基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化檔案管理路徑分析

文/濰坊市中醫(yī)院 劉振宇

檔案資料是社會(huì)各部門(mén)、各企業(yè)間的聯(lián)系紐帶，在為整個(gè)歷史發(fā)展和社會(huì)發(fā)展提供信息的同時(shí)，記錄和見(jiàn)證了我國(guó)發(fā)展的全過(guò)程，是我們經(jīng)濟(jì)發(fā)展的良好借鑒。通過(guò)對(duì)檔案的調(diào)取和利用，不僅能夠完整展現(xiàn)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展歷程，更能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，在新的發(fā)展思路和方向中找到更好的策略，執(zhí)行更好的計(jì)劃。隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)的需求，智能化技術(shù)的引入，促進(jìn)和推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展，使得信息化建設(shè)成為可能，更對(duì)整個(gè)檔案管理方式的維護(hù)創(chuàng)造了條件。強(qiáng)化檔案管理工作的智能化運(yùn)行，不僅能夠適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展對(duì)于檔案管理的要求，更能確保整個(gè)檔案管理模式的發(fā)展和變革。通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，將檔案管理工作的效率成倍提高，無(wú)論從管理工作所需的軟硬配件、技術(shù)、設(shè)施，還是對(duì)于檔案資料的自動(dòng)化搜集、整理、存檔、保管等，都得到了更高水平的提高，特別是針對(duì)檔案管理不同的環(huán)境要求、條件要求等，給予了智能化管控，解決了人力尚無(wú)法操作的情況下各種不同形式檔案資料的保存、管理，提升了智能化檔案管理工作的質(zhì)量。

一、物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中應(yīng)用的必要性及可行性

（一）物聯(lián)網(wǎng)在智能檔案管理中的必要性。物聯(lián)網(wǎng)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的新興產(chǎn)物之一，也是一種綜合的信息化、電子化技術(shù)，它的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了真正的物體、網(wǎng)絡(luò)間的聯(lián)系，有利于對(duì)物體的智能化識(shí)別、定位、跟蹤和管理。在部門(mén)間的聯(lián)系過(guò)程中，面對(duì)海量的檔案資料，如果通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為媒介，則能夠更好地進(jìn)行智能化管理和應(yīng)用。首先，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，是檔案工作發(fā)展的必然結(jié)果。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其需要實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、智能化，這不僅是管理方式的轉(zhuǎn)變，更是對(duì)于檔案管理環(huán)境及其他條件的改善。例如，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以遠(yuǎn)程控制檔案館的溫度，使其減少外界因素對(duì)檔案材料的損壞，確保檔案資源的安全性。另外，通過(guò)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確定資料的保存安全。其次，對(duì)于檔案管理工作中人工依賴(lài)較重的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，完全可以通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行智能操作，在信息資料批處理技術(shù)下，減少對(duì)人員的需求，提高檔案資料的智能化搜集、整理、存檔等工作量，保障了檔案資料管理工作流程的便捷，大大提高了管理效率。

（二）物聯(lián)網(wǎng)在智能檔案管理中的可行性。作為新興的信息產(chǎn)業(yè)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)在諸多行業(yè)發(fā)揮了有效應(yīng)用，更具有良好的廣闊前景。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的解析。我國(guó)信息產(chǎn)業(yè)部也正是通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行全面改革，獲得有效的檔案管理數(shù)據(jù)。因此，國(guó)家信息產(chǎn)業(yè)部門(mén)，通過(guò)技術(shù)支持和政策支持，鼓勵(lì)將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于智能檔案管理工作中去。國(guó)家檔案管理部門(mén)重視物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的探索，也在積極探索高效的檔案管理流程，促進(jìn)檔案管理模式的變革。只有將管理質(zhì)量和管理效率相結(jié)合，才能促進(jìn)檔案管理部門(mén)的發(fā)展，才能滿(mǎn)足檔案管理的需求。

