淺談檔案資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用

張靜

◆摘? 要：隨著社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，信息海量增長(zhǎng)，從而對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)和利用也提出了新的挑戰(zhàn)。本文從檔案信息資源開(kāi)發(fā)的涵義、特點(diǎn)和現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了做好檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的對(duì)策和建議。

1 檔案不僅僅是記錄 也是一種資源

1.1檔案資源涵義

檔案是一個(gè)人、一個(gè)單位、一個(gè)地區(qū)甚至是一個(gè)國(guó)家在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。它是一種重要的信息資源，具有歷史再現(xiàn)性，對(duì)后人具有很強(qiáng)的參考和研究?jī)r(jià)值。這就好像石油、煤炭等能源將其開(kāi)發(fā)后可以轉(zhuǎn)化為電能、熱能，從而可以制造更多的有價(jià)值的物品。因此這些檔案資料的珍貴記錄都是具有豐富開(kāi)發(fā)利用的資源。

1.2檔案資源開(kāi)發(fā)利用的意義

具有佐證參考價(jià)值。檔案是人類(lèi)發(fā)展史上的珍貴財(cái)富，涉及范圍廣泛，具有重要的信息價(jià)值，在歷史沉淀中扮演著重要的角色。檔案是社會(huì)實(shí)踐最原始的資料，是積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，它記錄的信息數(shù)據(jù)在滿(mǎn)足廣大群眾對(duì)信息的需求同時(shí)，也為科學(xué)決策研究提供有價(jià)值的參考資料。比如一個(gè)人的人事檔案，對(duì)確定其工齡、身份等有重要佐證作用。某個(gè)地區(qū)檔案承擔(dān)著記錄和傳承的職責(zé)，對(duì)于研究這個(gè)地區(qū)的文化經(jīng)濟(jì)等有重要的參考作用。還有天文、氣象等方面的檔案，一方面能夠提供大量的數(shù)據(jù)以供后世借鑒，吸取其中正確的經(jīng)驗(yàn)，避免重復(fù)的錯(cuò)誤。

潛在的內(nèi)涵價(jià)值。檔案的形成有極大的偶然性、隨意性和離散性。不同的時(shí)間和空間中，所呈現(xiàn)的價(jià)值會(huì)有所區(qū)別。比如一些建設(shè)老照片，可能在短期時(shí)間內(nèi)它的價(jià)值不太明顯，但是隨著時(shí)間的延長(zhǎng)，30、50年甚至?xí)r間更長(zhǎng)，它展現(xiàn)出的是不僅僅是時(shí)間的變遷，更是一個(gè)時(shí)代的縮影，對(duì)其建筑學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、地域文化等都具有很強(qiáng)的參考價(jià)值。

因此需要盡可能的全面展示檔案資源豐富的價(jià)值內(nèi)涵，要充分利用好檔案價(jià)值的時(shí)效性，讓其在一定的時(shí)期內(nèi)發(fā)揮最大的價(jià)值。

2 新時(shí)期檔案資源開(kāi)發(fā)和利用的特點(diǎn)

不同時(shí)期，檔案工作呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)。新時(shí)期隨著科學(xué)技術(shù)地不斷發(fā)展，社會(huì)大環(huán)境也發(fā)生著巨大變化，檔案資源也呈現(xiàn)出速度快、形式上向電子化邁進(jìn)等不同的特點(diǎn)。

2.1速度和形式不斷更新

現(xiàn)代社會(huì)日新月異，各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展迅猛，傳播速度加快，信息量增大， 變化加快，技術(shù)含量增大，復(fù)雜性增加。在這樣的社會(huì)環(huán)境下，產(chǎn)生的檔案資源也隨即跟增長(zhǎng)，從而對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)也提出了新的挑戰(zhàn)。檔案在形式上由原來(lái)的紙質(zhì)、實(shí)物照片等擴(kuò)展為電子檔案。目前檔案信息化數(shù)字化成為檔案工作發(fā)展的主流，它的出現(xiàn)讓檔案信息覆蓋面實(shí)現(xiàn)擴(kuò)大化、共享化和快速傳播化。推進(jìn)數(shù)字化工作，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和互動(dòng)，改變信息“孤島”狀態(tài)，打破地域行業(yè)壁壘、地域限制，從而實(shí)現(xiàn)讓群眾享受檔案電子信息網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)的便捷。

