新時(shí)期公共管理模式下探究“四能”效應(yīng)提升高校辦公室行政管理效率

摘要：高校辦公室是學(xué)校教育教學(xué)過(guò)程中一個(gè)重要的服務(wù)部門(mén)，發(fā)揮著引領(lǐng)規(guī)劃、綜合協(xié)調(diào)、內(nèi)外溝通作用。在新時(shí)期國(guó)家高等教育新發(fā)展任務(wù)的背景下，推進(jìn)去行政化的步伐越來(lái)越快，對(duì)行政執(zhí)行的要求也越來(lái)越高，使得辦公室的職能跟不上時(shí)代的要求，管理過(guò)程也出現(xiàn)了一些問(wèn)題。本文通過(guò)新公共管理的視角來(lái)分析高校辦公室的工作效率，通過(guò)對(duì)辦公室的制度構(gòu)建、職能機(jī)構(gòu)、智慧設(shè)施、人員意志四個(gè)方面的研究，提出“四能”效應(yīng)促進(jìn)高校辦公室管理成效的辦法，從而提升辦公室的工作與服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新公共管理;高校辦公室;“四能”效應(yīng)

一、高校辦公室的管理現(xiàn)狀

高校辦公室是連接學(xué)校內(nèi)外、溝通上下的樞紐部門(mén)，承擔(dān)復(fù)雜、靈活的綜合性行政事務(wù)，作為教育教學(xué)的十字銜接口服務(wù)部門(mén)具有十分重要的作用。在新時(shí)期，高校辦公室不僅承擔(dān)辦文辦會(huì)的日常業(yè)務(wù)工作，還承載推動(dòng)學(xué)校治理能力現(xiàn)代化改革的重任，是學(xué)校的樞紐機(jī)構(gòu)、核心部門(mén)和改革先驅(qū)組織，不但重要而且繁忙，在高校的行政管理中發(fā)揮了重要的作用。隨著工作的日益增多，復(fù)雜性、隨機(jī)性、數(shù)量多的業(yè)務(wù)成為了阻礙辦公室高效運(yùn)轉(zhuǎn)的當(dāng)前的障礙。本文針對(duì)當(dāng)前高校辦公室工作的特點(diǎn)剖析問(wèn)題的原因，結(jié)合公共管理理論，就辦公室“四能”制能、職能、智能和志能的多元管理途徑進(jìn)行探索。

二、新時(shí)期高校辦公室公共管理存在的問(wèn)題

運(yùn)用公共管理模型，從事務(wù)的客觀、主觀原因分析，針對(duì)新時(shí)期高校辦公室管理過(guò)程，從制度、體系、環(huán)境、人員的四個(gè)方面進(jìn)行研究，探究發(fā)現(xiàn)辦公室還存在“四能”不足的問(wèn)題，主要是“制能”制度構(gòu)建不完善，“職能”職責(zé)劃分不清晰，智能“軟硬件”設(shè)施不匹配和“志能”人員素質(zhì)不夠高等方面的問(wèn)題。

（一）制能不全，辦公室制度管理缺少量化環(huán)節(jié)

