提高公文寫作能力的方法

羅鵬

內(nèi)容摘要：擬寫公文是機(jī)關(guān)干部的一項(xiàng)重要工作，也是檢驗(yàn)機(jī)關(guān)干部素質(zhì)能力的重要標(biāo)準(zhǔn)。機(jī)關(guān)公文質(zhì)量的高低，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量和效益，關(guān)系到機(jī)關(guān)的威信和形象。因此，機(jī)關(guān)干部擬寫公文，應(yīng)著力在“意圖要摸準(zhǔn)、材料要充實(shí)、結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)、思路要清晰、起草要迅速、觀點(diǎn)材料要統(tǒng)一、語(yǔ)言要準(zhǔn)確、文字要簡(jiǎn)明、格式要規(guī)范、修改要認(rèn)真”十個(gè)方面下功夫，不斷提高公文質(zhì)量和寫作水平。

關(guān)鍵詞：公務(wù)員 公文寫作 方法途徑

公文是機(jī)關(guān)的重要辦事工具，是機(jī)關(guān)行使職能的重要手段，也是檢驗(yàn)機(jī)關(guān)干部素質(zhì)能力的重要標(biāo)準(zhǔn)。有人形象地比喻說(shuō)，公文是機(jī)關(guān)的“耳目”“喉舌”“紐帶”。機(jī)關(guān)通過(guò)公文可以加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)配合，聯(lián)系工作，商洽問(wèn)題，通報(bào)情況。公文尤如一條紐帶，可以把上下級(jí)之間、不同隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間、平行機(jī)關(guān)之間聯(lián)系在一起。因此，學(xué)習(xí)公文寫作知識(shí)，會(huì)寫、能寫、寫好公文，提高公文寫作能力，是機(jī)關(guān)干部的必修課、基礎(chǔ)課、必備技能，也是機(jī)關(guān)干部做好一切工作的基礎(chǔ)和基本要求。

一.意圖要摸準(zhǔn)

中國(guó)傳統(tǒng)文論有一句名言，叫“意在筆先”。所謂“意”就是意圖、宗旨，或者叫中心思想。寫公文“意在筆先”，就是擬寫者接受任務(wù)后，首要的是把領(lǐng)導(dǎo)意圖搞清楚。領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，常見(jiàn)的方法有以下三種：一是面對(duì)面地詢問(wèn)意圖。接受任務(wù)后，擬寫者應(yīng)該主動(dòng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)抽時(shí)間，談一些初步想法，最好采用對(duì)話的方式，作者問(wèn)，講者答，有針對(duì)性地探討一些問(wèn)題。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，要句句分析研究，理解精神，理出頭緒，考慮提綱。二是擬出提綱打探意圖。就是在領(lǐng)導(dǎo)抽不出時(shí)間的情況下，可以根據(jù)上級(jí)的有關(guān)精神，領(lǐng)導(dǎo)的原則意見(jiàn)，下面的實(shí)際情況，擬定一個(gè)比較詳細(xì)的提綱。三是寫出草稿引出意圖，或叫“拋磚引玉”。擬寫者以對(duì)黨的事業(yè)極端負(fù)責(zé)的精神，充分發(fā)揮自己的聰明才智，先寫出草稿，呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，廣泛征求意見(jiàn)。這樣可以引出比較具體的、多向的、深層次的意圖，有利于集中眾人智慧，確立公文主旨。

二.材料要充實(shí)