2.2功能擴(kuò)大化

進(jìn)入21世紀(jì)后，為貫徹“以人為本”的執(zhí)政理念，檔案工作則提出了實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”、建立“兩個(gè)體系”，簡(jiǎn)而言之就是轉(zhuǎn)變檔案工作重事、物輕人，重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用服務(wù)，輕個(gè)人利用的觀念，建立為人民群眾利用、覆蓋全民的檔案資源體系。檔案館開(kāi)展的歷史檔案展覽、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向群眾展出史時(shí)資料等，說(shuō)明了檔案由原來(lái)的記錄存儲(chǔ)功能向宣傳教化功能延展?，F(xiàn)在很多單位實(shí)施的政務(wù)公開(kāi)，將一些文書(shū)文件置于本單位網(wǎng)站上，以方便群眾查詢(xún)。目前檔案的服務(wù)功能呈現(xiàn)出不斷擴(kuò)大化的趨勢(shì)，特別是民生檔案的出現(xiàn)，有些地區(qū)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息幫助群眾查找諸如出生、房屋、婚姻等與個(gè)人密切相關(guān)的信息。服務(wù)人民大眾成為檔案工作新職能。如何整合檔案資源、保障共享過(guò)程中的數(shù)據(jù)安全，使檔案工作更好地服務(wù)人民大眾已經(jīng)成為檔案工作新的發(fā)展趨勢(shì)。

3 檔案資源建設(shè)開(kāi)發(fā)和利用的現(xiàn)狀

3.1開(kāi)發(fā)內(nèi)容不夠廣泛。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，各級(jí)檔案部門(mén)通過(guò)征集整理大量的檔案信息資源，多為企事業(yè)單位、歷史資料等檔案 這些檔案往往一入館內(nèi)就“束之高閣”，而儲(chǔ)藏保管“以備不時(shí)只需”仿佛成為其最大的價(jià)值。由于受檔案部門(mén)自身因素影響，檔案資源信息發(fā)展緩慢，究其原因一是沒(méi)有將現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行有效地整合，編研材料內(nèi)容單一，存在著重文書(shū)、輕科技的現(xiàn)象，二是檔案征集途徑還不夠廣泛和有效。

3.2利用方式不靈活。為民所用是檔案存在的最終價(jià)值，查閱檔案、知曉佐證成為實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的路徑之一。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，很多檔案館開(kāi)辦網(wǎng)上查閱功能，筆者瀏覽了幾個(gè)不同地區(qū)的檔案館網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)很多地方網(wǎng)站輸入想查詢(xún)的內(nèi)容后卻什么也查找不出來(lái)。進(jìn)入“河南省檔案全省數(shù)字檔案信息資源共享系統(tǒng)”，網(wǎng)站整體設(shè)計(jì)看上去分類(lèi)完整，打開(kāi)“開(kāi)放檔案”，各個(gè)地市的檔案館數(shù)據(jù)基本上都是空的?！皯?hù)籍檔案”沒(méi)有任何信息，令使用者感覺(jué)比較迷茫。目前現(xiàn)場(chǎng)查檔仍是檔案利用的主模式，從而限制了利用者獲得檔案信息的時(shí)間和空間，也致使一部分接收的檔案塵封，這必然導(dǎo)致檔案資源的閑置和浪費(fèi)，使不少有價(jià)值的檔案資料成為滄海遺珠。

3.3宣傳和知曉程度不夠。就檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，對(duì)館藏資料的宣傳不夠，對(duì)外宣傳的手段和方法途徑都跟不上形勢(shì)，致使群眾根本就不知道檔案館內(nèi)究竟有什么有價(jià)值的資料，從而導(dǎo)致館藏資料被擱淺。就群眾來(lái)說(shuō)，部門(mén)群眾還停留在檔案館是一個(gè)比較神秘的部門(mén)，館內(nèi)主要是歷史資料，供展覽用的思想上面，沒(méi)有將個(gè)人需要查證的檔案資料和檔案館聯(lián)系在一起。

