探討信息技術(shù)在建筑工程檔案管理創(chuàng)新中的應(yīng)用

[ 作者簡介 ]

尤佳，女，江蘇無錫人，同濟(jì)大學(xué)建筑設(shè)計(jì)研究院（集團(tuán)）有限公司，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

本文簡單敘述建筑項(xiàng)目檔案管理存在的價(jià)值，歸納建筑項(xiàng)目中的檔案信息化內(nèi)容，并分析此類檔案管理工作中信息技術(shù)的使用方法，進(jìn)一步探討優(yōu)化信息技術(shù)應(yīng)用效果的策略。

[ 關(guān)鍵詞 ]

建筑工程;檔案管理;信息技術(shù)

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.03.022

工程檔案在建筑業(yè)務(wù)中起到重要作用，并且貫穿項(xiàng)目始終，可以完整記錄建設(shè)的具體狀況，該類資源的使用價(jià)值較高?？紤]到信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，建筑領(lǐng)域也緊跟時(shí)代步伐，積極探索新型的管理方式。通過調(diào)整檔案管理提升此項(xiàng)工作的落實(shí)效率，控制該環(huán)節(jié)的人力、物力。但在實(shí)踐過程中發(fā)現(xiàn)，信息技術(shù)也不是毫無缺陷的。

1 建筑工程檔案管理的價(jià)值

首先，檔案管理為建筑項(xiàng)目的關(guān)鍵性構(gòu)成部分。建筑項(xiàng)目在實(shí)際推進(jìn)施工期間會(huì)形成海量的工程資料，比如立項(xiàng)文件、招標(biāo)書、設(shè)計(jì)材料、預(yù)算方案等，對于建筑項(xiàng)目而言，檔案資料是極為重要的內(nèi)容。同時(shí)在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)還會(huì)持續(xù)形成各類建設(shè)材料，如子項(xiàng)目質(zhì)量檢測材料、隱蔽工程驗(yàn)收材料等，該類文件均屬于建筑檔案管理工作的范疇。

其次，建筑工程檔案管理能比較全面完整地記錄項(xiàng)目進(jìn)行期間的全過程，作為質(zhì)量與現(xiàn)場施工安全的管理參考依據(jù)，因而，高品質(zhì)地落實(shí)檔案管理是比較重要的工作事項(xiàng)。在建筑項(xiàng)目持續(xù)過程中，由于任務(wù)量大、工序繁多，施工隊(duì)為按期交付，會(huì)進(jìn)行交叉作業(yè)，會(huì)出現(xiàn)某道工序的成果被下一道工序作業(yè)覆蓋的現(xiàn)象，導(dǎo)致現(xiàn)場管理人員無法觀察到全部的施工內(nèi)容，不能實(shí)現(xiàn)全方位的質(zhì)量檢測，這樣會(huì)造成部分安全、質(zhì)量隱患難以被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，因此，及時(shí)歸檔項(xiàng)目檢測文件是關(guān)鍵的管理環(huán)節(jié)，相關(guān)工作者應(yīng)保留項(xiàng)目工地現(xiàn)場的有關(guān)記錄，并主動(dòng)、合理化應(yīng)用檔案資料。根據(jù)現(xiàn)代建筑項(xiàng)目的運(yùn)行情況來看，檔案管理效果對項(xiàng)目質(zhì)量也有影響，對此，有關(guān)管理工作者應(yīng)靈活應(yīng)用各類舉措，保障工程檔案的可用性，落實(shí)每項(xiàng)工程材料的質(zhì)量管控。

最后，建筑工程檔案管理有助于提高項(xiàng)目施工的建造質(zhì)量。雖然工程檔案表面上是靜態(tài)不變的資源，但管理行為屬于動(dòng)態(tài)的，應(yīng)當(dāng)建立完善、全面、可靠的檔案。此項(xiàng)工作需交給專業(yè)人士負(fù)責(zé)跟進(jìn)，保障檔案管理的有序性，同時(shí)注意控制檔案管理者的流動(dòng)，使檔案資料具有連續(xù)性。現(xiàn)代建筑項(xiàng)目檔案中涵蓋較多內(nèi)容，如設(shè)備應(yīng)用狀況、材料質(zhì)量檢測文件、工地現(xiàn)場日志、物料合格證等，該類檔案信息均是在反映建筑施工期間的操作行為與物料品質(zhì)，這些直接關(guān)系到建筑物成品的質(zhì)量。