二、智能化管理在物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用中的關(guān)鍵技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的新興產(chǎn)物，它實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)與物體的智能聯(lián)系，通過(guò)在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行操作，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物體的控制和管理。通過(guò)關(guān)鍵的RFID技術(shù)，將物體的信息以電子信息或電子標(biāo)簽的形式儲(chǔ)存，增設(shè)普通電子設(shè)備到智能設(shè)備的轉(zhuǎn)換功能，而這種數(shù)據(jù)間的交互完全可以通過(guò)中央處理器進(jìn)行，改善了管理效率。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子信息或電子標(biāo)簽通過(guò)更小、更精密的納米元件進(jìn)行識(shí)別，即我們所謂的納米識(shí)別，其中保存的各種資料、信息都可以進(jìn)行直接讀寫(xiě)和傳輸，然后通過(guò)計(jì)算機(jī)的中央處理器進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，確定操作指令，憑借各種指令來(lái)進(jìn)行物品信息的智能控制和管理。正是由于該類(lèi)技術(shù)的有效應(yīng)用，顯著提高了海量信息的搜集、整理和存檔時(shí)效?？梢?jiàn)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)表現(xiàn)出了多方面的優(yōu)勢(shì)，使得智能化檔案管理過(guò)程更加便捷，也是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作發(fā)展的必然結(jié)果。

三、推進(jìn)智能化物聯(lián)網(wǎng)檔案管理的實(shí)踐性分析

（一）強(qiáng)化檔案管理工作的智能化建設(shè)。隨著各行業(yè)各部門(mén)檔案管理工作信息化、數(shù)字化建設(shè)的開(kāi)展，檔案管理的配套設(shè)施也應(yīng)該進(jìn)行一定的升級(jí)改造，除了計(jì)算機(jī)軟硬件的更新外，還需要促進(jìn)各種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體設(shè)備的應(yīng)用，例如傳感器、掃描器、監(jiān)控?cái)z像頭等，應(yīng)該根據(jù)要求進(jìn)行物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的強(qiáng)化。由于檔案資料的形式多樣，主要表現(xiàn)為音頻檔案和視頻檔案等內(nèi)容，在展示、使用和保存方面需要硬件設(shè)備的支持，為此，智能化技術(shù)的出現(xiàn)給檔案資料管理帶來(lái)了便捷，更為其科技化、電子化提升打下了基礎(chǔ)，為使用者帶了視覺(jué)和聽(tīng)覺(jué)等感官上的享受，強(qiáng)化檔案管理工作的服務(wù)能力及水平。

（二）強(qiáng)化檔案管理的智能化手段應(yīng)用。改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極開(kāi)展檔案管理工作信息化、智能化建設(shè)，不僅能提高檔案的利用率，更是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展對(duì)于檔案管理工作的要求，能提高檔案管理工作智能化建設(shè)效率。首先，要從轉(zhuǎn)變相關(guān)工作人員的思想觀念開(kāi)始。通過(guò)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化其檔案管理工作智能化的重要性和必要性，促使其調(diào)整心態(tài)，轉(zhuǎn)變思維，能夠從智能化服務(wù)意識(shí)方面加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作智能化的適應(yīng)，改變?cè)械墓ぷ髂Ｊ胶蛢?nèi)容。在思維進(jìn)行轉(zhuǎn)變的同時(shí)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)的智能化檔案管理工作流程，進(jìn)行新模式下的工作內(nèi)容，強(qiáng)化提高智能化認(rèn)識(shí)。其次，通過(guò)各種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加持，整合利用各種智能設(shè)備對(duì)于檔案管理工作的使用，提高應(yīng)用效率。特別重要的是，學(xué)習(xí)數(shù)字化分析檔案資料，通過(guò)重點(diǎn)提取和分類(lèi)管理等釋放和展現(xiàn)檔案資料的實(shí)用價(jià)值，提高檔案資料的使用效率。

