房產檔案整理服務外包風險分析及對策研究

肖哲

摘 要：當前，服務外包是我國房產檔案整理的主要方式。由于房產檔案數(shù)量龐大且涉及房屋權利人的個人隱私，我們應該對房產檔案整理服務外包過程中存在的風險引起足夠重視。本文立足實際，對房產檔案整理服務外包中信息不對稱、招標價格不合理、房產信息泄露、質量監(jiān)管不嚴、人員舞弊等風險點進行了分析，并在此基礎上提出了招投標管理、完善合同條款、強化環(huán)境控制、加強質量監(jiān)督、加強廉政教育等應對策略。

關鍵詞：房產檔案;整理服務外包;風險分析;對策研究

房產檔案是一種重要的民生檔案，和人們的住房需求密切相關，因此每年房產檔案機構都會接收大量的房產檔案。房產檔案必須經過系統(tǒng)整理才能實現(xiàn)規(guī)范化管理和便捷利用，而僅僅依靠房產檔案機構有限的人員、軟硬件技術設備很難高效完成房產檔案整理工作，必須實施整理外包，充分借助外包公司的專業(yè)優(yōu)勢，才能以高效率保質保量地完成此項工作。與此同時，在房產檔案整理外包服務中存在的風險也是不容忽視的，必須引起房產檔案機構足夠的重視，并尋求有效的方法和措施去應對和化解這些風險，確保整理外包服務達到房產檔案機構的預期效果，同時，推動檔案外包服務可持續(xù)發(fā)展，最終促使房產檔案機構和外包公司實現(xiàn)雙贏。

一、房產檔案整理服務外包的原因分析

1.房產檔案數(shù)量龐大，房產檔案機構整理人員缺口嚴重

隨著城鎮(zhèn)化進程的發(fā)展，人們的購房需求激增，每個城市每年都會形成大量的房產檔案，以筆者所在的鄭州市為例，每年新增各類房產檔案近40萬卷。因受人員編制的限制，房產檔案機構中僅有少量人員從事檔案整理工作。繁重的房產檔案整理工作量與整理人員緊缺的矛盾日益凸顯，導致房產檔案機構難以按時完成增量房產檔案的系統(tǒng)整理工作。

2.缺乏激勵機制，難以充分調動整理人員的工作積極性

房產檔案機構一般為財政全供事業(yè)單位，帶有編制整理人員的工資結構基本固定，與房產檔案整理的工作量沒有任何關聯(lián)。即便是采用政府購買勞務模式整理房產檔案，這些勞務人員的工資也是基本固定，與工作量的多少沒有太大關聯(lián)。由于整理人員的薪酬沒有與工作量直接掛鉤，導致干多干少一個樣，難以調動他們的工作積極性，嚴重影響房產檔案整理的工作效率。

3.檔案整理工作效率低下，整理質量有待提高

房產檔案整理工作量大而人員缺口嚴重，加之缺乏有效的激勵機制，導致整理效率低下，大部分增量房產檔案因不能及時整理而積壓，在影響房產檔案利用的同時也增加了檔案的安全隱患。此外，對于房產檔案整理過程中出現(xiàn)的一些差錯或者不符合整理質量要求的情況，因沒有制定相應的懲罰機制或者不能嚴格執(zhí)行懲罰機制，導致檔案驗收流于形式，影響檔案整理質量。

4.整理人員流動性強，難以保持整理工作的連續(xù)性

檔案整理是一項重復性的手工操作，長時間從事該項工作難免會產生枯燥和抵觸情緒，導致檔案整理人員流動性強。房產檔案整理不同于文書檔案整理，一名熟練的房產檔案整理人員不但要具備相應的房產業(yè)務知識，還需要長時間的實踐積累，而放棄該項工作僅需要一瞬間，人員的經常流動對整理工作的連續(xù)性造成了一定的障礙。

