關(guān)于檔案工作科學化管理規(guī)范測評辦法的相關(guān)解讀

陳秀娟

摘 要：為推動檔案事業(yè)有效服務(wù)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《山東省檔案工作科學化管理規(guī)范》（魯檔發(fā)〔2014〕23號，SDPR-2014-0620001），山東省檔案局制定了《實施〈山東省檔案工作科學化管理規(guī)范〉測評辦法》。測評細則主要分為組織領(lǐng)導和制度建設(shè)、檔案資源建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案安全保障、檔案服務(wù)利用以及檔案工作創(chuàng)新六個方面。本文結(jié)合這六方面分別闡述對其相關(guān)解讀與分析。

關(guān)鍵詞：檔案測評細則;信息化建設(shè);檔案服務(wù)利用;資源建設(shè)

一、組織領(lǐng)導和制度建設(shè)

1.檔案組織管理

一是“機關(guān)必須建立檔案工作，成立相應(yīng)的檔案工作機構(gòu)”。檔案管理網(wǎng)絡(luò)工作一般以單位檔案工作分管領(lǐng)導掛帥，以檔案工作部門為中心，以各業(yè)務(wù)部門兼職檔案員為基點。測評方法一般是查看單位設(shè)立檔案工作機構(gòu)的發(fā)文和單位檔案工作網(wǎng)絡(luò)圖。

二是機關(guān)各級分管領(lǐng)導職責明確、履職到位。一般來講，所有機關(guān)單位檔案工作中出現(xiàn)的問題都可以追究領(lǐng)導責任。本項主要測評分管領(lǐng)導是否解決檔案工作中的實際問題，包括檔案人員是否勝任檔案工作、檔案管理制度是否得到監(jiān)督落實等4個方面問題。測評方法主要是看會議記錄、單位關(guān)于領(lǐng)導分工的文件或單位的崗位責任制文件以及證明領(lǐng)導解決實際問題的材料，如領(lǐng)導召集會議解決單位的庫房問題，或者批款購買檔案工作必需的設(shè)備等。

三是制定本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作長期規(guī)劃或在機關(guān)工作中長期規(guī)劃有檔案工作內(nèi)容。此項主要看單位在制定規(guī)劃時的檔案意識，是單位檔案工作獲得穩(wěn)定、長久、持續(xù)發(fā)展的保證。

四是結(jié)合本機關(guān)、本系統(tǒng)實際情況，近三年制發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)檔案業(yè)務(wù)管理性文件。嚴禁檔案管理違法違紀行為。制發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)檔案業(yè)務(wù)管理性文件是規(guī)范行業(yè)、系統(tǒng)檔案工作的必要措施。嚴禁出現(xiàn)違反《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（國家監(jiān)察委員會、人力資源和社會保障部、國家檔案局令30號）的行為。

五是監(jiān)督指導本機關(guān)及其所屬單位檔案工作，措施得力，監(jiān)督有效。主要包括：（1）傳達國家、省內(nèi)或地區(qū)、主管部門等有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)標準，并指導、監(jiān)督本單位或所屬單位貫徹落實;（2）建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度，或者幫助所屬單位建立健全檔案工作的規(guī)章制度;（3）指導本單位文件資料的形成、積累和歸檔工作;（4）檢查、指導所屬機構(gòu)的檔案工作。測評方法主要是查看對本機關(guān)及其所屬單位進行檔案業(yè)務(wù)檢查或舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓班等形成的檔案材料。

2.檔案工作人員

首先，機關(guān)檔案機構(gòu)配備符合檔案業(yè)務(wù)管理要求的專（兼）職檔案工作人員并保持穩(wěn)定。檔案人員的工作精力被其他工作過度分散等情況，都屬于人員配備不合理。測評方法主要是查看檔案工作人員離崗、交接等文件。根據(jù)實際情況考核檔案人員的履職能力。

其次，檔案工作人員接受崗位培訓，并持有檔案行政管理部門頒發(fā)的上崗證，同時接受檔案業(yè)務(wù)知識和技能培訓。測評方法主要是查看相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識和技能培訓有關(guān)材料。