占有豐富的材料，是公文寫作的基礎(chǔ)。俗話說(shuō)：“巧婦難為無(wú)米之炊”。材料不充分，公文是寫不好的。當(dāng)前機(jī)關(guān)公文質(zhì)量一般化問(wèn)題比較普遍，很重要的是材料不充分，不準(zhǔn)確，缺乏代表性、指導(dǎo)性和操作性造成的，這些問(wèn)題如不及時(shí)糾正，必將極大地影響、制約公文的質(zhì)量。所以，在公文寫作實(shí)踐中，材料的收集、使用要突出材料的豐富性，即占有豐富的材料。占有材料要突出一個(gè)“多”字?！岸唷辈粌H指數(shù)量，還要有較大的覆蓋面，包括正面的，反面的;縱向的，橫向的;歷史的，現(xiàn)實(shí)的等等。占有材料就好比搭建材料倉(cāng)庫(kù)，貨物要多，品種要全，這樣到用的時(shí)候，就可以信手拈來(lái)，游刃有余。著名作家冰心也說(shuō)過(guò)，占有材料對(duì)寫作來(lái)說(shuō)，就好比個(gè)人在銀行里的存款，存得越多，用起來(lái)就越方便。選材的前提是占有材料，要“以十當(dāng)一”，這叫博采。從時(shí)間角度看，既要占有現(xiàn)實(shí)的，又要占有歷史的材料。從性質(zhì)角度看，既要占有正面的，又要占有反面的材料。從類別角度看，既要占有典型的，又要占有面上的材料。從來(lái)源角度看，既要占有直接的，又要占有間接的材料。占有材料，不能靠突擊，要靠平時(shí)觀察積累，要做到腦勤、眼勤、腿勤、嘴勤、手勤。作為機(jī)關(guān)干部，要養(yǎng)成平時(shí)積累資料的習(xí)慣，做積累資料的有心人和實(shí)干家。

三.結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)

公文的結(jié)構(gòu)，就是作者根據(jù)主題的需要，按照公文寫作要求，對(duì)材料進(jìn)行科學(xué)的組織與安排。簡(jiǎn)單地講，就是公文的組織、構(gòu)造。公文結(jié)構(gòu)的內(nèi)容與要求是：開(kāi)頭與結(jié)尾——要首尾相連，首尾相應(yīng)。層次與段落——要層次清楚，段落分明。過(guò)渡與照應(yīng)——層段之間，要互相銜接，前后聯(lián)系;全篇貫通，形成整體。詳寫與略寫——要區(qū)分主次，詳略得當(dāng)。重點(diǎn)問(wèn)題詳寫，寫得細(xì)致、具體;一般問(wèn)題略寫，寫得概括、簡(jiǎn)略。撰寫內(nèi)容多、篇幅比較長(zhǎng)且比較重要的公文，一般在動(dòng)筆之前，應(yīng)先編寫好提綱，這一步對(duì)起草文稿至關(guān)重要。提綱有兩方面作用：一是有利于方便起草文稿，因?yàn)樘峋V是對(duì)公文內(nèi)容層次的總體設(shè)計(jì)，是公文寫作的框架，也可以說(shuō)是公文邏輯結(jié)構(gòu)的藍(lán)圖，是寫作的路標(biāo)。編寫提綱的過(guò)程，就是事先構(gòu)思、妥善安排公文觀點(diǎn)、材料的過(guò)程。在編寫提綱過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，修改起來(lái)也比較容易，否則，不寫提綱，直接起草文稿，出現(xiàn)問(wèn)題就可能要?jiǎng)哟笫中g(shù)。因此，從表面上看，寫提綱似乎多了一道工序，添了麻煩，其實(shí)麻煩在前，順利在后。經(jīng)常寫公文的同志都有這樣的體會(huì)，把提綱搞好了，等于公文寫了一半。二是用來(lái)征求意見(jiàn)。重要的公文要多方面征求意見(jiàn)，常常是要經(jīng)過(guò)多次審查修改，一般情況下，在動(dòng)筆起草前，首先要把提綱送給領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)方面征求意見(jiàn)。以免少走彎路，提高公文寫作效率。

