疾控中心檔案管理問題及糾偏

咸婷

檔案是疾控中心的重要資源之一，它真實(shí)記錄了疾病預(yù)防控制工作過程中形成的一系列具有科研、參考意義的原始資料，具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、多樣性等特點(diǎn)，能夠?yàn)榭蒲泄ぷ鞯母咝ч_展、為全民健康的有效落實(shí)、為突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處理提供基礎(chǔ)性支撐。因此，進(jìn)一步鞏固和加強(qiáng)檔案管理，對于提升疾控中心工作水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。但從當(dāng)前的實(shí)際來看，疾控中心檔案工作依然存在重視程度不高、體制機(jī)制不完善、信息化水平較低、工作人員綜合素質(zhì)有待提升等諸多問題，需要理論學(xué)者和實(shí)踐工作者提高認(rèn)識、細(xì)化方案，研究制定具有針對性的糾偏措施，以不斷提升疾控中心檔案管理水平。

一、疾控中心檔案的特點(diǎn)

檔案管理是國家檔案事業(yè)中最基本的組成要素，也是關(guān)系到各行各業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，不同行業(yè)的檔案管理受行業(yè)特質(zhì)的影響，展現(xiàn)出不同的特點(diǎn)，就疾控中心工作特質(zhì)而言，疾控中心檔案特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是具有較強(qiáng)的專業(yè)性。由于疾控中心主要工作涉及公共衛(wèi)生事業(yè)方方面面，因而檔案涉及疾病預(yù)防、衛(wèi)生應(yīng)急處置等不同領(lǐng)域，檔案管理工作者需要具有較強(qiáng)的專業(yè)知識，唯有如此，才能從全局高度把握檔案管理的正確方向，才能立足于科學(xué)研究、實(shí)踐應(yīng)用等不同角度，有序、有效地開展檔案管理工作，為疾控中心各項(xiàng)工作有序進(jìn)行提供有力支撐。二是檔案信息較為復(fù)雜。一方面，從內(nèi)容上看，疾控中心檔案包含疾病控制與預(yù)防、公共突發(fā)衛(wèi)生事件處置、公共衛(wèi)生事件技術(shù)管理、衛(wèi)生檢測與評價、公共健康公益等不同領(lǐng)域;另一方面，從載體上看，疾控中心檔案通常借助于文字、圖片、影音資料等不同方式進(jìn)行儲存。內(nèi)容上的多元性和載體上的多樣性，使得疾控中心檔案呈現(xiàn)復(fù)雜化的特點(diǎn)。三是內(nèi)外部關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)。所謂內(nèi)部關(guān)聯(lián)性，主要是指由于疾控中心的工作既獨(dú)立又統(tǒng)一，因而疾控中心總體檔案既有各部門專業(yè)特性，又具有內(nèi)在的緊密邏輯關(guān)聯(lián)。這就要求檔案的收集及整體工作必須格外嚴(yán)謹(jǐn)，如有一環(huán)的缺失，就將造成整個檔案閉環(huán)的不完整，這對于與人民群眾生命健康直接相關(guān)的疾病預(yù)防及公共衛(wèi)生事業(yè)而言，是“不能承受之重”。而外部關(guān)聯(lián)性則是指，疾控中心檔案更加側(cè)重于宏觀層面的數(shù)據(jù)記載，反映著社會整體的健康衛(wèi)生情況，與綜合性或?qū)I(yè)性醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案不同，疾控中心檔案是涉及全民、全生命周期的醫(yī)療相關(guān)記錄，是關(guān)于全社會衛(wèi)生事業(yè)的一整套檔案體系。

二、疾控中心檔案及檔案管理的價值與意義

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。在全面建設(shè)小康社會的進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要。疾控中心檔案是各級各地疾控工作者在為防止疾病傳播流行、增進(jìn)人民身心健康的科學(xué)和技術(shù)活動中長期積累的資料，對于開展疫情的預(yù)測預(yù)報、流行病學(xué)分析、保障公共衛(wèi)生安全具有重要意義，具體來看，開展疾控中心檔案管理的主要意義在于，檔案管理通過實(shí)時錄入，可以為各項(xiàng)工作隨時提供資料輸出服務(wù)。特別是在信息化手段、數(shù)字化技術(shù)的加持下，疾控中心檔案管理效率得到極大提升，減少了傳統(tǒng)時期檔案管理中由于手工作業(yè)所耗費(fèi)的人工和時間成本。同時，更具有現(xiàn)代化特征、自動化特點(diǎn)、實(shí)效性特性的疾控中心檔案，也在很大程度上為疾控中心其他部門分析、研究等工作開展提供了有力支撐。

