數(shù)字化時代影像資料檔案管理的信息化建設(shè)研究

李宏偉

影像資料檔案管理既是記錄人類社會活動的一種軌跡，也是社會在發(fā)展過程中信息高度融合與集中的一種體現(xiàn)。因此，影像資料檔案的管理工作也是一項重要的基礎(chǔ)性工作。尤其是近年來社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域內(nèi)廣泛應(yīng)用，人們對數(shù)字化時代的影像資料檔案管理信息化建設(shè)也越來越重視。目前，我國影像資料的檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，存在整體數(shù)字化水平與檔案管理工作人員素質(zhì)不高，影像資料檔案管理質(zhì)量水平較差的情況，在很大程度上影響了影像資料檔案管理發(fā)展的進(jìn)程。因此，基于數(shù)字化時代，為了推動影像資料檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，需要針對影像資料檔案管理模式中存在的不足之處采取相應(yīng)的解決對策，加強影像資料檔案管理信息化建設(shè)，從而推動檔案管理工作的整體發(fā)展。

數(shù)字化時代影像資料檔案管理的現(xiàn)狀

以往存儲影像資料檔案的載體主要為感光材料，負(fù)責(zé)影像資料采集的檔案管理人員還需要具備良好的專業(yè)攝影、錄像設(shè)施操作技能，而且，還要熟悉構(gòu)圖、光影等專業(yè)知識，除此之外，還需要了解檔案的歸檔、安全存儲等檔案管理知識[ 1 ]。但當(dāng)前很多檔案管理部門的影像資料檔案管理工作中存在諸多問題。而且，我國影像資料檔案管理數(shù)字化發(fā)展水平目前仍處于初級階段，實際的操作環(huán)節(jié)也存在不少困難。在數(shù)字化時代下，提升影像資料檔案數(shù)字化利用率也是企事業(yè)單位現(xiàn)階段需要重視的問題。面對上述一些影像資料檔案管理問題，檔案管理部門可以在工作實踐中運用信息技術(shù)，也可以深入研究新型檔案管理軟件與信息化系統(tǒng)，使影像檔案管理更加高效，促使影像資料檔案管理效率提升，推動影像資料檔案管理由傳統(tǒng)的單一化管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榧苫芾怼?/p>

在信息化時代背景下，依然有不少檔案管理工作人員信息化意識薄弱，對影像資料檔案管理信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)知，導(dǎo)致數(shù)字化影像資料檔案管理流于形式，無法發(fā)揮其作用與價值。此外，現(xiàn)階段我國數(shù)字化檔案資料管理技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用還處于初級階段，難以統(tǒng)計、采集、處理大量影像檔案資料，也達(dá)不到影像檔案資料數(shù)字化管理的要求。

積極發(fā)展數(shù)字化檔案管理的必要性

現(xiàn)代信息化時代的環(huán)境，對社會各個行業(yè)的影響是巨大的。為了適應(yīng)信息化發(fā)展的潮流，檔案管理部門在開展檔案資料管理工作時，也要與時俱進(jìn)，積極進(jìn)行改革與創(chuàng)新。但從當(dāng)前的影像資料檔案管理工作來看，依然有不少檔案管理部門采用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行工作，導(dǎo)致影像資料檔案管理工作效率與質(zhì)量受到一定影響。在這種社會背景下，數(shù)字化檔案管理模式應(yīng)運而生，檔案管理數(shù)字化主要是對企事業(yè)單位的資源與發(fā)展等情況進(jìn)行記錄與整理，以保證內(nèi)部工作協(xié)調(diào)性，提高檔案管理人員工作效率。在不斷推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，企事業(yè)單位也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，且越來越多的企事業(yè)單位對檔案管理數(shù)字化建設(shè)重視起來。為了提高企事業(yè)單位的整體工作效率及質(zhì)量，在對企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作加強數(shù)字化處理的同時，還要對檔案管理方式進(jìn)行不斷創(chuàng)新。

首先，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，對于影像資料檔案而言，能夠有效降低存儲空間，解決傳統(tǒng)的影像資料檔案存儲空間較少的問題。而且，在視覺文化占據(jù)主導(dǎo)地位的時代，與圖片、文字和錄音等檔案資料相比，影像在記錄信息完整性與準(zhǔn)確性等方面更有優(yōu)勢，同時，影像更能表現(xiàn)出文化象征符號的關(guān)系及其之間深層次的文化內(nèi)涵[ 2 ]。但是，當(dāng)前很多影像資料正處于老化狀態(tài)，導(dǎo)致影像資料的畫面質(zhì)量較差?，F(xiàn)代數(shù)字修復(fù)技術(shù)可以有效修復(fù)這部分檔案資料，同時也可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)及時讀取檔案信息，提高影像檔案管理效率。其次，企事業(yè)單位影像資料檔案在數(shù)字化時代下，逐漸轉(zhuǎn)為電子檔案，影像資料存儲于數(shù)據(jù)庫中。設(shè)置不同的信息管理權(quán)限，并將影像資料提供給不同用戶，在確保影像資料檔案管理效率的同時，也可以保證其完整性。