制能是指制度效能低下，制度建設(shè)不夠健全。新時(shí)代，缺乏行之有效的行政管理理念是高校辦公室的通病，辦公室的工作職責(zé)和管理制度受制于傳統(tǒng)的行政管理體制內(nèi)，制度缺乏操作性，如同眼睛看到了遠(yuǎn)景但是身體依然在家中，缺乏行之有效的管理理念是鎖住高校辦公室進(jìn)步和提升的根本問(wèn)題。二是目標(biāo)定位模糊是辦公室工作效率打折的弊病。辦公室素有“不管部”之稱(chēng)，也就是暫時(shí)沒(méi)有歸屬的職責(zé)和任務(wù)就交由辦公室來(lái)負(fù)責(zé)。隨著上級(jí)部門(mén)越來(lái)越精細(xì)的任務(wù)和高校自身發(fā)展越來(lái)越精準(zhǔn)的需求，在一些新出現(xiàn)的業(yè)務(wù)暫時(shí)未有準(zhǔn)確的分管部門(mén)或者是承接對(duì)象，于是承接新任務(wù)的擔(dān)子就攤到了辦公室的行政管理領(lǐng)域。盡管辦公室的直接服務(wù)對(duì)象的是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，分擔(dān)學(xué)校的任務(wù)也無(wú)可厚非，但是這些與辦公室的管理職能是不相符的新任務(wù)將原有的目標(biāo)打亂，長(zhǎng)期以往也會(huì)模糊了管理職能。由于新的工作毫無(wú)指導(dǎo)意見(jiàn)和經(jīng)驗(yàn)可借鑒，工作人員不得不花大量的時(shí)間和精力研究工作完成任務(wù)，從而極大的降低了辦公室的工作效率。

（二）職能模糊，多頭管理與連帶責(zé)任劃分不清

一是多頭管理。由于辦公室的機(jī)構(gòu)處于上下左右的中間紐帶環(huán)節(jié)，這也往往造成多頭管理的產(chǎn)生。傳統(tǒng)的管理模式是逐級(jí)負(fù)責(zé)制，辦公室成員工作向辦公室主任負(fù)責(zé)，主任則向分管的校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。目前高校的機(jī)構(gòu)設(shè)置是書(shū)記、校長(zhǎng)2位主要領(lǐng)導(dǎo)，以及若干位分管校領(lǐng)導(dǎo)，辦公室的職責(zé)是向主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。但是由于辦公室的樞紐位置關(guān)系經(jīng)常會(huì)統(tǒng)籌多個(gè)部門(mén)開(kāi)展業(yè)務(wù)，工作匯報(bào)中需要多個(gè)部門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)參與管理和決策，辦公室盡管處于協(xié)調(diào)位置但仍需執(zhí)行分管領(lǐng)導(dǎo)的管理，這就在一定程度影響了服務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)的質(zhì)量和效率。在具體執(zhí)行任務(wù)過(guò)程中，由于辦公室某位成員負(fù)責(zé)多部門(mén)的聯(lián)絡(luò)工作，則存在其他部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)直接向辦公室的成員部署具體工作任務(wù)的情況。多頭管理造成了辦公室業(yè)務(wù)分散的問(wèn)題。二是連帶管理。連帶管理是指，與自身無(wú)直接關(guān)鍵的的事物因?yàn)槠渌挛镉新?lián)系而產(chǎn)生了連帶關(guān)系進(jìn)而與自身產(chǎn)生了聯(lián)系。某項(xiàng)任務(wù)有時(shí)會(huì)同時(shí)涉及多個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)，各項(xiàng)業(yè)務(wù)權(quán)重適中沒(méi)有孰輕孰重，由于辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作于是就變成了由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌，辦公室連帶管理了本不屬于自身業(yè)務(wù)的工作，這也正是公共管理學(xué)科的“紅帶子”現(xiàn)象，即讓人眼花繚亂的各種組織行為以創(chuàng)造和保留整體的公平和效率的提高。讓辦公室通過(guò)很復(fù)雜的管理程序來(lái)進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)以此來(lái)完成一件本來(lái)并不復(fù)雜的工作，目的是為了實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的公平，從而保障程序的安全，像極了公共管理學(xué)的“Mickey Mouse”，花費(fèi)很大而收獲很小，不僅占用了辦公室的行政資源，還耽誤了辦公室的本職工作。

