對提升公文流轉(zhuǎn)效率的探索與實踐

文/中國石油云南銷售公司 丁磊

黨的十九大以來，習(xí)近平總書記對于進一步糾正“四風(fēng)”，堅決整治形式主義、官僚主義作出系列重要指示批示。集團公司黨組也提出了：“糾正‘四風(fēng)’不止步，作風(fēng)建設(shè)永遠在路上”的工作要求。由此，公司狠抓“四風(fēng)”問題專項整治，嚴(yán)防“變異”“反彈”“回潮”，推動作風(fēng)建設(shè)不斷深入、持續(xù)向好勢在必行。

公司黨委辦公室嚴(yán)格按照集團公司辦公廳“樹立兩化理念，提升三種能力，實施四大工程”的總體工作部署，緊緊圍繞中心工作，持續(xù)強化全局意識、責(zé)任意識、主動意識、服務(wù)意識，發(fā)揮“中心樞紐、參謀助手、橋梁窗口、服務(wù)保障”四個作用，積極服務(wù)公司改革發(fā)展大局，較好地完成了各項任務(wù)，為推動公司穩(wěn)健發(fā)展做出了積極貢獻。2017年被評為集團公司辦公室系統(tǒng)先進集體，連續(xù)兩年被評為集團公司報送公文優(yōu)秀單位。

一、成果實施背景

結(jié)合集團公司巡視、公司巡察、專項審計、專項檢查、內(nèi)控測試等反饋情況來看，公司當(dāng)前公文流轉(zhuǎn)工作存在的問題主要表現(xiàn)為：一是公司整體公文流轉(zhuǎn)效率較低。2020年公文流轉(zhuǎn)情況，各處室收發(fā)文辦理平均耗時3天，各單位收發(fā)文辦理平均耗時12天，其中辦文效率最低的某分公司，平均用時43天。未嚴(yán)格執(zhí)行文件限期辦結(jié)制，部分單位、處室公文處理不及時，大量待辦文件長期存在，部分請示件處理緩慢，工作效率較低。二是重點文件流轉(zhuǎn)時效較長，傳達落實不到位。巡視巡察聯(lián)動發(fā)現(xiàn)2020年1～9月，集團公司等上級單位及政府部門共計下發(fā)疫情防控文件279份，某分公司黨委文件傳閱時間超過10天的有21份，最長時間達47天。2020年1月29日公司下發(fā)《關(guān)于加強新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控責(zé)任落實、嚴(yán)明工作紀(jì)律的通知》，某分公司黨委要求班子、紀(jì)委委員、職能部門、加油站、客戶經(jīng)理及各黨支部傳閱學(xué)習(xí)，至10月8日仍有27位加油站關(guān)鍵崗位人員未傳閱學(xué)習(xí)；2020年6月17日集團公司下發(fā)《某領(lǐng)導(dǎo)同志在集團公司疫情防控與上半年QHSE審核總結(jié)視頻會議上的講話》，直至8月3日，歷時47天才傳達到位，公文傳達落實的時效性得不到保證。

為解決公司當(dāng)前公文流轉(zhuǎn)中暴露的問題，持續(xù)提升公司辦文工作水平，鞏固公司在集團公司辦公室系統(tǒng)的領(lǐng)先地位，黨委辦公室堅持目標(biāo)導(dǎo)向、問題導(dǎo)向和結(jié)果導(dǎo)向，以提升公文流轉(zhuǎn)效率改進文風(fēng)為抓手，推動工作作風(fēng)轉(zhuǎn)變，保障公司重要工作部署及時傳達到位，為公司高質(zhì)量發(fā)展做好基礎(chǔ)保障。

二、主要措施及做法

提高公文流轉(zhuǎn)效率即減少公文運轉(zhuǎn)時間，提高公文運轉(zhuǎn)速度。必須簡化收文處理程序，及時傳遞公文信息，減少公文滯留時間，保證工作及時開展。黨委辦公室協(xié)同信息處對協(xié)同辦公系統(tǒng)進行優(yōu)化，利用信息化技術(shù)建立公文流轉(zhuǎn)效率自動統(tǒng)計、超期短信預(yù)警功能，用信息技術(shù)手段推動解決問題。