二、房產檔案整理服務外包的風險分析

1.信息不對稱，承包方選擇不當，可能導致遭受損失

房產檔案機構通常以公開招標的方式選擇外包公司，而市場經濟環(huán)境下存在著大量且分布于不同區(qū)域的檔案服務外包公司，這些外包公司在資質信用、軟硬件設施、從業(yè)人員數(shù)量、專業(yè)技術水平以及服務質量等方面存在著較大差異。房產檔案機構在與外包公司建立業(yè)務聯(lián)系之前并無任何關聯(lián)，但外包公司則不同，他們因拓展業(yè)務會經常與檔案機構聯(lián)系，所以比較熟悉檔案機構的業(yè)務情況，而且他們非常清楚自身的技術實力、人員素質以及軟硬件資源配置情況，這就導致雙方的信息不對稱。

在招投標過程中，外包公司為了中標可能提供不真實的信息增強自己的實力，而房產檔案機構由于信息受限，不可能對參與投標的外包公司逐一進行全面了解。在評標過程中，評審專家在短時間內僅僅通過投標單位提供的投標文件，很難對外包公司的專業(yè)技術水平、服務質量等關鍵內容做出精準判斷。如果由服務質量一般甚至不達標的企業(yè)中標，必然影響房產檔案整理的質量，不但導致政府財政資金的浪費，而且對房產檔案的安全也造成了一定隱患。

2.整理外包價格不合理，影響檔案整理的質量或者大幅增加成本支出

房產檔案機構有大量需要整理的房產檔案，在外包整理前應根據(jù)待整理房產檔案的數(shù)量測算具體的金額，從而為確定招標價格提供重要依據(jù)。如果招標定價過低，中標單位低價中標，會導致中標單位在盡可能壓縮成本的情況下整理檔案，這勢必會影響檔案整理的質量。而如果招標定價過高，則會增加房產檔案機構的采購成本，造成政府財政資金的浪費。

3.泄露房產檔案信息，引發(fā)不必要的法律糾紛

房產檔案中會記錄房屋權利人及其配偶的姓名、身份證號、住址、電話號碼等個人信息，以及房屋成交價格、抵押內容、離婚析產協(xié)議、訴訟法律文書等內容，這些內容屬于房屋權利人的隱私信息。房產檔案整理外包過程中，外包公司工作人員必定會接觸到這些隱私信息，如果他們檔案意識不強、保密觀念不足，可能會泄露相關信息，更甚者會有目的地將信息泄露或者出賣給第三方，對房屋權利人的合法權益造成侵犯和危害。同時，作為發(fā)包方的房產檔案機構也可能因此陷入不必要的法律糾紛，并承擔相應的連帶責任。

4.整理外包監(jiān)控不嚴、服務質量低劣，可能導致難以發(fā)揮外包服務的優(yōu)勢

外包公司是以追求利潤最大化為目的的商業(yè)化檔案服務機構，為了確保獲取最大的利潤，他們盡可能壓縮成本，導致中標后實際開展的房產檔案整理工作與投標文件所承諾的相關內容不符。外包公司一方面會選擇低成本的紙張、硒鼓、裝訂線、檔案卷皮和檔案盒等整理耗材。另一方面實際整理的工作人員與事先承諾安排的工作人員不相符，而會選擇一些非專業(yè)的工作人員，甚至招募一些臨時和兼職人員，從而達到降低人工成本的效果。如果房產檔案機構不能對整理外包實施全流程的嚴格監(jiān)控，則勢必會在外包過程中出現(xiàn)偷工減料、編目不科學、整理不規(guī)范等質量問題，不但難以發(fā)揮外包服務的優(yōu)勢，還可能需要重新整理造成不必要的重復勞動。

5.整理服務外包過程中可能存在串通投標、賄賂等舞弊行為，從而導致相關人員承擔法律責任

房產檔案整理服務外包招標金額大且項目具有連續(xù)性，這必然會引起外包公司的額外關注。為了能夠成功中標，外包公司會積極和房產檔案機構聯(lián)系，以便及時獲取有價值的招標信息，同時也可能給予相關工作人員利益誘惑，進行串通投標或者暗箱操作，從而達到中標的目的。如果房產檔案機構工作人員意志不堅定、原則性不強，則可能會受到黨紀處分，甚至是遭到法律懲處。

