高校數(shù)字化檔案安全管理體系探究

文/河南開放大學(xué) 賈藝瑋

在對(duì)高校進(jìn)行數(shù)字化檔案管理中，可以進(jìn)行針對(duì)性管理，并且方便了教職工對(duì)于信息的檢索。不僅如此，在高校的檔案管理中使用數(shù)字化，可以對(duì)于高校的檔案進(jìn)行全面管理。但是在發(fā)展的過程中存在著一定的問題，需要高校從多個(gè)方面進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并且對(duì)于可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效控制，才能避免高校的檔案管理存在風(fēng)險(xiǎn)。

一、高校檔案數(shù)字化安全管理的相關(guān)概述

（一）內(nèi)涵。高校的數(shù)字化管理中，信息安全是首要關(guān)注的內(nèi)容，需要保障信息的安全使用以及信息系統(tǒng)安全運(yùn)行。從安全管理技術(shù)層面看，在高校進(jìn)行檔案數(shù)字化安全管理，需要確保檔案管理設(shè)備有效恢復(fù)。從安全管理的要求來看，高校想要進(jìn)行數(shù)字化的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，需要從管理制度、機(jī)構(gòu)人員以及相關(guān)的管理措施入手，并且及時(shí)完善管理人員的配置，對(duì)于高校的數(shù)字化安全措施需要不斷加強(qiáng)，才能充分發(fā)揮技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，有效處理高校檔案信息化管理存在的問題，實(shí)現(xiàn)檔案信息整體的安全性。

（二）檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)。首先，是速度較快，在信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)處理的過程是不斷提速的，為高校檔案信息管理帶來極大的方便；其次，在數(shù)據(jù)使用方面是豐富的，對(duì)于高校中的各種信息以及活動(dòng)有著不同類型的記錄，這導(dǎo)致工作人員在檔案整理過程中工作量繁重。有效運(yùn)用信息化可以對(duì)檔案進(jìn)行快捷整理，在節(jié)省時(shí)間的同時(shí)，避免檔案管理混亂；最后，檔案的保管需要智能化、安全化。數(shù)字化的檔案在管理以及查詢的過程中，不會(huì)對(duì)于檔案產(chǎn)生二次傷害，在檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)移的過程中，可以更好地進(jìn)行大容量?jī)?chǔ)存。與此同時(shí)，在檔案管理的過程中，需要對(duì)于電子檔案進(jìn)行安全管理，并且需要對(duì)于信息內(nèi)容進(jìn)行各種形式的備份，防止信息的損害，也增強(qiáng)了高校檔案數(shù)字化的發(fā)展與安全性能的提升。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）加強(qiáng)高校檔案建設(shè)的內(nèi)在需要。高校的信息資源是重要內(nèi)容，有利于學(xué)校的發(fā)展需要，因此在發(fā)展的過程中，需要進(jìn)行高效率的管理，并且提供信息的保存以及查詢功能，方便高校師生及管理人員查詢信息化內(nèi)容，也為高校自身的發(fā)展做出了突出貢獻(xiàn)。

（二）是高校發(fā)展的功能需要。在高校的檔案運(yùn)用過程中，除了對(duì)于高校的相關(guān)信息進(jìn)行記錄外，同時(shí)提升了學(xué)校的建設(shè)水平，展現(xiàn)了學(xué)校的教學(xué)發(fā)展，方便高校進(jìn)行科教成果的評(píng)估以及職稱的評(píng)定等等，有效提高教師的教學(xué)水平，促進(jìn)高校轉(zhuǎn)型發(fā)展。

（三）提升高校的管理效益。對(duì)于歷史久遠(yuǎn)的高校來說，自身的學(xué)校發(fā)展史是檔案管理的重要內(nèi)容。隨著檔案信息的不斷增多，繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，不利于高校的檔案發(fā)展，也不能高效保存檔案，在相關(guān)檔案信息查詢的過程中，不能快速進(jìn)行內(nèi)容的查詢，造成人力方面的浪費(fèi)。對(duì)此，高校在檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，需要進(jìn)行存儲(chǔ)方式的更新發(fā)展，才能在工作中提升檔案管理的效率，節(jié)省大量的人力、物力以及財(cái)力，提升高校檔案工作的效率。

（四）推動(dòng)資源的共享。高校的檔案信息化建設(shè)，需要通過大數(shù)據(jù)建立電子檔案館，充分發(fā)揮學(xué)校信息資源的利用效率，不用再進(jìn)行人工查詢，節(jié)省了大量的人工以及時(shí)間。不僅如此，還可以充分利用檔案資料，增強(qiáng)學(xué)校之間的互動(dòng)以及資源的共享，更好地促進(jìn)學(xué)校檔案信息資源的使用。

三、高校數(shù)字化檔案安全管理存在的問題

（一）人為失誤造成的安全隱患。在高校的數(shù)字化檔案管理中，可能因?yàn)椴粚I(yè)操作造成安全隱患，比如造成檔案文件的誤刪，或者是因?yàn)闄n案管理人員自身的安全意識(shí)不足導(dǎo)致密碼設(shè)置簡(jiǎn)單容易被攻破等。除了這些問題之外，也需要注意檔案的真實(shí)性。對(duì)于虛擬的電子數(shù)據(jù)來說，在修改以及刪除方面的危險(xiǎn)程度很高，相對(duì)于紙質(zhì)文件，電子文件在刪除或者是修改的過程中，不會(huì)留下任何痕跡，可能造成對(duì)于檔案的損害。

