基于HRP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高值耗材全流程閉環(huán)追溯管理

□ 包曉青 BAO Xiao-qing 章敏飛 ZHANG Min-fei 王薇 WANG Wei

高值耗材具有單價(jià)高、規(guī)格型號(hào)復(fù)雜等特點(diǎn)，包括心臟起搏器、血管或腔道內(nèi)導(dǎo)管支架等植入消耗材料，我國(guó)既往對(duì)高值耗材的管理模式主要為介入中心領(lǐng)取耗材，介入治療科室在介入中心領(lǐng)用[1]。由于以人工手動(dòng)管理為主，漏記、信息不匹配等情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致收費(fèi)混亂，耗材使用與追溯困難[2]。2019年7月，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《治理高值醫(yī)用耗材改革方案》，要求高值耗材需統(tǒng)一信息平臺(tái)，加強(qiáng)規(guī)范化管理，將單價(jià)及資料消耗占比相對(duì)較高的高值醫(yī)用耗材作為重點(diǎn)治理對(duì)象[3]。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，醫(yī)療服務(wù)效率得到明顯提升，醫(yī)院資源計(jì)劃系統(tǒng)(hospital resource planning system，HRP)可整合醫(yī)院已有信息資料，創(chuàng)建一套支持醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)的管理方案，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源管理高效、互聯(lián)互通及信息共享[4]。此外，HRP系統(tǒng)還可接入醫(yī)院HIS系統(tǒng)，對(duì)接醫(yī)療收支數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)收入數(shù)據(jù)交互的功能定位，滿足經(jīng)濟(jì)管理和績(jī)效分配的需要，對(duì)高值耗材管理有利[5]?；诖耍狙芯炕贖RP系統(tǒng)制定高值耗材全流程閉環(huán)追溯管理方案，實(shí)現(xiàn)高值耗材的規(guī)范化管理。

介入中心高值耗材管理及存在問(wèn)題

醫(yī)院介入中心既往高值耗材管理流程如下：(1)根據(jù)介入中心需要由護(hù)士長(zhǎng)向供應(yīng)部門(mén)提交高值耗材申請(qǐng)單，虛擬入庫(kù)；(2)供應(yīng)部門(mén)通知中標(biāo)供貨廠商送貨；(3)供貨廠商攜帶高值耗材及送貨單入院；(4)供應(yīng)部門(mén)驗(yàn)貨、簽收，并送入醫(yī)院庫(kù)房；(5)介入中心護(hù)士長(zhǎng)領(lǐng)出高值耗材，并與醫(yī)院庫(kù)房核對(duì)物品及賬單(見(jiàn)圖1)。由圖1的流程圖可見(jiàn)該模式管理簡(jiǎn)單，占用人力成本低，是大多數(shù)醫(yī)院耗材管理的應(yīng)用模式。

圖1 介入中心既往高值耗材管理流程

存在問(wèn)題。隨著高值耗材的應(yīng)用增多，該管理流程存在的問(wèn)題給介入中心、臨床科室及職能科室?guī)?lái)極大不便，具體如下：

1.耗材申請(qǐng)不準(zhǔn)確。介入中心護(hù)士長(zhǎng)根據(jù)耗材使用情況，直接向供應(yīng)部門(mén)申請(qǐng)耗材，易出現(xiàn)部分耗材長(zhǎng)期無(wú)人使用、部分耗材供不應(yīng)求等情況。在耗材庫(kù)存和使用情況未及時(shí)交接、核對(duì)時(shí)，可出現(xiàn)重復(fù)申請(qǐng)，造成耗材管理混亂。

2.庫(kù)存量不易監(jiān)測(cè)。(1)護(hù)士長(zhǎng)領(lǐng)出高值耗材送至介入中心，各介入治療科室根據(jù)其需求應(yīng)用，耗材應(yīng)用情況及庫(kù)存需要介入中心工作人員手動(dòng)清點(diǎn)，增加介入中心人力成本；(2)高值耗材庫(kù)存不足時(shí)無(wú)自動(dòng)預(yù)警，也不易被發(fā)現(xiàn)，可導(dǎo)致介入治療科室無(wú)法及時(shí)使用該耗材，增加醫(yī)患、醫(yī)生與介入中心間的矛盾；(3)部分臨近效期的耗材清點(diǎn)時(shí)易遺漏，無(wú)法保證耗材使用質(zhì)量；(4)若耗材存放于介入中心后過(guò)效期導(dǎo)致不可使用，則該費(fèi)用由介入中心承擔(dān)，導(dǎo)致介入中心成本增加。