三、房產檔案整理服務外包的風險對策

1.加強對外包公司的對比和了解，減少或避免房產檔案機構因信息不對稱而陷入被動

房產檔案機構在確定房產檔案整理服務外包以后，一方面要通過多種方式和渠道掌握檔案整理服務外包市場信息，包括外包公司的資質、信用、規(guī)模以及曾經中標項目的數(shù)量、價格等具體信息，為確定招標文件中的各項參數(shù)提供參考依據(jù)。房產檔案機構可以通過查閱政府采購網(wǎng)站、檔案報紙期刊以及外包企業(yè)網(wǎng)站搜集并了解外包公司的有關信息。筆者在浙江政府采購網(wǎng)上以“檔案整理”為關鍵字進行檢索，共檢索到50061條浙江省歷年檔案整理項目的招投標信息，通過提取招標項目中檔案整理的數(shù)量、金額以及外包公司中標情況等關鍵信息，有助于房產檔案機構從宏觀上判斷外包公司的綜合實力。另一方面可以向已實施檔案整理，尤其是房產檔案整理服務外包的檔案機構進行咨詢或者實地考察，了解外包公司的服務質量以及整理服務外包過程中存在的問題，對外包公司能否具備投標資格做出準確判斷，同時針對存在的問題提出解決辦法，確保房產檔案整理服務外包順利進行。

2.合理確定招投標的方式，確保優(yōu)質的外包公司能夠參與到房產檔案整理服務外包招投標和實施過程中

選擇合理的招投標方式是確保優(yōu)質外包公司能否參與檔案整理服務外包投標的關鍵環(huán)節(jié)。房產檔案機構在確定招投標方式時要從兩個因素出發(fā)，一是要體現(xiàn)出不同投標主體間的公平競爭，二是要確保優(yōu)質外包公司能夠參與到項目招標之中。為此，可以采用邀請招標或者競爭性談判的方式開展檔案整理服務外包，這兩種方式不但能夠有效避免外包公司因信息不對稱而喪失投標的機會，還有利于房產檔案機構發(fā)揮主動權，選擇那些信用好、業(yè)務能力強、服務水平高的外包公司參與項目的招投標，從源頭上保證投標方的質量。

此外，在編制招標文件時要合理設置各項評分標準和方法，增加外包公司資信、業(yè)績情況以及檔案整理技術要求等內容的權重，采用綜合評標法而非最低價評標法評判投標方的分值，實現(xiàn)優(yōu)中選優(yōu)，確保優(yōu)質的外包公司公平中標。

3.完善合同內容，通過規(guī)范合同條款規(guī)避檔案整理服務外包中的相關風險和責任

一份完善的合同是保障外包雙方權利和義務的重要文件，是降低檔案服務外包安全風險的利器，如果合同中沒有列明針對檔案外包服務風險的約定，很容易出現(xiàn)責任不清的問題，并給檔案信息的泄露帶來可乘之機。除了寫明合同法要求的必備要件外，合同中還要載明以下主要內容：（1）明確檔案整理環(huán)節(jié)和驗收環(huán)節(jié)的具體工作內容以及技術標準，以此作為質檢人員查驗整理質量的重要依據(jù)，確保整理后的房產檔案符合規(guī)范化要求。（2）制定嚴格的保密條款，有效減少或杜絕外包過程中房產信息泄密事件的發(fā)生。（3）提交整理人員的名單，需要更換整理人員時要及時通知房產檔案機構做好備案，以此確保整理人員的專業(yè)性和穩(wěn)定性，避免外包公司招聘臨時或者兼職人員從事房產檔案整理而引發(fā)的各種風險。（4）明確違約條款及罰則，促使合同雙方尤其是外包公司積極履行合同義務，大大減少外包服務的隨意性，提高外包服務的水平和質量。

