì)其社會(huì)應(yīng)用具有一定的難度。

4.檔案管理隊(duì)伍建設(shè)與其發(fā)展有差異

檔案管理服務(wù)工作需要具備一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍才能夠?qū)崿F(xiàn)更好的服務(wù)，但是現(xiàn)在很多檔案管理人員所具備的專業(yè)素養(yǎng)比較低，他們的學(xué)歷比較低，具備專業(yè)學(xué)歷人才占比例為20%，限制了其服務(wù)水平。同時(shí)，有些檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用不熟練，導(dǎo)致工作效率比較低，還有一些檔案管理人員在日常工作中不夠積極，也降低了檔案管理工作效率，導(dǎo)致檔案管理服務(wù)水平下降。

三、制約基層公共人才檔案管理服務(wù)能力提升的因素

1.檔案部門體制制約

（1）行政環(huán)境差

檔案管理服務(wù)工作有一定的滯后性特點(diǎn)，因?yàn)樾姓h(huán)境比較差，會(huì)導(dǎo)致檔案服務(wù)水平比較低。例如，在進(jìn)行人才檔案管理的過(guò)程中，需要進(jìn)行分組管理工作，這樣就會(huì)導(dǎo)致人才檔案管理需要進(jìn)行多個(gè)部門共同合作，但是因?yàn)闄n案部門所具有的地位比較弱勢(shì)，很多單位部門不配合，從而導(dǎo)致檔案管理服務(wù)工作會(huì)受到一定的阻礙，提高檔案管理服務(wù)的難度。

（2）法律比較滯后

為能夠更好地促進(jìn)我國(guó)檔案管理服務(wù)水平的提升，我國(guó)特別制定《檔案法》提供法律支持。但是，因?yàn)榉杀旧碛幸欢ǖ臏笮?，在具體實(shí)施過(guò)程中會(huì)存在著落實(shí)困難的問(wèn)題，需要進(jìn)行相關(guān)規(guī)定審查工作，審查流程非常復(fù)雜，造成員工對(duì)工作失去積極性，工作拖沓，會(huì)影響整個(gè)檔案管理的服務(wù)水平。

（3）行政職能弱化

雖然檔案管理部門具備一定的行政職能，但是因?yàn)槭艿礁鞣N因素影響導(dǎo)致其行政職能無(wú)法進(jìn)行充分發(fā)揮，從而造成相關(guān)工作執(zhí)行不到位，無(wú)法進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理工作。檔案管理部門還會(huì)因?yàn)樽陨淼木幹茢?shù)量不足而導(dǎo)致無(wú)法設(shè)置法規(guī)科室，其行政職能弱化。因此，檔案管理部門并沒(méi)有得到應(yīng)有的人力、物力和財(cái)力的保障，造成其服務(wù)水平無(wú)法得到提升。

2.檔案部門機(jī)制制約

（1）服務(wù)理念落后

良好的服務(wù)理念能夠助推檔案管理服務(wù)水平的提升，但是很多檔案管理工作都缺乏先進(jìn)的服務(wù)理念。檔案部門的工作帶有非常濃烈的行政色彩，沒(méi)有樹立服務(wù)意識(shí)，沒(méi)有構(gòu)建溝通交流渠道，所有的檔案服務(wù)工作都是單向輸出，缺乏有效的服務(wù)反饋內(nèi)容，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)水平的提升。同時(shí)，很多檔案管理部門缺乏良好的信息技術(shù)作為支撐，其服務(wù)水平無(wú)法實(shí)現(xiàn)提高。

（2）缺乏服務(wù)動(dòng)力

檔案工作人員在日常工作中缺乏一定的動(dòng)力，從內(nèi)部因素來(lái)講，檔案管理服務(wù)工作具有一定的壟斷性特點(diǎn)，不會(huì)加入市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中，沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制來(lái)對(duì)檔案部門進(jìn)行施壓，自然不會(huì)提升自身的服務(wù)水平。有的檔案服務(wù)工作不會(huì)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行具體的評(píng)估工作，造成工作內(nèi)容比較粗糙，無(wú)法很好地進(jìn)行針對(duì)性服務(wù)，不利于服務(wù)質(zhì)量的提升。對(duì)于檔案服務(wù)工作來(lái)講，缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理，不利于檔案管理服務(wù)水平的進(jìn)步。同時(shí)，人才檔案信息具有一定的秘密性，缺乏公眾的監(jiān)督，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效地監(jiān)督和管理，造成服務(wù)水平比較低的問(wèn)題出現(xiàn)。