4 檔案資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)的對(duì)策

4.1檔案資源開(kāi)發(fā)要多渠道重質(zhì)量

4.1.1加大現(xiàn)有檔案資源的整合工作。首先要轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立由檔案保管向服務(wù)人民轉(zhuǎn)變的意識(shí)，根據(jù)當(dāng)?shù)氐恼?、?jīng)濟(jì)、重大活動(dòng)等實(shí)際需要，開(kāi)展檔案整合編研工作，可以以三年或者五年為時(shí)間間隔，有計(jì)劃地將現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行再加工，不能只顧資料積累貯存而不重視利用和推廣。其次將檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)整理?？梢砸詫W(xué)科類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，比如文化類(lèi)、音樂(lè)類(lèi)、時(shí)政類(lèi)、科研類(lèi)等。密切結(jié)合社會(huì)需求，特別注重民生檔案的整理和收集，將民生檔案的開(kāi)發(fā)利用作為新時(shí)期檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的重點(diǎn)，及時(shí)將涉及民生檔案的醫(yī)療、保險(xiǎn)、戶(hù)籍、婚姻等信息資料積極整合，為民所用。第三要注意調(diào)研分析研判。定期開(kāi)展調(diào)研活動(dòng)，了解社會(huì)上各個(gè)單位、各行各業(yè)對(duì)檔案信息的需求和發(fā)展方向，從而有針對(duì)性的調(diào)整檔案資源建設(shè)工作的重點(diǎn)。

4.1.2檔案接收和征集工作注意渠道和質(zhì)量。首先加強(qiáng)單位之間的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。創(chuàng)建單位檔案工作聯(lián)動(dòng)制度，定期交流研討，及時(shí)將有價(jià)值有深度的檔案共享歸檔。創(chuàng)建檔案征集小組，調(diào)動(dòng)各個(gè)單位積極性，建立合作關(guān)系，充分發(fā)動(dòng)單位的合力，共同進(jìn)行檔案資料的收集，促進(jìn)檔案價(jià)值的發(fā)揮。其次重大事件資料收集要及時(shí)。以新鄉(xiāng)市為例，7月17日至22日，新鄉(xiāng)市經(jīng)歷了有歷史記錄以來(lái)的特大暴雨災(zāi)害，暴雨中氣象資料、救援資料等是當(dāng)時(shí)的真實(shí)記錄，具有珍貴的保存價(jià)值，要及時(shí)深入災(zāi)情指揮部、醫(yī)院、災(zāi)民收置點(diǎn)等收集相關(guān)的文字、圖片、影音的記錄。第三偏重檔案質(zhì)量。注重在浩瀚的檔案資料中，深挖出具有價(jià)值和意義的資料，針對(duì)不同類(lèi)別的檔案，可聘請(qǐng)此領(lǐng)域的專(zhuān)家學(xué)者給予指導(dǎo)，從而能夠更容易找出亮點(diǎn)。

4.1.3建設(shè)優(yōu)質(zhì)檔案資源服務(wù)平臺(tái)。一是推進(jìn)電子檔案精細(xì)化。目前各個(gè)單位檔案基本實(shí)現(xiàn)了電子化歸檔，內(nèi)容大致上是當(dāng)年資料電子化的儲(chǔ)存，沒(méi)有細(xì)致的縱向橫向分門(mén)別類(lèi)的整理?？梢詫⒁恍﹥?nèi)容比如精神文明建設(shè)、黨建、婦女工作專(zhuān)門(mén)列出，將文字、照片等檔案資料進(jìn)行延續(xù)性整理，從而為充實(shí)檔案資源作準(zhǔn)備。二是運(yùn)用新媒體征集檔案資料和線(xiàn)索。微信利用廣泛，成為群眾獲取信息的重要途徑之一。檔案部門(mén)可以借助微信進(jìn)行檔案資料的收集和線(xiàn)索征集。但是一些檔案線(xiàn)索征集的公告一般都發(fā)布在檔案部門(mén)自己的微信或者網(wǎng)站上，知曉率較低。可以同新聞媒體部門(mén)聯(lián)合，通過(guò)新聞媒體傳播廣和快的特點(diǎn)推廣檔案信息的征集。

4.2增強(qiáng)服務(wù)意識(shí) 提升檔案利用率

4.2.1加強(qiáng)行業(yè)間溝通融合，構(gòu)建信息利用一體化。十九大報(bào)告中指出，我國(guó)社會(huì)的矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長(zhǎng)的美好生活需求和不平衡不充分之間的矛盾，新時(shí)期人民群眾對(duì)檔案信息的需求也變得越來(lái)越多，越來(lái)越細(xì)化。因此要將重心轉(zhuǎn)入滿(mǎn)足人民群眾對(duì)更多檔案信息的需求上來(lái)。信息時(shí)代，檔案工作已經(jīng)滲透至各個(gè)領(lǐng)域，因此要樹(shù)立“大檔案”工作意識(shí)，將社保、醫(yī)療、住房等各行各業(yè)的信息進(jìn)行聯(lián)合聯(lián)動(dòng)，能夠相互查證、互相給予信息支持，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和便捷利用。

