貨物類采購項目驗收的組織開展與實施對策

李濤

本文基于資產(chǎn)管理相關(guān)制度，以某單位貨物類采購項目驗收為研究對象，通過分析某單位貨物類采購項目驗收工作的組織與實施，并結(jié)合項目驗收工作實踐，就如何組織貨物類項目驗收，提出細(xì)化階段任務(wù)，明確職責(zé)分工，健全完善制度等對策。

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，國家對事業(yè)單位建設(shè)不斷加大資金投入，部分事業(yè)單位的采購項目隨之呈現(xiàn)“井噴”式增長，而隨著事業(yè)單位采購工作的持續(xù)深入開展，采購項目驗收管理就顯得尤為突出與重要。如何扎實有效開展好此項工作，已經(jīng)成為各事業(yè)單位內(nèi)控管理的重要任務(wù)之一。本文以湖南省某單位為例，分析探討貨物類項目驗收的組織與實施。

一、某單位貨物類采購項目驗收的開展與實施

（一）某單位基本情況

某單位為湖南省直屬事業(yè)單位，經(jīng)統(tǒng)計分析該單位2018-2020年的貨物類采購項目，該單位三年的貨物類采購項目資金投入，平均每年投入達(dá)5，097.88萬元，平均每年的采購項目數(shù)達(dá)到143項。如下表：

（二）某單位貨物驗收的基本情況

1.某單位規(guī)定所有納入采購管理范圍的貨物類采購項目，無論金額大小，均應(yīng)履約驗收。

2.某單位項目驗收分為預(yù)驗收與正式驗收。驗收要求及驗收小組成員規(guī)定如下：

（1）采購金額低于2萬元的貨物采購項目。由項目部門自行組織正式驗收（可不進(jìn)行預(yù)驗收）。驗收要求為：①電子賣場采購的項目，依據(jù)電子賣場上生成的驗收單進(jìn)行驗收，項目部門由本部門1名接收人員及本部門1名技術(shù)人員驗收，驗收完成后，驗收人員在驗收單上相應(yīng)位置簽字，部門蓋章確認(rèn)。②線下采購項目，由項目部門依據(jù)項目內(nèi)容自行制定本部門驗收單，驗收單內(nèi)容可包含貨物名稱、規(guī)格、型號、單價、數(shù)量、金額、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)內(nèi)容等，由項目部門1名接收人員及本部門1名技術(shù)人員進(jìn)行驗收，驗收完成后，驗收人員分別在驗收單上相應(yīng)位置簽字，部門蓋章確認(rèn)。

（2）采購金額2-10萬的貨物類采購項目，由項目部門自行組織預(yù)驗收與正式驗收。預(yù)驗收要求，參照合同金額低于2萬元的貨物采購項目驗收要求進(jìn)行。正式驗收，由項目部門組織項目負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢委員、設(shè)備（資產(chǎn)）管理人員、1-2名技術(shù)人員（跨部門的單位內(nèi)或外單位具有相應(yīng)專業(yè)技術(shù)中級以上職稱的人員）等組成驗收小組，驗收小組組長由項目部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，項目部門對項目驗收意見簽章負(fù)責(zé)。驗收意見等結(jié)論性材料由項目部門存檔管理。

（3）采購金額大于或等于10萬的貨物類采購項目驗收。預(yù)驗收由項目部門自行組織，參照合同金額2-10萬的貨物類采購項目正式驗收要求進(jìn)行。正式驗收由資產(chǎn)部門組織，項目部門負(fù)責(zé)人、項目歸口管理部門、使用部門（項目部門與使用部門不一致時，使用部門參加）、國資管理部門、財務(wù)部門、審計部門以及2-3名技術(shù)專家組成驗收小組，審計部門對驗收過程進(jìn)行全程監(jiān)督。

3.某單位正式驗收時的組織與實施：

（1）準(zhǔn)備階段。一是驗收材料（含樣品）的準(zhǔn)備。由項目部門收集整理項目采購文件、響應(yīng)文件、采購合同約定以及履行規(guī)定手續(xù)的采購合同的補(bǔ)充協(xié)議、產(chǎn)品說明書及投標(biāo)中提供的樣品等;二是驗收時間及驗收小組人員的確定。

（2）實施階段。項目部門介紹項目從立項論證到實施情況→貨物供應(yīng)商補(bǔ)充介紹項目實施情況→預(yù)驗收小組組長介紹預(yù)驗收情況（含整改情況）→驗收小組成員對照項目采購文件、響應(yīng)文件、采購合同約定以及履行規(guī)定手續(xù)的采購合同的補(bǔ)充協(xié)議、產(chǎn)品說明書及投標(biāo)中提供的樣品等進(jìn)行驗收→驗收小組成員對驗收情況進(jìn)行交換討論，并形成驗收意見。

（3）報告階段。匯總驗收意見，評定驗收結(jié)論，確定驗收等次，驗收小組成員、項目部門及供貨商在正式的驗收單上簽字確認(rèn)，并形成驗收報告歸檔整理。

二、某單位驗收存在的主要問題

（一）驗收階段任務(wù)，工作細(xì)化不足。貨物類項目驗收按實施過程可分為驗收準(zhǔn)備階段、驗收實施階段和驗收報告形成階段，從某單位來看，雖然粗略明確了各階段的工作任務(wù)，但沒有將各階段的工作任務(wù)進(jìn)一步細(xì)化，如驗收準(zhǔn)備階段，這一階段的主要任務(wù)是驗收前各項資料的準(zhǔn)備，包括采購文件、響應(yīng)文件、采購合同、合同執(zhí)行中問題的梳理以及擬定具體項目驗收實施方案等。