3.檔案部門人才制約

（1）檔案管理人才專業(yè)程度受限

檔案部門工作人員的專業(yè)程度對(duì)整體的服務(wù)水平會(huì)造成非常大的影響，根據(jù)相關(guān)調(diào)查研究顯示，檔案部門管理人員所具有的專業(yè)性人才占比只有20%，工作人員專業(yè)素質(zhì)較低，在很大程度上影響檔案管理服務(wù)質(zhì)量。因?yàn)闄n案管理工作人員缺乏相應(yīng)的動(dòng)力，不會(huì)在工作中進(jìn)行專業(yè)能力的研究，也不進(jìn)行專業(yè)方面論文的發(fā)表，缺乏壓力激勵(lì)，讓他們?cè)谌粘５墓ぷ髦凶兊迷絹?lái)越懈怠，從而降低了檔案管理水平，限制了檔案管理服務(wù)水平的發(fā)展。

（2）檔案管理人才綜合素質(zhì)較差

檔案管理服務(wù)水平與工作人員的綜合素養(yǎng)之間具有非常重要的關(guān)系，為了能更好地為社會(huì)提供檔案資源服務(wù)，不僅需要工作人員具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要進(jìn)行綜合素養(yǎng)的提升。檔案管理人員應(yīng)該具有信息技術(shù)應(yīng)用能力，能夠在檔案管理工作中熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，為檔案資源服務(wù)提供更快的工作效率。只有檔案管理人員具備多種能力，才能夠更好地為社會(huì)服務(wù)。

（3）檔案部門缺乏激勵(lì)機(jī)制體系

人才發(fā)展還與檔案部門的管理機(jī)制有非常大的關(guān)系，很多檔案部門沒(méi)有注重人才檔案資源的服務(wù)工作，因此沒(méi)有設(shè)定激勵(lì)機(jī)制，讓整個(gè)檔案管理工作人員失去工作動(dòng)力，無(wú)法提高其工作積極性。長(zhǎng)此以往，會(huì)在檔案管理部門形成不良的工作作風(fēng)，管理人員工作疏忽、懈怠，無(wú)法促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升，更加無(wú)法提升檔案資源的服務(wù)水平，讓工作人員的工作熱情消失殆盡。

四、提高基層公共人才檔案管理服務(wù)水平措施

1.加強(qiáng)公共人才檔案資源建設(shè)工作

為能夠更加有效地提升人才檔案管理服務(wù)水平，需要加強(qiáng)人才檔案資源的建設(shè)工作。首先，需要對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的行政職能進(jìn)行優(yōu)化，能夠更好地避免不愿意移交檔案的問(wèn)題出現(xiàn)。對(duì)相關(guān)檔案管理部門職能進(jìn)行確定，才能有助于檔案管理工作的實(shí)施。其次，需要豐富人才檔案資源。建立多元化的檔案資源，才能夠更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理，有效為檔案服務(wù)工作提供更多的資源。通過(guò)對(duì)多種人才檔案資源的融入，能夠更好地促進(jìn)服務(wù)水平的提升。最后，需要加強(qiáng)檔案的征集工作，通過(guò)征集檔案能夠更好地對(duì)基層公共人才的檔案資源進(jìn)行整合，才能夠有效豐富檔案資源的內(nèi)容。還可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行信息的收集，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)上有著非常多的信息資源，可以更好地豐富檔案資源。同時(shí)，需要保證具有一定執(zhí)行力，才能夠順利進(jìn)行相關(guān)工作的開展，為提高檔案管理服務(wù)水平奠定基礎(chǔ)。