最后，檔案人員在省級及省級以上正式刊物上發(fā)表檔案業(yè)務(wù)文章。這是加分項目。必須是“省級刊物”或“省級以上刊物”。

3.檔案工作保障制度

檔案工作是保證各項工作形成的材料能夠齊全、完整、準確歸檔的一項重要保障措施。檔案工作不是孤立的工作，它的目標任務(wù)是分散在各項工作中完成，因此在其他各項工作相應(yīng)的工作程序中要有檔案管理的要求。根據(jù)《山東省檔案工作科學化管理規(guī)范》（魯檔發(fā)〔2014〕23號）的要求，各機關(guān)要對在檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵，對在檔案工作中出現(xiàn)的問題要有追究機制。

檔案管理要求15項以上的制度作為檔案工作的保障，這些制度要求切合實際，操作性強，并根據(jù)具體情況及時調(diào)整。其中，文件材料歸檔制度是一項重要的檔案工作制度，也是檔案工作開展的基本依據(jù)。單位檔案工作制度要求以單位正式文件形式印發(fā)。

二、檔案資源建設(shè)

1.檔案集中統(tǒng)一管理，門類齊全，材料完整

（1）檔案室統(tǒng)一管理本機關(guān)全部檔案。此項是為加強各機關(guān)單位專業(yè)檔案的管理。測評方法主要是詢問單位的職能，查看歸檔制度中的檔案門類是否齊全，所有門類的檔案是否集中統(tǒng)一管理。暫時實體沒有統(tǒng)一管理的需要有管理工作小結(jié)、年度目錄信息。超過5年實體未能移交檔案室的認定該單位檔案不能做到集中統(tǒng)一管理。

（2）建立健全機關(guān)檔案門類。門類設(shè)置是檔案室資源體系的框架，框架搭建不好，整個體系的結(jié)構(gòu)就不夠完備。其中，人物檔案是收集本單位、本行業(yè)在某一學科、領(lǐng)域有重大影響的專家學者，以及省級以上勞動模范等突出成就的人物檔案材料。具體包括人物職務(wù)活動的文章、報告、工作日記等;人物的作品和研究成果;與人物有關(guān)的證書、獎?wù)?、信函?人物活動的照片、錄音帶、錄像帶等;人物口述的歷史資料以及其他涉及人物的有保存價值的檔案資料。

2.其他介質(zhì)文件歸檔齊全

（1）檔案文件除了以紙為載體外，還要有其他載體的文件，如，縮微膠片、照片底片、磁帶、硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等。機關(guān)檔案室不一定具有以上提到的所有類型的載體形式，但是如果有這些介質(zhì)的必須歸檔。此處主要測評載體的種類是否齊全。

（2）收集各門類檔案的電子文件和數(shù)字副本文件。要求各機關(guān)單位重視電子文件的門類設(shè)置和收集歸檔的規(guī)范性和齊全性。機關(guān)檔案室要注重原生電子檔案和檔案數(shù)字副本的收集。檔案室應(yīng)該收集的數(shù)字信息主要包括文書檔案的電子版、科技檔案中形成的電子文件、會計檔案管理軟件、人物檔案電子文件及政府公開信息的電子版等。應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息要一并收集。測評方法主要是查看電子文件的門類是否齊全以及各門類電子文件的數(shù)據(jù)格式是否符合存儲標準。

3.檔案征集

根據(jù)實際情況向社會或本系統(tǒng)、本單位有關(guān)人員征集檔案資料（包括口述歷史），已損毀、丟失的檔案通過征集、復(fù)制或補制進行補救。要求檔案室完善檔案資源建設(shè)體系，不僅收集正規(guī)渠道的，還要收集與本機關(guān)職能有關(guān)的在個人手中保存的檔案資源。某些特殊行業(yè)，口述歷史也是非常重要的檔案信息的補充，能更加充分記錄單位的歷史。

根據(jù)中辦、國辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中要求，“對損毀、丟失檔案的，要督促檔案形成單位積極予以補救”。這條補救的要求是以前黨和國家檔案工作中從來沒有的內(nèi)容，是根據(jù)這些年出現(xiàn)的新情況提出的新要求。

三、檔案信息化建設(shè)

1.信息化規(guī)劃設(shè)施

（1）根據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，推進機關(guān)檔案管理與辦公自動化同步發(fā)展，同時與數(shù)字檔案館接收系統(tǒng)銜接，實現(xiàn)館室一體的要求。此項測評單位信息化建設(shè)中的檔案管理理念。測評方法主要是查看數(shù)字檔案室建設(shè)方案的相關(guān)材料，實地查看數(shù)字檔案室建設(shè)情況及檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的連接運轉(zhuǎn)情況等。