數(shù)字化時代影像資料檔案管理中存在的問題

影像資料檔案管理缺乏規(guī)范性

目前，影像資料檔案管理工作存在管理混亂、管理水平較低等普遍性問題。而且，大部分檔案管理部門在進(jìn)行影像資料檔案管理時仍處于一種無章可循的狀態(tài)[ 3 ]。尤其是在數(shù)字化背景下，大多數(shù)檔案管理部門的影像資料檔案缺乏規(guī)范性管理，促使檔案信息化業(yè)務(wù)與技術(shù)缺乏針對性，導(dǎo)致檔案資料信息無法實現(xiàn)共享。首先，影像資料管理人員對檔案管理意識不強，完整歸檔存在一定的難度。多數(shù)盡管配備了專門的攝錄系統(tǒng)，但未分配對應(yīng)的工作人員。部分盡管由專人負(fù)責(zé)攝錄，但管理意識淡薄，認(rèn)為錄制完成便工作結(jié)束，未做好歸檔與收集工作，容易出現(xiàn)檔案管理混亂甚至檔案丟失現(xiàn)象。其次，影像資料檔案對時效性有著較高的要求，不僅要做好底片歸檔，而且需要文字輔助說明。但資料整理、歸檔不完善會導(dǎo)致影像資料利用價值與保存價值喪失。從當(dāng)前市場中的檔案管理軟件來看，多數(shù)檔案管理軟件都不具備聯(lián)網(wǎng)效果，很難適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化發(fā)展需求。

缺乏充足的檔案管理資金規(guī)模

數(shù)字化檔案管理工作的有效開展，離不開基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。而且，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備質(zhì)量決定了檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平。在進(jìn)行影像資料檔案數(shù)字化管理時還需要大量資金支持，用以購買數(shù)字化影像資料檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，但數(shù)字化檔案管理設(shè)施價格昂貴，檔案管理部門資金又有限，因此檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施配備數(shù)量比較少，影響了檔案管理的信息化建設(shè)，無法達(dá)到影像資料檔案管理的數(shù)字化要求標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理發(fā)展嚴(yán)重受限。

影像資料檔案管理缺乏安全性

一直以來，我國檔案管理都處于封閉式管理模式中，隨著檔案管理的社會性與開放性不斷提升，檔案信息使用開始面向社會，檔案信息化建設(shè)也從線下轉(zhuǎn)為線上，從而引發(fā)一系列檔案信息管理的安全性問題[ 4 ]。另外，傳統(tǒng)的檔案資料主要以紙質(zhì)檔案、磁帶檔案、圖片檔案等為主，實物檔案需要占用一定存儲空間，而且檔案資料的存儲也需要消耗大量的人力、物力和財力。但在數(shù)字化時代的背景下，檔案資料管理信息化建設(shè)也使得檔案資料的載體呈現(xiàn)出數(shù)字化的特點。而數(shù)字化檔案管理通常以信息技術(shù)為主，但信息技術(shù)的兩面性導(dǎo)致檔案資料利用過程中會出現(xiàn)一些安全隱患。而且，檔案管理人員缺乏安全意識導(dǎo)致影像資料檔案管理防范措施不佳，也會影響影像資料檔案管理的安全性。再加上，部分檔案管理部門為了方便工作，將檔案管理工作對外承包，很容易引發(fā)影像資料檔案信息外泄的情況發(fā)生。

檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)水平較低

雖然目前一些影像資料檔案管理人員的文化程度較之前有所提升，但多數(shù)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識及相關(guān)技能方面的培訓(xùn)，且從事錄像工作的人員基本上都是上崗后才開始學(xué)習(xí)數(shù)字化攝像技術(shù)，掌握相應(yīng)的操作流程[ 5 ]。因此，當(dāng)前不少檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平普遍較低，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，他們因缺少專業(yè)知識而無法適應(yīng)檔案數(shù)字化管理要求。而且，符合影像資料檔案數(shù)字化管理條件的工作人員很少，多數(shù)從其他行業(yè)轉(zhuǎn)行而來，素質(zhì)水平參差不齊，給影像資料檔案管理工作帶來諸多不利。再加上采用信息技術(shù)時，因受到專業(yè)知識的限制，一些檔案管理人員電腦操作技術(shù)不高，從而使影像資料檔案管理工作效率較低。

數(shù)字化時代影像資料檔案管理信息化建設(shè)