四.思路要清晰

寫作思路總的講三句話：梳辮子，戴帽子，填肚子。梳辮子，就是對(duì)占在的材料進(jìn)行分類。具體步驟是：第一步按結(jié)構(gòu)內(nèi)容區(qū)分大類。也就是按照情況性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分，如把成績(jī)方面的情況歸納到一起，做法這方面的情況概括到一塊，把問(wèn)題方面的情況概括到一起。第二步按照情況特征具體分類。如做法的情況很多，屬于組織領(lǐng)導(dǎo)的放到一塊，屬于落實(shí)規(guī)章制度的放到制度類，屬于改革方法的放到改革類，屬于評(píng)比競(jìng)賽的放到評(píng)比類，等等。戴帽子，就是提煉觀點(diǎn)。提煉觀點(diǎn)是個(gè)難點(diǎn)，觀點(diǎn)的產(chǎn)生既依賴于客觀情況，又取決于作者的主觀能動(dòng)性，同樣的情況，由于作者的水平差異，提煉的觀點(diǎn)就大不一樣，有的從形式到文字都比較好，有的則拖泥帶水，不概括，不簡(jiǎn)明，叫人看了不舒服，缺乏吸引力。填肚子，就是用材料來(lái)說(shuō)明觀點(diǎn)。觀點(diǎn)確定以后，下面的文章就是如何運(yùn)用充分的材料來(lái)論述和證明觀點(diǎn)，形成觀點(diǎn)牢固的支撐基礎(chǔ)，從而說(shuō)明作者對(duì)事物的看法是正確的、客觀的，而不是主觀想象的、虛構(gòu)的，以此達(dá)到有較強(qiáng)說(shuō)服力的目的。

五.行文要快捷

起草文稿是把構(gòu)思好的內(nèi)容用書(shū)面文字寫成公文形式的初稿。草稿的質(zhì)量如何，對(duì)定稿有潛在的影響。所以，起草文稿不能草率、馬虎。從構(gòu)思、動(dòng)筆到完成初稿，從內(nèi)容到形式，都必須一絲不茍，認(rèn)真寫作，為核稿提供合格的“正品”，減少“次品”，把“廢品率”降到最低限度。如何起草文稿？總的要求是：按照提綱，疾書(shū)莫間斷，迅速完成?！凹矔?shū)”莫間斷，就是快寫，一口氣寫下去，一氣呵成。這是針對(duì)有的人，起草文稿時(shí)，寫一段，感到不滿意，撕了再寫，寫了又撕，邊寫邊改，時(shí)間到了，只好草草寫就。因?yàn)閷憣懲Ｍ?，停停寫寫，容易出現(xiàn)全篇不貫通，轉(zhuǎn)換不自然。這些都是不好的習(xí)慣，或者說(shuō)沒(méi)有掌握起草公文的規(guī)律。中國(guó)有一句話，叫“行文有機(jī)”，這里的“機(jī)”就是寫作中的“靈感”，唯物主義認(rèn)為，寫作過(guò)程中，隨著構(gòu)思、思維不斷深化，大腦即呈現(xiàn)一種興奮狀態(tài)，表現(xiàn)出特別的寫作熱情，這就是“機(jī)”，即“靈感”。靈感有人叫做直覺(jué)思維，這是一種“無(wú)意識(shí)的本能”“是由無(wú)意識(shí)的精神中放射出來(lái)的”“一種不知不覺(jué)的出自內(nèi)心的力量”。在寫作學(xué)上，靈感被視為一種寫作心境，在這種心境下，作者的思維活動(dòng)尤為活躍，注意力完全沉浸在寫作對(duì)象上，意識(shí)處于十分清晰和敏銳的狀態(tài)，思如泉涌。文學(xué)創(chuàng)作離不開(kāi)靈感，甚至說(shuō)沒(méi)有靈感就沒(méi)有文學(xué)。公文寫作同樣需要“靈感”的力量。