（一）公文流轉(zhuǎn)效率自動統(tǒng)計功能。在協(xié)同辦公系統(tǒng)公文管理模塊下增加公文流轉(zhuǎn)效率自動統(tǒng)計功能，規(guī)范了公司公文運轉(zhuǎn)效率管理的類型、時限要求和運轉(zhuǎn)效率評價。

每份收文運轉(zhuǎn)效率時間從文件到達處室（單位）第一時間開始計算，包含領(lǐng)導(dǎo)批示、文書轉(zhuǎn)承辦、承辦人員承辦、傳閱、辦結(jié)等流程，處室（單位）文書辦結(jié)停止計時。每份發(fā)文運轉(zhuǎn)效率時間從文件擬稿生成的第一時間開始計算，包含處室（部門）審批、處室（部門）會簽、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、核稿、蓋章、發(fā)送全流程，直至文件點擊發(fā)送后停止計時。

同時提供公文時效性查詢功能，可以從不同維度查詢公文運轉(zhuǎn)時效，支持單個文件運轉(zhuǎn)時效查詢、每個辦文環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)時效查詢、每個公文處理人員文件運轉(zhuǎn)時效查詢、每個處室（單位）文件運轉(zhuǎn)時效查詢，不同時間段公文運轉(zhuǎn)時效查詢。查詢權(quán)限開放至公司公文管理員、秘書、各單位公文管理員，查詢頁面包括當(dāng)前節(jié)點、當(dāng)前狀態(tài)、當(dāng)前未操作者、公文發(fā)起時間、辦結(jié)時間、流程耗時、流程狀態(tài)等內(nèi)容，公文管理員可以隨時掌握每份文件、每個部門、每個節(jié)點的辦文耗時明細，便于公文管理員進行文件督辦。公文管理員通過公文流轉(zhuǎn)效率自動統(tǒng)計出來的信息和數(shù)據(jù)可進行科學(xué)決策，及時督辦進度，提高公文管理人員工作質(zhì)量和效率，促進辦公室的管理工作改革，實現(xiàn)時間管理自動化。同時能夠更加及時準(zhǔn)確地進行信息分享，建立內(nèi)部信息分享網(wǎng)絡(luò)，實時進行公文流轉(zhuǎn)效率信息傳遞和反饋，極大地提升了內(nèi)部協(xié)調(diào)組織和公文管理水平，提高了公文管理工作效率和公文管理工作質(zhì)量。

（二）公文超期辦理短信預(yù)警功能。按照集團公司黨組《關(guān)于解決形式主義突出問題為基層減負的十三條措施》和公司黨委《解決形式主義突出問題為基層減負二十五條措施》工作安排，公司修訂下發(fā)了《公文管理程序》，明確要求一般公文在1個工作日內(nèi)處理流轉(zhuǎn)；內(nèi)容較復(fù)雜的、涉及多個部門的，不超過3個工作日；一般公文應(yīng)在1周內(nèi)流轉(zhuǎn)完畢，確保“文到即辦、隨到隨辦、文不過夜”。

按照此公文運轉(zhuǎn)時限要求，在協(xié)同辦公系統(tǒng)公文管理模塊中增加公文超期辦理短信預(yù)警功能。對協(xié)同辦公系統(tǒng)所有需要辦理的公文，包含收文處理、發(fā)文處理、傳閱件、呈批件等進行未及時辦理短信預(yù)警。公文從接收到辦結(jié)用時7天內(nèi)顯示“正常辦結(jié)”，超過7天顯示“逾期辦結(jié)”，7天以上還未辦結(jié)的顯示“逾期未辦結(jié)”。公文逾期24小時未處理的，預(yù)警短信通過協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)至本人；逾期72小時未處理的，預(yù)警短信通過協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)至本人直屬上級領(lǐng)導(dǎo)。工作日每天上午9點和下午4點進行兩次短信預(yù)警。減少公文滯留時間，提高公文運轉(zhuǎn)辦理效率。