檔案對疾控中心工作的主要價值在于：一是能夠?yàn)榭蒲许?xiàng)目提供基礎(chǔ)資料。預(yù)防醫(yī)學(xué)具有較強(qiáng)的連續(xù)性特征，其工作成效的高低，與醫(yī)學(xué)理論是否扎實(shí)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)是否到位、前期資料是否翔實(shí)直接掛鉤，因而需要完備、豐富的過往數(shù)據(jù)作為分析研判的基礎(chǔ)。從這一角度來看，疾控中心檔案的“數(shù)據(jù)分析”價值，是提高預(yù)防醫(yī)學(xué)當(dāng)期工作質(zhì)量和未來發(fā)展水平的重要組成部分。二是能夠?yàn)橹笇?dǎo)民眾健康提供借鑒。從具體內(nèi)容來看，疾控中心檔案包括某一地區(qū)在一段時間內(nèi)不同疾病的發(fā)生及傳播過程，同時也包括該時期內(nèi)疾控中心所采用的工作方案、實(shí)踐計劃及具體操作方式，涵蓋了疾病預(yù)防與控制正反兩個方面的經(jīng)驗(yàn)。疾控中心檔案客觀地記載了某種疾病的傳播全過程，不僅能為疾控中心的下一步工作提供借鑒，同時也能使公眾更加全面、詳細(xì)、客觀地了解疾病的預(yù)防與控制方式，起到提高社會保健意識、增強(qiáng)保護(hù)能力的重要作用。三是能夠?yàn)樘幹猛话l(fā)公共衛(wèi)生事件提供參考。所謂突發(fā)公共衛(wèi)生事件，是指在極短時間內(nèi)突然爆發(fā)，能夠或者有可能對社會大眾造成嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件。2002年爆發(fā)的“SARS”疫潮、2013年爆發(fā)的“H7N9”疫潮以及當(dāng)前反復(fù)不斷的新型冠狀病毒疫潮，均屬于突發(fā)公共衛(wèi)生事件范疇。對于以上突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對和處置記錄，是疾控中心檔案中的重要組成部分，可以為提高疾控中心處置能力提供參考，對于完善各地及全國突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急機(jī)制具有重要價值。

三、疾控中心檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不到位

從總體上看，各地各級疾控中心都在一定程度上存在對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不到位的問題，這是導(dǎo)致一系列具體問題產(chǎn)生的思想根源。由于在檔案管理上的認(rèn)識不足，因而使得疾控中心在檔案管理工作方面投入的財力、人力、物力均與實(shí)際需求存在一定差距，物質(zhì)基礎(chǔ)的不足對疾控中心檔案管理工作的進(jìn)一步提升形成了較大制約。

由于檔案管理是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作，同時涉及疾控中心工作的方方面面，因而就需要從業(yè)者不僅要有較強(qiáng)的專業(yè)能力，也要有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，更為重要的是由于檔案管理工作繁雜瑣碎，需要從業(yè)者擁有專注度、持續(xù)性相結(jié)合的心理素質(zhì)，能夠及時高效地完成工作。但從現(xiàn)實(shí)來看，部分疾控中心檔案管理工作者對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理僅僅是疾控中心輔助性工作之一，與疾控中心各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展關(guān)聯(lián)性不大，缺乏提升工作質(zhì)量的熱情與動力，造成疾控中心檔案管理工作停滯不前甚至是退步落后的情況出現(xiàn)。