（三）智能落后，軟硬件不匹配

去行政化改革一直是高校推進(jìn)治理能力現(xiàn)代化的一項(xiàng)措施，旨在簡(jiǎn)政放權(quán)，釋放學(xué)術(shù)和科研活躍度，促進(jìn)教學(xué)自主性、多學(xué)科交融性發(fā)展，從而提升辦學(xué)質(zhì)量的措施。然后受到傳統(tǒng)管理模式的影響，很多高校為了去行政化而去行政化，為了達(dá)到上級(jí)去行政化的考核指標(biāo)而降低行政管理成本、裁減與合并職能部門(mén)、減少行政辦公人員，良好的改革初衷卻演變?yōu)橹粶p少硬件卻不配套軟件，多部門(mén)綜合到一個(gè)職能部門(mén)導(dǎo)致了行政管理復(fù)雜化;其次是辦公經(jīng)費(fèi)減少后導(dǎo)致了長(zhǎng)期不更新辦公設(shè)備，很多行政人員使用的電腦、打印機(jī)超過(guò)10年之久，自動(dòng)化、信息化的軟件也跟不上學(xué)校工作需求，而影響了辦公效率。同時(shí)，“去行政化”的工作落實(shí)有偏差，變成了僅僅減少行政人員卻不優(yōu)化行政工作，老職工退休后不再新招人員補(bǔ)充，空余的工作就整合到一個(gè)更大的辦公室當(dāng)中由其余行政人員分擔(dān)，于是出現(xiàn)了頻繁加班、周末無(wú)休的現(xiàn)象。隨著更加精準(zhǔn)的工作任務(wù)和更加嚴(yán)格的管理要求，“時(shí)間緊、任務(wù)重、難度大”的工作強(qiáng)度導(dǎo)致了行政人員常態(tài)化的加班，長(zhǎng)期以往致使行政人員工作疲勞過(guò)度，磨滅工作熱情與挑戰(zhàn)意志，更是嚴(yán)重影響青年教師的身體健康。工作復(fù)雜、軟硬件不足、是導(dǎo)致人員疲憊、降低管理效率的又一重要因素。

（四）志能懈怠，職業(yè)發(fā)展通道緩慢

高校辦公室的行政管理職業(yè)發(fā)展相對(duì)單一，發(fā)展途徑基本受限，無(wú)法轉(zhuǎn)到其他專(zhuān)業(yè)崗位，但是教師崗位或者輔導(dǎo)員崗位就能轉(zhuǎn)到行政管理崗位。由于高校行政機(jī)構(gòu)是匹配政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行設(shè)置的，職能與要求也相應(yīng)接軌，但是晉升機(jī)制卻獨(dú)立考評(píng)，政府機(jī)構(gòu)晉升機(jī)制是設(shè)立職員制，但是高校行政管理并未實(shí)行職員制，行政工作人員只有晉升到領(lǐng)導(dǎo)崗位才能提高薪資待遇和收入，但是由于領(lǐng)導(dǎo)崗位很少，很多人從上崗到退休都是普通行政人員，很多行政人員無(wú)法提升領(lǐng)導(dǎo)崗，并非行政人員工作不突出，干活不努力，而是缺乏專(zhuān)門(mén)針對(duì)行政人員的晉升和評(píng)聘機(jī)制，再加上行政工作的與所學(xué)專(zhuān)業(yè)基本不匹配，因此提升學(xué)歷并不能真正促進(jìn)行政工作的改善，僅僅對(duì)個(gè)人的知識(shí)或者閱歷進(jìn)行提升，加上行政管理崗位并沒(méi)有高學(xué)歷就匹配高收入或者優(yōu)先晉升的機(jī)制，因此行政人員的職業(yè)發(fā)展和晉升緩慢也成為制約發(fā)展的重要因素。

