李濤
本文基于資產(chǎn)管理相關(guān)制度,以某單位貨物類采購項目驗收為研究對象,通過分析某單位貨物類采購項目驗收工作的組織與實施,并結(jié)合項目驗收工作實踐,就如何組織貨物類項目驗收,提出細(xì)化階段任務(wù),明確職責(zé)分工,健全完善制度等對策。
近年來,隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,國家對事業(yè)單位建設(shè)不斷加大資金投入,部分事業(yè)單位的采購項目隨之呈現(xiàn)“井噴”式增長,而隨著事業(yè)單位采購工作的持續(xù)深入開展,采購項目驗收管理就顯得尤為突出與重要。如何扎實有效開展好此項工作,已經(jīng)成為各事業(yè)單位內(nèi)控管理的重要任務(wù)之一。本文以湖南省某單位為例,分析探討貨物類項目驗收的組織與實施。
一、某單位貨物類采購項目驗收的開展與實施
(一)某單位基本情況
某單位為湖南省直屬事業(yè)單位,經(jīng)統(tǒng)計分析該單位2018-2020年的貨物類采購項目,該單位三年的貨物類采購項目資金投入,平均每年投入達(dá)5,097.88萬元,平均每年的采購項目數(shù)達(dá)到143項。如下表:
(二)某單位貨物驗收的基本情況
1.某單位規(guī)定所有納入采購管理范圍的貨物類采購項目,無論金額大小,均應(yīng)履約驗收。
2.某單位項目驗收分為預(yù)驗收與正式驗收。驗收要求及驗收小組成員規(guī)定如下:
(1)采購金額低于2萬元的貨物采購項目。由項目部門自行組織正式驗收(可不進(jìn)行預(yù)驗收)。驗收要求為:①電子賣場采購的項目,依據(jù)電子賣場上生成的驗收單進(jìn)行驗收,項目部門由本部門1名接收人員及本部門1名技術(shù)人員驗收,驗收完成后,驗收人員在驗收單上相應(yīng)位置簽字,部門蓋章確認(rèn)。②線下采購項目,由項目部門依據(jù)項目內(nèi)容自行制定本部門驗收單,驗收單內(nèi)容可包含貨物名稱、規(guī)格、型號、單價、數(shù)量、金額、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)內(nèi)容等,由項目部門1名接收人員及本部門1名技術(shù)人員進(jìn)行驗收,驗收完成后,驗收人員分別在驗收單上相應(yīng)位置簽字,部門蓋章確認(rèn)。
(2)采購金額2-10萬的貨物類采購項目,由項目部門自行組織預(yù)驗收與正式驗收。預(yù)驗收要求,參照合同金額低于2萬元的貨物采購項目驗收要求進(jìn)行。正式驗收,由項目部門組織項目負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢委員、設(shè)備(資產(chǎn))管理人員、1-2名技術(shù)人員(跨部門的單位內(nèi)或外單位具有相應(yīng)專業(yè)技術(shù)中級以上職稱的人員)等組成驗收小組,驗收小組組長由項目部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任,項目部門對項目驗收意見簽章負(fù)責(zé)。驗收意見等結(jié)論性材料由項目部門存檔管理。
(3)采購金額大于或等于10萬的貨物類采購項目驗收。預(yù)驗收由項目部門自行組織,參照合同金額2-10萬的貨物類采購項目正式驗收要求進(jìn)行。正式驗收由資產(chǎn)部門組織,項目部門負(fù)責(zé)人、項目歸口管理部門、使用部門(項目部門與使用部門不一致時,使用部門參加)、國資管理部門、財務(wù)部門、審計部門以及2-3名技術(shù)專家組成驗收小組,審計部門對驗收過程進(jìn)行全程監(jiān)督。
3.某單位正式驗收時的組織與實施:
(1)準(zhǔn)備階段。一是驗收材料(含樣品)的準(zhǔn)備。由項目部門收集整理項目采購文件、響應(yīng)文件、采購合同約定以及履行規(guī)定手續(xù)的采購合同的補(bǔ)充協(xié)議、產(chǎn)品說明書及投標(biāo)中提供的樣品等;二是驗收時間及驗收小組人員的確定。
(2)實施階段。項目部門介紹項目從立項論證到實施情況→貨物供應(yīng)商補(bǔ)充介紹項目實施情況→預(yù)驗收小組組長介紹預(yù)驗收情況(含整改情況)→驗收小組成員對照項目采購文件、響應(yīng)文件、采購合同約定以及履行規(guī)定手續(xù)的采購合同的補(bǔ)充協(xié)議、產(chǎn)品說明書及投標(biāo)中提供的樣品等進(jìn)行驗收→驗收小組成員對驗收情況進(jìn)行交換討論,并形成驗收意見。
(3)報告階段。匯總驗收意見,評定驗收結(jié)論,確定驗收等次,驗收小組成員、項目部門及供貨商在正式的驗收單上簽字確認(rèn),并形成驗收報告歸檔整理。
二、某單位驗收存在的主要問題
(一)驗收階段任務(wù),工作細(xì)化不足。貨物類項目驗收按實施過程可分為驗收準(zhǔn)備階段、驗收實施階段和驗收報告形成階段,從某單位來看,雖然粗略明確了各階段的工作任務(wù),但沒有將各階段的工作任務(wù)進(jìn)一步細(xì)化,如驗收準(zhǔn)備階段,這一階段的主要任務(wù)是驗收前各項資料的準(zhǔn)備,包括采購文件、響應(yīng)文件、采購合同、合同執(zhí)行中問題的梳理以及擬定具體項目驗收實施方案等。