（三）嚴(yán)格文件限期辦結(jié)制?！把援?dāng)其時，一字千斤；言背其時，一文不值”。公文辦理涉及多道程序，包含眾多環(huán)節(jié)，無論哪一道程序、哪一個環(huán)節(jié)，都要有時間觀念，在確保質(zhì)量的基礎(chǔ)上，盡可能地提高效率。黨委辦公室面向機關(guān)各處室、基層各單位就公文限期辦結(jié)提出了明確要求。一是公文管理員對接收到的文件，應(yīng)在第一時間閱覽，不能只看標(biāo)題不看內(nèi)容，弄清楚是一般閱知件還是需要承辦件，有無時限要求及緊急程度，然后進入辦理環(huán)節(jié)。二是實行公文流轉(zhuǎn)提醒制度。堅持急件急辦，特件特辦，重要件隨到隨辦原則，特別是遇到節(jié)假日、休息日要及時送達相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門責(zé)任人，堅決杜絕緊急文件壓誤。對于任務(wù)責(zé)任明確的文件，實行領(lǐng)導(dǎo)閱批和業(yè)務(wù)部門通告“雙線并行”，有效減少公文等停時間，對于業(yè)務(wù)歸口不明確或涉及多個部門協(xié)同配合的公文，主動與有關(guān)部門溝通銜接，以業(yè)務(wù)分工為依據(jù)，及時做好上承下達，落實責(zé)任部門，確保領(lǐng)導(dǎo)批示要求落到實處、推動提高機關(guān)內(nèi)部執(zhí)行力和運轉(zhuǎn)效率。三是增強預(yù)見性，對容易延誤的事項，如會議報名、呈閱批件等，應(yīng)由專人盯辦，加強溝通，主動提醒，隨時掌握進展情況，并做好催辦記錄。四是閱文人員要樹立“誤時就會誤事”的理念，養(yǎng)成每天隨時處理公文的習(xí)慣，認(rèn)真閱讀，及時辦結(jié)。倡導(dǎo)使用移動辦公，提高公文辦理實效。

（四）建立公文流轉(zhuǎn)時效性通報制度。強化公文流轉(zhuǎn)效率提示預(yù)警模塊運用，以常態(tài)化抽查、通報提升公文辦理時效，提升辦文水平。將公文流轉(zhuǎn)效率納入公司黨委月度黨建重點工作抽查內(nèi)容、公司例會通報內(nèi)容，每周檢查2～3個處室、月度抽查3～5家單位。從2021年檢查情況來看，公司公文流轉(zhuǎn)效率大幅提升，各部室收發(fā)文運轉(zhuǎn)平均時效為9小時40分鐘，較2020年提高63小時15分鐘；各單位收發(fā)文運轉(zhuǎn)平均時效為11小時5分鐘，較2020年提高292小時39分鐘。通過及時預(yù)警提醒、持續(xù)跟蹤督導(dǎo)、共享經(jīng)驗做法、常態(tài)化檢查等方法，有效提高了公文流轉(zhuǎn)效率，提升了公文質(zhì)量，嚴(yán)格落實了文件限期辦結(jié)制，以文輔政水平持續(xù)增強。

（五）精簡公文處理流程。為提高公文管理效率，確保文件高效、規(guī)范運轉(zhuǎn)，對公文運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進行優(yōu)化和簡化，處室收文取消文書運轉(zhuǎn)中間環(huán)節(jié)，實行嚴(yán)格的處長負責(zé)制度，對公司轉(zhuǎn)承辦至處室的文件，處室負責(zé)人是第一接收人，對本處室所承辦的公文質(zhì)量效率負全責(zé)。積極創(chuàng)新辦文方式，開發(fā)移動辦公系統(tǒng)，集成集團統(tǒng)建合同管理、集中報銷系統(tǒng)，外出人員可隨時隨地在手機上處理公文，實現(xiàn)“移動辦公”，使辦文擺脫時間和場所局限，隨時進行隨身化管理和運轉(zhuǎn)。