2 建筑工程檔案信息化的內(nèi)容概述

2.1 數(shù)據(jù)資料

檔案數(shù)據(jù)資料是憑借信息技術(shù)，比如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及掃描儀等，將檔案內(nèi)容直接錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫以及存儲(chǔ)硬件中，產(chǎn)生數(shù)據(jù)形式相同的電子檔案，支持后期使用與處理。根據(jù)現(xiàn)階段的實(shí)踐情況來講，紙質(zhì)版檔案和數(shù)字化文檔資料組合應(yīng)用的模式依舊要持續(xù)較長時(shí)間，所以把紙質(zhì)版文件轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案應(yīng)當(dāng)是近期檔案管理的主要工作內(nèi)容之一。

2.2 管理過程

利用檔案管理專門的軟件程序?qū)Υ罅坎牧线M(jìn)行歸類、排序與編目等，此過程都可以交給計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。這不僅能提升此項(xiàng)管理工作的推進(jìn)效率，還能降低人為操控與干預(yù)的概率，保障檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的統(tǒng)一性。其中的應(yīng)用程序是依托于信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)性條件?，F(xiàn)如今，市面上有不同形式的檔案管理程序，但挑選出符合具體建筑工程的軟件并非易事。所用的系統(tǒng)程序需要能提供基本的管理功能，并擁有較高的可靠性與兼容性，支持穩(wěn)定、順暢的人機(jī)交互，同時(shí)還要考慮與建筑項(xiàng)目自身的匹配性。

2.3 檔案檢索

運(yùn)行分級(jí)檢索，借助互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)能迅速查找到所需的資料，提高檔案管理、使用的便利性，保障文件資料的利用率。實(shí)施檔案管理的根本性意圖是服務(wù)于相關(guān)使用者，所以檔案管理要基于適應(yīng)檢索與應(yīng)用需要，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)一步提高資料的可用性。

3 建筑工程檔案管理中的信息技術(shù)運(yùn)用方法

3.1 取得檔案資料

為保障建筑項(xiàng)目的檔案信息能實(shí)現(xiàn)可靠有序管理，需結(jié)合工程項(xiàng)目的作業(yè)程序，并把此當(dāng)成高級(jí)次序的活動(dòng)，把各個(gè)工序步驟中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息材料當(dāng)成基礎(chǔ)事件，由此有計(jì)劃性地取得工程檔案內(nèi)容。根據(jù)建筑工程的總體規(guī)模和項(xiàng)目數(shù)據(jù)保存方法，匯總整合檔案資料。在統(tǒng)計(jì)處理期間，應(yīng)利用大數(shù)據(jù)手段，依托于專家決策系統(tǒng)，比較檔案數(shù)據(jù)資料和決策系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的建筑公司歷史信息，探究各個(gè)類別檔案信息之間的潛在聯(lián)系?；诖耍\(yùn)用邏輯推理的方法，過濾篩選檔案資料，將數(shù)據(jù)集群內(nèi)和檔案內(nèi)容有出入的數(shù)據(jù)刪除，同時(shí)，各個(gè)類別的檔案數(shù)據(jù)均應(yīng)配備相應(yīng)的解釋，運(yùn)用信息技術(shù)取得建筑工程檔案資料。

3.2 建立管理模型

相關(guān)企業(yè)需運(yùn)用信息化的手段，并站在技術(shù)層面與經(jīng)濟(jì)角度去評估檔案管理模型的可行性。在實(shí)踐中，把建筑工程中的最小工序當(dāng)成基礎(chǔ)檔案節(jié)點(diǎn)，此處用“Ei”表示，其能反映出工程檔案中的一個(gè)數(shù)據(jù)單元。把各個(gè)單元的信息當(dāng)成工程檔案的原子事件根據(jù)建筑項(xiàng)目檔案管理的總體流程，對模型中的所有事件都進(jìn)行相應(yīng)的屬性描述。鑒于事件本身的復(fù)雜性，所以檔案信息管理應(yīng)當(dāng)按照時(shí)序確定，分成若干并行及順序兩類檔案。

3.3 檔案決策管理

在建立檔案管理模型后，可選擇粗糙集原則，在龐大的數(shù)據(jù)集合中，提煉出數(shù)據(jù)和規(guī)則，繼而生成建筑項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)決策管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)管理流程挑選決策表格，制成管理行為的決策表格。其中包括的信息有：非空集、連續(xù)化、成本資料。相關(guān)表達(dá)式如下：

