疾病預防控制機構中衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的問題與對策探討

張希銘

摘 ?要：隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，在我國的疾病防控工作中，我們的工作得到了國家的充分肯定，同時也取得了一定的進步。依據(jù)國家相關法律法規(guī)，不斷拓展疾控業(yè)務流程和服務項目內(nèi)容，建立疾控主管部門。疾病防治改革創(chuàng)新需要檔案管理工作的新思路、新模式、新方法。為此，本文深入調(diào)查了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，提出了解決的思路和對策。

關鍵詞：疾控中心;衛(wèi)生監(jiān)督;檔案管理;問題與對策

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理任務是開展各項任務的基礎，也可為公共衛(wèi)生安全、流行病學、傳染病等情況提供參考。當前，我國正在提高面向全體公民的基本公共衛(wèi)生服務水平，因此有必要完善疾控中心的檔案管理工作。

一、我國疾病預防控制中心檔案管理重要性分析

文件管理是配置衛(wèi)生監(jiān)督操作的一個非常重要的部分。中國疾病預防控制中心的整體工作是負責政府的疾病預防和管理，衛(wèi)生應急、食品安全衛(wèi)生監(jiān)督技術援助、公眾生命健康保護等公共衛(wèi)生職能;檔案管理是有效規(guī)范社會管理決策和公共事務管理的核心和基礎。控制中心對各項任務進行檢查，檔案作為檢查的重要依據(jù)。明確疾病預防控制中心的具體職責和履行的疾病預防控制義務。此外，疾病控制中心文件還可以指導相關部門制定政策并采取相應措施。實施疾病預防控制，協(xié)調(diào)基本公共衛(wèi)生。

二、疾控中心衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案負責人不固定

目前，各核心監(jiān)管行業(yè)的檔案管理人員較少，流通量較大。人力資源的可變性將直接損害監(jiān)管機構的檔案存儲質(zhì)量。其影響檔案人員配備的因素很多，首先，幾乎所有的疾控機構都未設立專業(yè)的檔案管理人員。很多檔案管理人員都是一人兼多崗，長年的兼職工作導致檔案實際運作缺乏連續(xù)性和規(guī)范性。其次，檔案管理人員在檔案管理工作中經(jīng)常被忽視，檔案工作人員的專業(yè)性無法提高，檔案管理方式比較陳舊。

（二）檔案管理方式原始落后

現(xiàn)如今，在互聯(lián)網(wǎng)技術大環(huán)境下，好多機構的檔案管理還屬于人工操作完成。檔案管理復雜的工作流程、繁重的工作量、檔案管理人員素質(zhì)和觀念的差異，以及原有管理方式的落后，使檔案管理無法適應新時代的要求。

（三）需要提高檔案管理質(zhì)量

現(xiàn)代社會，疾病預防和文件存儲的必要性已經(jīng)被消除，導致疾病預防和操作文件存儲的不能落實到位。具體表現(xiàn)在以下幾點：（1）待歸檔的原材料雜亂無章，歸檔的原材料記錄不詳細或缺失;（2）接待不及時，個別員工接待意識低，疏于收集和保存工作過程中形成的書面資料，因未提交檔案資料而難以回欄。（3）現(xiàn)有檔案急需整理，因長期疏忽管理而導致檔案庫存必須重新整理歸檔。

（三）檔案管理現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡化意識淡薄

隨著現(xiàn)代社會信息技術的飛速發(fā)展，文件存儲也必須跟上時代的發(fā)展趨勢，而為了跟上發(fā)展的步伐，文件存儲采用數(shù)字化形式。很多檔案管理人員對互聯(lián)網(wǎng)檔案管理的必要性缺乏認識，思維落后，不注重優(yōu)化檔案管理，把檔案管理完全視為檔案經(jīng)營，缺乏檔案創(chuàng)新意識和創(chuàng)新思維。

三、我國疾病預防控制中心衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理問題的解決措施

（一）創(chuàng)新是檔案管理的核心

轉變觀念，加快創(chuàng)新技術檔案資料信息化規(guī)劃速度，將檔案資料在疾病預防機構信息化管理中的基礎建設作為重中之重。創(chuàng)新技術檔案的基礎建設要有組織、有計劃。負責人必須將創(chuàng)新技術檔案館基本建設預算納入當年部門預算，增加檔案館舍總數(shù)。據(jù)了解，檔案管理管理應該具備電腦、激光打印機、掃描儀、錄像機、多方位高倍攝像頭、數(shù)據(jù)庫查詢網(wǎng)絡服務器等硬件設施。大中型數(shù)據(jù)庫查詢、文件存儲APP、網(wǎng)絡信息安全等設備，提供一流檔案基礎建設所需的設備。

（二）提高檔案人員素質(zhì)