（二）缺乏完善的檔案管理機(jī)制

從普遍情況來看，當(dāng)前管理機(jī)制不完善是各級各地疾控中心亟待解決的問題，具體表現(xiàn)在工作流程不完備、資料收集不及時、歸納總結(jié)不到位等問題上。由于在檔案的梳理上存在缺陷，因而在一定程度上降低了檔案資料的使用效率，例如，在使用時，由于資料存放較為雜亂，需要花費(fèi)較大的時間成本和精力通過人工方式尋找所需資料。此外，檔案管理機(jī)制不完備還表現(xiàn)在信息化手段融入疾控中心檔案管理工作后，檔案管理體制機(jī)制的改革卻有一定的滯后性，管理機(jī)制與不斷發(fā)展的技術(shù)手段不相容，并沒有發(fā)揮出信息技術(shù)在疾控中心檔案管理工作中的重要作用。

（三）檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)水平不足

這是困擾很多非專業(yè)性組織或機(jī)構(gòu)提升檔案管理能力的重要原因之一。一方面，疾控中心并不是專業(yè)性的檔案管理機(jī)構(gòu)，內(nèi)部有著較多兼職的檔案管理人員，他們往往還要兼顧疾控中心的其他工作，難以將全部精力投入檔案管理工作中;另一方面，由于檔案管理的專業(yè)性較強(qiáng)、日常工作較為繁雜瑣碎、組織重視程度不夠等，人員的流動性問題也在較長時間內(nèi)沒有得到很好解決，因此，對不同階段的檔案管理有效銜接帶來了較大影響。

（四）檔案管理工作的信息化水平偏低

當(dāng)前，隨著大數(shù)據(jù)、智能云等技術(shù)的不斷普及以及在各領(lǐng)域的深度應(yīng)用，不同性質(zhì)組織或機(jī)構(gòu)的檔案管理工作方式也在發(fā)生著巨大變化，疾控中心檔案管理工作也不例外。在現(xiàn)代化、智能化、數(shù)字化信息手段的加持下，疾控中心檔案的內(nèi)容更加豐富、形式更加多元、載體更加多樣、傳遞更加迅捷，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代化疾控中心檔案管理工作需要。但從當(dāng)前的工作實(shí)際來看，部分地區(qū)的疾控中心檔案管理依然在沿用傳統(tǒng)的實(shí)踐模式和工作方式，特別是在歸檔立卷、檢索查閱等關(guān)鍵性環(huán)節(jié)上，工作信息化的程度與當(dāng)前外部數(shù)字化發(fā)展的實(shí)際相脫節(jié)，沒有充分發(fā)揮出信息化技術(shù)對疾控中心檔案管理工作的正向推動作用。

四、提升疾控中心檔案管理工作水平的思考

檔案是黨和國家的寶貴財富，檔案工作是對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的重要工作。檔案部門作為儲藏大量檔案信息資源的巨大寶庫，要主動適應(yīng)形勢發(fā)展變化，進(jìn)一步認(rèn)清檔案工作在疾控中心發(fā)展中的重要作用，從加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、強(qiáng)化宣傳教育、完善工作機(jī)制、強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)、推進(jìn)信息化建設(shè)5個方面入手，解決好當(dāng)前存在的諸多問題，不斷提升疾控中心檔案管理工作水平，為疾控中心各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供有力支撐。

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

首先，進(jìn)一步加強(qiáng)對疾控中心檔案管理工作重要性的認(rèn)識，中心領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門及從業(yè)人員都要充分認(rèn)識到提升檔案管理工作水平對各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要價值，認(rèn)識到檔案工作既是復(fù)原歷史的工作，也是為未來服務(wù)的工作，其價值的體現(xiàn)在于長期積累，需要站在戰(zhàn)略視角和全局高度來思考、謀劃、部署檔案管理工作。其次，把完善檔案管理措施、優(yōu)化檔案管理模式、提高檔案管理水平作為一項(xiàng)重要的日常工作一抓到底，定期組織召開專題工作會議，結(jié)合各部門意見及工作實(shí)際，及時解決檔案工作中存在的困難和問題，構(gòu)建定目標(biāo)措施、盯推進(jìn)落實(shí)、抓問題整改、促優(yōu)化提升的良性工作閉環(huán)。