S = （U+A+V+f ）

其中，S是指對建筑項(xiàng)目檔案資料的有效管理舉動(dòng);U是指檔案資料非空集信息;A是指知識(shí)連續(xù)化的檔案數(shù)據(jù)資料;V是指檔案的成本資源;f 為檔案數(shù)據(jù)對應(yīng)的類別。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行上述程序時(shí)，既需遵循決策原則，還需符合信息屬性?？偠灾?，在保障檔案信息持有基本可行性的前提下，實(shí)現(xiàn)對建筑項(xiàng)目檔案的合理化決策。

3.4 BIM的運(yùn)用

在常規(guī)檔案管理模式下，前期設(shè)計(jì)階段，相關(guān)單位需要先對項(xiàng)目現(xiàn)場、周邊環(huán)境、地質(zhì)條件進(jìn)行勘察，生成工程報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙等諸多資料，在全部整理好后交由工程建筑方。后者經(jīng)過對這些材料逐一剖析及探究，組織安排項(xiàng)目建造。假設(shè)在檔案管理期間運(yùn)用BIM技術(shù)，設(shè)計(jì)方把編制的各個(gè)文件傳遞給建設(shè)方的過程中，實(shí)際選擇的方式會(huì)有差異。同時(shí)，對于歸檔處理、提取信息要素等都有影響。在BIM技術(shù)下，要注重建筑工程設(shè)計(jì)的整體性、關(guān)聯(lián)性與交互性。相關(guān)管理工作者若想借助BIM同時(shí)獲得電子文檔和檔案內(nèi)容的屬性，應(yīng)當(dāng)先把紙質(zhì)版檔案實(shí)施歸類管理，而后上傳至相應(yīng)的資料管理程序中，系統(tǒng)支持自動(dòng)辨別文件內(nèi)容，完成檔案歸類。

進(jìn)入現(xiàn)場施工階段后，把項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行BIM化處理，將施工資料和項(xiàng)目單元關(guān)聯(lián)起來，相關(guān)工作者能基于設(shè)定的關(guān)系進(jìn)行工程驗(yàn)收及審核，保障對建筑項(xiàng)目檔案資料審核的完整性。管理人員能直接利用客戶端登錄相應(yīng)的系統(tǒng)平臺(tái)，檢索項(xiàng)目單元所屬數(shù)據(jù)庫內(nèi)的有關(guān)信息，由此對照項(xiàng)目作業(yè)工地現(xiàn)場狀況，將其整理成文字以及數(shù)據(jù)，保存到平臺(tái)系統(tǒng)中，配以數(shù)字簽名。再循環(huán)上述流程，構(gòu)成完整的信息鏈，持續(xù)優(yōu)化工程檔案信息。在建筑項(xiàng)目進(jìn)行中，BIM模型可以涵蓋工程全部的信息資料，在提交與應(yīng)用項(xiàng)目檔案中，僅需輸出BIM模型，檔案管理工作者就會(huì)直接導(dǎo)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，通過相應(yīng)程序判斷相應(yīng)資料的完整度，安排入庫。該操作過程可以在短短幾分鐘內(nèi)完成，有效降低建筑工程檔案入庫的作業(yè)壓力與任務(wù)量。另外，通過BIM化處理后，能克服翻閱紙質(zhì)版文件的缺陷，提升工程檔案的應(yīng)用效率。在檔案管理中應(yīng)用BIM技術(shù)幾乎不會(huì)發(fā)生儲(chǔ)存空間不足的問題。單個(gè)建筑項(xiàng)目的BIM模型一般在數(shù)百M(fèi)B至幾個(gè)GB以內(nèi)，普通硬盤便能保存大量工程模型。和以往紙質(zhì)版檔案的形式相比較，運(yùn)用BIM以及信息技術(shù)的優(yōu)勢比較明顯。既能節(jié)省檔案文件存放的物理空間，又能有效預(yù)防傳統(tǒng)檔案形式不易保存與容易被環(huán)境影響的問題。目前，通過本地?cái)?shù)據(jù)備份與云備份等形式，使工程檔案兼顧可用性、完整性、便利性。