檔案工作要像事業(yè)單位一樣，重視優(yōu)質(zhì)檔案管理優(yōu)秀人才的引進和塑造。從事檔案管理工作的人員，必須具有優(yōu)良的思想政治素質(zhì)，熱愛本職工作，吃苦耐勞，認真負責，一絲不茍，具備業(yè)務流程基礎知識，檔案管理工作能力，疾病控制和操作專業(yè)知識，以及一些與疾病控制和操作相關的主題的專業(yè)知識。疾病預防控制中心通常需要給予員工機會去學習培訓，參觀、考察、交流，提高疾病預防檔案管理水平，從而提高機關事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和基礎理論素養(yǎng)。

（三）加強檔案體系建設

疾病預防控制機構的檔案必須嚴格按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》的規(guī)定，建立詳細、有效、科學的檔案管理制度。這其中包括記錄保存人員的考核機制、獎懲制度和問責制度。每個職位也應該根據(jù)具體的工作，建立疾控機構檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)。

（四）檔案管理機制創(chuàng)新

建立科學合理的管理模式是檔案存儲自主創(chuàng)新的基礎。檔案管理具有社會化發(fā)展、服務化、管理方式多樣化的特點。檔案管理工作必須獨立創(chuàng)新，不斷完善工作計劃，確保流程管理系列工作計劃不斷完善，使檔案管理人員成為系統(tǒng)化人才。在業(yè)務開展過程中，推進轉型，檔案管理單位要加強業(yè)務流程考核和監(jiān)督，推進檔案管理工作專業(yè)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化。

（五）加快疾病預防控制機構檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和應用

我國檔案存儲進入信息時代，需要將專業(yè)的電子信息技術與檔案存儲、科學研究、疾病預防控制組織檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)設計相結合。本系統(tǒng)軟件選用科學合理的監(jiān)管理念和優(yōu)良的數(shù)據(jù)庫查詢手段，完成以檔案信息化管理為重點的疾病預防控制機構信息化管理，成為一個全面的檔案信息內(nèi)容智能化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)軟件實際操作方便、準確、、易用。從檔案的制作到每個文檔的樣式和文件目錄的打印，都是由計算機輔助完成。信息內(nèi)容由人工錄入變?yōu)樽詣颖４?，文件存儲更加及時、準確、便捷，提高了整體工作效率和管理能力。同時，信息數(shù)據(jù)可在電腦中長期保存，保證文件信息的真實性和可靠性，有效防止丟失情況的發(fā)生。新系統(tǒng)軟件開發(fā)后，節(jié)省了人力資源和時間，提高了生產(chǎn)效率和管理能力。經(jīng)過檔案人員錄入系統(tǒng)后，僅自動編目類型、次數(shù)、編號、標題和檔案，檔案管理規(guī)范化、制度化。使用系統(tǒng)軟件提高文件存儲的社會價值和經(jīng)濟效益。應用系統(tǒng)軟件檔案質(zhì)量將不斷提高，數(shù)據(jù)的標準化也將得到促進。管理層將把注冊工作提升到一個新的水平。本系統(tǒng)的搜索功能也非常簡單、方便、快捷、準確、高效，可以根據(jù)輸入的日期、文件號、目錄進行搜索，可以在電腦上形成可以隨時參考的數(shù)字多媒體文件，從而提高利用率和實用性。該系統(tǒng)的研制開發(fā)，為疾病預防控制機構的檔案管理開辟了新天地。

（六）豐富檔案的應用領域

詳細的檔案信息必須為各部門提供有價值的初步科研數(shù)據(jù)信息。檔案必須保持即時應用，文件保存必須分類歸檔，以便其他人可以輕松找到。為業(yè)務單位提供豐富的、可查詢的數(shù)據(jù)，在疾控機構的發(fā)展和建設中發(fā)揮重要的、不可替代的作用。

四、疾控中心衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中面臨的新形勢和挑戰(zhàn)

疾病預防控制中心原是在全市衛(wèi)生防疫站、職業(yè)病預防控制中心、健康教育中心幾個單位的基礎上組建的。在職能、組織和人員等方面進行了重大調(diào)整。因此，疾控核心檔案存儲業(yè)務流程面臨改革創(chuàng)新的壓力和挑戰(zhàn)。如何解決檔案管理人員的問題，如何緊密配合，應用改革創(chuàng)新，是亟待解決的問題。

（一）制度整合對原始檔案工作模式的影響

機構改革原本是將各單位的各類檔案并入疾控中心，疾控中心如何組織整合這些單位的檔案，是檔案工作面臨的一個新問題。此外，我國疾病預防控制中心成立后，市衛(wèi)生檢疫中心內(nèi)部機構也相應調(diào)整，新設品管部、體檢部、職業(yè)病部等部門。內(nèi)部組織的協(xié)調(diào)和原組織人員的轉型，使部門檔案人力資源團隊的重組成為當務之急。