（二）硬件設(shè)備存在危險(xiǎn)。隨著無紙化辦公的不斷發(fā)展，高校在檔案數(shù)字化過程中，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的依賴性是不斷增加的。因此對(duì)于設(shè)備來說，需要有質(zhì)量以及運(yùn)行的保障。對(duì)于不同的使用者來說，他們的電腦操作能力是不同的，在使用的過程中可能會(huì)對(duì)硬件設(shè)備造成損害，影響電子信息的使用或者是丟失，這是目前高校數(shù)字化檔案管理中需要重視的問題。在目前的數(shù)字化檔案管理中，無論是硬盤或者計(jì)算機(jī)故障，還是其他硬件存儲(chǔ)功能的損壞，都會(huì)對(duì)于信息造成一定的傷害。同時(shí)，信息不能及時(shí)保存導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，也是經(jīng)常發(fā)生的事情。除此之外，對(duì)于一些高校的系統(tǒng)軟件來說，更新的速度比較慢，不能滿足檔案數(shù)字化管理的需要，還有一些年代比較久遠(yuǎn)的檔案，在讀取的時(shí)候并不能得到全面的信息，這些問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)面臨著一定的技術(shù)難題。

（三）網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵。在信息化時(shí)代，人們對(duì)信息的獲取更加便捷化，可是信息的真實(shí)性對(duì)人們采集信息造成了一定的困難。在信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)方便人們生活的同時(shí)，對(duì)于垃圾軟件以及虛假信息很難進(jìn)行辨別，導(dǎo)致人們的觀念受到誤導(dǎo)。這也是高校檔案信息化管理體系可能面臨的問題，如果遇到帶有病毒的垃圾郵件，會(huì)對(duì)于系統(tǒng)造成破壞，一旦管理程序后臺(tái)受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，會(huì)危害數(shù)字檔案的存取。

四、高校數(shù)字化檔案安全管理體系構(gòu)建措施

（一）提升高校檔案管理的安全意識(shí)。為了更好地促進(jìn)高校檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，需要提升管理人員自身的安全管理意識(shí)。首先，需要對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行一定的宣傳教育，使得工作人員清楚工作的內(nèi)容；其次，需要加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)，進(jìn)行相關(guān)制度法規(guī)的學(xué)習(xí)，不斷完善檔案管理系統(tǒng)體系的建設(shè)，積極組織相關(guān)的檔案安全管理活動(dòng)，從根本上解決檔案可能存在的安全隱患，提升檔案的安全性能。需要高校檔案管理工作人員積極努力，增強(qiáng)自身的安保意識(shí)，避免檔案的流失或損壞。在檔案的借閱中，需要進(jìn)行相關(guān)機(jī)制的建立，并且需要按照流程進(jìn)行檔案的查閱，通過預(yù)防措施更好地建立安全管理體系。

（二）建立安全的管理體系以及技術(shù)保障。在高校檔案信息化管理過程中，需要核實(shí)檔案信息查詢或者外借人員的身份信息，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)于高校檔案信息管理人員的工作監(jiān)督，制定明確的考核內(nèi)容以及評(píng)價(jià)機(jī)制。在檔案管理過程中，需要系統(tǒng)規(guī)范進(jìn)行檔案的錄入，明確檔案的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，對(duì)于可能存在或者是出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行補(bǔ)救，對(duì)于管理人員的操作進(jìn)行監(jiān)督。與此同時(shí)，需要對(duì)于網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行科學(xué)有效的防范，對(duì)于重要的信息進(jìn)行加密處理，保證其在傳輸過程中的完整性以及準(zhǔn)確性，并且需要對(duì)于存儲(chǔ)信息進(jìn)行全方位的病毒清掃，保證傳輸過程的安全。除此之外，還需要加強(qiáng)高校防火墻的設(shè)置，有效抵制入侵者，并且高度重視防火墻的安全防護(hù)，安排專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員加強(qiáng)防火墻設(shè)置，并進(jìn)行定期檢測(cè)。

（三）及時(shí)對(duì)于檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新。高校在不斷深化數(shù)字化檔案建設(shè)的過程中，需要進(jìn)行體系的完善，才能對(duì)于數(shù)字化檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)性更新，保證檔案更好地為高校師生服務(wù)。充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的功能，及時(shí)進(jìn)行最新系統(tǒng)的運(yùn)用，有效提升檔案管理的使用效率，并且積極進(jìn)行高端軟件的研制并運(yùn)用，使得高校擁有自主研發(fā)的網(wǎng)站以及電子信息數(shù)據(jù)，并且根據(jù)發(fā)展的需要，及時(shí)進(jìn)行檔案管理體系的調(diào)整。

（四）完善網(wǎng)絡(luò)安全實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。在完善檔案的信息化后，還需要保護(hù)個(gè)人以及檔案的隱私安全，對(duì)于硬件進(jìn)行有效防護(hù)，并定期對(duì)其進(jìn)行安全性能的維護(hù)，保障軟件的正常使用，避免網(wǎng)絡(luò)病毒入侵造成不必要的損失。檔案數(shù)字化建設(shè)完成后，需要對(duì)其進(jìn)行多元化的管理，可以進(jìn)行相關(guān)小程序或者是服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，進(jìn)行檔案資源的更多功能研發(fā)。在檔案建設(shè)的過程中，需要積極和校園同行進(jìn)行溝通，并讓用戶及時(shí)進(jìn)行反饋，快速解決這些問題，更好地為高校的檔案信息化建設(shè)盡一份自己的力量。

五、結(jié)語(yǔ)

在高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要根據(jù)實(shí)際存在的問題進(jìn)行針對(duì)性解決，需要相關(guān)的工作人員和高校自身的平臺(tái)相結(jié)合，更好地利用信息化技術(shù)保障檔案信息化安全，不斷提高高校檔案管理工作的質(zhì)量與效率，使得高校檔案在信息化時(shí)代可以得以更好地利用及存儲(chǔ)，方便師生的使用。