（六）提升辦文人員的綜合素質(zhì)。公司黨委辦公室要求辦文人員一方面要加強政治理論學(xué)習(xí)，提高政治站位，拓展理論視野，保持與時俱進的政治品格；另一方面要加強集團公司、銷售分公司和本單位重大會議精神、領(lǐng)導(dǎo)講話精神、政策措施、規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，確保始終站在公司發(fā)展全局看待和開展辦文工作，提高辦文工作服務(wù)公司經(jīng)營發(fā)展大局的能力。同時，借助機關(guān)管理人員庫站掛任職、月度“10惠”油站現(xiàn)場幫扶、黨建“三聯(lián)”示范點掛點等途徑加強與庫站基層員工的聯(lián)系，掌握基層情況，始終保持與基層員工的情感聯(lián)系、工作聯(lián)結(jié)、信息連通，防止長期機關(guān)工作容易陷入的“思維板結(jié)”“末端麻痹”。有賴于較為全面深入的學(xué)習(xí)，辦文人員對公司整體情況做到了心中有數(shù)，縮短了相關(guān)公文的處理時間，提高了工作效率。

同時辦文人員須弘揚“工匠精神”，扮演好五種角色。一是當(dāng)好公文收發(fā)的“傳遞員”。要求辦文人員在收發(fā)文環(huán)節(jié)，及時、安全、準(zhǔn)確、高效地傳遞和處理公文信息，確保政令暢通。要有“馬上辦、限時辦”的緊迫感、責(zé)任感，第一時間分發(fā)到位。要日事日畢，做到文書手中不壓件、不遺漏、不誤事。同時，強化“留痕”意識，在公文收發(fā)傳遞的各個環(huán)節(jié)，嚴(yán)格履行簽字手續(xù)，確保來去環(huán)節(jié)可查詢，傳遞過程可追溯。二是當(dāng)好“以文輔政”的“參謀員”。充分發(fā)揮機要文書人員精通公文流程、了解全面工作、熟悉領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的優(yōu)勢，把提出精準(zhǔn)公文擬辦意見作為文書管理人員“以文輔政”的重要內(nèi)容。要求文書管理人員在工作中不斷加強學(xué)習(xí)，確保提出的擬辦意見觀點準(zhǔn)確、層次清楚、規(guī)范管用，能很好地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，推動工作落實。三是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)批示的“督辦員”。為確保重要文件、時效文件即批即辦，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見，建立臺賬，銷項管理，及時提醒承辦單位和人員反饋領(lǐng)導(dǎo)批示辦理情況，確保領(lǐng)導(dǎo)批示要求落到實處、推動提高機關(guān)內(nèi)部執(zhí)行力和運轉(zhuǎn)效率。四是當(dāng)好協(xié)調(diào)內(nèi)外的“服務(wù)員”。作為內(nèi)外信息傳遞的中樞，積極打造“窗口形象”，增強主動服務(wù)意識，真誠熱情、耐心細致，盡心盡力做好內(nèi)外聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作。五是當(dāng)好重要信息的“保密員”，將“絕對忠誠”作為機要文書人員選用的第一要素，同時強化政治教育、保密教育，時刻繃緊保密這根弦，嚴(yán)守工作紀(jì)律，嚴(yán)格按照規(guī)程辦事。