（二）職能的轉變導致原有檔案工作任務的調(diào)整

通過建立疾病控制和預防中心來擴展業(yè)務功能。原來的衛(wèi)生監(jiān)督導致向衛(wèi)生和疾病預防轉變，從原來的本市重大傳染病防控責任轉向傳染病、慢性非傳染性疾病、職業(yè)病、突發(fā)流行病。疾病預防控制中心還將重點開展科學研究，通過技術服務加強衛(wèi)生監(jiān)測和檢查、預防性健康檢查、健康教育、選址、設計和新建、改造、竣工驗收。單位職能的變化和擴展必然會導致相應的變化和調(diào)整，而隨著疾控中心新業(yè)務、新技術的出現(xiàn)，比如與單位職能密切相關的檔案業(yè)務范圍，業(yè)務檔案的收集必然會產(chǎn)生新的變化，擴容是必然的，檔案分類也需要做相應的調(diào)整。同時，衛(wèi)生檢驗檢測中心（市疾病預防控制中心）的成立將加強科研工作，檔案館要加大科研的投入。此外，還存在撤銷衛(wèi)生監(jiān)督權的情況，使檔案不再用于指導行政執(zhí)法檔案。其收入來源，審查，質(zhì)量管理，早已成為疾病預防控制監(jiān)測中心生存的一項非常關鍵的日常任務。為了更好地協(xié)助這項工作，檔案工作者必須狠抓本職工作，加強對衛(wèi)生檢驗檢測技術報告以及檢驗設備管理等相關技術數(shù)據(jù)的指導。

（三）應采取的對策

（1）加強組織領導，提高思想認識

改革不可避免地會對檔案運作產(chǎn)生一定的影響，機構和人員的調(diào)整也會給員工帶來一些挑戰(zhàn)。但需要注意的是，疾病預防控制中心科研、監(jiān)測、技術服務等職能的拓展和提升，為檔案館的發(fā)展留下了更大的空間，檔案管理還需要進一步加強。因此，檔案工作者必須正確認識改革，克服困難心理，踏踏實實開展工作，負責人要切實承擔責任，建立健全組織架構，確保檔案管理質(zhì)量。

（2）制作清單，了解檔案。

疾病預防控制中心各部門檔案室要認真清點所屬單位。檔案館館藏品類數(shù)量、檢索工具種類、編纂研究資料、檔案資料、檔案設備等，也應予以識別和編目。

（3）依法傳播檔案法和轉移檔案

檔案工作者要以這次制度改革為學習契機，推動檔案法的實施，根據(jù)各種方法改進企業(yè)員工檔案資料的觀念。檔案室要督促企業(yè)領導確立依據(jù)《檔案挪用法》的規(guī)定，無權擅自取走技術檔案和業(yè)務流程資料。各合并單位檔案中現(xiàn)有檔案必須及時移交，不因單位人員流動而丟失檔案。但移送主管人員因特殊原因需要接管檔案的，必須向檔案室提出書面申請，批準后，辦理相關檔案移送手續(xù)。檔案管理員必須參與和監(jiān)督數(shù)據(jù)傳輸?shù)恼麄€過程，部門必須有一份由處理者、科長和記錄持有人簽署的預歸檔目錄。

（4）積極準備拓展檔案業(yè)務

改革創(chuàng)新管控體制和疾病防控管理體制，以環(huán)衛(wèi)檢查機構為紐帶和核心區(qū)域，改變以往衛(wèi)生防疫站、疾病防控作業(yè)、服務項目的工作模式以及科學研究和技術咨詢。然而，衛(wèi)生監(jiān)督新領域開張，不可避免地文件業(yè)務會擴大，新的內(nèi)容會出現(xiàn)。檔案館要充分認識這一點，加強學習以前不相關的衛(wèi)生和疾病預防業(yè)務知識，特別是慢性非傳染性疾病的防治、職業(yè)衛(wèi)生、健康篩查、質(zhì)量控制、救災和疾病預防等方面的知識。如重要傳染病的搶救、健康教育知識等，掌握和識別該相關業(yè)務流程活動的內(nèi)容可能引起的文件、內(nèi)容和特征。在學習過程中，一定要深入課程，自己去理解和掌握原材料。只有這樣，檔案工作人員才能對新業(yè)務流程技術檔案進行創(chuàng)新管理。

結論

綜上，加強和規(guī)范文件存儲，完善文件存儲工作內(nèi)容和日常任務職責，降低文件存儲成本，提高文件存儲質(zhì)量和效率，必須不斷完善檔案存儲工作，并通過與衛(wèi)生監(jiān)督其他業(yè)務系統(tǒng)的有機集成，建立規(guī)范統(tǒng)一的文件管理，促進資源共享。各部門要提高檔案意識，落實《檔案法》等相關法律法規(guī)，增加檔案管理經(jīng)費，協(xié)調(diào)跨部門檔案管理關系，配備專職檔案管理人員，加強疾病預防控制。使文件存儲工作專業(yè)化、智能化、程序化交易、標準化。

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