4.2.2不斷優(yōu)化電子數(shù)字化建設(shè)，方便查閱。一是打造檔案部門(mén)優(yōu)質(zhì)電子查詢(xún)系統(tǒng)。目前多數(shù)檔案部門(mén)都擁有自己的網(wǎng)站，應(yīng)該加強(qiáng)自身網(wǎng)站的建設(shè)，要本著服務(wù)的理念開(kāi)展業(yè)務(wù)工作，除了自我日常工作的展示，把工作重點(diǎn)放在檔案信息開(kāi)放目錄的更新維護(hù)及線(xiàn)上檔案的查閱功能上。網(wǎng)站專(zhuān)門(mén)設(shè)置查閱服務(wù)功能頻道，同時(shí)將該頻道再細(xì)化，比如婚姻信息查詢(xún)、企業(yè)信息查詢(xún)、文化信息查詢(xún)等，將可以開(kāi)放的檔案電子文檔及時(shí)錄入，借助科技手段，群眾只要輸入想查詢(xún)資料的關(guān)鍵字即可看到想查閱的檔案信息，用電子化手段逐步代替群眾“跑腿”查檔案。比如安陽(yáng)市檔案館網(wǎng)站中，設(shè)置了檔案查閱、館藏介紹、查檔預(yù)約、數(shù)據(jù)中心幾個(gè)大項(xiàng)。在數(shù)據(jù)中心中，上傳了歷年開(kāi)放的檔案目錄，方便群眾利用網(wǎng)絡(luò)查閱。二是展示特色檔案資源。檔案具有教化的功能，要注重紅色檔案資料的利用，可以在門(mén)戶(hù)網(wǎng)站上建立網(wǎng)上展廳，要注重做出特色，比如利用3D技術(shù)、角色扮演等形式，弘揚(yáng)革命文化。各個(gè)地區(qū)有各個(gè)地區(qū)的特色，比如河南新鄉(xiāng)的牧野文化、比干文化、南太行山水風(fēng)光等都可以設(shè)置專(zhuān)欄進(jìn)行展示，推動(dòng)傳統(tǒng)文化更好地得到關(guān)注保護(hù)和加以傳承。三是打造上下聯(lián)動(dòng)查檔系統(tǒng)?！凹蟪伞钡臋n案資源共享系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、提升檔案利用率的重要途徑，要通過(guò)不斷充實(shí)檔案內(nèi)容、完善技術(shù)手段，有效提升該系統(tǒng)的利用率。重點(diǎn)是做好二級(jí)檔案部門(mén)的信息收集、整理和分類(lèi)工作，最終讓群眾通過(guò)“母艦”級(jí)的查詢(xún)系統(tǒng)迅速找到想要查找的信息內(nèi)容。

5多渠道做好宣傳，提升公眾參與度

一是不僅僅對(duì)檔案主題內(nèi)容進(jìn)行宣傳，要對(duì)檔案存在的意義、檔案發(fā)揮的社會(huì)作用進(jìn)行宣傳，可以通過(guò)實(shí)際案例來(lái)宣傳。二是抓住重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)。利用檔案宣傳日、建黨百年、“9.18”等特殊的時(shí)期，策劃一些主題鮮明、極富特色的宣傳活動(dòng)。三是與群眾互動(dòng)?？梢酝ㄟ^(guò)微博、微信等新媒體平臺(tái)，運(yùn)用形式活潑的錄段子、展示可開(kāi)放的檔案資料等喜聞樂(lè)見(jiàn)的形式進(jìn)行宣傳，可以專(zhuān)門(mén)制作一個(gè)“檔案說(shuō)”的系列連續(xù)節(jié)目，使得宣傳更具持續(xù)性。設(shè)置一些群眾趣味答題等活動(dòng)，提升大眾的關(guān)注度。

6結(jié)語(yǔ)

總之，新形勢(shì)下，檔案工作要牢固樹(shù)立服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，強(qiáng)化“大檔案”工作格局，加強(qiáng)行業(yè)間溝通融合，構(gòu)建信息利用一體化，在自身數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)上下足功夫，不斷深入推進(jìn)檔案資源共享系統(tǒng)的建設(shè)，拓寬檔案工作宣傳渠道，才能有效做好檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用工作，提高檔案服務(wù)現(xiàn)代化水平。

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