三、高校辦公室推行多元途徑優(yōu)化“四能”效應(yīng)策略

（一）健全制能，明確辦公室綜合服務(wù)的定位。

一是健全制度建設(shè)，是發(fā)揮“制能”效應(yīng)的基礎(chǔ)。在新公共管理的視野下，高校應(yīng)當(dāng)在發(fā)展藍(lán)圖內(nèi)整合資源，完善組織架構(gòu)，打造一支高素質(zhì)、高標(biāo)準(zhǔn)的人才隊(duì)伍。高度重視辦公室行政管理工作，準(zhǔn)確定位辦公室作為學(xué)校發(fā)展參謀助手和智囊團(tuán)的方向，細(xì)化工作職責(zé)和管理權(quán)限，進(jìn)而發(fā)揮出辦公室處于紐帶掌握綜合信息資源的優(yōu)勢(shì)，集中資源力量謀劃學(xué)校發(fā)展。針對(duì)辦公室的這些目標(biāo)需求，在組織架構(gòu)的建立上配備對(duì)應(yīng)的專(zhuān)業(yè)過(guò)硬、能力突出、服務(wù)主動(dòng)等方面的人才隊(duì)伍，運(yùn)用同類(lèi)對(duì)比、結(jié)果導(dǎo)向需求的科學(xué)方法測(cè)算人力的配置，隊(duì)伍配置包含多結(jié)構(gòu)、多層次、多種類(lèi)，建立梯度隊(duì)伍的規(guī)劃將避免“既當(dāng)將軍又當(dāng)士兵”的人才奔波于各項(xiàng)簡(jiǎn)單和重要的工作局面。二是科學(xué)設(shè)置機(jī)構(gòu)。突破傳統(tǒng)的等級(jí)制度和管理控制型組織結(jié)構(gòu)，采取更為直觀的扁平化組織機(jī)構(gòu)。獨(dú)立的科室將使得業(yè)務(wù)更專(zhuān)業(yè)，任務(wù)分配更有針對(duì)性。每個(gè)科室設(shè)置1名負(fù)責(zé)人，根據(jù)業(yè)務(wù)量配備若干名干事，日常工作不交叉，重要工作共協(xié)作，搭建協(xié)同參與工作模式。扁平化的管理不僅精簡(jiǎn)了人員，更能促進(jìn)行政人員的專(zhuān)業(yè)提升，突出人員的主觀能動(dòng)性，掌握更多主動(dòng)權(quán)甚至是部分決策權(quán)，增加了工作積極性和創(chuàng)造性。