2.提高檔案資源管理的信息化水平

良好的檔案管理服務(wù)水平需要進(jìn)行信息技術(shù)使用，才能夠更加有效地進(jìn)行檔案管理工作，有效打破時(shí)間和空間對(duì)檔案資源服務(wù)的束縛，有效推動(dòng)人才檔案服務(wù)工作開展。檔案管理部門需要加強(qiáng)自身數(shù)字化檔案建設(shè)，更好地將電子版人才檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理，從而形成數(shù)字化人才資源檔案管理體系。同時(shí)，做好備份工作，以防出現(xiàn)檔案信息丟失的問(wèn)題。還應(yīng)該注重計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全措施的制訂和實(shí)施，從而保證檔案部門計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的安全。還需要加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的建設(shè)工作，能夠更好地通過(guò)網(wǎng)站進(jìn)行人才檔案信息管理，有效促進(jìn)檔案檢索工作效率的提升，為提高檔案服務(wù)水平奠定基礎(chǔ)。此外，還需要建立檔案信息共享服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行人才檔案信息資源的查閱和使用， 有效提升檔案資源的服務(wù)水平，進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。

3.提供優(yōu)質(zhì)檔案管理公共服務(wù)內(nèi)容

為能夠更好地促進(jìn)人才檔案管理服務(wù)水平的提升，需要為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)內(nèi)容。因此，在進(jìn)行檔案服務(wù)的過(guò)程中，應(yīng)該采取“以人為本”的服務(wù)宗旨。首先，需要進(jìn)行服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變。檔案管理人員需要牢記自身的工作使命，熱心進(jìn)行檔案服務(wù)，提升服務(wù)質(zhì)量。還需要進(jìn)行多種服務(wù)方式的實(shí)施，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線咨詢服務(wù)，為人們進(jìn)行一定的檔案服務(wù)工作。還可以進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)、推送服務(wù)等方式，從而能夠更好地借助網(wǎng)絡(luò)信息來(lái)為人們提供檔案信息服務(wù)。同時(shí)，還需要對(duì)服務(wù)環(huán)境進(jìn)行一定優(yōu)化，如應(yīng)該建設(shè)休息室，提供休閑場(chǎng)所，提高檔案管理服務(wù)水平。另外，還需要建立一定的反饋機(jī)制，能夠了解自身的服務(wù)水平情況，從而不斷進(jìn)行優(yōu)化，提升自身服務(wù)水平。還需要做好檔案的鑒定工作，有效進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，并對(duì)檔案相應(yīng)地開放，讓群眾更好地監(jiān)督，同時(shí) 對(duì)于一些機(jī)密檔案必須進(jìn)行保密，確保維護(hù)公共安全。

4.大力開發(fā)公共人才檔案文化產(chǎn)品

為能夠提升檔案管理服務(wù)水平，需要進(jìn)行人才檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)。可以進(jìn)行檔案活動(dòng)的開展，更好地將群眾吸引到檔案館之內(nèi)，還可以開展公益性的講座，進(jìn)行文化產(chǎn)品品牌知名度的打造，有效提升知名度。此外，加強(qiáng)檔案的編輯工作，可以更好地提升檔案管理工作質(zhì)量， 在檔案管理的過(guò)程中更加精準(zhǔn)地提供服務(wù)。

5.加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

人才的建設(shè)是檔案管理服務(wù)水平提升的基本保障，需要對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力進(jìn)行培養(yǎng)，讓其能夠?qū)n案管理的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行了解，同時(shí)也需要對(duì)其進(jìn)行具體的工作技能培養(yǎng)。

比如，可以對(duì)工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理技能的培訓(xùn)，讓其能夠更好地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，從而提高檔案服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率。同時(shí)，還需要加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，加強(qiáng)其職業(yè)道德建設(shè)，有效提高工作人員的責(zé)任感。建立有效的人才考核機(jī)制，通過(guò)人才考核制度來(lái)進(jìn)行人才的工作成果評(píng)價(jià)，能夠更好地促進(jìn)檔案管理人員不斷努力，不斷提升自身的服務(wù)水平。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基層公共人才檔案管理工作十分重要，能夠更好地為社會(huì)提供有效的公共服務(wù)，同時(shí)也能夠滿足社會(huì)對(duì)人才的需求，有效促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和民生的發(fā)展。檔案管理部門應(yīng)該對(duì)人才檔案資源進(jìn)行建設(shè)，在檔案管理工作中充分應(yīng)用信息技術(shù)，進(jìn)行人才隊(duì)伍的建設(shè)，不斷提升檔案管理服務(wù)工作質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理工作的作用，更好地促進(jìn)人才檔案管理，進(jìn)一步為社會(huì)提供相應(yīng)服務(wù)。

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（作者單位：濱州市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：王英（1970—），女，漢族，山東博興人，副研究館員，本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理和就業(yè)失業(yè)人員檔案管理方面的研究。