4 優(yōu)化建筑項(xiàng)目檔案管理中信息技術(shù)利用水平的舉措

在建筑項(xiàng)目檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，先應(yīng)準(zhǔn)備好所需的計(jì)算機(jī)硬件、軟件程序、數(shù)據(jù)平臺(tái)等。完成前期準(zhǔn)備工作后，才能借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、自動(dòng)化的檔案管理。

4.1 歸檔既有工程檔案

在建筑項(xiàng)目檔案管理工作中運(yùn)用信息化的手段，首先要考慮的是把既有檔案信息統(tǒng)計(jì)、整理及歸檔。依托于檔案管理程序，所有部門把現(xiàn)存的項(xiàng)目檔案整理好后上交，由檔案管理部門負(fù)責(zé)匯總，錄入系統(tǒng)平臺(tái)中，生成專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫。對于檔案管理工作來說，歸檔屬于基礎(chǔ)性工作，能確保工程檔案內(nèi)容真實(shí)與完整，這樣才能確保以此為基礎(chǔ)的管理與資料使用等環(huán)節(jié)能順利進(jìn)行。根據(jù)當(dāng)前的信息技術(shù)水平，可以給檔案管理工作提供所需的條件，如系統(tǒng)平臺(tái)、數(shù)字化表格等，使工程檔案資料的查找與檢索能夠較為便利地完成，使檔案工作者能有序管理檔案。

4.2 強(qiáng)化檔案安全管控

基于信息化手段可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，但根據(jù)如今的網(wǎng)絡(luò)科技的情況來看，信息技術(shù)并非是完全安全的，因而相應(yīng)的檔案管理也存在安全問題。工程檔案價(jià)值和信息真實(shí)性有直接關(guān)聯(lián)，換言之，真實(shí)程度越高，在同等信息含有量的前提下檔案可用價(jià)值會(huì)相對更高。而為保障項(xiàng)目檔案的實(shí)際價(jià)值，相關(guān)方應(yīng)當(dāng)注重檔案資料的安全管控。為此，首先，要注重所用的軟硬件，保證系統(tǒng)平臺(tái)穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，盡可能抗擊外部的威脅，由此保障建筑項(xiàng)目檔案資料的安全，預(yù)防工程資料外泄。其次，檔案管理中要運(yùn)用信息化手段，主要是借助系統(tǒng)程序輔助人員進(jìn)行日常的資料管理。為保障檔案安全，應(yīng)當(dāng)定期對軟件程序?qū)嵤⒍九c清理等操作，一旦掃描出問題，需及時(shí)處理，維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。最后，相關(guān)建設(shè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)引進(jìn)各類管控技術(shù)，提高系統(tǒng)運(yùn)維人員的專業(yè)技術(shù)水平，這樣可提升建筑項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性，降低被惡意攻擊的風(fēng)險(xiǎn)性。

4.3 落實(shí)工作人員培訓(xùn)

不管是常規(guī)紙質(zhì)版文件，還是數(shù)字化的文檔，均需投入一定的人力。而工作者是實(shí)施管理行為的主體，個(gè)人現(xiàn)代化檔案管理能力關(guān)系到此項(xiàng)管理工作的落實(shí)效果，對此，應(yīng)逐步優(yōu)化管理工作者的個(gè)人能力。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案工作者既需夯實(shí)自身檔案管理的專業(yè)知識(shí)，又要具有靈活應(yīng)對各類偶然情況的能力，例如，熟練操作檔案管理有關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。而且建筑項(xiàng)目檔案管理作業(yè)的環(huán)境并非是固定的，所以，只有檔案工作者靈活使用信息化方法，才能合理化處理建筑工程運(yùn)行期間的各種問題。對此，有關(guān)公司應(yīng)借助專業(yè)化培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)檔案管理者的實(shí)踐能力，完善其理論儲(chǔ)存結(jié)構(gòu)，更新檔案管理觀念。另外，通過合理安排培訓(xùn)內(nèi)容，提高檔案工作者的業(yè)務(wù)水平，讓其準(zhǔn)確意識(shí)到個(gè)人職責(zé)，真正投身于建筑項(xiàng)目檔案管理的工作中。