六.觀點(diǎn)材料要統(tǒng)一

觀點(diǎn)材料統(tǒng)一，是公文的核心要義。觀點(diǎn)就是對(duì)客觀實(shí)際的看法，就是人們對(duì)世界、對(duì)人生、對(duì)人生價(jià)值的看法。唯物主義世界觀，我們一般理解為四句話：世界是物質(zhì)的，物質(zhì)是運(yùn)動(dòng)的，運(yùn)動(dòng)是有規(guī)律的，規(guī)律是可以掌握的。觀點(diǎn)是主觀與客觀相結(jié)合的產(chǎn)物，觀點(diǎn)提煉得好不好，涉及到撰稿人邏輯思維能力，抽象能力，概括能力，很大程度取決于撰稿人主觀能動(dòng)性。因此，提煉觀點(diǎn)可以概括為五個(gè)方面，或十個(gè)字：即客觀、概括、簡(jiǎn)明、新穎、協(xié)調(diào)?？陀^，就是觀點(diǎn)產(chǎn)生不是憑空想象的、主觀臆造的，而應(yīng)該是從大量材料中提煉出來(lái)的，是感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)的結(jié)果。觀點(diǎn)要符合客觀實(shí)際，要經(jīng)得起實(shí)踐考驗(yàn)。概括，有兩層意思，第一是觀點(diǎn)要能概括內(nèi)容，不能以偏概全，形象地說(shuō)，觀點(diǎn)好比人戴的帽子，既不能大，也不能小。第二是觀點(diǎn)不是泛泛地?cái)[現(xiàn)象，而是要透過(guò)情況的表象，去開(kāi)掘事物的本質(zhì)，要對(duì)各種情況進(jìn)行加工、提煉、抽象，概括出事物的特征，揭示出事物的規(guī)律。簡(jiǎn)明，即表達(dá)觀點(diǎn)的文字要簡(jiǎn)練、明確，以最簡(jiǎn)短的文字，表達(dá)最豐富的內(nèi)容。新穎，主要是觀點(diǎn)要體現(xiàn)事物發(fā)展的新情況，要有新意，不能老一套，因?yàn)榍闆r是在不斷變化的，事物也是在不斷發(fā)展的，人們的認(rèn)識(shí)也同樣是不斷提高和更新的。協(xié)調(diào)，兩個(gè)方面理解：一是觀點(diǎn)和表達(dá)的內(nèi)容在形式上要協(xié)調(diào)。不同形式的觀點(diǎn)其表達(dá)方式應(yīng)該不同。二是觀點(diǎn)之間協(xié)調(diào)好，文字的表述應(yīng)力求大體一致，表達(dá)方式也應(yīng)基本一致，這樣可以大大增加文字表達(dá)的效果。

七.語(yǔ)言要準(zhǔn)確

準(zhǔn)確是公文寫作最基本的要求，是公文的生命。準(zhǔn)確關(guān)系到文件質(zhì)量的高低，價(jià)值的大小，關(guān)系到機(jī)關(guān)的威信。準(zhǔn)確就是公文所涉及到的內(nèi)容，無(wú)論觀點(diǎn)、材料，還是語(yǔ)言文字，甚至標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都應(yīng)該準(zhǔn)確無(wú)誤，尤其是事例，要有根有據(jù)，經(jīng)得住檢驗(yàn)。任何一事之偏，一語(yǔ)之失，一字之差都可能帶來(lái)不良后果，或給公文效用帶來(lái)陰影。公文只有保證內(nèi)容的絕對(duì)真實(shí)，語(yǔ)言準(zhǔn)確鮮明，才有說(shuō)服力，才能維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。準(zhǔn)確使用漢字。中國(guó)的漢字記載著我國(guó)五千年悠久的燦爛文化，是民族團(tuán)結(jié)的紐帶，是國(guó)家統(tǒng)一的橋梁。漢字是一種比較復(fù)雜的文字，是屬于表意的文字。漢字的特點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：一是字?jǐn)?shù)多，常用字少。1993年出版的《中華大字典》有56000多個(gè)字，是當(dāng)今世界收錄漢字較多的字典。二是同音字多，同音詞多。三是少數(shù)字區(qū)別比較困難，同字不同音，同形不同義。準(zhǔn)確把握用詞。公文無(wú)論內(nèi)容深淺或篇幅長(zhǎng)短，都離不開(kāi)一個(gè)一個(gè)的詞。如果用詞不準(zhǔn)，同樣不能準(zhǔn)確表達(dá)意圖，也可能帶來(lái)文中歧義。一是注意詞的感情色彩，把握好褒貶義詞的區(qū)別。二是注意詞義范圍的大小，要掌握好詞的外延。三是注意詞義的輕重，要用得恰如其分。要區(qū)別詞的不同含義，根據(jù)公文表達(dá)對(duì)象的要求，區(qū)分同義詞之間的細(xì)微差別。四是注意詞的性質(zhì)，準(zhǔn)確區(qū)別使用。五是注意詞的規(guī)范使用，要多用書(shū)面語(yǔ)言，專業(yè)性強(qiáng)的公文要多用專業(yè)術(shù)語(yǔ);忌用口頭語(yǔ)和地方方言。