（三）對(duì)相關(guān)職能機(jī)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)性的改革。相比傳統(tǒng)的檔案管理工作，盡管面對(duì)海量的檔案資料信息，智能化檔案管理能夠較大程度釋放人員壓力、財(cái)政壓力和物料投入壓力，且通過(guò)更為流暢、便捷的工作流程，體現(xiàn)出智能化檔案管理工作高效、高質(zhì)的特點(diǎn)，完全不同于傳統(tǒng)檔案人工調(diào)取的繁瑣，在具體的檔案調(diào)取、使用上更便捷、更迅速，提高了檔案的利用率。因此，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理改革，特別是人員管理和制度的制定，優(yōu)化整個(gè)檔案管理工作流程，構(gòu)建更為科學(xué)的檔案共享平臺(tái)，提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念和內(nèi)容，從而提高檔案管理工作水平和管理質(zhì)量，為行業(yè)發(fā)展和社會(huì)需求貢獻(xiàn)力量。

四、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案智能化管理的對(duì)策分析

（一）物聯(lián)網(wǎng)可以提高軟硬配件配備水平。檔案管理工作中的軟硬件設(shè)備，是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)和先決條件。智能化檔案管理工作，對(duì)于計(jì)算機(jī)軟硬件有一定的要求。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加持下，對(duì)于環(huán)境中的其他硬件設(shè)施，也有相應(yīng)的要求，這就提高了檔案管理工作中各項(xiàng)設(shè)施的水平，特別是檔案資料保管室內(nèi)的溫濕度感應(yīng)器、煙感器等，通過(guò)這些配件的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，滿(mǎn)足各物件的信息數(shù)據(jù)分析應(yīng)用，完成物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用。因此，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的智能檔案管理工作需要加大投入的資源、資金，確保物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效使用和檔案管理水平的提高；同時(shí)，各種如硬件的配置要具有一定的兼容性，確?？梢酝ㄟ^(guò)統(tǒng)一的系統(tǒng)或者平臺(tái)來(lái)進(jìn)行分類(lèi)管理，支持響應(yīng)統(tǒng)一的控制指令和信號(hào)的接收、反饋等。如：感應(yīng)層主要是采集檔案管理中的各種信息，網(wǎng)絡(luò)層則是控制互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，保證網(wǎng)絡(luò)交互的穩(wěn)定性和可靠性等。

另外，在將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到智能化檔案管理工作時(shí)，要確保根據(jù)檔案管理要求條件、程度的不同，而建立不同保密級(jí)別的權(quán)限模式，并注重網(wǎng)絡(luò)交互的穩(wěn)定性和安全性。根據(jù)檔案管理的需求，在物聯(lián)網(wǎng)的識(shí)別技術(shù)中通過(guò)指紋、身份等權(quán)限進(jìn)行檔案資源的分類(lèi)管理，不僅能夠保證檔案的真實(shí)完整性，更能提高檔案的安全性。通過(guò)設(shè)備的升級(jí)更新，加上加密技術(shù)的應(yīng)用，完善檔案管理智能化建設(shè)，為智能化檔案管理工作提升管理能力和管理水平。

（二）物聯(lián)網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化生成及管理。傳統(tǒng)的檔案管理工作，離不開(kāi)人工對(duì)于檔案資料的收集、整理、歸檔、保存等環(huán)節(jié)，智能化檔案管理工作，在減少人力物力財(cái)力的條件下，更為迅速地將海量的檔案資料進(jìn)行整理歸檔，縮短工作時(shí)間，提高工作效率。由信息技術(shù)發(fā)展而來(lái)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)功能復(fù)雜，首先具有的就是信息的批處理能力，特別是針對(duì)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案而言，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)這個(gè)途徑，將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描識(shí)別功能，進(jìn)行分類(lèi)整理，同時(shí)進(jìn)行智能讀寫(xiě)，將每一份紙質(zhì)檔案整理制作成數(shù)字檔案，成功提交數(shù)字信息或標(biāo)簽，為后續(xù)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)控制打下基礎(chǔ)。同時(shí)，在人工檔案整理和分類(lèi)中，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)為檔案制作數(shù)字標(biāo)簽，然后再通過(guò)掃描、識(shí)別等功能，將掃描的信息進(jìn)行整合，找出重點(diǎn)及要點(diǎn)，輸入中央處理器，對(duì)檔案資料進(jìn)行深加工。另外，由于電子標(biāo)簽的特異性，完全可以將其安裝或者貼合在檔案資料盒、袋表面，在具體的工作中，工作人員可以通過(guò)掃描電子標(biāo)簽，提取檔案資料的具體內(nèi)容并進(jìn)行分析，而不用對(duì)紙質(zhì)檔案打開(kāi)、翻找等就可以完成具體的調(diào)取和分析工作，減少了損傷。其次，在高度智能化和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)化的檔案管理工作中，智能機(jī)器人的出現(xiàn)和加入，更強(qiáng)化了對(duì)于檔案保護(hù)的重要性，完善了其安全性。將智能機(jī)器人作為中央處理器指令的最終執(zhí)行者，可以遠(yuǎn)程控制并指導(dǎo)其工作內(nèi)容，進(jìn)而提高檔案資料的準(zhǔn)確度和高效性。根據(jù)工作需要向機(jī)器人發(fā)送檔案管理指令，在接收指令的同時(shí)，智能機(jī)器人通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行分析，找到檔案的同時(shí)通過(guò)電子標(biāo)簽提取檔案內(nèi)容，再通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)傳遞到檔案管理平臺(tái)，使用者通過(guò)各自的權(quán)限能力進(jìn)行調(diào)取和查閱，從而安全地完成整個(gè)檔案資料的使用流程。整個(gè)過(guò)程沒(méi)有人工對(duì)檔案管理環(huán)境的破壞，沒(méi)有對(duì)檔案資料的損毀，有效監(jiān)控了檔案管理工作流程，提高了檔案資料利用率。