（七）檢查督導(dǎo)推動閉環(huán)管理。黨委辦公室延續(xù)兩年一次深入基層工作大檢查工作機制，對各單位開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。首先要求各基層單位對公文管理等12個方面77個項目開展自檢自查，積極發(fā)現(xiàn)問題，明確整改措施，努力解決自身存在的突出問題。后續(xù)抽調(diào)20名業(yè)務(wù)骨干組成5個檢查組，歷時一周時間，深入所屬20家分（控股）公司（含大項目部）開展了公司黨委巡察發(fā)現(xiàn)問題督導(dǎo)及專業(yè)線基礎(chǔ)工作大檢查，覆蓋了公司所有的二級單位機關(guān)。黨委辦公室圍繞各單位自檢自查內(nèi)容開展檢查，同步開展制度宣貫和業(yè)務(wù)交流培訓(xùn)，以查促改、以查促訓(xùn)。針對公文管理，重點對公文流轉(zhuǎn)時效、傳閱批示要求及傳閱人員范圍等進行檢查，針對檢查發(fā)現(xiàn)的共性和突出問題，均當(dāng)場提出了較為具體的改進建議，并對下一步工作優(yōu)化提升提出了細致要求，明確了能立即整改的問題，必須明確整改目標(biāo)、整改措施、責(zé)任人和時限，實行銷項管理，在年內(nèi)完成整改。對暫時不能完成整改的問題，必須結(jié)合實際，建立風(fēng)險防控機制，制訂完善工作制度和措施，加大管理考核力度，確保合規(guī)運行。與此同時，圍繞公司黨委重點工作部署，黨委辦公室每月通過線上抽查等方式，了解各單位在公文辦理等方面的工作開展情況，以查促改，培訓(xùn)糾偏，夯實基礎(chǔ)，推動落地，進一步推動作風(fēng)建設(shè)長效化。專項檢查及日常監(jiān)督在一定程度上推動了公文流轉(zhuǎn)效率，提升實現(xiàn)了閉環(huán)管理。

三、取得的效果

通過公文流轉(zhuǎn)效率自動統(tǒng)計功能、公文超期辦理短信預(yù)警功能等信息技術(shù)管理方式的運用，公司公文運轉(zhuǎn)時效大幅提升。作為系統(tǒng)內(nèi)首家開發(fā)運行上線此功能單位，運行以來共計發(fā)送16萬余條預(yù)警短信，各部室收發(fā)文運轉(zhuǎn)平均時效提高至9小時40分鐘，較去年同期大幅提高，同比縮減2.6天；各單位收發(fā)文運轉(zhuǎn)平均時效提高至11小時5分鐘，較去年同期大幅提高，同比縮減12天。各單位、各處室均嚴(yán)格按照文件限期辦結(jié)制要求，每個處理環(huán)節(jié)做到“文不過夜”，確保了一般性公文流轉(zhuǎn)在3個工作日內(nèi)完成，緊急公文務(wù)必在1個工作日內(nèi)完成。各基層單位在黨委辦公室的引導(dǎo)督促下，對于公文辦理流轉(zhuǎn)工作更加重視，如臨滄分公司積極開展公文流轉(zhuǎn)預(yù)警提示工作，印發(fā)《強化機關(guān)作風(fēng)建設(shè)以及嚴(yán)守文會風(fēng)紀(jì)的通知》，并嚴(yán)格進行業(yè)績考核兌現(xiàn)，文件流轉(zhuǎn)率較高。

四、結(jié)語

總而言之，黨委辦公室通過提升公文流轉(zhuǎn)效率的探索與實踐，改進了工作作風(fēng)，改正了傳統(tǒng)不良閱文習(xí)慣，有效防止了文件壓誤、拖延、漏辦現(xiàn)象發(fā)生，減少了公文流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)和時限，提高了公文運轉(zhuǎn)速度，確保了公文流轉(zhuǎn)及時、安全、準(zhǔn)確、保密，達到“件件有結(jié)果、事事有著落”的要求，提高了公文運轉(zhuǎn)效率，最終達到提高工作效率和工作質(zhì)量的目的，一定程度上有效推動了公司重點工作安排部署到位，保障了公司政務(wù)事務(wù)高效運行。