3.耗材追溯困難。(1)高值耗材未作條形碼等電子信息標(biāo)記，各介入治療科室在介入中心使用后僅手動(dòng)登記，該過(guò)程易出現(xiàn)登記信息錯(cuò)誤、遺漏，導(dǎo)致收費(fèi)錯(cuò)誤；(2)在耗材使用高峰期易出現(xiàn)先使用后補(bǔ)錄情況，若相關(guān)人員未及時(shí)補(bǔ)充登記，則引起收費(fèi)遺漏，增加醫(yī)院醫(yī)療成本；(3)高風(fēng)險(xiǎn)的介入材料需積極監(jiān)測(cè)不良事件，但該管理流程的耗材追溯困難，若出現(xiàn)相關(guān)不良事件，難以提供準(zhǔn)確的產(chǎn)品信息，無(wú)法及時(shí)向廠商反饋并召回產(chǎn)品。

4.費(fèi)用信息滯后。既往高值耗材管理流程均為人工登記、計(jì)費(fèi)，而記錄高值耗材使用情況、上報(bào)供應(yīng)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等職能科室，需要花費(fèi)一定時(shí)間，無(wú)法實(shí)現(xiàn)自然月結(jié)賬，科室的財(cái)務(wù)狀況得不到及時(shí)分析和反饋，不利于科室的成本與預(yù)算管理。

基于HRP系統(tǒng)高值耗材管理

1.管理流程。鑒于既往管理存在的問(wèn)題，醫(yī)院引入HRP系統(tǒng)，增加二級(jí)庫(kù)房管理，并以電子條形碼為介質(zhì)，制定高值耗材閉環(huán)追溯管理流程，見(jiàn)圖2，具體流程如下：

圖2 高值耗材閉環(huán)管理流程

1.1 申請(qǐng)單管理。由心內(nèi)科、神經(jīng)內(nèi)科、血管外科等介入治療科室在HRP系統(tǒng)中提交電子申請(qǐng)單，介入中心接收、審核后，在HRP系統(tǒng)確認(rèn)并提交高值耗材采購(gòu)申請(qǐng)，HRP系統(tǒng)自動(dòng)擬定耗材采購(gòu)申請(qǐng)單，并向上級(jí)供應(yīng)部門(mén)提交。該申請(qǐng)流程有介入中心的審查及核對(duì)，實(shí)現(xiàn)雙重核對(duì)，提高高值耗材采購(gòu)申請(qǐng)的準(zhǔn)確性，且由HRP系統(tǒng)全程電子信息跟蹤，使一切信息具有可追溯性。

1.2 耗材入庫(kù)。供應(yīng)部門(mén)在HRP系統(tǒng)接到耗材采購(gòu)清單，審核后向中標(biāo)的供貨廠商提交訂貨申請(qǐng)。供貨廠商核對(duì)訂單并清點(diǎn)耗材，出貨時(shí)將耗材出廠條形碼掃描錄入醫(yī)院HRP系統(tǒng)，條形碼包含耗材名稱、批次、生產(chǎn)時(shí)間及有效期等信息，并將耗材送入一級(jí)庫(kù)房(即醫(yī)院庫(kù)房)。一級(jí)庫(kù)房管理人員清點(diǎn)、驗(yàn)貨，并將收到的耗材一一錄入HRP系統(tǒng)(條形碼掃描)，實(shí)現(xiàn)雙重核對(duì)、錄入耗材信息，提高耗材供貨的準(zhǔn)確性，避免遺漏或信息出入造成的各科室責(zé)任推諉。一級(jí)庫(kù)房將掃描入庫(kù)的耗材再送入二級(jí)庫(kù)房(介入中心庫(kù)房)。