（三）物聯(lián)網(wǎng)可以完善檔案存儲(chǔ)環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)。實(shí)時(shí)監(jiān)控是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)于智能化檔案管理工作的另一項(xiàng)有力保障。通過(guò)合適的硬件、設(shè)備的安裝、連接、入網(wǎng)等，能夠?qū)?shí)時(shí)畫(huà)面轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)傳輸?shù)街醒胩幚砥?，完成檔案管理工作的智能管控。將檔案館中的監(jiān)控?cái)z像頭連接入網(wǎng)，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行攝像頭角度的調(diào)整，監(jiān)控拍攝范圍內(nèi)的環(huán)境、人員及各種動(dòng)向、情況，特別是對(duì)于突發(fā)情況的監(jiān)控和報(bào)警，能夠及時(shí)對(duì)檔案資料等進(jìn)行搶救，避免造成不可逆的損失，特別是對(duì)于易損毀的紙質(zhì)資料，無(wú)論水、火、污染等，都會(huì)影響其安全性及保存質(zhì)量。例如，在檔案室中安裝各種感應(yīng)設(shè)備，增加報(bào)警器，連接監(jiān)督管理人員，一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情，管理人員能夠立即反應(yīng)，并進(jìn)行快速處理，切實(shí)保障檔案資料的安全性和完整性。另外，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)控制的門(mén)禁設(shè)施可以有效阻止危險(xiǎn)人員對(duì)于檔案資料的破壞和盜取。在智能監(jiān)控下，對(duì)于進(jìn)入人員的信息進(jìn)行掃描和上報(bào)，可以及時(shí)排除危險(xiǎn)人員，保障檔案資料的安全，避免事故的發(fā)生；更可以通過(guò)對(duì)進(jìn)入人員的追蹤，確保檔案管理的系統(tǒng)安全，提高整體的智能化檔案管理工作的安全性和有效性。

五、結(jié)語(yǔ)

在檔案管理工作智能化建設(shè)中加入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，是一種非常新穎和科學(xué)的管理方式。通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將各種形式的檔案資料和網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等進(jìn)行相互關(guān)聯(lián)，將傳統(tǒng)的檔案通過(guò)數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)化成電子標(biāo)簽，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)電子信息的指令實(shí)現(xiàn)智能檔案管理工作中管理環(huán)境的調(diào)控，對(duì)檔案資料的高效管理和利用，不僅彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足，更對(duì)智能化檔案管理工作提供了便捷和安全性，實(shí)現(xiàn)了信息化、智能化的要求。通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，深化了檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，優(yōu)化了檔案管理過(guò)程，提升了檔案管理服務(wù)水平，為檔案管理工作帶了新局面，更為科技發(fā)展、社會(huì)發(fā)展提供了高效動(dòng)力。