（二）完善職能，引入過(guò)程評(píng)價(jià)與職業(yè)發(fā)展機(jī)制。

一是建立量化考核機(jī)制。新公共管理注重的是結(jié)果導(dǎo)向和績(jī)效管理，轉(zhuǎn)變職能是深化辦公室行政體制改革的前提，轉(zhuǎn)變職能需要建立可量化的考評(píng)機(jī)制，采取可視化的目標(biāo)制度，推行每日任務(wù)匯報(bào)措施。制定計(jì)劃是工作的開(kāi)始，由于行政人員對(duì)目標(biāo)和任務(wù)的理解程度不同，明確目標(biāo)將能夠統(tǒng)一思想縮短決策過(guò)程，準(zhǔn)確的把決策者對(duì)任務(wù)的理解仔細(xì)劃分，并充分與行政人員溝通探討，達(dá)成目標(biāo)共識(shí)，幫助行政人員更好理解目標(biāo)采取準(zhǔn)確行動(dòng)。下級(jí)匯報(bào)制和上級(jí)過(guò)問(wèn)是落實(shí)任務(wù)的有效途徑。行政人員在工作中不僅要發(fā)揮主觀能動(dòng)性積極完成任務(wù)，更要適時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)度為決策者提供信息和進(jìn)度，決策者事務(wù)繁重但具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，不僅幫助行政人員解決提出的問(wèn)題和困難，也應(yīng)當(dāng)把任務(wù)中的關(guān)鍵點(diǎn)和重要點(diǎn)及時(shí)告知，避免工作走彎路，節(jié)約時(shí)間提高工作效率。二是建立全程評(píng)判激勵(lì)機(jī)制。激勵(lì)過(guò)程不僅是看結(jié)果，也應(yīng)當(dāng)將過(guò)程考察與結(jié)果考評(píng)想結(jié)合。行政工作的目標(biāo)是完成，卻很難獲得優(yōu)秀的結(jié)果評(píng)判，因此要建立全程評(píng)判激勵(lì)機(jī)制，不僅考評(píng)結(jié)果，也考察工作的過(guò)程，對(duì)工作數(shù)量、完成效率、創(chuàng)新亮點(diǎn)等多元過(guò)程進(jìn)行考察記錄，評(píng)判的過(guò)程堅(jiān)持一視同仁、公共公正，為行政人員提供科學(xué)的評(píng)判依據(jù)。即使是合作工作也能有效的劃分主力和助攻，避免吃大鍋飯的現(xiàn)象。充分借助“新媒體”、“互聯(lián)網(wǎng)+”的資源共享體系，借鑒優(yōu)秀的、成功的辦公室行政管理經(jīng)驗(yàn)和模式，充分發(fā)揮獎(jiǎng)懲的激勵(lì)措施，對(duì)于工作中有想法、有創(chuàng)新的做法應(yīng)當(dāng)給予肯定，對(duì)工作中有消極怠慢、亦或者態(tài)度不端的情況也要及時(shí)指出，通過(guò)績(jī)效管理體系激發(fā)人員的工作能動(dòng)性，以發(fā)揮更好的行政管理效果。三是引導(dǎo)蓄能，建立專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)評(píng)聘機(jī)制。行政管理人員與專(zhuān)任教師、專(zhuān)職輔導(dǎo)員有所區(qū)別，專(zhuān)任教師從事專(zhuān)業(yè)知識(shí)的教授和科研工作，專(zhuān)職輔導(dǎo)員從事學(xué)生服務(wù)與管理工作，而行政管理的工作與專(zhuān)任教師和輔導(dǎo)員均有區(qū)別，從事學(xué)校發(fā)展建設(shè)與改進(jìn)優(yōu)化專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)型的綜合共和，開(kāi)辟與專(zhuān)任教師、輔導(dǎo)員相類(lèi)似的行政管理職稱(chēng)評(píng)定，根據(jù)崗位制定工作量、工作實(shí)效率、工作準(zhǔn)確率、創(chuàng)新性、開(kāi)放性的考核指標(biāo)，并從“德、能、勤、績(jī)、廉”等方面綜合考評(píng)，提供科學(xué)的職稱(chēng)評(píng)定機(jī)制。

（三）更新智能，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)+協(xié)同辦公模式。

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，技術(shù)手段在不斷的更新，要推進(jìn)多元的智能技術(shù)助力高辦公室管理智能水平的提升。一是建立辦公室微信和公眾號(hào)，發(fā)布通知信息，更新公務(wù)程序指南，開(kāi)辟業(yè)務(wù)進(jìn)度反饋欄目，保障學(xué)校師生能夠?qū)崟r(shí)了解學(xué)校最新辦公動(dòng)態(tài)，同時(shí)便于反饋信息，統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)多部門(mén)協(xié)同工作提高效率。二是推進(jìn)無(wú)紙化系統(tǒng)的運(yùn)用，發(fā)揮多媒體的便捷和高效。無(wú)紙化的系統(tǒng)不但能夠自如播放視頻動(dòng)畫(huà)，還能提供高效的會(huì)議服務(wù)，例如會(huì)議發(fā)言記錄、共享文件界面、發(fā)布無(wú)記名表決、系統(tǒng)性存儲(chǔ)資料等多方面功能，不僅節(jié)約辦公資源，還能提高了會(huì)議質(zhì)量，提升了辦公效率。