4.4 創(chuàng)新檔案管理模式

在現(xiàn)代建筑項(xiàng)目的檔案管理中融入信息技術(shù)，切實(shí)提升該項(xiàng)管理工作的總體水平，并把其置于當(dāng)代工作模式中。而在網(wǎng)絡(luò)科技逐漸成熟下，相應(yīng)技術(shù)手段的更新頻率日漸提高，為適應(yīng)大環(huán)境的變化，應(yīng)從管理手段及模式入手，探究創(chuàng)新的切入點(diǎn)，以增強(qiáng)檔案管理能力。一方面，相關(guān)管理工作者應(yīng)擁有創(chuàng)新性的意識(shí)，主動(dòng)嘗試把信息化手段運(yùn)用到日常管理中，如此便需要檔案管理者主動(dòng)更新個(gè)人知識(shí)儲(chǔ)備與信息化方法，提升綜合創(chuàng)新水平。同時(shí)，建筑項(xiàng)目檔案管理使用計(jì)算機(jī)程序，不代表可以任意管理，也要根據(jù)此項(xiàng)管理的要求，制定全面、合理、規(guī)范的管理制度，特別是特殊建筑項(xiàng)目，需要實(shí)施保密管理?？偠灾瑒?chuàng)新工程檔案管理工作，需依托于計(jì)算機(jī)使用管控方法，同時(shí)遵循傳統(tǒng)管理機(jī)制要求，僅有如此，才能保障該項(xiàng)管理工作得以順利進(jìn)行，給建筑方提供必要的管理服務(wù)。

4.5 推進(jìn)硬件設(shè)施建設(shè)

一方面，準(zhǔn)備工程檔案管理工作需要的計(jì)算機(jī)、刻錄儀器等設(shè)備，以保障信息化手段的價(jià)值得到突顯，促使工程檔案內(nèi)容電子化處理得以實(shí)現(xiàn)。另一方面，構(gòu)建檔案數(shù)字化系統(tǒng)。和常規(guī)紙質(zhì)版形式的檔案管理相比較，數(shù)字文檔與檔案的管理過程的技術(shù)性相對更強(qiáng)，并且關(guān)聯(lián)要素較多，聯(lián)系更為緊密，所以電子文檔對信息記錄工作有比較嚴(yán)苛的標(biāo)準(zhǔn)。建筑項(xiàng)目檔案資料包含有關(guān)公司的各個(gè)方面，并且和多個(gè)專業(yè)學(xué)科均有明顯關(guān)聯(lián)。比如，自動(dòng)化辦公程序、工程檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，便是依托于若干專業(yè)的電子化系統(tǒng)程序的信息，將電子資料和文檔進(jìn)行集約化管控。近些年，國內(nèi)的大規(guī)模運(yùn)營企業(yè)均開發(fā)信息管理的平臺(tái)，把服務(wù)器與儲(chǔ)存硬件進(jìn)行統(tǒng)一化布局，形成家住工程的數(shù)據(jù)中心，對復(fù)雜工程信息的集中保存與應(yīng)用，促使企業(yè)整體的上下級(jí)單位之間的工程檔案系統(tǒng)可以有效穩(wěn)定聯(lián)通，構(gòu)成三層級(jí)的統(tǒng)一檔案管理格局。根據(jù)目前國內(nèi)建筑市場主體的運(yùn)營管理模式，通常是由總公司統(tǒng)一管理，通過網(wǎng)絡(luò)管理模式，建設(shè)PDE信息系統(tǒng)，對子公司進(jìn)行管理，數(shù)字化檔案能直接在線提交與互查，同時(shí)，上級(jí)可通過檔案系統(tǒng)進(jìn)行建筑業(yè)務(wù)的在線監(jiān)管及檢查，把在建工程歸納到管理機(jī)制中，有助于強(qiáng)化對工程檔案的管理、使用，提高該類珍貴資源的利用率，切實(shí)展現(xiàn)出信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，將檔案資料的價(jià)值發(fā)揮到最大。

5 結(jié)束語

綜上所述，在工程檔案管理中，融入信息化手段對于工作效率、質(zhì)量、全面性等都有較大的幫助，能消除管理過程中的一些不便。與此同時(shí)，相關(guān)企業(yè)也要注意信息系統(tǒng)的安全性問題，積極應(yīng)用各類預(yù)防技術(shù)，主動(dòng)更新系統(tǒng)程序，保障基礎(chǔ)設(shè)施的可用性與先進(jìn)性，使檔案資料能夠?yàn)橄嚓P(guān)企業(yè)提供必要服務(wù)。

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