(二)驗收成員組成不科學(xué),成員職責(zé)不明。某單位雖對驗收小組成員進(jìn)行了確定,由項目部門、資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門、審計部門以及技術(shù)專家等人員組成驗收小組,但如何確定技術(shù)專家,卻沒有建立相應(yīng)的驗收專家?guī)欤瑢<业倪x定要求與標(biāo)準(zhǔn)也沒進(jìn)行明確,特別是驗收專家對相應(yīng)貨物類驗收,存在專業(yè)不匹配或無相關(guān)類似驗收經(jīng)驗的情況。另外,部分驗收小組成員,驗收時對于其自身職責(zé)不明,驗收哪些內(nèi)容、如何驗收,怎么把握驗收標(biāo)準(zhǔn)存在不清晰的情況,造成驗收有流于形式的風(fēng)險。
(三)驗收制度不健全,驗收過程不規(guī)范。1.某單位沒有建立相應(yīng)的履約驗收制度,驗收管理程序也不夠健全。如部分貨物類驗收缺少現(xiàn)場開箱檢查的環(huán)節(jié),由于受到運(yùn)輸、場地等因素影響,貨物到貨后不開箱便放置在使用場所。2.完整的驗收過程包括開箱清點、安裝調(diào)試、技術(shù)指標(biāo)測試、組織驗收小組、現(xiàn)場驗收、驗收資料歸檔6個環(huán)節(jié),調(diào)查發(fā)現(xiàn),某單位驗收時存在現(xiàn)場驗收不嚴(yán)格的問題。如大型貨物類精密儀器設(shè)備驗收時,未組織召開驗收小組預(yù)備會,沒有認(rèn)真聽取用戶和供貨商對儀器設(shè)備試運(yùn)行和技術(shù)指標(biāo)的測試,往往點完數(shù)量、核完規(guī)格型號,能開機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)就草草地驗收通過。
三、改進(jìn)貨物驗收組織與實施的對策
(一)細(xì)化階段任務(wù),明確任務(wù)內(nèi)容
1.準(zhǔn)備階段。首先,收集整理貨物采購項目的有關(guān)資料,包括響應(yīng)文件、招標(biāo)文件、采購合同(或協(xié)議)以及項目實施過程中需要提供的其他數(shù)據(jù)與資料,項目負(fù)責(zé)人要熟悉采購項目實施的整個過程情況,對提供的資料要熟悉,并對整個驗收過程與流程提前進(jìn)行了解掌握;二是確定驗收小組成員,特別是技術(shù)專家的確定;三是合理確定驗收時間與驗收地點。
2.實施階段。第一步,組織驗收小組成員召開驗收預(yù)備工作會議,介紹項目情況、明確驗收程序、并對驗收小組成員及職責(zé)進(jìn)行明確分工;第二步,對照相應(yīng)文件、招投標(biāo)文件以及采購合同(或協(xié)議),驗收小組成員對采購貨物的技術(shù)參數(shù)、規(guī)格、型號、商務(wù)條款等,逐一進(jìn)行現(xiàn)場踏勘驗收;第三步,驗收小組成員對現(xiàn)場驗收情況進(jìn)行交流討論,并形成驗收意見,確定驗收等級。
3.報告形成階段。項目部門匯總驗收意見,形成驗收報告,驗收小組成員、項目部門、供貨商簽字確認(rèn)。
(二)驗收成員專業(yè),職責(zé)分工明確
做到驗收成員專業(yè),主要是技術(shù)專家的確定,技術(shù)專家應(yīng)該由具備相關(guān)專業(yè)知識或具有驗收實踐經(jīng)驗的人員組成,國資管理部門相應(yīng)地建立起專業(yè)多元的驗收專家?guī)?。項目正式驗收時,驗收小組成員各有分工,財務(wù)、審計人員對合同商務(wù)條款進(jìn)行對照驗收,技術(shù)專家對照合同所列技術(shù)參數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收,資產(chǎn)人員對照合同所列資產(chǎn)數(shù)量及型號進(jìn)行驗收,監(jiān)察部門對驗收過程進(jìn)行全程監(jiān)督。
(三)驗收制度完善,驗收程序健全
1.成立管理機(jī)構(gòu)。包括由國資、財務(wù)、審計、紀(jì)檢等部門組成的職能齊全的驗收管理小組,明確各職能部門職責(zé),從單位層面制定相應(yīng)的貨物類驗收管理制度。
2.規(guī)范驗收流程。詳細(xì)制定貨物驗收程序及要求,明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人。為確保驗收得以有效開展,可嘗試由項目部門進(jìn)行預(yù)驗收,預(yù)驗收環(huán)節(jié),由項目部門負(fù)責(zé),主要對貨物數(shù)量、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量和性能等進(jìn)行初步驗收。正式驗收時嚴(yán)格按照驗收工作流程和驗收步驟實施,驗收工作流程與驗收現(xiàn)場步驟,如圖1、圖2:
3.主體權(quán)責(zé)規(guī)范。應(yīng)當(dāng)運(yùn)用法治思維,完善貨物類驗收工作,通過規(guī)范各項要素的內(nèi)部運(yùn)行路線,使驗收程序有條不紊展開??刹扇∫?guī)范驗收主體權(quán)責(zé),把監(jiān)督衍生到責(zé)任,實現(xiàn)對驗收主體有效監(jiān)督,以免因驗收主體自由裁量權(quán)過大產(chǎn)生尋租空間。
結(jié) 語
貨物類采購項目驗收,是對項目實施貨物類采購結(jié)果的檢測和總結(jié),也是對供應(yīng)商提供的貨物及貨物質(zhì)量方面的最終評價和認(rèn)定。搞好驗收工作,不但需要有健全的制度規(guī)定,科學(xué)合理的驗收程序、富有理論和實踐經(jīng)驗的技術(shù)專家,而且需要單位集中采購部門的精心組織。