1.3 耗材領(lǐng)用。二級(jí)庫(kù)房由介入中心人員專人管理，所有耗材需在HRP系統(tǒng)掃描領(lǐng)用，領(lǐng)用信息包含領(lǐng)用科室、領(lǐng)用人員及耗材信息，術(shù)中使用高值耗材后，由巡回護(hù)士將耗材條形碼貼在介入手術(shù)收費(fèi)單上，同時(shí)將條形碼錄入電子病歷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高值耗材使用的可追溯性。術(shù)后未使用的耗材掃碼退回二級(jí)庫(kù)房，由二級(jí)庫(kù)房管理人員清點(diǎn)、審核，HRP系統(tǒng)自動(dòng)更新庫(kù)存，在庫(kù)存不足或耗材有效期將至?xí)r，HRP系統(tǒng)向二級(jí)庫(kù)房發(fā)出預(yù)警，庫(kù)房管理人員及時(shí)清點(diǎn)、核對(duì)。

1.4 耗材結(jié)賬。HRP系統(tǒng)錄入了所有高值耗材的信息，該系統(tǒng)自動(dòng)匯總使用科室、供貨廠商的入庫(kù)信息，在每個(gè)自然月結(jié)束后，根據(jù)匯總數(shù)據(jù)通知供貨廠商開(kāi)具發(fā)票，進(jìn)入結(jié)賬流程。

2.應(yīng)用效果。從圖2可知，利用HRP系統(tǒng)的電子信息化管理，可實(shí)現(xiàn)高值耗材的全流程閉環(huán)管理。高值耗材從出貨、入庫(kù)、使用均由系統(tǒng)錄入，在任一環(huán)節(jié)出錯(cuò)可及時(shí)發(fā)現(xiàn)，出現(xiàn)不良事件的高值耗材也可根據(jù)電子病歷及條形碼追溯信息，實(shí)現(xiàn)不良耗材的上報(bào)和及時(shí)召回。在實(shí)行基于HRP系統(tǒng)的全流程閉環(huán)追溯管理后，高值耗材的申請(qǐng)管理、信息管理、追溯機(jī)制、庫(kù)存管理、收費(fèi)機(jī)制、財(cái)務(wù)管理等方面較既往管理更高效、準(zhǔn)確，具體對(duì)比情況見(jiàn)表1。

表1 高值耗材管理改進(jìn)前后效果

討論

近年，有學(xué)者將HRP系統(tǒng)用于醫(yī)院耗材的管理，實(shí)現(xiàn)了二級(jí)庫(kù)房的有效監(jiān)管，杜絕管理死角，并確保醫(yī)用耗材的全生命周期溯源[6]。本研究制定的基于HRP系統(tǒng)的全流程閉環(huán)追溯管理系統(tǒng)，使高值耗材實(shí)耗實(shí)銷、精準(zhǔn)且快速溯源，通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)連接各部門(mén)，規(guī)范管理流程，完善高值耗材的監(jiān)管，具有可操作性。但由于該流程要求供貨廠商參與HRP系統(tǒng)并作數(shù)據(jù)錄入，對(duì)供貨廠商的工作人員也有一定要求，需要醫(yī)院與廠商雙方積極溝通，醫(yī)院可提議讓供貨廠商專人負(fù)責(zé)HRP系統(tǒng)錄入，保證信息錄入準(zhǔn)確，避免責(zé)任不明確造成的推諉事件。另外，高值耗材可來(lái)自不同國(guó)家、廠家，產(chǎn)品自身?xiàng)l形碼、編碼標(biāo)準(zhǔn)不同，部分條形碼解析困難，造成錄入HRP系統(tǒng)困難。對(duì)此，可廢棄產(chǎn)品自身?xiàng)l形碼，嘗試制定一套院內(nèi)編碼，對(duì)高值耗材統(tǒng)一編碼，編碼方法目前也有報(bào)道[7]，但這一系列操作也將消耗醫(yī)院的人力、物力，應(yīng)用效果及注意事項(xiàng)有待具體實(shí)施、操作后才能得知。

綜上所述，基于HRP系統(tǒng)的全流程閉環(huán)追溯管理可實(shí)現(xiàn)高值耗材的高效監(jiān)管，具有可操作性及可借鑒性。