八.文字要簡(jiǎn)明

公文寫作要求簡(jiǎn)明，這里有兩層含義：一是指公文的文字量要力求少，篇幅要盡可能短。因此，我們要研究如何把公文寫得實(shí)實(shí)在在，寫出有分析、有新意、有發(fā)現(xiàn)、有灼見(jiàn)、有辦法的公文。二是語(yǔ)言文字要精練，不累贅，不重復(fù)，對(duì)那些可有可無(wú)的句、詞、字，全部刪去。說(shuō)明問(wèn)題，干凈利落，含義準(zhǔn)確，易懂、易讀、易記，做到言雖盡而意無(wú)窮。當(dāng)然，文字簡(jiǎn)明，不能單純理解為，篇幅越短越好，字?jǐn)?shù)越少越好。“簡(jiǎn)”和“明”是一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面，應(yīng)該是辯證統(tǒng)一的。文字簡(jiǎn)練，應(yīng)在準(zhǔn)確理解的基礎(chǔ)上求簡(jiǎn)，否則，就可能產(chǎn)生歧義。真正做到簡(jiǎn)明，不是一件輕而易舉的事。莎士比亞說(shuō)過(guò)：“簡(jiǎn)潔是智慧的結(jié)晶”。要寫得簡(jiǎn)明，既需要有一定的思想理論水平和對(duì)問(wèn)題的分析概括能力，也需要有較高的文字修養(yǎng)。然而，這些并不是一朝一夕所能達(dá)到的。具體到某一份公文要做到簡(jiǎn)明，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面努力：一是思路要清。要解決言之有序的問(wèn)題，先寫什么，后寫什么，要盡可能列出個(gè)提綱來(lái)，事先安排好。解決好“言之有序”，就為公文的簡(jiǎn)明打下了基礎(chǔ)。二是在寫作方法上，要開(kāi)門見(jiàn)山，落筆點(diǎn)題，要寫得樸實(shí)通俗些。公文常用“根據(jù)”“為了”“關(guān)于”“遵照”等作為開(kāi)頭語(yǔ)，直截了當(dāng)?shù)靥岢鰡?wèn)題，客套話、空話應(yīng)盡量避免。三是一事一文，切忌多中心。一份文件突出一個(gè)中心，就是一事一報(bào)，一事一議，有的確需要寫在一起的，要分清主次，主要的可以展開(kāi)一些，次要的一帶而過(guò)。四是要在修改上下功夫。對(duì)草稿要逐句逐字認(rèn)真推敲，反復(fù)修改。對(duì)多余的字、詞、句、段要毫不吝惜地刪去。同時(shí)還要注意合并同類內(nèi)容，舍棄同樣字句，濃縮事例，選擇最佳表達(dá)方式。