（四）提高志能，內(nèi)培外送全面提升人員綜合素質(zhì)。

一是加強(qiáng)思想教育。思想是方向，對(duì)行為習(xí)慣起著指導(dǎo)作用，正確的觀念將能夠激發(fā)人員創(chuàng)業(yè)干事的能力，增加面對(duì)困難任務(wù)時(shí)候的挑戰(zhàn)信心，反之則會(huì)使得工作態(tài)度不端正，阻礙工作的開(kāi)展。因此要加強(qiáng)積極的思想教育，通過(guò)組織參加學(xué)校邀請(qǐng)專(zhuān)家開(kāi)展政治理論學(xué)習(xí)，召開(kāi)部門(mén)的定期學(xué)習(xí)心得分享會(huì)，研讀國(guó)家時(shí)政文件，每日學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)以及人員自學(xué)等途徑，全方位的進(jìn)行政治理論學(xué)習(xí)，提高人員的思想觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，從而提升人員創(chuàng)業(yè)干事的精氣神，減少工作拖沓的問(wèn)題。二是內(nèi)學(xué)外培提高業(yè)務(wù)能力。組織開(kāi)展外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)，參加行政管理、公文寫(xiě)作、公務(wù)禮儀等方面的學(xué)習(xí)培養(yǎng)，促進(jìn)服務(wù)工作的提升;增加與其他行業(yè)、同類(lèi)院校辦公室成員的學(xué)習(xí)交流;鼓勵(lì)行政人員利用網(wǎng)絡(luò)信息資源主動(dòng)學(xué)習(xí)，掌握國(guó)家最新時(shí)事政治，保持堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，培養(yǎng)扎實(shí)的政治理論素養(yǎng)，綜合提升辦公室行政人員管理能力和工作效率。三是提升技術(shù)水平。鼓勵(lì)辦公室行政人員努力學(xué)習(xí)提升學(xué)歷，在研究領(lǐng)域投入時(shí)間和精力，為學(xué)習(xí)履職外出實(shí)踐提供機(jī)會(huì)和政策支持。提倡無(wú)紙化辦公，推動(dòng)辦公室多媒體、數(shù)字化、智能化交互式辦公，優(yōu)化行政輔助能力。開(kāi)展word、ppt辦公軟件技能競(jìng)賽，提高工具應(yīng)用能力，更要鼓勵(lì)辦公室行政人員堅(jiān)持創(chuàng)新學(xué)習(xí)，熟悉phyone數(shù)據(jù)抓取、谷歌翻譯、閱讀器等程序軟件，從而提高信息收集能力獲取最新的資源數(shù)據(jù)，提升視野格局從而提高對(duì)事物的分析能力，幫助工作質(zhì)量的提升。

四、結(jié)語(yǔ)

從新時(shí)期公共管理發(fā)展視野看，高校辦公室行政管理的不斷精準(zhǔn)，要求在不斷提高，作為綜合協(xié)調(diào)部門(mén)將對(duì)學(xué)校的整體規(guī)劃和發(fā)展起到重要作用，同時(shí)對(duì)外溝通協(xié)調(diào)與對(duì)內(nèi)服務(wù)的質(zhì)量將影響學(xué)校各方面工作的開(kāi)展。因此，提升“四能”效應(yīng)，健全規(guī)章制度、完善機(jī)構(gòu)設(shè)置、設(shè)置全過(guò)程評(píng)價(jià)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、更新智慧設(shè)備，強(qiáng)化思想教育、內(nèi)學(xué)外培全面提升人員素質(zhì)，從而有效的提高高校辦公的行政工作效率和服務(wù)質(zhì)量，更好的為學(xué)校發(fā)展出謀劃策，搭建好各部門(mén)溝通協(xié)調(diào)的橋梁，扮演好服務(wù)師生的熱心工作者身份，為學(xué)校推進(jìn)治理能力現(xiàn)代化的進(jìn)程貢獻(xiàn)力量。

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作者簡(jiǎn)介：黎礫（1988.11），男，壯族，廣西宜州人，學(xué)歷：本科，職稱(chēng)：無(wú)，從事公共事務(wù)管理、行政管理、秘書(shū)學(xué)研究。