（二）強(qiáng)化宣傳教育

從宣傳入手，進(jìn)一步統(tǒng)一思想、匯聚共識，形成全員重視檔案管理工作的氛圍。首先，抓日常。把開展檔案的宣傳教育工作貫穿到疾控中心工作始終，不能只是在檔案日、年終歲尾才開始著手檔案工作，檔案工作是連續(xù)的不間斷的工作，宣傳教育工作也就要貫穿工作始終。其次，抓時機(jī)。在重大涉及檔案工作的節(jié)日紀(jì)念日等時機(jī)，掀起宣傳教育的高潮。再次，抓載體。督促全員重視疾控中心檔案管理工作，必須采取大家喜聞樂見的各種形式開展宣傳教育，擴(kuò)大覆蓋面，提高總體認(rèn)識水平。最后，抓長遠(yuǎn)。任何工作的開展都不是一蹴而就的，特別是疾控中心檔案管理工作，必須扎扎實(shí)實(shí)，一步一個腳印地長期抓，反復(fù)抓。

（三）完善工作機(jī)制

首先，健全完善疾控中心內(nèi)部檔案管理的協(xié)同工作機(jī)制，及時、廣泛收集各部門在疾病預(yù)防、公共衛(wèi)生健康工作中的檔案資料，形成橫向到底、縱向到邊的檔案管理工作格局;明確檔案歸檔匯總重點(diǎn)，明確具體工作方向，確保珍貴檔案不流失、重要檔案全記錄，在有章有法的基礎(chǔ)上，通過檔案的匯總整合歸納，進(jìn)一步豐富檔案內(nèi)容，多角度、立體化地展現(xiàn)疾控中心工作全貌。其次，樹立動態(tài)優(yōu)化理念，及時跟進(jìn)疾控中心各項(xiàng)工作的發(fā)展變化，有目標(biāo)的地對檔案的收集匯總整理工作方案進(jìn)行調(diào)整，始終確保做到及時收集、及時整理、及時歸檔。最后，堅(jiān)持安全第一、預(yù)防為主，建立健全應(yīng)急機(jī)制，建立完善檔案安全突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險防范和應(yīng)急管理，重點(diǎn)抓好防火、防爆、防泄密、防數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件處置演練，提高檔案安全突發(fā)事件處置能力。

（四）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高隊(duì)伍素質(zhì)，是疾控中心檔案部門的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)，也是工作中的一個永恒主題。首先，統(tǒng)籌考慮人才引進(jìn)和培訓(xùn)、培養(yǎng)等問題，認(rèn)真分析檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀、未來人才需求結(jié)構(gòu)，圍繞提高整體素質(zhì)、增強(qiáng)創(chuàng)新能力的要求，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。其次，著力改善檔案工作條件，熱情關(guān)心檔案干部的成長進(jìn)步，按照政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正的要求，切實(shí)加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍的思想政治建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)，鼓勵和支持優(yōu)秀人才到檔案部門工作，不斷提高檔案干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)。再次，加大檔案管理工作人員參加各級各類專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，使檔案工作人員及時掌握檔案工作新動態(tài)、新理論、新知識;在疾控中心內(nèi)部也要有重點(diǎn)和針對性地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極探索檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)的新方法，探索多渠道培訓(xùn)方式，培養(yǎng)更多檔案專業(yè)人才。最后，積極引導(dǎo)廣大檔案干部增強(qiáng)學(xué)習(xí)的自覺性和緊迫感，深入學(xué)習(xí)黨的路線方針政策和檔案專業(yè)技能，為促進(jìn)疾控中心檔案管理工作又好又快發(fā)展提供可靠的智力支持和人才保障。

（五）推進(jìn)信息化建設(shè)

深入推進(jìn)疾控中心檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠有效提升檔案管理的效率及效能，也能夠在很大程度上節(jié)約檔案管理工作的運(yùn)行成本。為此，首先，切實(shí)在轉(zhuǎn)變思想觀念上做文章，在時代發(fā)展的大環(huán)境下謀劃疾控中心檔案管理信息化建設(shè)工作，跟進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、智能化發(fā)展的步伐，以新的思維對待新的發(fā)展形勢，積極推動疾控中心檔案管理從管文件向管數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型。其次，加大疾控中心檔案管理工作中的信息化投入力度，用于購置檔案管理軟件和適應(yīng)檔案信息化要求所必需的硬件設(shè)備，如計算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等。最后，合理利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案信息資源整合和檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息多途徑查詢和資源共享。

（作者單位 甘肅省疾病預(yù)防控制中心）