4.強化環(huán)境控制，保障房產檔案整理所需的安全環(huán)境

保障房產檔案整理外包所需的安全環(huán)境是防范風險的有效措施之一，要從強化環(huán)境控制著手。首先，房產檔案整理場所必須安裝視頻監(jiān)控設備，能夠實現(xiàn)全方位監(jiān)控而不留死角，以便房產檔案機構工作人員隨時檢查檔案整理工作情況。其次，房產檔案整理場所不能安裝無線網(wǎng)絡，避免整理人員利用無線網(wǎng)絡從事與工作無關的活動。再次，整理人員不能將與工作無關的私人物品帶進整理現(xiàn)場，要保持環(huán)境干凈整潔，房產檔案擺放有序并區(qū)分待整理和已整理房產檔案，以免造成房產檔案的混亂。最后，為所有的整理人員制作工號牌，憑借工號牌或者設置門禁等方式進出，防止無關人員進入房產檔案整理現(xiàn)場。

5.切實加強質量監(jiān)督，確保房產檔案整理外包服務能夠實現(xiàn)預期目的

加強房產檔案整理質量監(jiān)督是確保房產檔案符合規(guī)范化要求、防范外包風險的關鍵環(huán)節(jié)。要從人員管理、日常檢查和驗收等方面強化房產檔案整理質量監(jiān)督，促使外包公司不斷提高工作效率，在規(guī)定的時間內保質保量完成整理工作。首先，加強對整理人員的管理。一是要定期對整理人員開展安全教育，讓他們明白房產檔案實體的重要性以及泄露房產信息的嚴重后果，提升保護檔案實體安全以及防止房產檔案信息泄密的自覺性;二是要做好整理人員的備案和更換記錄，以便出現(xiàn)問題時能夠找到根源和具體責任人。其次，建立并嚴格落實定期檢查制度，對外包公司使用的各種整理材料是否符合規(guī)范要求、檔案整理是否符合技術標準等內容進行檢查，并就檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時告知外包公司，督促其盡快整改，保障房產檔案整理的質量。最后，做好房產檔案整理的驗收工作。房產檔案機構要安排內部專職人員按照預先設定的房產檔案整理標準，認真查驗每卷檔案，嚴格把控質量關，對于整理不達標的檔案及時退回重新整理，同時記錄退回檔案的數(shù)量，當檔案整理不合格率達到一定比例時要給予相應的懲罰。如果房產檔案機構內部人員有限，難以應對大量房產檔案整理后的質量查驗工作，可以通過招標由獨立的第三方檔案服務機構承擔該項工作。

6.加強廉政教育，強化廉潔自律意識，杜絕房產檔案整理外包過程中違法違紀事件的發(fā)生

如前所述，房產檔案整理服務外包招標金額大，存在一定的廉政風險點，稍有不慎，房產檔案機構工作人員就會違反廉潔紀律，甚至觸犯刑法。因此，房產檔案機構要加強廉政教育，用違法亂紀的反面教材警示內部工作人員，增強風險意識和廉政意識，促使他們在項目招投標、人員管理、檔案質量檢查等存在風險的工作環(huán)節(jié)保持清醒頭腦，切實履行職責，杜絕違法違紀事件的發(fā)生，保障房產檔案整理服務外包全過程公開、公正、公平。

四、結語

在房產檔案數(shù)量多而房產檔案部門工作人員嚴重緊缺的現(xiàn)實情況下，房產檔案部門實施檔案整理服務外包可以大幅節(jié)約成本、提高檔案整理效率。雖然在房產檔案整理服務外包過程中存在著一定的安全風險，但房產檔案機構可以根據(jù)具體情況采取有效的解決措施來規(guī)避和控制這些風險。與此同時，《個人信息保護法》已經實施，國家在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中強調要建立檔案服務外包安全工作監(jiān)管機制，并明確提出要全面實施《檔案服務外包工作規(guī)范（第4部分：檔案整理服務）》，這些法規(guī)及政策的實施為規(guī)避并解決房產檔案整理服務外包風險提供了重要保障。因此，在嚴格依據(jù)檔案服務外包政策法規(guī)前提下，房產檔案機構只要措施得力、方法得當，就能主動規(guī)避并應對檔案整理服務外包過程中產生的各種風險，充分發(fā)揮檔案整理服務外包的優(yōu)勢，實現(xiàn)預期目的，助推檔案整理服務外包行業(yè)實現(xiàn)高質量、可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：鄭州市房產檔案館）