建立完善的影像資料檔案管理制度

完善、合理的影像資料檔案管理制度對于改善當(dāng)前混亂的檔案管理局面、提升影像資料檔案管理效率有著重要的意義。按照我國影像資料檔案管理的信息化建設(shè)要求，檔案管理部門還要提升創(chuàng)新意識，進(jìn)一步完善影像檔案管理制度，可以采用分權(quán)管理模式，構(gòu)建自上而下的分工合作管理制度，明確每個檔案管理人員的工作責(zé)任。嚴(yán)格按照影像檔案管理的制度流程，在完善管理體系的同時，應(yīng)加強對影像資料的集中化、統(tǒng)一化管理，預(yù)測可能存在的問題，制定應(yīng)急處理對策，防患于未然。構(gòu)建影像檔案借閱、保管等登記體系，不僅要對檔案進(jìn)行定期移交，而且要積極落實各項工作流程，按照規(guī)章制度進(jìn)行管理。檔案管理部門還要加強精細(xì)化管理，以完善檔案管理制度。定期對攝錄人員、管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提升其管理意識，督促其遵守行為規(guī)則，保障影像資料檔案管理質(zhì)量。同時，檔案管理工作人員還要優(yōu)化處理相關(guān)的業(yè)務(wù)，以提升檔案文件的控制能力，將影像資料進(jìn)行分類，并對影像資料進(jìn)行備份，創(chuàng)建影像資料數(shù)據(jù)庫，同時對影像資料進(jìn)行存儲。同時，還要以檔案信息網(wǎng)站為基礎(chǔ)，加大對影像資料檔案制度的宣傳，積極拓展線上檔案管理業(yè)務(wù)，實現(xiàn)影像資料檔案的共享業(yè)務(wù)，并對其加強安全防范，避免影像資料檔案出現(xiàn)安全風(fēng)險。

加強檔案管理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在影像資料檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是重要組成部分，因此，檔案管理部門還要加強影像資料檔案信息化建設(shè)，完善檔案管理設(shè)備，及時更新影像檔案設(shè)施，提高影像資料檔案管理效率，為檔案管理信息化建設(shè)提供有力支持。在硬件方面應(yīng)注重對攝像機(jī)、錄像機(jī)以及照片掃描儀等設(shè)備的引進(jìn)，注重采集與技術(shù)處理的升級，安裝殺毒軟件、防火墻等安全軟件，提升信息管理設(shè)備的安全性。在軟件方面應(yīng)加大經(jīng)費投入，引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員與管理人員，定期組織檔案管理人員參與學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高技術(shù)和能力，與檔案管理工作相適應(yīng)，提高對影像資料檔案的管理能力。此外，還要對影像資料檔案進(jìn)行電子化處理，保存已掃描過的檔案內(nèi)容，實現(xiàn)檔案資料電子化轉(zhuǎn)化。同時，檔案管理工作者還要對電子檔案資料進(jìn)行分類，對影像資料檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫。另外，檔案管理部門還要多購買一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)施設(shè)備，在提升影像資料檔案管理效率的基礎(chǔ)上，還要確保影像資料檔案管理的安全性，以免病毒入侵，導(dǎo)致影像資料泄露[ 6 ]。

加強影像資料檔案信息安全化管理

鑒于影像資料檔案管理的原始性，在對影像資料檔案進(jìn)行管理時不能對其中的信息內(nèi)容進(jìn)行隨意更改。同時，在進(jìn)行影像資料檔案信息化管理期間，還要加強其信息的安全性[ 7 ]。為了保障影像資料檔案管理的安全效果，檔案管理部門還要嚴(yán)格按照檔案信息安全管理規(guī)范要求，加強對檔案管理人員的安全意識培養(yǎng)，使其能夠在進(jìn)行影像資料檔案管理時，可以確保影像檔案管理的安全，做好相應(yīng)的備份工作。同時，也要不斷提升影像資料檔案的安全管理技術(shù)，可以引進(jìn)一些先進(jìn)的信息管理技術(shù)，提高影像資料檔案管理的安全程度。

進(jìn)一步加強影像資料檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

影像檔案管理的收集、整理、歸檔和存儲等一系列工作，還需要做到條理清晰、目的明確，以保證影像資料檔案的完整性，以免影像資料檔案信息出現(xiàn)丟失或遺漏等情況，保證影像資料檔案的及時、準(zhǔn)確存檔[ 8 ]。而信息技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展，為影像資料檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)?；诖?，檔案管理部門還要建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一管理影像資料檔案，提高所需的影像資料的質(zhì)量，對檔案信息加以利用。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，分析檔案間的共性問題及有機(jī)聯(lián)系，指導(dǎo)具體的工作過程，提升風(fēng)險防控質(zhì)量。同時，影像資料檔案管理人員還要增強自身的服務(wù)意識，對影像資料的價值進(jìn)行深入研究與分析，促使影像資料檔案實現(xiàn)個性化發(fā)展，并對檔案管理的發(fā)展方向進(jìn)行明確，定期為相關(guān)地區(qū)提供影像資料，滿足人們對影像資料的使用需求。

在信息化高速發(fā)展的時代，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會各領(lǐng)域，不僅給影像資料檔案管理帶來便利與機(jī)遇，也為其帶來了更多挑戰(zhàn)與困境。因此，要提升影像資料檔案管理的效率及利用率，還要加強影像資料檔案管理信息化建設(shè)，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理制度，確定影像資料檔案信息化管理的目標(biāo)，打造專業(yè)的影像資料檔案管理團(tuán)隊，提升影像資料檔案管理工作效率及質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理行業(yè)的數(shù)字化發(fā)展。

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