（2）機關(guān)檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃。其中，終端設(shè)備包括終端計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機等，輔助設(shè)備包括恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質(zhì)等。測評方法主要是查看信息化規(guī)劃等相關(guān)材料，并實地查看數(shù)字檔案室設(shè)備設(shè)施的配備情況。

2.數(shù)字資源

數(shù)字檔案資源的收集和整理應(yīng)該符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等國家及省有關(guān)標準和規(guī)范的要求，數(shù)據(jù)格式合乎存儲要求，數(shù)字資源組織要求系統(tǒng)、規(guī)范，建立各種門類電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫等。測評方法主要是查看各門類數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)以及室藏檔案數(shù)字化的相關(guān)材料。

3.符合要求

數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)符合《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》的要求。測評方法主要是查看數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)各功能模塊設(shè)計及實際運行狀況。

4.信息安全

電子檔案應(yīng)當真實可靠、齊全完整和安全可用。按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，保證非紙質(zhì)數(shù)據(jù)的可靠性與長期可讀性。為確保電子檔案的安全，還要開展檔案異質(zhì)異地備份。測評方法主要是查看非紙質(zhì)載體的抽查記錄，查看定期備份及開展檔案異地異質(zhì)備份的相關(guān)材料，實地查看數(shù)字檔案信息安全保管狀況。

四、檔案安全保障

1.檔案用房及設(shè)備設(shè)施

（1）參照《檔案館庫房建筑設(shè)計規(guī)范》設(shè)立檔案庫房。庫房面積應(yīng)能容納本單位的全部檔案，并留有一定余地。省級機關(guān)檔案庫房一般能容納本機關(guān)20年的檔案，市縣級機關(guān)檔案庫房一般能能容納本機關(guān)10年的檔案。同時，還應(yīng)考慮檔案逐年增加的因素。閱覽室是辦理檔案查閱手續(xù)、閱覽檔案的用房。檔案工作人員辦公室不能在檔案庫房內(nèi)。測評方法主要是實地查看。

（2）庫房應(yīng)遠離污染、潮濕、陰暗之地，避開鍋爐房、配電間及有放射性物質(zhì)的地方，避免樓頂和西曬，地下室不宜做檔案庫房。檔案庫房溫度應(yīng)控制在14～24度，每晝夜波動幅度不得大于2，相對濕度應(yīng)控制在45%～60%，每晝夜波動幅度不得大于5%。測評方法主要是實地檢查，可通過檢查電子監(jiān)控錄像、查看溫濕度記錄等方式查看實際“九防”效果。

（3）檔案裝具符合標準。檔案櫥、檔案架等一般采用金屬制品，在庫房的排列符合要求，卷盒、卷皮數(shù)量充足，一般采用中性（無酸）或弱堿性紙制作，裝具符合國家標準。

2.庫房安全管理

（1）制作出入庫登記，即凡有出入庫房的人員都需要登記，需記錄出入人員、出入時間、案卷存取情況、出入事由等。溫濕度記錄要完整，不能補救，不能弄虛作假。安全檢查記錄是發(fā)現(xiàn)庫房在“九防”措施上有哪些疏漏，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)積極整改，并整改到位。測評方法主要是查看庫房出入庫登記記錄、溫濕度記錄、安全檢查記錄，并實地測評庫房的溫濕度和安全情況。

（2）檔案人員離崗前，應(yīng)與接續(xù)人員一起進行案卷、檢索工具和設(shè)備設(shè)施等的清點。同時，每年年末應(yīng)對所保管的案卷、資料、設(shè)施等進行年度清點，形成清點報告。測評方法主要是查看清點臺賬、查看備案登記和年度清點報告，并需要到庫房抽查清點報告是否符合事實。

（3）制定檔案災(zāi)害應(yīng)急處理預(yù)案。測評方法主要是查看災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案和有關(guān)演練文字或視頻等。