（二）驗收成員組成不科學(xué)，成員職責(zé)不明。某單位雖對驗收小組成員進(jìn)行了確定，由項目部門、資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門、審計部門以及技術(shù)專家等人員組成驗收小組，但如何確定技術(shù)專家，卻沒有建立相應(yīng)的驗收專家?guī)欤瑢＜业倪x定要求與標(biāo)準(zhǔn)也沒進(jìn)行明確，特別是驗收專家對相應(yīng)貨物類驗收，存在專業(yè)不匹配或無相關(guān)類似驗收經(jīng)驗的情況。另外，部分驗收小組成員，驗收時對于其自身職責(zé)不明，驗收哪些內(nèi)容、如何驗收，怎么把握驗收標(biāo)準(zhǔn)存在不清晰的情況，造成驗收有流于形式的風(fēng)險。

（三）驗收制度不健全，驗收過程不規(guī)范。1.某單位沒有建立相應(yīng)的履約驗收制度，驗收管理程序也不夠健全。如部分貨物類驗收缺少現(xiàn)場開箱檢查的環(huán)節(jié)，由于受到運(yùn)輸、場地等因素影響，貨物到貨后不開箱便放置在使用場所。2.完整的驗收過程包括開箱清點、安裝調(diào)試、技術(shù)指標(biāo)測試、組織驗收小組、現(xiàn)場驗收、驗收資料歸檔6個環(huán)節(jié)，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，某單位驗收時存在現(xiàn)場驗收不嚴(yán)格的問題。如大型貨物類精密儀器設(shè)備驗收時，未組織召開驗收小組預(yù)備會，沒有認(rèn)真聽取用戶和供貨商對儀器設(shè)備試運(yùn)行和技術(shù)指標(biāo)的測試，往往點完數(shù)量、核完規(guī)格型號，能開機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)就草草地驗收通過。

三、改進(jìn)貨物驗收組織與實施的對策

（一）細(xì)化階段任務(wù)，明確任務(wù)內(nèi)容

1.準(zhǔn)備階段。首先，收集整理貨物采購項目的有關(guān)資料，包括響應(yīng)文件、招標(biāo)文件、采購合同（或協(xié)議）以及項目實施過程中需要提供的其他數(shù)據(jù)與資料，項目負(fù)責(zé)人要熟悉采購項目實施的整個過程情況，對提供的資料要熟悉，并對整個驗收過程與流程提前進(jìn)行了解掌握;二是確定驗收小組成員，特別是技術(shù)專家的確定;三是合理確定驗收時間與驗收地點。

2.實施階段。第一步，組織驗收小組成員召開驗收預(yù)備工作會議，介紹項目情況、明確驗收程序、并對驗收小組成員及職責(zé)進(jìn)行明確分工;第二步，對照相應(yīng)文件、招投標(biāo)文件以及采購合同（或協(xié)議），驗收小組成員對采購貨物的技術(shù)參數(shù)、規(guī)格、型號、商務(wù)條款等，逐一進(jìn)行現(xiàn)場踏勘驗收;第三步，驗收小組成員對現(xiàn)場驗收情況進(jìn)行交流討論，并形成驗收意見，確定驗收等級。

3.報告形成階段。項目部門匯總驗收意見，形成驗收報告，驗收小組成員、項目部門、供貨商簽字確認(rèn)。

（二）驗收成員專業(yè)，職責(zé)分工明確

做到驗收成員專業(yè)，主要是技術(shù)專家的確定，技術(shù)專家應(yīng)該由具備相關(guān)專業(yè)知識或具有驗收實踐經(jīng)驗的人員組成，國資管理部門相應(yīng)地建立起專業(yè)多元的驗收專家?guī)?。項目正式驗收時，驗收小組成員各有分工，財務(wù)、審計人員對合同商務(wù)條款進(jìn)行對照驗收，技術(shù)專家對照合同所列技術(shù)參數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，資產(chǎn)人員對照合同所列資產(chǎn)數(shù)量及型號進(jìn)行驗收，監(jiān)察部門對驗收過程進(jìn)行全程監(jiān)督。

（三）驗收制度完善，驗收程序健全

1.成立管理機(jī)構(gòu)。包括由國資、財務(wù)、審計、紀(jì)檢等部門組成的職能齊全的驗收管理小組，明確各職能部門職責(zé)，從單位層面制定相應(yīng)的貨物類驗收管理制度。

2.規(guī)范驗收流程。詳細(xì)制定貨物驗收程序及要求，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人。為確保驗收得以有效開展，可嘗試由項目部門進(jìn)行預(yù)驗收，預(yù)驗收環(huán)節(jié)，由項目部門負(fù)責(zé)，主要對貨物數(shù)量、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量和性能等進(jìn)行初步驗收。正式驗收時嚴(yán)格按照驗收工作流程和驗收步驟實施，驗收工作流程與驗收現(xiàn)場步驟，如圖1、圖2：

3.主體權(quán)責(zé)規(guī)范。應(yīng)當(dāng)運(yùn)用法治思維，完善貨物類驗收工作，通過規(guī)范各項要素的內(nèi)部運(yùn)行路線，使驗收程序有條不紊展開?？刹扇∫?guī)范驗收主體權(quán)責(zé)，把監(jiān)督衍生到責(zé)任，實現(xiàn)對驗收主體有效監(jiān)督，以免因驗收主體自由裁量權(quán)過大產(chǎn)生尋租空間。

結(jié) 語

貨物類采購項目驗收，是對項目實施貨物類采購結(jié)果的檢測和總結(jié)，也是對供應(yīng)商提供的貨物及貨物質(zhì)量方面的最終評價和認(rèn)定。搞好驗收工作，不但需要有健全的制度規(guī)定，科學(xué)合理的驗收程序、富有理論和實踐經(jīng)驗的技術(shù)專家，而且需要單位集中采購部門的精心組織。