九.格式要規(guī)范

公文的內(nèi)容決定公文的形式，公文的形式反映公文內(nèi)容。公文格式?jīng)Q不是可有可無(wú)的形式，而是保證公文權(quán)威性和執(zhí)行效力的必要形式。公文格式是為公文管理工作服務(wù)的。各類機(jī)關(guān)每天都要產(chǎn)生和處理大量的公文，要提高公文處理效率，就必須有統(tǒng)一、規(guī)范的公文格式。強(qiáng)調(diào)公文格式規(guī)范化，正是為了加強(qiáng)對(duì)公文的管理，提高公文的效率。我們知道，公文的權(quán)威是公文現(xiàn)行效用的需要，沒(méi)有權(quán)威，就難以發(fā)揮效用，就會(huì)成為一紙空文。公文格式就是公文的規(guī)格樣式。其內(nèi)容包括：公文的物質(zhì)載體，即公文用紙的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);公文用紙幅面及版面尺寸;排版規(guī)格與印制要求;公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則等。保持格式的完整性，是對(duì)公文格式的基本要求。尤其是格式的必備項(xiàng)，每份文件都不可缺少。如發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名、成文日期、抄送機(jī)關(guān)、承辦單位、承辦說(shuō)明等12項(xiàng)，在每份文件都應(yīng)該有，其它項(xiàng)目根據(jù)需要選擇使用。格式不能自相矛盾，如發(fā)文機(jī)關(guān)與署名不一致;成文日期與通過(guò)日期矛盾;主送與抄送矛盾;文種與用語(yǔ)矛盾等。格式的各個(gè)項(xiàng)目的內(nèi)容要求必須使用明確的概念，不能使用模棱兩可之詞，要根據(jù)內(nèi)容需要，不能生搬硬套。

十.修改要認(rèn)真

文章不是寫出來(lái)的，而是改出來(lái)的。所謂“出口成章”“落筆成文”“文不加點(diǎn)”都是對(duì)寫作水平高的人的一種贊美，是夸張的說(shuō)法。其實(shí)，越是寫作水平高的人，越是“筆桿子”，越懂得修改的重要，越重視修改。按照毛澤東同志《實(shí)踐論》的觀點(diǎn)，人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)，往往不可能一次完成，總要有一個(gè)逐漸完善、由淺入深的發(fā)展過(guò)程，特別是對(duì)復(fù)雜的問(wèn)題及事物更是如此。公文是對(duì)公務(wù)活動(dòng)的認(rèn)識(shí)和表達(dá)，也不可能下筆就能達(dá)到完美境地，修改實(shí)質(zhì)上是認(rèn)識(shí)不斷深化、表達(dá)不斷完善、自覺(jué)認(rèn)識(shí)事物發(fā)展規(guī)律的遞進(jìn)過(guò)程。正因?yàn)槿绱?，盡管修改有多有少，有大有小，因人而異，因文而異，但一次完成，完全不改的情況幾乎是沒(méi)有的，特別重要的公文更要在修改上下功夫。修改的形式無(wú)非是增、刪、改、調(diào)，這四個(gè)方面緊密聯(lián)系，相輔相成，缺一不可。增，就是增補(bǔ)，把缺少的、不足的進(jìn)行補(bǔ)充增加。凡是觀點(diǎn)不明確，材料不具體，以及遺漏的字、詞、句、段都要補(bǔ)充、增加進(jìn)去。刪，即刪減，就是把繁雜多余的抹去、刪掉。凡是與表達(dá)觀點(diǎn)無(wú)關(guān)的材料，無(wú)關(guān)的字、詞、句、段都要毫不吝惜地刪去。改，即改正，就是把錯(cuò)誤的、不正確、不準(zhǔn)確的改對(duì)、改準(zhǔn)。凡是內(nèi)容不正確，材料不準(zhǔn)確，格式不恰當(dāng)，以及不通、不好的句子，誤用的字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，都要把它改對(duì)改好。調(diào)，即調(diào)整，就是把次序、位置不當(dāng)?shù)募右哉{(diào)動(dòng)、整理。凡是語(yǔ)句次序不當(dāng)，段落層次安排不合適的，都要進(jìn)行調(diào)整，使其各歸其位，各得其所。

（作者單位：武警警官學(xué)院）