五、檔案服務(wù)利用

1.檔案整理

嚴格按照國家標準整理各種門類、各種載體檔案，做到分類科學、整理規(guī)范。各單位業(yè)務(wù)檔案要按照行業(yè)主管部門和檔案行政管理部門制發(fā)的要求、規(guī)定整理業(yè)務(wù)檔案。如沒有，應(yīng)單獨或會同檔案行政部門進行制發(fā)。人物檔案參照業(yè)務(wù)檔案的整理方式。重大活動檔案按照文書、照片或聲像檔案等的整理標準整理，原則上不與原全宗分離。測評方法主要是實地查看機關(guān)單位各門類檔案的整理方法是否符合國家行業(yè)標準。

2.檢索工具

第一，各單位根據(jù)本單位檔案類別編制以下種類檢索工具。（1）建立全宗卷;（2）建立文書檔案、業(yè)務(wù)檔案的歸檔文件目錄和照片檔案的基本目錄;（3）建立科技檔案總目錄和分類目錄;（4）建立實物檔案登記目錄;（5）建立文書檔案的專題目錄和文號索引;（6）建立會計檔案目錄和卷內(nèi)目錄;（7）建立政府信息公開目錄;（8）建立人物檔案目錄;（9）建立公務(wù)活動禮品檔案送交目錄;（10）建立重大活動檔案全引目錄;（11）建立錄音錄像及其他多媒體檔案的基本目錄;（12）建立資料登記臺賬等。以上目錄類別除紙質(zhì)形式外，應(yīng)按要求制作相應(yīng)的機讀目錄。測評方法主要是查看機關(guān)單位各門類、各載體檔案的紙質(zhì)目錄、機讀目錄是否齊全完整，是否符合相關(guān)標準和規(guī)范。

（2）建立全宗卷，材料齊全，整理規(guī)范。按照《全宗卷規(guī)范》和《全宗指南編制規(guī)范》建立全宗卷并規(guī)范全宗卷的整理。測評方法主要是查看機關(guān)單位是否按照《全宗卷規(guī)范》和《全宗指南編制規(guī)范》建立全宗卷。卷內(nèi)材料是否齊全完整，整理是否規(guī)范。

3.檔案利用

（1）各機關(guān)單位應(yīng)嚴格按照檔案借閱制度對檔案借閱和歸還進行登記，并對檔案利用效果進行總結(jié)整理，對突出的事例加以匯總編制檔案利用效果實例匯編。測評方法主要是查看借閱登記、利用效果登記和實例匯編等材料。

（2）編寫機關(guān)大事記、年鑒等。此項測評機關(guān)檔案室的編研工作。檔案室的編研工作分為一次信息的收集、二次信息的甄選和加工（專題匯編等）、立足于室藏進行深度開發(fā)（參與編史修志、撰寫史料文章等）。編寫大事記、年鑒等不要求檔案人員親自編寫，但是檔案室一定要保存這些資料。測評方法主要是查看大事記、年鑒及其他檔案編研材料。

（3）開展檔案鑒定銷毀和檔案解密開放工作。各機關(guān)單位應(yīng)成立檔案鑒定領(lǐng)導小組，組織人員對已到保管期限的各門類檔案進行鑒定，鑒定后寫出鑒定報告，對確無保存價值、需要銷毀的檔案應(yīng)當整理出銷毀清冊，并報有關(guān)領(lǐng)導批準，再按照銷毀程序進行。應(yīng)有兩人以上負責監(jiān)銷，銷毀完畢應(yīng)在銷毀清冊上簽字。同時，各機關(guān)單位應(yīng)對室藏檔案中的涉密文件進行鑒定解密工作。測評方法主要是查看機關(guān)單位檔案鑒定領(lǐng)導小組成立的文件和銷毀、解密工作的有關(guān)文件材料。

（4）積極實施檔案信息資源共享。測評方法主要是實地查看機關(guān)單位實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上利用情況，以及實地查看機關(guān)單位網(wǎng)頁，是否按照要求及時、準確地公開政府信息。

六、檔案工作創(chuàng)新

在檔案監(jiān)管、收集整理、利用服務(wù)、保管保護及制度建設(shè)等方面開展具有首創(chuàng)性和示范性作用的工作。具體分為國家級、省級、市縣級等區(qū)分，國家級加3分，省級加2分，市縣級加1分。如果工作確有首創(chuàng)意義且具有推廣性和示范性的也屬于加分范圍。

參考文獻：

[1]人民法院檔案工作制度匯編[G].山東省高級人民法院辦公室，2016

（作者單位：濟南市中級人民法院）